مدیریت اسناد در اودو ۲۰: پوشه‌بندی، اشتراک و بایگانی الکترونیک

اپ اسناد اودو چطور سازمان‌دهی شده است

وقتی اپ اسناد را باز می‌کنید، کنار صفحه یک درخت می‌بینید. هر بخش این درخت کار مشخصی دارد:

همه (All)

همه‌ی پوشه‌ها و فایل‌هایی که اجازه‌ی دیدنشان را دارید.

شرکت (Company)

پوشه‌ها و فایل‌های مشترک شرکت؛ اینکه چه کسی چه چیزی را ببیند، با دسترسی هر پوشه و فایل تعیین می‌شود.

درایو من (My Drive)

فضای شخصی شما برای فایل‌ها و پوشه‌هایی که مال خودتان است یا خودتان بارگذاری کرده‌اید.

اشتراک‌گذاشته با من (Shared with me)

فایل‌هایی که با شما به اشتراک گذاشته شده، ولی در پوشه‌ای نیستند که به آن دسترسی دارید.

اخیر (Recent)

فایل‌هایی که اخیراً تغییر کرده‌اند و اجازه‌ی دیدن یا ویرایششان را دارید.

سطل زباله (Trash)

پوشه‌ها و فایل‌های حذف‌شده، تا پیش از حذف همیشگی.

روی یک فایل کلیک کنید تا باز شود؛ با Esc بسته می‌شود. فایل و پوشه را می‌توانید با کشیدن و رها کردن به پوشه یا بخش دیگری ببرید. هر پوشه و فایل هم گفت‌وگوی رکورد (چتر) دارد که تغییرها را ثبت می‌کند و از پنل جزئیات باز می‌شود.

ساختن پوشه و زیرپوشه

پوشه‌ها را در بخش «شرکت» یا «درایو من» می‌سازید. پیش از ساختن، روی کاغذ بنویسید بایگانی‌تان بر چه اساسی است: واحد سازمانی، پروژه، مشتری یا سال.

1. در درخت، بخش مورد نظر (مثلاً «شرکت») را انتخاب کنید.
2. «جدید» (New) را بزنید و «پوشه» (Folder) را انتخاب کنید.
3. نام پوشه را بنویسید و ذخیره کنید.
4. برای زیرپوشه، اول پوشه‌ی والد را انتخاب کنید و همین گام‌ها را تکرار کنید.

با انتخاب پوشه و زدن آیکن چرخ‌دنده‌ی بالای درخت، منوی پوشه باز می‌شود:

• دانلود: کل پوشه با زیرپوشه‌ها، در یک فایل zip.
• تغییر نام و اشتراک (توضیح در بخش دسترسی).
• ستاره: پوشه برای خود شما علاقه‌مندی می‌شود و با فیلتر «ستاره‌دار» زود پیدا می‌شود؛ روی کار بقیه اثری ندارد.
• اطلاعات و برچسب‌ها: پنل جزئیات و چتر پوشه.
• انتقال به سطل زباله: پوشه همراه محتوایش.
• اقدام‌ها هنگام انتخاب و خودکارسازی‌ها (توضیح در بخش آخر).

بارگذاری فایل، لینک و صفحه‌گسترده

1. پوشه‌ی مقصد را در درخت انتخاب کنید.
2. «جدید» را بزنید و «بارگذاری» (Upload) را انتخاب کنید؛ یا فایل را از رایانه مستقیم روی پوشه بکشید.
3. برای نگه داشتن یک لینک (مثلاً ویدیوی آموزشی)، «جدید» و بعد «لینک» (Link) را بزنید، نشانی، نام و پوشه را وارد کنید.
4. برای ساختن صفحه‌گسترده‌ی اودو در همان پوشه، «جدید» و بعد «صفحه‌گسترده» (Spreadsheet) را بزنید.

در اودو آنلاین هر فایل حداکثر ۶۴ مگابایت می‌تواند باشد. راه دیگر ورود فایل، نام مستعار ایمیل پوشه است: هر پیوستی که به آن نشانی ایمیل شود، خودش در پوشه می‌نشیند.

نام مستعار ایمیل برای پوشه

1. مطمئن شوید یک دامنه‌ی اختصاصی برای نام مستعار در تنظیمات عمومی تنظیم شده است.
2. پوشه را انتخاب کنید و آیکن «اطلاعات و برچسب‌ها» را در گوشه‌ی بالا، کنار آیکن نماها، بزنید.
3. در پنل جزئیات، نام مستعار را بنویسید؛ مثلاً invoices برای قبض‌های خرید.
4. اگر بخواهید، نوع فعالیت و مسئول را مشخص کنید تا با رسیدن هر فایل یک فعالیت ساخته شود، و برچسب‌هایی بگذارید که خودکار روی فایل‌ها بنشینند.

ایمیلی که پیوست نداشته باشد، خودش به فایل تبدیل می‌شود و موضوع ایمیل نام فایل می‌شود.

کار با فایل‌ها: جابه‌جایی، میان‌بُر، نسخه و قفل

فایل را که باز کنید، بالای صفحه دکمه‌های «اشتراک»، «دانلود»، دکمه‌های تعریف‌شده برای پوشه و منوی اقدام‌ها (چرخ‌دنده) را می‌بینید. در منوی اقدام‌ها:

• تکثیر (Duplicate): یک نسخه‌ی دیگر از فایل در پوشه‌ی دلخواه.
• انتقال (Move): بردن فایل به پوشه‌ی دیگر.
• ساختن میان‌بُر (Create shortcut): اشاره‌گری به همان فایل در پوشه‌ی دیگر، بدون کپی. مثلاً قرارداد یک پروژه هم در پوشه‌ی «قراردادها» باشد و هم در پوشه‌ی همان پروژه، ولی فقط یک نسخه.
• مدیریت نسخه‌ها (Manage versions): همه‌ی نسخه‌های فایل به ترتیب بارگذاری؛ دانلود یک نسخه‌ی قدیمی یا بارگذاری نسخه‌ی تازه.
• قفل (Lock): فایل از هر تغییری محافظت می‌شود؛ برای قرارداد امضاشده مناسب است.
• کپی لینک: نشانی فایل؛ هر کس لینک را باز کند، طبق دسترسی فایل با آن روبه‌رو می‌شود.
• تغییر نام، اطلاعات و برچسب‌ها و انتقال به سطل زباله.

تقسیم و ادغام PDF

برای جدا کردن صفحه‌های یک PDF (مثلاً یک اسکن چندفاکتوری)، فایل را باز کنید، از منوی اقدام‌ها «تقسیم PDF» (Split PDF) را بزنید، بین صفحه‌ها برش بگذارید یا بردارید و «تقسیم» را بزنید. برای ادغام، در پوشه با نگه داشتن Ctrl چند PDF را انتخاب کنید، از اقدام‌ها «ادغام PDFها» را بزنید، برش بین فایل‌ها را بردارید و تأیید کنید. توجه کنید که فایل ادغام‌شده جای فایل‌های اصلی را می‌گیرد.

برچسب، مالک و وصل کردن فایل به رکورد

برچسب‌ها جست‌وجو و فیلتر را ساده می‌کنند. آن‌ها را از اسناد ‣ پیکربندی ‣ برچسب‌ها Documents ‣ Configuration ‣ Tags بسازید: «جدید»، نام برچسب، رنگ و در صورت نیاز یک راهنما که با نگه داشتن نشانگر روی برچسب دیده شود.

1. فایل را باز کنید، از منوی اقدام‌ها «اطلاعات و برچسب‌ها» را بزنید تا پنل جزئیات باز شود.
2. از فهرست «برچسب‌ها» برچسب مورد نظر را اضافه کنید.
3. مالک (Owner) و مخاطب (Contact) را ببینید. سازنده‌ی فایل به‌طور پیش‌فرض مالک است و دسترسی کامل دارد. مخاطب کسی است که فقط اجازه‌ی دیدن دارد؛ مثلاً تأمین‌کننده‌ای که قراردادش در این فایل است.
4. در «وصل به» (Linked to) مدل و رکورد را انتخاب کنید؛ مثلاً فایل را به یک کارمند یا یک سفارش خرید وصل کنید.

اشتراک‌گذاری و سطح دسترسی

برای پوشه، آن را انتخاب کنید، چرخ‌دنده را بزنید و «اشتراک» (Share) را انتخاب کنید. برای فایل، فایل را باز کنید و «اشتراک» را در نوار بالا بزنید. در نمای فهرست می‌توانید دسترسی چند پوشه یا فایل را با هم تغییر دهید.

1. در قسمت «دعوت افراد» (Invite people) کاربر یا مخاطب را انتخاب کنید یا نشانی ایمیلش را بنویسید.
2. نقش (Role) را «بیننده» (Viewer) یا «ویرایشگر» (Editor) بگذارید.
3. اگر نمی‌خواهید ایمیل اطلاع‌رسانی برود، کلید «اطلاع دادن» (Notify) را خاموش کنید.
4. «اشتراک» را بزنید، یا «کپی لینک‌ها» تا لینک را خودتان بفرستید.

برای برداشتن یک دسترسی یا گذاشتن تاریخ انقضا برایش، نشانگر را روی نام آن شخص ببرید و آیکن حذف یا تقویم را بزنید. دعوت از مخاطب بیرونی فقط وقتی ممکن است که «دسترسی با لینک» روشن باشد.

دسترسی عمومی

در «دسترسی عمومی» (General access) برای «کاربران داخلی» و «دسترسی با لینک» یکی از «بیننده»، «ویرایشگر» یا «هیچ» را انتخاب کنید. برای دسترسی با لینک می‌توانید مشخص کنید پوشه یا فایل «قابل کشف» (Discoverable) باشد، یعنی با گشتن هم پیدا شود. کسی که لینک پوشه را باز کند به یک پرتال می‌رسد و فایل‌های همان پوشه را می‌بیند، جز آن‌هایی که دسترسی محدود دارند. کاربران پرتال هم از کارت «اسناد» در پرتال مشتری به پوشه‌ها و فایل‌های مجازشان می‌رسند.

درخواست سند از دیگران

وقتی منتظر مدرکی هستید (مثلاً کارت پایان خدمت کارمند تازه یا بیمه‌نامه‌ی یک خودرو)، به‌جای پیگیری تلفنی، درخواست سند بفرستید:

1. «جدید» را بزنید و «درخواست» (Request) را انتخاب کنید.
2. نام سند را بنویسید و در «درخواست از» (Request To) کسی را که باید سند را بدهد انتخاب کنید.
3. در صورت نیاز، مهلت (Due Date In)، پوشه‌ی مقصد، برچسب‌ها و یک پیام بنویسید.
4. «درخواست» را بزنید.

در پوشه‌ی مقصد یک جای خالی برای سند ساخته می‌شود. وقتی فایل آماده شد، روی همان جای خالی کلیک کنید و بارگذاری کنید. تازه‌ی اودو ۲۰: می‌شود در یک درخواست چند فایل خواست، و با بارگذاری فایل، درخواست‌کننده باخبر می‌شود.

همه‌ی درخواست‌ها را در نمای فعالیت اپ اسناد، ستون «سند درخواستی» (Requested Document) ببینید. با کلیک روی تاریخ هر درخواست می‌توانید فایل را بارگذاری کنید، فعالیت را ویرایش یا لغو کنید یا ایمیل یادآوری بفرستید. برای یادآوری همه‌ی درخواست‌ها با هم، منوی سه‌نقطه‌ی بالای همان ستون و «یادآوری درخواست سند» را بزنید.

فایل‌های اپ‌های دیگر: تمرکز خودکار و چتر

«تمرکز فایل‌ها» (File centralization) پیوست‌های هر اپ را خودکار به پوشه‌ی مخصوص همان اپ می‌فرستد و با نصب هر اپ روشن است. برای خاموش کردنش، عوض کردن پوشه‌ی پیش‌فرض یا تعیین برچسب‌ها، به اسناد ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Documents ‣ Configuration ‣ Settings و بخش File Centralization بروید.

• حسابداری: تمرکز فایل برای آن خاموش‌شدنی نیست. برای هر نوع دفتر (فروش، خرید، بانک و …) زیرپوشه ساخته می‌شود و نام دفتر برچسب هر سند می‌شود.
• منابع انسانی: برای هر کارمند یک زیرپوشه ساخته می‌شود و برچسب نوع سند (قرارداد، فیش حقوقی و …) روی فایل می‌نشیند. در «زیرپوشه‌های کارمند» می‌توانید نام زیرپوشه‌های دیگری را با ویرگول جدا کنید تا برای هر کارمند ساخته شوند. جزئیات را در آموزش کارمندان در اودو ببینید.

تغییر پوشه یا برچسب فقط روی فایل‌های تازه اثر دارد. اگر رکوردی را در اپی حذف کنید که تمرکز فایلش روشن است، پیوست‌هایش به سطل زباله‌ی اسناد می‌روند. فایل‌های سطل زباله به‌طور پیش‌فرض ۳۰ روز می‌مانند؛ این عدد در همان تنظیمات، «مهلت حذف (روز)»، تغییر می‌کند.

از چتر به اسناد و برعکس

• برای ذخیره‌ی یک پیوست چتر در اسناد، نشانگر را روی پیوست ببرید و آیکن «افزودن به اسناد» را بزنید.
• برای پیوست کردن فایلی از اسناد به یک رکورد، در چتر «افزودن از اسناد» را بزنید و فایل خام یا لینک آن را بگذارید. لینک، دسترسی فایل را حفظ می‌کند.
• در ویرایشگر متن اودو، /file را تایپ کنید تا فایلی از اسناد را در متن بگذارید.

اقدام‌ها، خودکارسازی و هوش مصنوعی

• اقدام‌ها هنگام انتخاب (Actions on Select): از منوی چرخ‌دنده‌ی پوشه، اقدام‌های سروری را انتخاب کنید که برای فایل‌های همان پوشه به شکل دکمه دیده شوند؛ مثلاً «امضا» برای پوشه‌ی قراردادها (توضیح در آموزش امضای الکترونیکی در اودو). با «افزودن اقدام سفارشی» اقدام تازه می‌سازید.
• خودکارسازی‌ها (Automations): قاعده‌ی خودکارسازی برای پوشه. این کار به فعال بودن استودیو نیاز دارد که ممکن است روی طرح اشتراک شما اثر بگذارد.
• مرتب‌سازی خودکار با هوش مصنوعی (AI Auto-sort): با یک پرامپت به هوش مصنوعی اودو بگویید فایل‌های پوشه را چطور مرتب کند و چه اقدام‌هایی را اجرا کند؛ اقدام‌ها را در پایین همان پنجره اضافه کنید. این گزینه به نصب اپ هوش مصنوعی اودو نیاز دارد (هوش مصنوعی در اودو).
• دیجیتال‌سازی: فایل‌های پوشه‌ی مالی را انتخاب کنید و «ساخت قبض خرید»، «ساخت فاکتور فروش» یا «ساخت برگشت از فروش» (Create Customer Credit Note) و بعد «ارسال برای دیجیتال‌سازی» را بزنید تا اطلاعات فایل خوانده و در سند نشانده شود (ثبت قبض خرید در اودو).

تازه‌ی اودو ۲۰: طبق یادداشت‌های انتشار، نام فایل‌های بارگذاری‌شده را هم می‌شود با هوش مصنوعی تغییر داد، و دسترسی‌ها را با گروه‌هایی از کاربران مدیریت کرد. جای دقیق این دو در صفحه‌ی مستندات اودو ۲۰ هنوز شرح داده نشده است؛ پیش از تکیه بر آن‌ها روی نسخه‌ی خودتان امتحانشان کنید.

یک مثال ایرانی

یک شرکت بازرگانی واردات قطعات صنعتی در بندرعباس را در نظر بگیرید. در بخش «شرکت» یک پوشه‌ی «محموله‌ها» می‌سازد و برای هر محموله یک زیرپوشه: پیش‌فاکتور، بارنامه، اظهارنامه‌ی گمرکی و فاکتور نهایی. برچسب‌های «منتظر ترخیص» و «ترخیص‌شده» وضعیت هر فایل را نشان می‌دهند. تأمین‌کننده‌ها فاکتور را به نشانی مستعار پوشه‌ی «فاکتورهای ورودی» ایمیل می‌کنند و برای هر فایل یک فعالیت به حسابدار می‌رسد. وقتی بارنامه‌ای جا مانده، کارشناس بازرگانی برای مسئول ترخیص یک درخواست سند با مهلت سه‌روزه می‌فرستد. پوشه‌ی «قراردادها» فقط با مدیرعامل و مدیر مالی به اشتراک گذاشته شده و قراردادهای امضاشده قفل‌اند. حسابرس بیرونی هم یک لینک بیننده با تاریخ انقضای آخر اسفند می‌گیرد.

پرسش‌های رایج درباره‌ی مدیریت اسناد در اودو