کارمندان در اودو ۲۰: از پرونده‌ی پرسنلی تا چارت سازمانی و خروج کارمند

کارمندان در اودو؛ چند اصطلاح پایه

اپ کارمندان پرونده‌های پرسنلی، قرارداد و ساختار دپارتمان‌ها را در یک سیستم نگه می‌دارد. هر پرونده مهارت‌ها، گواهی‌نامه‌ها، نشان‌ها (Badges) و تجهیزات تحویل‌شده به کارمند را هم ثبت می‌کند. پیش از شروع این چند کلمه را با هم یکی کنیم:

پرونده‌ی کارمند (Employee)

کارت هر نفر در اپ کارمندان؛ لازم نیست کارمند کاربر اودو باشد.

دپارتمان (Department)

واحد سازمانی، مثل «تولید» یا «مالی»؛ هر دپارتمان مدیر و می‌تواند دپارتمان مادر داشته باشد.

سمت شغلی (Job Position)

سمت تعریف‌شده در سازمان، مثل «کارشناس فروش»؛ با اپ استخدام همین فهرست آگهی و متقاضی هم دارد.

عنوان شغلی (Job Title)

عنوانی که روی پرونده نوشته می‌شود؛ از سمت شغلی پر می‌شود ولی می‌شود دقیق‌ترش کرد.

ساعت کاری (Working Hours)

برنامه‌ای که می‌گوید کارمند کدام روزها و ساعت‌ها باید کار کند؛ حضور و غیاب، مرخصی و حقوق از آن می‌خوانند.

تنظیمات اپ کارمندان

پیش از ساختن اولین پرونده، سری به کارمندان ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Employees ‣ Configuration ‣ Settings بزنید. چند گزینه‌ی مهم آن:

• نمایش حضور (Presence Display): وضعیت «در دسترس» کارمند یا از ورود او در اپ حضور و غیاب حساب می‌شود (Based on attendances)، یا از ورودش به اودو (Based on user status in system).
• کنترل پیشرفته‌ی حضور (Advanced Presence Control): حضور را از روی تعداد ایمیل‌های فرستاده‌شده در ساعت، یا از روی اتصال از نشانی‌های IP شرکت حساب می‌کند. نشانی‌ها را با کاما از هم جدا کنید.
• مدیریت مهارت‌ها (Skills Management): زبانه‌ی رزومه را روی پرونده نشان می‌دهد: سابقه‌ی کار، مهارت‌ها و گواهی‌نامه‌ها.
• ساعت کاری شرکت (Company Working Hours): برنامه‌ی پیش‌فرض کارمندان تازه. پیش‌فرض اودو «Standard 40 hours/week» است؛ برای ایران برنامه‌ی خودتان را بسازید (بخش بومی‌سازی پایین را ببینید).
• هشدار پایان قرارداد و مجوز کار: در «Contract Expiration Notice Period» و «Work Permit Expiration Notice Period» بنویسید مدیر چند روز زودتر خبردار شود.

ساختن پرونده‌ی پرسنلی در اودو

1. اپ کارمندان را باز کنید و «جدید» (New) را بزنید تا فرم خالی کارمند باز شود.
2. نام کارمند را بنویسید؛ این تنها فیلد اجباری بالای فرم است.
3. ایمیل کاری، تلفن کاری و موبایل کاری را وارد کنید.
4. برچسب‌ها (Tags) را اضافه کنید، مثلاً «شیفت شب» یا «پیمانکار». برچسب تازه را همان‌جا با تایپ بسازید؛ بعد برای همه‌ی کارمندان در دسترس است.
5. عکس کارمند را بگذارید؛ همین عکس روی کارت شناسایی (Badge) چاپی هم می‌آید.
6. زبانه‌ها را یکی‌یکی پر کنید (بخش‌های بعد). فرم خودکار ذخیره می‌شود، ولی با آیکن ابر هم می‌شود دستی ذخیره کرد.
7. اگر کارمند باید به اودو وارد شود، دکمه‌ی «دعوت» (Invite) را بزنید تا پیوند ثبت‌نام به ایمیل کاری‌اش برود.

زبانه‌ی کار: دپارتمان، سمت، مدیر و محل کار

زبانه‌ی کار (Work) برای همه‌ی کارمندان هست و به اپ دیگری نیاز ندارد:

• شرکت (Company): فقط در پایگاه داده‌ی چندشرکتی دیده می‌شود و آنجا اجباری است.
• دپارتمان (Department): با انتخاب دپارتمان، مدیر همان دپارتمان خودکار در فیلد مدیر می‌نشیند.
• سمت شغلی و عنوان شغلی: سمت را از فهرست انتخاب کنید؛ عنوان شغلی از آن پر می‌شود و می‌توانید دقیق‌ترش کنید، مثلاً سمت «کارشناس فروش» و عنوان «کارشناس فروش استان اصفهان». با اپ استخدام، این فهرست همان سمت‌هایی است که در داشبورد استخدام ساخته‌اید.
• مدیر (Manager): مدیر مستقیم کارمند.
• محل کار معمول (Usual Work Location): اجباری است؛ گزینه‌های پیش‌فرض خانه، دفتر و سایر است و می‌شود محل تازه با نشانی ساخت. زیر آن برای هر روز هفته محل کار را انتخاب کنید؛ روزهای تعطیل را خالی بگذارید. محل هر روز روی کارت کانبان کارمند دیده می‌شود.

پایین همین زبانه، بخش چارت سازمانی (Organization chart) جای کارمند را در سازمان نشان می‌دهد؛ عدد کنار هر نفر تعداد زیرمجموعه‌های مستقیم و غیرمستقیم اوست.

زبانه‌ی اطلاعات شخصی: تماس، بانک، هویت و خانواده

هیچ فیلدی در زبانه‌ی اطلاعات شخصی (Personal) برای ساختن کارمند اجباری نیست، ولی بخش حقوق به بسیاری از آن‌ها نیاز دارد. پیش از پر کردن با واحد حقوق و حسابداری هماهنگ کنید.

• تماس شخصی: ایمیل و تلفن شخصی، و حساب‌های بانکی کارمند.
• حساب بانکی: در «Bank Accounts» گزینه‌ی «ساختن» را بزنید و شماره‌ی حساب، نام صاحب حساب و نام بانک را وارد کنید. گزینه‌ی «حساب مورد اعتماد» (Trust bank account) را روشن کنید؛ حساب نامطمئن هنگام واریز مستقیم حقوق خطا می‌دهد. برای پرداخت نقدی یا چک لازم نیست.
• اطلاعات شخصی: نام قانونی، تاریخ و محل تولد، جنسیت، معلولیت و زبان فیش حقوقی.
• تابعیت (Citizenship): کشور، غیرمقیم بودن، شماره‌ی شناسایی ملی (Identification No) و شماره‌ی گذرنامه. بخش ویزا و مجوز کار برای کارمند خارجی است و تاریخ انقضا می‌گیرد.
• تماس اضطراری: نام و تلفن کسی که در شرایط اضطراری باید خبردار شود.
• نشانی و فاصله‌ی خانه تا محل کار، وضعیت تأهل و تعداد فرزندان تحت تکفل، و بالاترین مدرک تحصیلی با رشته.
• مدارک: کپی کارت شناسایی، گواهی‌نامه‌ی رانندگی، کپی سیم‌کارت سازمانی و قبض اینترنت را همین‌جا بارگذاری کنید.

بسته به بومی‌سازی حقوقی نصب‌شده، فیلدها و بخش‌های دیگری هم در این زبانه پیدا می‌شود.

زبانه‌ی تنظیمات: کاربر، تأییدکننده‌ها و کارت حضور

• کاربر و منطقه‌ی زمانی: اگر کارمند به اودو وارد می‌شود، کاربرش را انتخاب کنید یا با «Invite teammates via email» بسازید. منطقه‌ی زمانی (Timezone) کارمند را هم همین‌جا بگذارید.
• تأییدکننده‌ها (Approvers): برای هر کار یک نفر: مسئول منابع انسانی (تأیید قرارداد)، هزینه، مرخصی (Time Off)، تایم‌شیت و حضور و غیاب (Attendance). هر فیلد فقط وقتی دیده می‌شود که اپش نصب باشد. اگر خالی بماند، مدیر یا تأییدکننده‌ی آن اپ تأیید می‌کند.
• حضور و غیاب، صندوق فروش و تولید: «کد PIN» برای ورود و خروج در کیوسک حضور و غیاب، صندوق فروش و میز کار تولید. در «RFID/Badge Number» دکمه‌ی «تولید» (Generate) شماره‌ی یکتا می‌سازد و «چاپ کارت» (Print Badge) کارت PDF با عکس، نام، سمت، لوگو و بارکد می‌دهد. اگر کارمند کارت یا تگ RFID دارد، «Read a badge» را بزنید و کارت را بخوانید.
• شناسه‌ی کارمند در ZKTeco: فقط وقتی ماژول اتصال ZKTeco BioTime نصب باشد دیده می‌شود.
• هزینه‌ی ساعتی (Hourly Cost): برای حساب بهای کار در مراکز کاری اپ تولید؛ روی حقوق اثری ندارد.
• کد خارجی (External Code): برای خروجی گرفتن به نرم‌افزار دیگر، مثلاً نرم‌افزار حقوق فعلی‌تان.

رزومه، مهارت‌ها و گواهی‌نامه‌ها

در زبانه‌ی رزومه (Resumé) سابقه‌ی کار، تحصیل و آموزش هر نفر را سطربه‌سطر وارد کنید. بعد از ذخیره‌ی پرونده، سمت و شرکت فعلی خودکار با تاریخ پایان «فعلی» اضافه می‌شود.

برای مهارت‌ها، اول نوع مهارت را در کارمندان ‣ پیکربندی ‣ انواع مهارت Employees ‣ Configuration ‣ Skill Types بسازید: نام نوع، فهرست مهارت‌ها و سطح‌ها با درصد پیشرفت. اودو دو نوع پیش‌فرض دارد: زبان‌ها و مهارت‌های نرم. اگر گزینه‌ی گواهی‌نامه (Certification) را روی یک نوع روشن کنید، زبانه‌ی گواهی‌نامه‌ها با تاریخ اعتبار روی پرونده پیدا می‌شود؛ مثلاً گواهی ایمنی کار برای کارگران خط تولید.

دپارتمان‌ها و چارت سازمانی

1. به کارمندان ‣ دپارتمان‌ها Employees ‣ Departments بروید و «جدید» را بزنید.
2. نام دپارتمان، مدیر و در صورت نیاز دپارتمان مادر (Parent Department) را انتخاب کنید. در چندشرکتی، شرکت را هم مشخص کنید.
3. یک رنگ انتخاب کنید و فرم را دستی ذخیره کنید تا چارت سازمانی دپارتمان کنار فرم دیده شود.

داشبورد دپارتمان‌ها سه نما دارد:

• کانبان: هر کارت تعداد کارمندان، ارزیابی‌ها، درخواست‌های مرخصی و تخصیص در انتظار تأیید، متقاضیان تازه، هزینه‌های باز و غایبان امروز را نشان می‌دهد. روی هر هشدار بزنید تا فهرست همان درخواست‌ها باز شود.
• فهرست: نام، شرکت، مدیر، تعداد کارمندان و دپارتمان مادر.
• سلسله‌مراتب (Hierarchy): چارت سازمانی دپارتمان‌ها، از بالاترین واحد به پایین. با «Unfold» هر دپارتمان را باز کنید؛ در هر ردیف فقط یکی باز می‌شود.

ساعت کاری و قرارداد کارمند

ساعت کاری

ساعت کاری را در کارمندان ‣ پیکربندی ‣ برنامه‌های کاری Employees ‣ Configuration ‣ Working Schedules بسازید. هر برنامه مال یک شرکت است؛ اگر فیلد شرکت را خالی بگذارید، برای همه‌ی شرکت‌ها در دسترس است. دو نوع دارد:

• ثابت (Fixed): برای هر روز هفته یک سطر با تعداد ساعت، ساعت شروع و پایان (۲۴ساعته). جمع ساعت و روزهای هفته خودکار حساب می‌شود.
• متغیر (Variable): نمای تقویم، با چند بازه در هر روز و امکان تکرار هفتگی؛ برای کار چندپاره، مثل رستورانی که ظهر و شب شلوغ است. طبق مستندات، ساعت‌های این پنجره به وقت UTC نشان داده می‌شوند.

ساعت کاری روی پرونده اجباری است. برای کسی که ساعت ثابت ندارد، یک برنامه‌ی کاملاً شناور (Flexible) بسازید و همان را انتخاب کنید.

قرارداد

قرارداد در زبانه‌ی حقوق (Payroll) پرونده‌ی کارمند می‌نشیند. بخش «مرور قرارداد» و «برنامه» در همه‌ی کشورها هست و بقیه‌ی بخش‌ها به بومی‌سازی حقوقی بستگی دارد. در فیلد قرارداد (Contract) تاریخ شروع را بزنید؛ پایان به‌صورت پیش‌فرض «نامحدود» است و برای قرارداد مدت‌دار تاریخش را بگذارید.

برای قراردادهای تکراری، قالب بسازید: کارمندان ‣ پیکربندی ‣ قالب‌های قرارداد Employees ‣ Configuration ‣ Contract Templates. قالب نوع مزد (ثابت یا ساعتی)، دوره‌ی پرداخت، مزد، نوع قرارداد و ساعت کاری را دارد و روی پرونده با «Load a Template» بار می‌شود. قالب قرارداد به ماژول Salary Configurator نیاز دارد، و فایل PDF قرارداد در اپ اسناد نگه داشته و با اپ امضا امضا می‌شود.

محاسبه‌ی حقوق ایران کار جداگانه‌ای است؛ اودو بسته‌ی حقوق ایران ندارد. نگاشت حکم و اجزای حقوق در حقوق و دستمزد اودو آمده است.

اسناد کارمند

دو جا برای مدارک کارمند هست. اول، بخش مدارک در زبانه‌ی اطلاعات شخصی که چند فیلد ثابت دارد (کپی کارت شناسایی، گواهی‌نامه‌ی رانندگی و…). دوم، اپ اسناد (Documents): در اودو ۲۰ اتصال کارمندان و اسناد به‌طور پیش‌فرض روشن است، ساختار پوشه‌ی کارمندان بهتر شده، فیش‌های حقوقی به پوشه‌ی جدا می‌روند و در «My Drive» هر کارمند میان‌بری به آن هست.

قرارداد PDF هم در اپ اسناد می‌ماند. اگر اپ امضا نصب باشد، در اودو ۲۰ کاربر منابع انسانی سند تک‌امضایی را با مشخصات کارمند که خودکار پر می‌شود امضا می‌کند و مستقیم برای کارمند می‌فرستد.

ورود و خروج کارمند و بایگانی پرونده

برنامه‌ی ورود (Onboarding) و خروج (Offboarding)

هر دو برنامه در کارمندان ‣ پیکربندی ‣ ورود و خروج Employees ‣ Configuration ‣ Onboarding / Offboarding هستند. برنامه‌ی ورود پیش‌فرض سه کار دارد (آماده کردن تجهیزات IT، برنامه‌ریزی آموزش و خود آموزش) و برنامه‌ی خروج دو کار (انتقال دانش در تیم و پس گرفتن مدارک منابع انسانی؛ اگر اپ ناوگان نصب باشد، پس گرفتن خودرو هم). هر کار یک فعالیت است؛ برای آشنایی با فعالیت‌ها فعالیت در اودو را ببینید.

1. برای برنامه‌ی تازه «جدید» را بزنید، نام بگذارید و اگر برنامه مال یک دپارتمان است، دپارتمان را انتخاب کنید.
2. در زبانه‌ی «فعالیت‌هایی که ساخته می‌شوند» با «Add a line» هر قدم را بسازید: نوع فعالیت، خلاصه، مسئول (پرسیدن هنگام اجرا، کاربر ثابت، مربی، مدیر یا خود کارمند) و فاصله تا تاریخ برنامه (چند روز، هفته یا ماه قبل یا بعد).
3. روی پرونده‌ی کارمند «Launch Plan» را بزنید، برنامه و تاریخ را انتخاب کنید و «زمان‌بندی» (Schedule) را بزنید تا همه‌ی کارها با موعدشان ساخته شوند.

بایگانی کارمند رفته

کارمند را حذف نکنید؛ بعد از کامل شدن خروج، بایگانی‌اش کنید. پرونده را باز کنید، از آیکن چرخ‌دنده «بایگانی» (Archive) را بزنید و در پنجره‌ی پایان همکاری (Employee Termination) این‌ها را پر کنید:

• دلیل خروج: پیش‌فرض‌ها اخراج، استعفا و بازنشستگی است. دلیل تازه را در کارمندان ‣ پیکربندی ‣ دلیل‌های خروج Employees ‣ Configuration ‣ Departure Reasons بسازید.
• تاریخ پایان قرارداد و توضیح دلیل.
• بستن موارد باز: پایان قرارداد، آزاد کردن خودروی شرکت و تجهیزات، و لغو ارزیابی‌های بعد از تاریخ پایان. همه‌ی موارد مربوط را تیک بزنید.

با «اعمال» (Apply) پرونده بایگانی می‌شود و تاریخ و دلیل خروج در گفت‌وگوی رکورد (چتر) می‌ماند. در همین پنجره می‌شود چند کارمند را با هم بایگانی کرد. اگر چیزی مانع بایگانی باشد، دلیلش در کادر قرمز همان پنجره می‌آید.

یک مثال ایرانی

یک کارخانه‌ی مواد غذایی در قزوین را در نظر بگیرید. دپارتمان «مدیریت» در بالای چارت است و «تولید»، «انبار» و «اداری و مالی» زیر آن. دو برنامه‌ی کاری دارد: «روزکار» از شنبه تا چهارشنبه با پنجشنبه‌ی نیمه‌وقت، و «شیفت» برای خط تولید. پرسنل از اکسل قبلی ایمپورت می‌شوند؛ کد ملی در فیلد شناسایی ملی و شماره‌ی بیمه در یک فیلد سفارشی می‌نشیند و منطقه‌ی زمانی همه Asia/Tehran است.

کارگران خط تولید کاربر اودو نیستند؛ برایشان شماره‌ی کارت تولید و کارت چاپ می‌شود تا در کیوسک حضور و غیاب ورود بزنند. برنامه‌ی ورود دپارتمان تولید سه کار اضافه دارد: آموزش ایمنی، تحویل لباس کار و معاینه‌ی پزشکی. برنامه‌ی خروجش هم پس گرفتن ابزار و کارت را دارد. وقتی قرارداد یک کارگر تمام می‌شود، برنامه‌ی خروج اجرا و بعد پرونده با دلیل «پایان مدت قرارداد» بایگانی می‌شود؛ سابقه‌اش در گفت‌وگوی رکورد می‌ماند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی کارمندان در اودو