داشبورد در اودو ۲۰: عددهای مهم کسب‌وکار در یک صفحه

داشبورد اودو چیست؛ آماده، ساختنی و «داشبورد من»

زیر هر داشبورد اودو یک صفحه‌گسترده است. سه نوع داشبورد می‌بینید:

داشبورد آماده (Standard)

داشبوردهایی که با نصب اپ‌ها می‌آیند، مثل فروش، سرنخ‌ها یا عملیات روزانه‌ی انبار. فیلترهای سراسری از پیش دارند.

داشبورد ساختنی (Custom)

داشبوردی که خودتان از یک صفحه‌گسترده می‌سازید؛ با همان لیست، پیوت، نمودار و فیلتر سراسری.

داشبورد من (My Dashboard)

صفحه‌ی شخصی شما که نماهای پرکاربرد اپ‌ها را کنار هم می‌گذارد. این یکی روی صفحه‌گسترده ساخته نشده، روی نماهای اودو ساخته شده است.

داده‌ی هر داشبورد از منبع‌های داده‌ی صفحه‌گسترده‌ی زیرش می‌آید و هر بار که داشبورد را باز یا تازه کنید، آخرین عددها را نشان می‌دهد.

کار با داشبورد: باز کردن، علاقه‌مندی و رفتن به رکوردها

1. اپ داشبوردها را باز کنید. پنل کناری همه‌ی داشبوردهایی را که اجازه‌ی دیدنشان را دارید، بخش‌به‌بخش نشان می‌دهد. روی نام هر داشبورد بزنید تا باز شود.
2. با ستاره‌ی بالای صفحه (Toggle favorite) داشبورد را علاقه‌مندی کنید تا در بخش «علاقه‌مندی‌ها» بالای پنل بنشیند. با دو فلش بالای پنل، پنل را جمع کنید.
3. روی یک عدد در جدول یا یک نقطه در نمودار بزنید تا رکورد یا فهرست رکوردهای پشت آن باز شود.
4. روی عنوان یک نمودار یا جدول بزنید تا نمای لیست، پیوت یا نمودارِ منبعش باز شود. برای برگشت، «داشبوردها» را در مسیر بالای صفحه بزنید.
5. نشانگر را روی نمودار ببرید: با آیکن بزرگ‌نمایی تمام‌صفحه‌اش کنید، یا از منوی سه‌نقطه «کپی به‌صورت تصویر» (Copy as image) یا «دانلود» را بزنید.

فیلتر و مرتب‌سازی داشبورد

اگر برای داشبورد فیلتر سراسری تعریف شده باشد، بالای آن یک نوار جست‌وجو می‌بینید. همه‌ی داشبوردهای آماده فیلتر سراسری دارند.

1. داخل نوار جست‌وجو یا روی فلش کشویی آن بزنید تا همه‌ی فیلترها دیده شوند.
2. برای فیلتر مورد نظر یک عملگر انتخاب کنید (مثلاً «هست در» یا is in) و مقدار را بنویسید یا انتخاب کنید.
3. «فیلتر» (Filter) را بزنید.
4. اگر داشبورد فیلتر تاریخ دارد، دوره را از دکمه‌ی تقویم کنار نوار انتخاب کنید؛ «بازه‌ی دلخواه» (Custom Range) پایین فهرست است.

برای برداشتن یک مقدار، ضربدر کنارش را بزنید؛ ضربدر انتهای فیلتر کل آن را خالی می‌کند. در بعضی جدول‌ها با زدن روی عنوان ستون، داده را مرتب می‌کنید. فیلتر شما فقط نمای خودتان را تغییر می‌دهد، نه داشبورد بقیه را.

شخصی‌سازی داشبورد آماده؛ اول کپی بگیرید

داشبوردهای آماده در هر ارتقای نسخه‌ی اودو دوباره نصب می‌شوند و هر تغییری روی نسخه‌ی اصلی از بین می‌رود. پس اول کپی بگیرید و روی کپی کار کنید:

1. به داشبوردها ‣ پیکربندی ‣ داشبوردها Dashboards ‣ Configuration ‣ Dashboards بروید و بخش (Section) مربوط را باز کنید.
2. روی خط داشبورد «ویرایش» (Edit) را بزنید تا صفحه‌گسترده‌ی زیرش باز شود.
3. فایل ‣ ساختن کپی File ‣ Make a copy را بزنید و نام کپی را از بالای صفحه عوض کنید.
4. در کپی، جدول و نمودار اضافه یا حذف کنید، فیلتر سراسری بسازید یا لینک به منوهای اودو بگذارید.
5. اگر لازم است، داشبورد اصلی را با آیکن سطل زباله حذف کنید یا نامش را عوض کنید تا کاربران دو نسخه نبینند.

برگه‌ی اول صفحه‌گسترده همیشه روی داشبورد دیده می‌شود؛ هر جدول یا نموداری که باید دیده شود، روی برگه‌ی اول برود. برگه‌های بعدی معمولاً داده و محاسبه‌اند. در داشبوردهای آماده، لیست و پیوت‌ها برای سرعت از برگه‌ها برداشته شده‌اند، ولی منبع‌هایشان در منوی «داده» هست.

ساختن داشبورد از صفر

ساختن داشبورد در ساده‌ترین شکل یعنی درج داده‌ی اودو در یک صفحه‌گسترده و تبدیل آن به داشبورد. ولی داشبورد خوب سه مرحله دارد:

1. آماده‌سازی: بنویسید داشبورد باید به چه سؤال‌هایی جواب بدهد و چه داده‌ای جوابشان است. بعد در هر اپ نمای لیست، پیوت یا نمودار مناسب را پیدا کنید و با فیلتر و ستون‌ها فقط به داده‌ی لازم برسانید.
2. درج داده: هر نما را با «درج در صفحه‌گسترده» در یک صفحه‌گسترده بگذارید و اگر لازم است با فرمول، شاخص بسازید. روش کامل در اسپردشیت در اودو آمده است.
3. نمایش: روی برگه‌ی اول عنوان‌های روشن، نمودارهای درست و قالب‌بندی شرطی بگذارید، فیلتر سراسری بسازید و در پایان فایل ‣ افزودن به داشبورد File ‣ Add to dashboard را بزنید. نام داشبورد، بخش و گروه‌های دسترسی را تعیین کنید و «ساختن» را بزنید.

راه دیگر: در داشبوردها ‣ پیکربندی ‣ داشبوردها Dashboards ‣ Configuration ‣ Dashboards یک بخش را باز کنید و «افزودن صفحه‌گسترده» (Add a spreadsheet) را بزنید؛ یک صفحه‌گسترده‌ی موجود را انتخاب کنید یا از «صفحه‌گسترده‌ی خالی» شروع کنید.

برای افزودن داده به داشبوردی که از قبل هست، در نمای لیست، پیوت یا نمودار «درج در صفحه‌گسترده» را بزنید و در پنجره زبانه‌ی «داشبوردها» را انتخاب کنید. لیست و پیوت در برگه‌ی تازه می‌نشینند و نمودار در برگه‌ی اول.

بخش‌ها و پیکربندی داشبوردها

در داشبوردها ‣ پیکربندی ‣ داشبوردها Dashboards ‣ Configuration ‣ Dashboards بخش‌ها را با دستگیره‌ی کشیدن جابه‌جا کنید، با «جدید» بخش تازه بسازید، یا از دکمه‌ی «اقدام‌ها» بخش را تکثیر یا حذف کنید. بخش‌های آماده حذف نمی‌شوند.

داخل هر بخش، برای هر داشبورد می‌توانید:

• ترتیب و نامش را عوض کنید؛
• در ستون «گروه» (Group) گروه‌های کاربری مجاز را اضافه یا کم کنید؛
• در پایگاه داده‌ی چندشرکتی، شرکت‌هایی را که داشبورد برایشان دیده شود انتخاب کنید (خالی یعنی همه)؛
• با کلید «منتشرشده» (Is Published) آن را موقتاً پنهان کنید؛
• با «ویرایش» صفحه‌گسترده‌اش را باز کنید، یا با سطل زباله حذفش کنید. داشبورد آماده‌ی حذف‌شده در ارتقای بعدی برمی‌گردد.

سطح دسترسی و اشتراک داشبورد

دیدن داشبورد و دیدن داده‌ی داخلش دو اجازه‌ی جدا هستند:

• دیدن داشبورد: با گروه‌های کاربری روی هر داشبورد تعیین می‌شود. داشبورد تازه به‌طور پیش‌فرض برای گروه کاربران داخلی باز است. کاربر «داشبوردها / مدیر» همه‌ی داشبوردها را می‌بیند.
• دیدن داده: هر کاربر فقط داده‌ای را می‌بیند که در خود اپ اجازه‌اش را دارد، با رعایت قاعده‌های رکورد. جزئیات دسترسی‌ها در سطح دسترسی در اودو آمده است.

برای فرستادن تصویر لحظه‌ای داشبورد به همکاری که دسترسی ندارد یا به کسی بیرون از شرکت، «اشتراک» (Share) را بالای صفحه بزنید و با آیکن کپی، لینک را بردارید. این لینک یک نسخه‌ی ثابت است و با داده‌ی تازه عوض نمی‌شود.

داشبورد من؛ نماهای پرکاربرد شما در یک صفحه

برای «داشبورد من» باید ماژول داشبوردها (board) هم کنار ماژول spreadsheet_dashboard نصب باشد. تا نمایی اضافه نکنید، خالی است.

1. نمای مورد نظر را باز کنید؛ لیست، کانبان، نقشه، تقویم، گانت، پیوت یا نمودار.
2. روی چرخ‌دنده‌ی کنار نام نما بزنید و «داشبورد» (Dashboard) را انتخاب کنید. زیر «افزودن به داشبورد من» (Add to my Dashboard) نام را در صورت نیاز عوض کنید و «افزودن» را بزنید.
3. صفحه را تازه کنید. نما حالا یک ابزارک (Widget) در «داشبورد من» است.

با «تغییر چیدمان» (Change Layout) تعداد ستون‌ها را عوض کنید، ابزارک‌ها را بکشید و جابه‌جا کنید، جمع یا باز کنید یا بردارید. فیلتر و گروه‌بندی ابزارک بعد از افزودن عوض نمی‌شود؛ برای تغییرش، نمای اصلی را درست کنید، دوباره اضافه کنید و ابزارک قبلی را بردارید. فیلتر کردن درست نماها در جستجو و فیلتر در اودو آمده است.

یک مثال ایرانی

یک تولیدی کاشی در یزد را در نظر بگیرید. مدیرعامل هر صبح سه سؤال دارد: فروش هفته به تفکیک استان، سفارش‌هایی که از موعد تحویل گذشته‌اند، و موجودی محصولات پرفروش. مسئول فناوری داشبورد آماده‌ی فروش را کپی می‌کند، عنوان‌ها را فارسی می‌کند و یک لیست از سفارش‌های دیرکرده و یک پیوت موجودی انبار به آن اضافه می‌کند. فیلتر سراسری «تیم فروش» و تاریخ با پیش‌فرض «این هفته» دارد. داشبورد در بخش تازه‌ی «مدیریت» است و فقط گروه مدیران آن را می‌بیند. داشبورد آماده‌ی اصلی دست‌نخورده می‌ماند تا ارتقای بعدی چیزی را خراب نکند. هر کارشناس فروش هم در «داشبورد من» لیست پیش‌فاکتورهای باز و تقویم جلسه‌هایش را گذاشته است.

پرسش‌های رایج درباره‌ی داشبورد در اودو