سطح دسترسی در اودو ۲۰: تعریف کاربر، نقش‌ها و گروه‌های دسترسی

کاربر در اودو؛ داخلی، پورتال و عمومی

در اودو کاربر کسی است که به پایگاه داده دسترسی دارد. سه نوع کاربر هست و فرقشان را باید از اول بدانید:

کاربر داخلی (Internal User)

کارکنان شما که با پشت صحنه‌ی اودو کار می‌کنند؛ سطح دسترسی‌شان اپ به اپ تنظیم می‌شود.

کاربر پورتال (Portal)

مشتری یا تأمین‌کننده‌ای که فقط از پورتال، سندهای خودش را می‌بیند؛ مثل سفارش‌ها و فاکتورها. فقط می‌بیند و ویرایش نمی‌کند.

کاربر عمومی (Public)

بازدیدکننده‌ی وب‌سایت، بدون ورود.

کاربران داخلی هم یکی از این نقش‌ها (Role) را دارند. نقش سطح کلی دسترسی را مشخص می‌کند و جزئیاتش را گروه‌ها:

تعریف کاربر در اودو و ارسال دعوت‌نامه

1. به تنظیمات ‣ کاربران ‣ مدیریت کاربران Settings ‣ Users ‣ Manage Users بروید و «جدید» را بزنید.
2. نام و نشانی ایمیل کاربر را بنویسید؛ ایمیل همان نام ورود او می‌شود و دعوت‌نامه به آن می‌رود.
3. در زبانه‌ی «دسترسی‌ها» (Access Rights) برای هر اپ گروه دسترسی را انتخاب کنید. فقط اپ‌هایی در این فهرست هستند که روی پایگاه داده نصب شده‌اند.
4. ذخیره کنید. اودو خودکار دعوت‌نامه می‌فرستد و کاربر با کلیک روی پیوند آن، دعوت را می‌پذیرد و رمز ورودش را می‌سازد.

اگر کاربر هنوز دعوت را تأیید نکرده باشد، روی فرمش دکمه‌ی «ارسال دوباره‌ی دعوت‌نامه» (Re-send Invitation Email) دیده می‌شود.

سطح دسترسی در اودو برای هر اپ

سطح دسترسی (Access Rights) مشخص می‌کند هر کاربر چه چیزی را می‌بیند و ویرایش می‌کند. قاعده‌ی خوب این است که هر کس فقط دسترسی‌ای را داشته باشد که برای کارش لازم است؛ آن‌وقت چیزی را که نباید، پاک یا عوض نمی‌کند.

1. کاربر را از تنظیمات ‣ کاربران ‣ مدیریت کاربران Settings ‣ Users ‣ Manage Users باز کنید.
2. به زبانه‌ی «دسترسی‌ها» بروید. برای هر اپ یک فهرست کشویی هست.
3. سطح دسترسی را انتخاب کنید. گزینه‌ها در هر اپ فرق دارد، ولی رایج‌ترین‌ها این‌هاست: خالی (بدون دسترسی)، «کاربر: فقط سندهای خودش» (User: Own Documents)، «کاربر: همه‌ی سندها» (User: All Documents) و «مدیر» (Administrator).
4. در بخش «مدیریت» (Administration)، فیلد مدیریت را فقط برای مدیران سیستم روی «تنظیمات» یا «دسترسی‌ها» بگذارید و ذخیره کنید.

گروه دسترسی اودو و دسترسی‌های فنی

پشت هر انتخاب در زبانه‌ی دسترسی‌ها یک یا چند گروه (Group) هست. گروه مجموعه‌ای از مجوزهای یک اپ است که به عده‌ی زیادی از کاربران داده می‌شود. برای دیدن و تغییر گروه‌ها، اول حالت توسعه‌دهنده را روشن کنید.

دسترسی‌های فنی یک کاربر

در حالت توسعه‌دهنده، روی فرم کاربر زبانه‌ی «دسترسی‌های فنی» (Technical Access Rights) پیدا می‌شود. دو جدول دارد: «گروه‌های انتخاب‌شده» (Selected groups) که از انتخاب‌های زبانه‌ی دسترسی‌ها می‌آید، و «گروه‌هایی که خودکار اضافه شده‌اند» (Groups added automatically) که به ارث رسیده‌اند. مثلاً کسی که مدیر فروش است، خودکار مدیر پاسخ‌های آماده (Canned Responses) هم می‌شود.

• با «افزودن سطر» در جدول اول مجوز اضافه کنید و با آیکن حذف، برش دارید. برداشتن یک گروه ممکن است گروه‌های خودکار را هم تغییر دهد.
• مجوز سبز را مجوز دیگری از قبل داده است؛ مجوز قرمز با مجوز دیگری تعارض دارد و هر دو با هم فعال نمی‌شوند؛ مجوز مورب (italic) به ارث رسیده است.

ساختن و تغییر گروه

1. به تنظیمات ‣ کاربران و شرکت‌ها ‣ گروه‌ها Settings ‣ Users & Companies ‣ Groups بروید و «ایجاد» را بزنید، یا گروهی را باز کنید.
2. اپ (Application) و نام گروه را بنویسید. اگر گروه برای اشتراک داده با عده‌ای از کاربران است، «گروه اشتراک» (Share Group) را بزنید.
3. در زبانه‌ی «کاربران» اعضا را اضافه کنید. در «ارث‌بری» (Inherited) گروه‌هایی را بگذارید که اعضا خودکار عضوشان شوند.
4. در زبانه‌های «منوها» و «نماها» مشخص کنید گروه کدام منوها و نماها را می‌بیند.
5. در زبانه‌ی «دسترسی‌ها» برای هر مدل (Model) سطر بسازید و مشخص کنید اعضا بتوانند بخوانند (Read)، ویرایش کنند (Write)، بسازند (Create) یا حذف کنند (Delete).

مستندات اودو ۲۰ لایه‌ی دوم را با زبانه‌ی «قاعده‌های رکورد» (Record Rules) توضیح می‌دهد، ولی یادداشت‌های انتشار اودو ۲۰ می‌گوید قاعده‌های رکورد برداشته شده‌اند و دامنه مستقیم روی خود حق دسترسی تعریف می‌شود. این لایه با دامنه نوشته می‌شود و اشتباه در آن داده‌ها را از چشم کاربران پنهان می‌کند؛ بدون آشنایی با دامنه به آن دست نزنید.

کاربر پورتال برای مشتری و تأمین‌کننده

کاربر پورتال برای مشتری یا تأمین‌کننده‌ای است که می‌خواهد سفارش‌ها و فاکتورهای خودش را دنبال کند، فاکتور را بگیرد یا بپردازد، یا نشانی‌اش را به‌روز کند. سطح دسترسی پورتال از پیش تعیین شده و مدیر آن را انتخاب نمی‌کند.

1. اپ مخاطبان (Contacts) را باز کنید و مخاطب را پیدا کنید یا بسازید.
2. از منوی اقدام‌ها (Actions)، «دادن دسترسی پورتال» (Grant portal access) را انتخاب کنید.
3. در پنجره‌ی مدیریت دسترسی پورتال، ایمیلی را که مخاطب با آن وارد می‌شود بررسی کنید و «دادن دسترسی» (Grant Access) را بزنید.

اگر به یک شرکت دسترسی پورتال بدهید، همه‌ی مخاطبان آن شرکت دسترسی می‌گیرند و می‌توانید تک‌تکشان را بردارید. برای گرفتن دسترسی، همان پنجره را باز کنید و «لغو دسترسی» (Revoke Access) را بزنید.

رمز عبور و تأیید دومرحله‌ای

بازنشانی رمز عبور

• از صفحه‌ی ورود: این امکان به‌طور پیش‌فرض روشن است. خاموش و روشن کردنش در تنظیمات ‣ مجوزها ‣ بازنشانی رمز عبور Settings ‣ Permissions ‣ Password Reset است. کاربر روی «بازنشانی رمز» می‌زند و پیوند به ایمیلش می‌رود.
• از طرف مدیر: در تنظیمات ‣ کاربران و شرکت‌ها ‣ کاربران Settings ‣ Users & Companies ‣ Users کاربر را باز کنید و «ارسال راهنمای بازنشانی رمز» (Send Password Reset Instructions) را بزنید.
• تغییر مستقیم: روی فرم کاربر از منوی اقدام‌ها «تغییر رمز» (Change Password) را بزنید و رمز تازه را بنویسید.

برای اجبار حداقل طول رمز، ماژول سیاست رمز عبور (auth_password_policy) را نصب کنید و در بخش مجوزهای تنظیمات، «حداقل طول رمز» را بنویسید؛ پیش‌فرض ۸ نویسه است.

تأیید دومرحله‌ای (2FA)

با تأیید دومرحله‌ای، کسی که رمز را دارد بدون برنامه‌ی تأیید (Authenticator) روی گوشی کاربر نمی‌تواند وارد شود.

1. یک برنامه‌ی تأیید روی گوشی نصب کنید؛ مثل Google Authenticator یا Microsoft Authenticator.
2. در اودو روی تصویر پروفایل بالای صفحه بزنید، «ترجیحات من» (My Preferences) و بعد زبانه‌ی «امنیت» (Security) را باز کنید و «فعال‌سازی 2FA» را بزنید.
3. رمز عبور را برای تأیید دوباره وارد کنید. کد QR را با برنامه‌ی تأیید اسکن کنید.
4. کدی را که برنامه نشان می‌دهد در «کد تأیید» بنویسید و تأیید دومرحله‌ای را فعال کنید.

برای اجباری کردنش برای همه، در بخش مجوزهای تنظیمات «اجبار تأیید دومرحله‌ای» (Enforce two-factor authentication) را بزنید و بین «فقط کارکنان» و «همه‌ی کاربران» انتخاب کنید؛ گزینه‌ی دوم کاربران پورتال را هم شامل می‌شود.

غیرفعال کردن کاربر به‌جای حذف

وقتی همکاری از شرکت رفت، مستندات اودو راه غیرفعال کردن (بایگانی) را پیش می‌گذارد. کاربر بایگانی‌شده دیگر وارد نمی‌شود، ولی نامش روی سندهایی که ساخته باقی می‌ماند.

1. به تنظیمات ‣ کاربران ‣ مدیریت کاربران Settings ‣ Users ‣ Manage Users بروید.
2. کنار کاربر یا کاربرانی که می‌خواهید غیرفعال کنید تیک بزنید.
3. از منوی اقدام‌ها «بایگانی» (Archive) را بزنید و در پنجره‌ی تأیید «باشه» را بزنید.

زبان کاربر و چند شرکت روی فرم کاربر

زبان

زبان اول هنگام ساختن پایگاه داده انتخاب می‌شود. برای افزودن زبان دیگر، در تنظیمات بخش «زبان‌ها» (Languages) «افزودن زبان» (Add Languages) را بزنید، زبان را انتخاب کنید و «افزودن» را بزنید.

• هر کاربر زبان خودش را از تصویر پروفایل بالای صفحه، «پروفایل من» (My profile)، فیلد «زبان» عوض می‌کند.
• مدیر زبان کاربر دیگر را از تنظیمات ‣ کاربران ‣ مدیریت کاربران Settings ‣ Users ‣ Manage Users، فرم کاربر، زبانه‌ی «ترجیحات» (Preferences) عوض می‌کند. ایمیل‌ها و سندها هم به همین زبان برای کاربر فرستاده می‌شوند.

دسترسی به چند شرکت

اگر پایگاه داده‌ی شما چند شرکت دارد، در زبانه‌ی دسترسی‌ها، بخش «نقش‌ها» (Roles)، فیلد «شرکت‌ها» (Companies) شرکت‌هایی را که کاربر می‌بیند و «شرکت پیش‌فرض» (Default Company) شرکتی را که هنگام ورود انتخاب می‌شود تعیین می‌کند. تنظیم نادرست این دو، رفتار ناهمسان بین شرکت‌ها می‌سازد؛ جزئیاتش در آموزش چند شرکتی آمده است.

یک مثال ایرانی

یک شرکت پخش دارو با ۲۵ نفر در تهران را در نظر بگیرید. حسابدار در حسابداری «مدیر» است و در فروش فقط «کاربر: همه‌ی سندها». فروشنده‌ها در فروش «کاربر: فقط سندهای خودش» هستند تا مشتری‌های همکارانشان را نبینند. انباردارها نقش سبک دارند و فقط اسکن بارکد می‌کنند. داروخانه‌های طرف قرارداد کاربر پورتال می‌شوند و فاکتورهایشان را خودشان می‌بینند. همه با زبان فارسی و منطقه‌ی زمانی Asia/Tehran کار می‌کنند و تأیید دومرحله‌ای برای کارکنان اجباری است. وقتی یکی از فروشنده‌ها از شرکت می‌رود، مدیر کاربرش را بایگانی می‌کند؛ سفارش‌هایی که ثبت کرده با نام خودش در سابقه می‌ماند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی سطح دسترسی در اودو