نقطه سفارش در اودو ۲۰: زمان تحویل، پیش‌بینی موجودی، تخصیص، گزارش‌ها و ضایعات

نقطه سفارش در اودو کجاست؛ دو نیمه‌ی این آموزش

در اودو فیلدی به نام «نقطه‌ی سفارش» نیست. کار آن را دو چیز با هم انجام می‌دهند: «حداقل» (Min) قاعده‌ی سفارش مجدد، یعنی موجودی پیش‌بینی‌شده‌ای که اگر پایین‌تر برود باید تأمین کرد، و «تاریخ پیش‌بینی» (Forecasted Date)، یعنی اینکه اودو تا چه روزی جلوتر را نگاه کند.

زمان تحویل (Lead Time)

چند روز یک مرحله طول می‌کشد: آماده کردن حواله، ساخت، رسیدن کالا از فروشنده یا تأیید درخواست خرید.

تاریخ پیش‌بینی (Forecasted Date)

زودترین تاریخی که کالا می‌رسد اگر همین الان تأمین را شروع کنید؛ امروز به‌اضافه‌ی جمع زمان‌های تحویل مسیر تأمین.

موجودی پیش‌بینی‌شده (Forecasted)

موجودی به‌اضافه‌ی ورودی‌های تأییدشده منهای خروجی‌های تأییدشده، در یک تاریخ مشخص.

تخصیص (Allocation)

کنار گذاشتن کالای در راه (از سفارش خرید یا دستور تولید) برای یک تقاضای مشخص، پیش از رسیدنش.

ضایعات (Scrap)

بیرون بردن کالای خراب یا غیرقابل فروش از موجودی به یک مکان مجازی.

منطق به‌موقع (Just-in-Time) و تاریخ پیش‌بینی

منطق به‌موقع اودو هزینه‌ی نگهداری را کم می‌کند، چون سفارش را درست به اندازه‌ای جلو می‌اندازد که کالا سر موعد برسد. مثال مستندات: کالایی با زمان تحویل کل ۵ روز و سفارش فروشی با تحویل ۱۰ روز بعد؛ اودو ۵ روز صبر می‌کند و بعد سفارش می‌دهد. این منطق با قاعده‌ی خودکار و دستی هر دو کار می‌کند.

1. به انبار ‣ عملیات ‣ تأمین موجودی Inventory ‣ Operations ‣ Replenishment بروید و آیکن «اطلاعات تأمین» (Replenishment Information) را کنار قاعده بزنید. پنجره‌ی باز شده تاریخ پیش‌بینی و زمان‌های تحویل را نشان می‌دهد.
2. اگر موجودی پیش‌بینی‌شده تا تاریخ پیش‌بینی به زیر حداقل برسد، تأمین همین الان راه می‌افتد. اگر بعد از تاریخ پیش‌بینی به زیر حداقل برسد، تأمین عقب می‌افتد.
3. مقدار «برای سفارش» (To Order) کل تقاضا تا تاریخ پیش‌بینی است.

مثال مستندات: قاعده‌ی دستی بدون حداقل و حداکثر، زمان تحویل فروشنده ۱۵ روز، روزهای خرید صفر و افق ۷ روز؛ جمعاً ۲۲ روز. اگر امروز ۷ اکتبر باشد، تاریخ پیش‌بینی ۲۸ اکتبر است. سفارش فروش ۲۰۰ عددی با تحویل ۱۳ اکتبر همین امروز در «برای سفارش» می‌آید؛ اگر تحویلش بعد از ۲۸ اکتبر بود، هنوز در گزارش نمی‌آمد.

پیشنهاد حداقل و حداکثر از روی سابقه‌ی تقاضا

به‌جای حدس زدن حداقل و حداکثر، می‌شود آن را از سابقه‌ی سفارش‌ها گرفت:

1. در گزارش انبار ‣ عملیات ‣ تأمین موجودی Inventory ‣ Operations ‣ Replenishment دست‌کم یک کالا را انتخاب کنید و «پیشنهاد» (Suggest) را بالای صفحه بزنید.
2. در پنجره‌ی «پیشنهاد حداقل-حداکثر» بازه‌ی محاسبه را تعیین کنید: چند روز گذشته، ماه جاری، یک ماه قبل یا یک فصل قبل.
3. «به‌روزرسانی» (Update) را بزنید. حداقل و حداکثر هر کالای انتخاب‌شده به‌روز می‌شود.

پنجره‌ی اطلاعات تأمین هم حداقل و حداکثر پیشنهادی می‌دهد: از روی یک بازه و یک درصد (مثلاً اگر ۲۵٪ رشد فروش انتظار دارید، ۱۲۵٪). حداقل باید تقاضای تعداد روز مشخصی را پوشش دهد و حداکثر موجودی پیش‌بینی‌شده هنگام تأمین است، همراه با دفعات تأمین، یعنی چند روز بین دو درخواست تأمین.

اگر انبار از انبار دیگری تأمین می‌شود، زبانه‌ی «انبارها» در همین پنجره موجودی هر انبار تأمین‌کننده را در «مقدار در دسترس» نشان می‌دهد. انبار را انتخاب کنید و «انتخاب مسیر» (Select Route) را بزنید؛ با «سفارش»، انتقال بین انبارها ساخته می‌شود و قاعده به مسیر ترجیحی خودش (خرید یا تولید) برمی‌گردد. چیدن خود مسیرهای بین انبارها در مسیر در انبار اودو آمده است.

زمان تحویل اودو: هفت نوع و جای هر کدام

اودو از تاریخ تحویل به عقب حساب می‌کند و زمان‌های تحویل را به همین ترتیب جدول کم می‌کند:

زمان‌های فروش

1. زمان تحویل به مشتری را در فروش ‣ محصولات ‣ محصولات Sales ‣ Products ‣ Products، زبانه‌ی انبار، فیلد «زمان تحویل» به روز تقویمی بنویسید.
2. زمان اطمینان فروش را در انبار ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Inventory ‣ Configuration ‣ Settings، بخش «برنامه‌ریزی پیشرفته» (Advanced Scheduling)، با «زمان اطمینان برای فروش» روشن کنید و تعداد روز را بنویسید.
3. روی پیش‌فاکتور، زبانه‌ی اطلاعات دیگر، «سیاست ارسال» را بگذارید: «در اسرع وقت» (As soon as possible) امروز به‌اضافه‌ی کوتاه‌ترین زمان کالاها، و «وقتی همه‌ی کالاها آماده است» (When all products are ready) امروز به‌اضافه‌ی بلندترین.

با این دو، اودو روی سفارش فروش «تاریخ تحویل مورد انتظار» را حساب می‌کند؛ اگر تاریخ تحویلی که می‌گذارید زودتر از آن باشد، هشدار می‌دهد. مثال مستندات: سفارش ۴ مارس، زمان تحویل ۱۴ روز و زمان اطمینان ۱ روز؛ اودو تحویل ۱۹ مارس را پیشنهاد می‌دهد.

زمان‌های تولید

در تولید ‣ محصولات ‣ فهرست مواد Manufacturing ‣ Products ‣ Bills of Materials، زبانه‌ی متفرقه، «زمان تحویل تولید» را به روز تقویمی بنویسید. مهلت دستور تولید برابر تاریخ تحویل مورد انتظار منهای همین زمان است. در فهرست مواد چندسطحی زمان قطعه‌ها جمع می‌شود. «روزهای آماده‌سازی دستور تولید» را دستی بنویسید یا «محاسبه» (Compute) را بزنید تا بلندترین زمان قطعه‌ها گذاشته شود.

زمان‌های خرید

روی درخواست پیشنهاد قیمت و سفارش خرید دو تاریخ کلیدی هست: «مهلت سفارش» (Order Deadline)، آخرین روز تقویمی برای تأیید درخواست، و «تاریخ رسیدن مورد انتظار» (Expected Arrival) که برابر مهلت سفارش به‌اضافه‌ی زمان تحویل فروشنده است. سفارشی که تاریخ رسیدنش گذشته، دیرکرد حساب می‌شود و در کادر «دیر» (Late) داشبورد خرید می‌آید.

• زمان تحویل فروشنده: در خرید ‣ محصولات ‣ محصولات Purchase ‣ Products ‣ Products، زبانه‌ی خرید، با «افزودن سطر» فروشنده، قیمت واحد و زمان تحویل را بنویسید. ردیف بالای فهرست پیش‌فرض است.
• روزهای خرید: در تنظیمات انبار، بخش برنامه‌ریزی پیشرفته. فقط روی روش‌هایی اثر دارد که قاعده‌ی کششی دارند (قاعده‌ی سفارش مجدد و MTO) و فاصله‌ی مهلت سفارش تا رسیدن را عوض نمی‌کند.

مثال کامل مستندات

زمان اطمینان فروش ۱ روز، تولید ۳ روز، فروشنده ۴ روز و روزهای خرید ۱ روز. سفارش ۱ اوت تأیید می‌شود و تحویل از انبار ۱۱ اوت است. مهلت سفارش قطعه‌ها ۲ اوت است، رسیدنشان ۷ اوت، شروع تولید ۷ اوت (۳ روز پیش از ۱۰ اوت)، و تاریخ برنامه‌ریزی‌شده‌ی حواله ۱۰ اوت، چون زمان اطمینان یک روز جلویش آورده است.

پیش‌بینی موجودی اودو: گزارش پیش‌بینی

گزارش پیش‌بینی (Forecasted Report) سطح موجودی آینده را لحظه‌ای نشان می‌دهد و فقط برای کالای با پیگیری موجودی هست. از دکمه‌ی هوشمند «پیش‌بینی» (Forecasted) روی فرم کالا باز می‌شود، یا روی سفارش فروش و خرید از آیکن نمودار کنار کالا و «نمایش پیش‌بینی» (View Forecast).

نمودار گزارش «موجودی» (On Hand)، «ورودی» (از سفارش خرید و دستور تولید تأییدشده)، «خروجی» (رزروشده برای فروش و عملیات خروجی) و «پیش‌بینی» را نشان می‌دهد. جدول زیرش برای هر عملیات تأمین، تاریخ رسید، تعداد، «استفاده برای» (Used by)، تاریخ تحویل، موجودی پیش‌بینی‌شده و «پیش‌بینی با موارد در انتظار» دارد.

کارهایی که از خود گزارش می‌شود کرد

• رزرو و لغو رزرو کالا برای عملیات.
• تخصیص: با «تخصیص» (Assign) روی سطر تقاضا، کالای در راه را به آن تقاضا بدهید و با «لغو تخصیص» (Unassign) برگردانید.
• تأمین: دکمه‌ی «تأمین» (Replenish) بالای گزارش؛ مقدار، مسیر ترجیحی و فروشنده را بگذارید و تأیید کنید.
• پیش‌بینی تولید: دکمه‌ی «پیش‌بینی تولید» مصرف مواد اولیه در دستورهای تولید آینده را نشان می‌دهد تا کمبود قطعه زود دیده شود.
• به‌روزرسانی مقدار: «به‌روزرسانی مقدار» (Update Quantity) و نوشتن موجودی تازه در «مقدار موجود جدید».

چه چیزی پیش‌بینی را عوض می‌کند

درخواست پیشنهاد قیمت هنوز اثری ندارد؛ سفارش خرید تأییدشده دارد. سفارش فروش تأییدشده پیش‌بینی را از تاریخ تحویلش کم می‌کند و دستور تولید تأییدشده هم روی مواد اولیه اثر دارد و هم روی محصول. در مسیرهای چندمرحله‌ای، «موجودی در راه» (Stock in Transit) کالای رسیده‌ای است که هنوز به ورودی یا کنترل کیفیت نرسیده و «موجودی آزاد در راه» کالای در دسترس در مکان ورودی که هنوز به موجودی نرفته است.

گزارش تخصیص: کالای در راه برای سفارش مهم‌تر

اودو موجودی فعلی را خودش بر اساس تاریخ برنامه‌ریزی‌شده به تقاضاها رزرو می‌کند. گزارش تخصیص (Allocation Report) برای وقتی است که می‌خواهید کالای در راه را دستی به یک سفارش مهم‌تر بدهید.

1. تخصیص برای رسیدهای سفارش خرید پیش‌فرض روشن است. برای عملیات دیگر، مثل تولید، در انبار ‣ پیکربندی ‣ انواع عملیات Inventory ‣ Configuration ‣ Operations Types نوع عملیات را باز کنید و «نمایش تخصیص» (Show Allocation) را بزنید.
2. اختیاری: در بخش مکان‌های همان نوع عملیات، «مکان تخصیص» (Location for allocation) را یک مکان داخلی بگذارید تا کالای تخصیص‌یافته جدا از موجودی بماند. این فیلد فقط با نمایش تخصیص و مکان‌های نگهداری دیده می‌شود.
3. تقاضا باید وجود داشته باشد: سفارش فروش تأییدشده یا دستور تولیدی که کالا قطعه‌اش است. کالای خریدنی باید «خرید» و نوع «کالا» داشته باشد و کالای ساختنی فهرست مواد.
4. سفارش خرید یا دستور تولید تأمین را تأیید کنید.
5. رسید سفارش خرید را از دکمه‌ی «رسید» باز کنید و دکمه‌ی هوشمند «تخصیص» (Allocation) را بزنید؛ روی دستور تولید همین دکمه مستقیم هست. کنار هر کالا، سفارش‌های منتظرش به ترتیب قدیمی‌ترین تاریخ تحویل آمده‌اند؛ با کلید هر سطر تخصیص دهید یا با «تخصیص همه» (Assign All) همه را.
6. رسید را تأیید کنید یا محصول را تولید کنید، بعد حواله یا دستور تولید منتظر را انجام دهید.

مثال مستندات: دو مشتری هر کدام ۷۵ صندلی می‌خواهند و مشتری دوم عجله دارد. فروشنده‌ی الف این هفته ۱۰۰ و فروشنده‌ی ب هفته‌ی بعد ۵۰ عدد می‌دهد. کاربر اول در گزارش فروشنده‌ی ب ۵۰ عدد را به مشتری اول می‌دهد؛ اودو گزارش فروشنده‌ی الف را دوباره حساب می‌کند و حالا هر ۷۵ عدد مشتری دوم از محموله‌ی زودتر تأمین می‌شود.

با «چاپ» (Print) گزارش تخصیص با بارکد رسید یا دستور تولید چاپ می‌شود و با «چاپ برچسب‌ها» برای هر قلم برچسبی با نام کالا، شماره‌ی سفارش و نام مشتری.

گزارش موجودی انبار اودو بر اساس مکان: موجودی تفصیلی

گزارش موجودی تفصیلی (Detailed Stock) نشان می‌دهد هر کالا دقیقاً کجاست. اول «مکان‌های نگهداری» را در تنظیمات انبار روشن کنید، بعد به انبار ‣ گزارش‌ها ‣ موجودی تفصیلی Inventory ‣ Reporting ‣ Detailed Stock بروید.

هر سطر یک کالا در یک مکان است، با سری ساخت یا سریال، مقدار شمارش‌شده (Inventoried Quantity، که با کلیک قابل اصلاح است)، مقدار رزروشده و واحد. دکمه‌ی «تاریخچه» گردش‌های کالا را باز می‌کند و دکمه‌ی «تأمین» قاعده‌های سفارش مجدد همان مکان را. برای دیدن موجودی یک ماه یا فصل خاص، در فیلترها بخش «تاریخ ورود» (Incoming Date) را باز کنید و دست‌کم یک ماه یا فصل و یک سال انتخاب کنید.

سه گزارش آماده از همین صفحه

• کالای منقضی (Dead Stock): فیلترهای «مکان‌های داخلی» و «سری‌های منقضی» (Expired Lots).
• کالای جامانده (Stranded): نام مکان میانی را تایپ کنید (مثل WH/Input یا WH/Packing) و «جست‌وجوی مکان برای» را بزنید. مثال مستندات چهار شانه تخم‌مرغ در WH/Input است که باید زود به یخچال برود.
• مغایرت از آخرین شمارش: فیلترهای «مکان‌های داخلی» و «تعارض‌ها» (Conflicts)، بعد دکمه‌ی «تاریخچه» برای دیدن رسیدها و حواله‌های بعد از تعدیل.

داشبوردهای انبار

اپ داشبوردها (Dashboards) سه داشبورد انبار دارد؛ در پنل کناری، بخش لجستیک (Logistics)، نامشان را بزنید. دسترسی به داشبوردها بر اساس گروه کاربری در خود اپ داشبوردها تعیین می‌شود و دو داشبورد آخر پیش‌فرض فقط برای مدیر انبار باز است.

داشبورد تحلیل عملیات پیش‌فرض «همه‌ی زمان‌ها» را نشان می‌دهد؛ از بالای داشبورد دوره را عوض کنید. تحویلی که زودتر از موعد انجام شده، تأخیر منفی حساب می‌شود. ارزش موجودی در شاخص‌های انبار به روش ارزش‌گذاری شما بستگی دارد.

ضایعات انبار در اودو

کالای خراب یا معیوبی که نه تعمیر می‌شود و نه به فروشنده برمی‌گردد، ضایعات (Scrap) می‌شود. اودو آن را از موجودی فیزیکی به مکان مجازی ضایعات (پیش‌فرض «تعدیل موجودی») می‌برد تا شمارش درست بماند.

سه راه ثبت ضایعات

• از موجودی: انبار ‣ عملیات ‣ ضایعات Inventory ‣ Operations ‣ Scrap، «جدید»؛ محصول، مقدار (پیش‌فرض صفر) و در صورت نیاز سری ساخت را بنویسید و «تأیید» را بزنید.
• از یک عملیات: رسید، حواله یا انتقال داخلی را باز کنید، آیکن چرخ‌دنده و «ضایعات» (Scrap). بعد از تأیید، دکمه‌ی «ضایعات» روی همان عملیات همه‌ی ضایعاتش را نشان می‌دهد.
• از سری ساخت یا سریال: انبار ‣ محصولات ‣ سری ساخت/شماره‌ی سریال Inventory ‣ Products ‣ Lots/Serial Numbers، چرخ‌دنده، «ضایعات»؛ اینجا «دلیل ضایعات» (Scrap Reason) را هم بنویسید.

مکان مبدأ و مکان ضایعات فقط وقتی دیده می‌شوند که مکان‌های نگهداری روشن باشد. اگر کالا قاعده‌ی سفارش مجدد دارد و باید دوباره تأمین شود، «باید تأمین شود» (Should Replenish) را بزنید.

همه‌ی ضایعات را در انبار ‣ گزارش‌ها ‣ تاریخچه‌ی گردش‌ها Inventory ‣ Reporting ‣ Moves History با فیلتر «ضایعات» (Scrapped) ببینید. برای برگرداندن یک ضایعات، همان‌جا سطرش را انتخاب کنید و از منوی اقدامات «برگرداندن» (Revert) را بزنید.

نقطه‌ی سفارش به سبک انبارداری ایران

از اینجا به بعد رویه‌ی کار در ایران است، نه امکان اودو. در کتاب‌های انبارداری و کنترل موجودی که در ایران درس داده می‌شود، نقطه‌ی سفارش معمولاً این‌طور حساب می‌شود: میانگین مصرف روزانه ضرب در زمان تحویل، به‌اضافه‌ی موجودی اطمینان. این فرمول در اودو جای مشخصی دارد:

• حداقل قاعده = نقطه‌ی سفارش شما. عددی را که با فرمول به دست آورده‌اید در «حداقل» بگذارید، یا با «پیشنهاد» از سابقه‌ی تقاضا بگیرید و با عدد خودتان مقایسه کنید.
• زمان تحویل = زمان تحویل فروشنده. همان عددی که در فرمول گذاشته‌اید، در ردیف فروشنده‌ی کالا هم باشد، وگرنه تاریخ پیش‌بینی اودو با حساب شما نمی‌خواند.
• موجودی اطمینان. اودو فیلد جدایی به این نام در این صفحه‌های مستندات ندارد؛ آن را در خود حداقل بگنجانید، یا با زمان اطمینان و روزهای خرید حاشیه‌ی زمانی بسازید.

تعطیلات ایران و زمان تحویل

چون زمان‌های تحویل اودو روز تقویمی‌اند و تعطیلی را حساب نمی‌کنند، این چند نکته را در برنامه‌ی تأمین بگنجانید:

• نوروز: بیشتر تأمین‌کننده‌ها از اواخر اسفند تا بعد از سیزده‌به‌در کم‌کار یا تعطیل‌اند. قاعده‌ی سفارش مجدد کالاهای مهم را پیش از آن با روزهای افق بیشتر یا حداقل بالاتر اجرا کنید، و بعد از تعطیلات به حالت عادی برگردانید.
• تعطیلات قمری: تاسوعا و عاشورا، رمضان و تعطیلات دیگر قمری هر سال در تقویم شمسی جابه‌جا می‌شوند. اول هر سال آن‌ها را برای تیم خرید روی تقویم شمسی علامت بزنید و زمان تحویل تأمین‌کننده‌هایی را که در آن روزها بار نمی‌دهند، موقتاً بیشتر کنید.
• هفته‌ی شنبه تا جمعه: در ایران جمعه تعطیل است و بسیاری از تأمین‌کننده‌ها پنجشنبه نیمه‌وقت‌اند. سفارشی که مهلتش پنجشنبه یا جمعه می‌افتد، در عمل شنبه تأیید می‌شود؛ یک یا دو روز به روزهای خرید اضافه کنید. اینکه نمودارهای هفتگی داشبوردها هفته را از چه روزی شروع می‌کنند، در این صفحه‌های مستندات نیامده؛ در نسخه‌ی خودتان بیازمایید.

کاردکس و گزارش‌های رایج انبار در ایران

انباردار و حسابدار ایرانی چند گزارش را با نام‌های آشنا می‌خواهند. نزدیک‌ترین معادلشان در اودو:

صورتجلسه‌ی ضایعات

در رویه‌ی رایج ایران، ضایعات با صورتجلسه‌ای ثبت می‌شود که انباردار، مسئول کیفیت یا تولید و نماینده‌ی مالی امضا می‌کنند و پشتوانه‌ی سند هزینه است. در اودو دلیل ضایعات را روی هر سند بنویسید و صورتجلسه‌ی امضاشده را پیوست همان سند کنید. اینکه کدام ضایعات از نظر مالیاتی هزینه‌ی قابل قبول است، پرسش مشاور مالیاتی شماست، نه نرم‌افزار.

یک مثال ایرانی

یک شرکت پخش مواد شوینده در اصفهان را در نظر بگیرید. مایع ظرفشویی را از کارخانه‌ای در قزوین می‌خرد با زمان تحویل فروشنده ۶ روز و روزهای خرید ۱ روز، چون کارخانه سفارش‌ها را صبح روز بعد تأیید می‌کند. مصرف روزانه حدود ۴۰ کارتن است و موجودی اطمینان ۸۰ کارتن؛ پس نقطه‌ی سفارش ۴۰ × ۶ + ۸۰ = ۳۲۰ کارتن است. کارشناس خرید «پیشنهاد» را روی سه ماه گذشته می‌زند، اودو حداقل ۳۰۰ را پیشنهاد می‌دهد و او با عدد خودش، ۳۲۰، در حداقل می‌ماند.

بیستم اسفند، چون کارخانه از ۲۵ اسفند تا ۱۴ فروردین بار نمی‌دهد، زمان تحویل فروشنده را موقتاً ۲۰ روز می‌کند تا تاریخ پیش‌بینی از تعطیلات بگذرد و سفارش بزرگ‌تری پیش از نوروز ساخته شود. یک فروشگاه زنجیره‌ای سفارش فوری ۲۰۰ کارتنی دارد؛ کارشناس در گزارش تخصیص رسید در راه، ۲۰۰ کارتن را به همین سفارش می‌دهد. سه کارتن هم در تخلیه ترکیده و از روی همان رسید با دلیل «آسیب در حمل» ضایعات می‌شود و صورتجلسه‌اش پیوست سند. شنبه‌ها مدیر انبار داشبورد عملیات روزانه را باز می‌کند و حواله‌های دیرشده‌ی هفته‌ی قبل را با تیم مرور می‌کند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی نقطه سفارش در اودو