چند شرکتی در اودو ۲۰: شرکت، شعبه و رکوردهای مشترک

شرکت، شعبه و چند شرکتی در اودو

سه مفهوم را از هم جدا کنید، چون تصمیم اصلی این آموزش انتخاب بین آن‌هاست:

شرکت (Company)

یک واحد کسب‌وکار مستقل، با هویت حقوقی، سوابق مالی و تنظیمات کاری خودش.

شعبه (Branch)

زیرمجموعه‌ای از یک شرکت، مثل دفتر یک شهر یا یک واحد، که زیر شرکت والد کار می‌کند. شعبه می‌تواند شعبه‌های خودش را داشته باشد.

چند شرکتی (Multi-company)

چند شرکت در یک پایگاه داده؛ بعضی داده‌ها مشترک و بعضی جدا، با گزارش جمعی بدون جابه‌جایی بین برنامه‌ها.

قاعده‌ی مستندات اودو روشن است: شرکت تابعه‌ی مستقل را شرکت جدا بسازید، نه شعبه. شعبه برای بخشی از همان شرکت است که تنظیمات حسابداری‌اش را از والد می‌گیرد.

ساختن شرکت در اودو

1. اپ تنظیمات را باز کنید و در بخش شرکت‌ها «مدیریت شرکت‌ها» (Manage Companies) را بزنید؛ یا به تنظیمات ‣ کاربران و شرکت‌ها ‣ شرکت‌ها Settings ‣ Users & Companies ‣ Companies بروید.
2. «جدید» را بزنید.
3. نام شرکت، نشانی، شناسه‌ی مالیاتی (Tax ID)، شماره‌ی ثبت (Company ID) اگر با شناسه‌ی مالیاتی فرق دارد، واحد پول، تلفن، ایمیل، وب‌سایت، دامنه‌ی ایمیل و رنگ را پر کنید. اگر شناسه‌ی دیگری هم لازم است، آیکن + کنار فیلد شناسه‌ی مالیاتی را بزنید و نوعش را اضافه کنید.
4. لوگو را بارگذاری کنید و ذخیره کنید.

بعد از ساختن شرکت، کاربرانش را تعریف کنید و قالب سندها (Document layout) را برایش تنظیم کنید. فیلدهای اطلاعات عمومی شرکت بسته به بومی‌سازی مالی کشور فرق می‌کند.

شرکتی را که دیگر لازم ندارید حذف نکنید؛ از فهرست شرکت‌ها انتخابش کنید و از منوی اقدام‌ها «بایگانی» (Archive) را بزنید.

شعبه در اودو

1. اول شرکت والد را بسازید.
2. از تنظیمات ‣ کاربران و شرکت‌ها ‣ شرکت‌ها Settings ‣ Users & Companies ‣ Companies فرم شرکت والد را باز کنید.
3. در زبانه‌ی «شعبه‌ها» (Branches) «افزودن سطر» را بزنید و اطلاعات عمومی شعبه را در پنجره‌ی ساخت شعبه پر کنید.
4. برای سطح پایین‌تر، در زبانه‌ی شعبه‌های همان شعبه‌ی تازه دوباره «افزودن سطر» را بزنید.

شعبه به والدش وصل است، ولی می‌تواند نشانی و لوگوی خودش را داشته باشد. جز تنظیمات حسابداری که از والد به ارث می‌رسد، بقیه‌ی تنظیمات را باید برای هر شعبه جدا انجام دهید؛ برای همین هر شعبه می‌تواند فهرست قیمت، برنامه‌ی وفاداری یا محل انبار خودش را داشته باشد. گزارش‌ها هم برای والد به‌تنهایی یا همراه شعبه‌هایش گرفته می‌شوند.

انتخاب‌گر شرکت و جابه‌جایی بین شرکت‌ها

کاربری که به چند شرکت دسترسی دارد، با انتخاب‌گر شرکت (Company selector) بینشان جابه‌جا می‌شود:

1. روی انتخاب‌گر شرکت در گوشه‌ی بالای صفحه بزنید.
2. در فهرست کشویی، کنار شرکت‌هایی که می‌خواهید هم‌زمان ببینید تیک بزنید.
3. شرکت پررنگ، شرکت فعال فعلی است. برای عوض کردنش، روی نام شرکت دیگر در همان فهرست بزنید.

انتخاب شرکت والد همه‌ی شعبه‌هایش را هم با خودش انتخاب می‌کند؛ انتخاب یک شعبه فقط همان شعبه را. سند تازه، مثل پیش‌فاکتور یا فاکتور، همیشه به نام شرکت فعال ساخته می‌شود.

دسترسی کاربر به شرکت‌ها

1. به تنظیمات ‣ کاربران ‣ مدیریت کاربران Settings ‣ Users ‣ Manage Users بروید و کاربر را باز کنید.
2. در زبانه‌ی «دسترسی‌ها» (Access Rights)، بخش «نقش‌ها» (Roles)، در فیلد «شرکت‌ها» (Companies) شرکت‌هایی را که کاربر می‌بیند انتخاب کنید.
3. در «شرکت پیش‌فرض» (Default Company) شرکتی را بگذارید که هنگام ورود خودکار انتخاب شود. فقط یک شرکت پیش‌فرض ممکن است.

دیدن یک شرکت به معنای اختیار کامل در آن نیست؛ آنچه کاربر در هر شرکت می‌تواند بکند، همچنان با سطح دسترسی‌اش تعیین می‌شود. با شعبه‌ها هم همین‌طور است: کاربر را می‌شود به یک شعبه محدود کرد، و مدیری که به والد دسترسی دارد همه‌ی شعبه‌ها را اداره می‌کند.

رکوردهای مشترک و رکوردهای جدا

کلید همه‌چیز فیلد «شرکت» (Company) روی رکورد است. اگر خالی باشد، رکورد برای همه‌ی شرکت‌ها دیده می‌شود؛ اگر شرکتی در آن باشد، فقط کاربرانی که در همان شرکت هستند آن را می‌بینند.

معامله‌ی بین‌شرکتی (Inter-company)

وقتی یک شرکت در همان پایگاه داده به شرکت دیگر کالا یا خدمت می‌فروشد، اودو می‌تواند سند طرف مقابل را خودکار بسازد. برای این کار محصولات بین دو شرکت مشترک‌اند.

1. شرکت موردنظر را در انتخاب‌گر شرکت فعال کنید.
2. در اپ تنظیمات، بخش شرکت‌ها، «معامله‌های بین‌شرکتی» (Inter-Company Transactions) را روشن کنید.
3. مشخص کنید چه چیزی خودکار ساخته شود: «ساخت قبض خرید» وقتی شرکت دیگر برای این شرکت فاکتور تأیید می‌کند (با انتخاب دفتر خرید)، «ساخت سفارش فروش» وقتی شرکت دیگر از این شرکت سفارش خرید تأیید می‌کند، و «ساخت سفارش خرید» وقتی شرکت دیگر به این شرکت سفارش فروش تأیید می‌کند.
4. در «ساخت به‌صورت» (Create as) بین «پیش‌نویس» و «تأییدشده» انتخاب کنید و ذخیره کنید. این را برای هر شرکت درگیر تکرار کنید.

با حالت توسعه‌دهنده گزینه‌ی «همگام‌سازی انتقال‌ها از سفارش فروش و خرید» هم پیدا می‌شود که ارسال یک شرکت را به دریافت شرکت دیگر وصل می‌کند. کالا را بدون سفارش بین‌شرکتی هم می‌شود جابه‌جا کرد؛ مثلاً روی سفارش فروش، انبار شرکت دیگر را انتخاب کنید تا سفارش از آنجا ارسال شود.

تسویه‌ی بین‌شرکتی

اگر مشتری فاکتور شرکت الف را به شرکت ب بپردازد، اودو می‌تواند فاکتور را در شرکت الف تسویه کند و سندهای بدهی و طلب بین دو شرکت را خودکار بزند. برای این کار ماژول account_payment_interco را نصب کنید، معامله‌ی بین‌شرکتی را در هر دو شرکت روشن کنید و در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Accounting ‣ Configuration ‣ Settings، بخش حساب‌های پیش‌فرض، دفتر و حساب‌های پرداختنی و دریافتنی تسویه را برای هر شرکت تعریف کنید.

چند شرکت لازم دارید یا نه؟

چند شرکتی پیچیدگی می‌آورد و همیشه جواب درست نیست. مستندات اودو دو نمونه می‌آورد: زنجیره‌ای که در دو کشور با دو قانون مالیاتی و دو واحد پول کار می‌کند به چند شرکتی نیاز دارد. اما تولیدی کوچکی که فقط یک خط محصول تازه راه انداخته، به‌جای شرکت تازه بهتر است از حسابداری تحلیلی و چند انبار استفاده کند.

• شخص حقوقی جدا: شرکت جدا.
• دفتر یا فروشگاه دیگر از همان شخص حقوقی: شعبه.
• فقط می‌خواهید سود یک خط محصول یا پروژه را جدا ببینید: حسابداری تحلیلی، نه شرکت تازه.

یک مثال ایرانی

یک گروه صنایع غذایی دو شرکت ثبت‌شده دارد: یک تولیدی در قزوین و یک شرکت بازرگانی در تهران که محصولات تولیدی را پخش می‌کند. بازرگانی دو دفتر فروش در تبریز و مشهد هم دارد. در اودو دو شرکت ساخته می‌شود، هر کدام با کد اقتصادی، اتصال مودیان و سال مالی شمسی خودش، و دو دفتر تبریز و مشهد شعبه‌های شرکت بازرگانی می‌شوند با فهرست قیمت جدا. محصولات مشترک‌اند، ولی بهای تمام‌شده‌ی هر شرکت جداست. معامله‌ی بین‌شرکتی روشن است: وقتی بازرگانی سفارش خرید تأیید می‌کند، سفارش فروش در تولیدی خودکار ساخته می‌شود و فاکتور تولیدی، قبض خرید بازرگانی را می‌سازد. حسابدار گروه به هر دو شرکت دسترسی دارد و گزارش جمعی می‌گیرد؛ فروشنده‌ی تبریز فقط شعبه‌ی خودش را می‌بیند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی چند شرکتی در اودو