حضور و غیاب اودو ۲۰: ورود و خروج، کیوسک، اضافه‌کار و گزارش‌ها

حضور و غیاب اودو چیست؛ چند اصطلاح پایه

اپ حضور و غیاب اودو یک ساعت ثبت تردد است. مدیرها می‌بینند چه کسی سر کار است، ساعت کار همه را گزارش می‌گیرند و می‌فهمند چه کسی اضافه‌کار دارد یا زودتر از موعد می‌رود. پیش از شروع:

ورود و خروج (Check in / Check out)

ثبت شروع و پایان کار؛ هر جفت ورود و خروج یک رکورد حضور می‌سازد.

کیوسک (Kiosk)

یک رایانه، تبلت یا گوشی که فقط برای ثبت تردد کنار در گذاشته شده است؛ برای کارمندانی که کاربر اودو نیستند.

اضافه‌کار (Extra Hours / Overtime)

ساعتی که بیشتر از ساعت کاری کارمند ثبت شده و طبق قاعده‌ها حساب می‌شود.

تأییدکننده (Approver)

کسی که ترددها و اضافه‌کار یک کارمند را بررسی می‌کند؛ روی پرونده‌ی کارمند مشخص می‌شود.

دسترسی‌ها و تأییدکننده‌ی حضور و غیاب

دسترسی هر کاربر را در تنظیمات ‣ کاربران و شرکت‌ها ‣ کاربران Settings ‣ Users & Companies ‣ Users، بخش منابع انسانی، ببینید. برای حضور و غیاب سه سطح هست:

تأییدکننده را روی پرونده‌ی کارمند، زبانه‌ی تنظیمات، بخش تأییدکننده‌ها و فیلد «حضور و غیاب» (Attendance) انتخاب کنید. تأییدکننده بدون دسترسی مدیر هم ترددهای همان کارمندان را در داشبورد و گزارش‌ها می‌بیند و اصلاح می‌کند.

تنظیمات: حالت‌های ثبت و ساعت اضافه

همه‌ی تنظیمات در حضور و غیاب ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Attendances ‣ Configuration ‣ Settings است. گزینه‌هایی که آیکن ساختمان دارند، برای هر شرکت جدا تنظیم می‌شوند.

حالت‌ها (Modes)

• حضور از داخل اودو (Attendances from Backend): کاربران از داخل اودو ورود و خروج بزنند. اگر خاموش باشد، فقط کیوسک کار می‌کند.
• خروج خودکار (Automatic Check-Out): کسی که خروج را فراموش کرده، بعد از پایان ساعت کاری و گذشت «تلورانس» (Tolerance) خودکار خارج می‌شود؛ مثلاً با تلورانس دو ساعت، کسی که ساعت کارش ۱۷ تمام می‌شود ساعت ۱۹ خارج می‌شود.
• مدیریت غیبت (Absence Management): غیبت‌هایی که درخواست مرخصی ندارند در گزارش حضور ثبت می‌شوند. برای برنامه‌ی کاری شناور کار نمی‌کند.

ساعت اضافه (Extra Hours)

• تلورانس به نفع شرکت: دقیقه‌هایی که اگر اضافه‌کار کمتر از آن باشد، حساب نمی‌شود.
• تلورانس به نفع کارمند: دقیقه‌هایی که اگر کسری کمتر از آن باشد، کارمند جریمه نمی‌شود و روز کامل حساب می‌شود.
• تأیید ساعت اضافه (Extra Hours Validation): «تأیید خودکار» (Automatically Approved) یا «تأیید با مدیر» (Approved by Manager).
• نمایش ساعت اضافه: هنگام خروج در کیوسک یا داخل اودو، اضافه‌کار ثبت‌شده به کارمند نشان داده می‌شود.

اضافه‌کار تأییدشده را می‌شود از درخواست مرخصی تأییدشده کم کرد؛ این را در نوع مرخصی تنظیم کنید (مرخصی در اودو).

ورود و خروج از داخل اودو

برای شرکت کوچکی که همه‌ی کارمندانش کاربر اودو هستند، ساده‌ترین راه همین است و به باز کردن اپ حضور و غیاب هم نیازی نیست:

1. گوشه‌ی بالای اودو، در هر اپی که هستید، روی دایره‌ی رنگی بزنید. قرمز یعنی وارد نشده‌اید و سبز یعنی وارد شده‌اید.
2. دکمه‌ی سبز «ورود» (Check in) را بزنید. دایره سبز می‌شود و دکمه به «خروج» (Check out) تغییر می‌کند.
3. آخر کار همان دایره را بزنید و «خروج» را بزنید. «جمع امروز» (Total today) ساعت ثبت‌شده‌ی روز را نشان می‌دهد.

هنگام ورود و خروج از داخل اودو، نشانی IP و مختصات GPS کاربر هم ثبت می‌شود؛ GPS فقط اگر کاربر اجازه‌ی دسترسی به موقعیت را داده باشد. تعداد ورود و خروج در روز محدودیتی ندارد.

حالت کیوسک: ورود با کارت، RFID و کد PIN

کارمندی که کاربر اودو نیست، باید از کیوسک ورود بزند. هر دستگاهی با مرورگر کیوسک می‌شود: رایانه، تبلت یا گوشی اندروید و iOS.

تنظیم کیوسک

1. در حضور و غیاب ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Attendances ‣ Configuration ‣ Settings «حالت کیوسک» (Kiosk Mode) را انتخاب کنید: بارکد/RFID، بارکد/RFID و انتخاب دستی، یا فقط انتخاب دستی. برای بارکد لازم نیست اپ بارکد نصب باشد.
2. در «منبع بارکد» (Barcode Source) بگویید بارکد با اسکنر جدا خوانده شود یا با دوربین جلو یا عقب دستگاه.
3. در «زمان نمایش» (Display Time) بگویید پیام خوش‌آمد چند ثانیه روی صفحه بماند.
4. اگر «شناسایی با کد PIN کارمند» (Employee PIN Identification) را بزنید، کارمند بعد از انتخاب نامش باید کد PIN را هم وارد کند.
5. ذخیره کنید.

روشن کردن کیوسک

دو راه هست: در اپ حضور و غیاب از منوی بالا «حالت کیوسک» را بزنید (دستگاه از اودو خارج می‌شود و کیوسک می‌شود)، یا نشانی «Attendance Kiosk Url» را در تنظیمات روی هر دستگاهی باز کنید. برای برگشتن به اودو از کیوسک، باید دوباره وارد شوید.

ورود و خروج در کیوسک

• کارت (Badge): روی «Scan your badge» بزنید و بارکد کارت را جلوی دوربین یا اسکنر بگیرید.
• RFID: تگ یا کارت RFID را روی کارت‌خوان بگیرید.
• دستی: «Identify Manually» را بزنید، نام خودتان را جست‌وجو کنید یا از فهرست دپارتمان‌ها پیدا کنید و روی آن بزنید؛ اگر PIN روشن باشد، کد را وارد کنید.

بعد از هر ورود، پیام «Welcome» با تاریخ و ساعت، و بعد از هر خروج پیام «Goodbye» با جمع ساعت‌های امروز می‌آید.

کارت و سخت‌افزار

کارت هر کارمند را در زبانه‌ی تنظیمات پرونده‌اش با «Generate» و «Print Badge» بسازید؛ کارت عکس، نام، سمت، لوگوی شرکت و بارکد دارد و با هر چاپگر حرارتی یا جوهرافشان چاپ می‌شود. بیشتر اسکنرهای بارکد USB و بلوتوث با کیوسک کار می‌کنند و برای اسکنر و کارت‌خوان RFID جعبه‌ی IoT لازم نیست. برای آموزش کارمندان، صفحه‌ی حضور و غیاب ‣ پیکربندی ‣ آشنایی Attendances ‣ Configuration ‣ Onboarding سه روش ورود را نشان می‌دهد؛ دقت کنید ورودهایی که آنجا زده می‌شوند واقعاً ثبت می‌شوند.

قواعد اضافه کار در اودو

اضافه‌کار با مجموعه‌قاعده (Ruleset) حساب می‌شود و اودو هیچ مجموعه‌قاعده‌ی آماده‌ای ندارد؛ همه را باید بسازید. به حضور و غیاب ‣ پیکربندی ‣ مجموعه‌قاعده‌های اضافه‌کار Attendances ‣ Configuration ‣ Overtime Rulesets بروید و «جدید» را بزنید:

1. نام مجموعه‌قاعده، توضیح و کشور را بنویسید.
2. «شیوه‌ی ترکیب نرخ» (Rate Combination Mode) را انتخاب کنید: «بیشترین نرخ» (Maximum Rate) که فقط بالاترین نرخ را می‌گیرد، یا «جمع همه‌ی نرخ‌ها» (Sum of all rates) که بخش اضافه‌ی همه‌ی نرخ‌ها را روی هم می‌گذارد.
3. در زبانه‌ی قاعده‌ها با «Add a line» هر قاعده را بسازید. شرط قاعده یا مقدار (Quantity) است، یعنی ساعت کار روز یا هفته بیشتر از ساعت قرارداد یا یک مقدار مشخص باشد؛ یا زمان (Timing)، یعنی کار در روز کاری بیرون از یک بازه‌ی ساعت، کار در روز غیرکاری، کار در روزی که کارمند برنامه‌ی کار ندارد، یا کار بیرون از یک برنامه‌ی کاری مشخص.
4. برای هر قاعده تلورانس به نفع کارفرما و به نفع کارمند را به‌صورت ساعت:دقیقه بگذارید.
5. در بخش اقدام (Action) بگویید اضافه‌کار پرداخت شود (Pay extra hours، با درصد نرخ) یا به‌جای پول به مرخصی تبدیل شود (Give back as time off).

در اودو ۲۰ گزینه‌ی تعطیل رسمی هم در مجموعه‌قاعده‌ها آمده تا نرخ کار در تعطیلات رسمی جدا حساب شود، و کارمند تازه با یک دکمه‌ی هوشمند به مجموعه‌قاعده وصل می‌شود.

تأیید اضافه‌کار و اصلاح ترددها

ترددهایی که تأیید لازم دارند در حضور و غیاب ‣ مدیریت Attendances ‣ Management جمع می‌شوند. فیلترهای پیش‌فرض «برای تأیید» و «کارمندان فعال» است و هر سطر ورود، خروج، ساعت کار، اضافه‌کار انجام‌شده و اضافه‌کار تأییدشده را نشان می‌دهد.

• تأیید یا رد: با دکمه‌های «Approve» و «Refuse» آخر هر سطر.
• تأیید بخشی از اضافه‌کار: رکورد را باز کنید، در زبانه‌ی جزئیات اضافه‌کار (Overtime Details) مقدار «Extra Hours (encoded)» را به ساعت:دقیقه اصلاح کنید و «Approve» را بزنید.
• تبدیل اضافه‌کار به مرخصی: در همان زبانه گزینه‌ی «Compensable as Time Off» را بزنید و تأیید کنید.

فیلد «روش» (Mode) روی هر رکورد می‌گوید تردد چطور ثبت شده: کیوسک، داخل اودو (Systray) یا دستی. این فیلد قابل ویرایش نیست، و برای ترددهای داخل اودو نشانی IP هم کنارش هست.

تردد فراموش‌شده و خطادار

کارمند نمی‌تواند برای گذشته تردد بسازد. مسئول حضور و غیاب در حضور و غیاب ‣ نمای کلی ‣ داشبورد Attendances ‣ Overview ‣ Dashboard «جدید» را می‌زند، کارمند و ساعت ورود و خروج را وارد می‌کند و ذخیره می‌کند. اضافه‌کار در این فرم صفر است تا تأیید شود.

تردد قرمز یعنی خطا: کسی که ورود زده و ۲۴ ساعت خروج نزده، یا یک دوره‌ی کار بیش از ۱۶ ساعت. روی آن بزنید، ورود یا خروج را اصلاح کنید یا حذفش کنید؛ بعد از اصلاح خاکستری می‌شود.

نمای کلی، فیلترها و جزئیات هر تردد

صفحه‌ی اول اپ، نمای کلی (Overview) است: ترددهای امروز به تفکیک ساعت، با ساعت کاری هر نفر سفید و بقیه‌ی ساعت‌ها خاکستری. رنگ هر تردد وضعیتش را می‌گوید: خاکستری کامل شده، سبز هنوز خروج نزده، قرمز خطا دارد. بازه را می‌شود روز، هفته، ماه، فصل یا سال کرد.

چند فیلتر و گروه‌بندی پرکاربرد:

• سر کار (At Work): پیش از بستن ساختمان در شب، یا برای سرشماری.
• خروج خودکار (Automatically Checked-Out): پیدا کردن کسانی که مدام خروج را فراموش می‌کنند.
• کارمندان فعال یا بایگانی‌شده: برای بررسی سابقه‌ی کارمندان رفته.
• گروه‌بندی با دپارتمان، مدیر یا روش ثبت: مقایسه‌ی تیم‌ها، و پیدا کردن خرابی دستگاه وقتی ترددهای یک روش ناگهان کم می‌شود.

با باز کردن هر تردد و زدن آیکن بزرگ‌نمایی، جزئیات ورود و خروج دیده می‌شود: روش، نشانی IP، مرورگر، شهر و کشور نشانی IP و مختصات GPS با دکمه‌ی دیدن روی نقشه.

گزارش حضور و غیاب: اضافه‌کار و غیبت

از منوی بالا «گزارش‌ها» (Reporting) را بزنید. گزارش پیش‌فرض یک جدول پیوت از سه ماه گذشته است، با کارمندان در سطرها و ماه‌ها در ستون‌ها:

• اضافه‌کار یک ماه: گروه‌بندی پیش‌فرض را بردارید، از پنل جست‌وجو ماه را انتخاب کنید، در «Measures» ساعت کار و ساعت مورد انتظار را بردارید و ستون اختلاف را مرتب کنید.
• غیبت: فقط «اختلاف» را نگه دارید، سطرها را با کارمند بچینید و مرتب کنید؛ بیشترین عدد منفی یعنی کمترین کارکرد.
• کسری ساعت و مرخصی: گزارش حضور و غیاب ‣ گزارش‌ها ‣ دفتر کسری و مرخصی Attendances ‣ Reporting ‣ Time Off Ledger روزهایی از دو ماه گذشته را نشان می‌دهد که ساعت کار کمتر از مورد انتظار بوده، کنار مرخصی تأییدشده‌ی همان روز. یا تردد فراموش شده، یا درخواست مرخصی ثبت یا تأیید نشده است.

در اودو ۲۰ گزارش تازه‌ی تحلیل اضافه‌کار هم هست که نشان می‌دهد کدام قاعده روی هر اضافه‌کار اعمال شده است.

اتصال دستگاه حضور و غیاب به اودو

اتصال‌هایی که اودو اعلام کرده محدود است. در مستندات اودو ۲۰ اتصال به نرم‌افزار ZKTeco BioTime آمده، و در یادداشت‌های انتشار اتصال مستقیم دستگاه‌های eSSL و Mantra.

اتصال ZKTeco BioTime

1. در اپ‌ها فیلتر پیش‌فرض را بردارید، «ZKTeco» را جست‌وجو و ماژول «Attendances ZKTeco BioTime» را نصب کنید.
2. در حضور و غیاب ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Attendances ‣ Configuration ‣ Settings، بخش ZKTeco BioTime، نام شرکت روی سرور، نشانی سرور، ایمیل و رمز، بازه‌ی دریافت تراکنش‌ها و بازه‌ی جست‌وجوی ورود باز را وارد کنید. ذخیره کنید و «Test Connection» را بزنید.
3. روی پرونده‌ی هر کارمند، «ZKTeco Employee ID» را با شناسه‌ی او در BioTime پر کنید.
4. تراکنش‌ها را در حضور و غیاب ‣ نمای کلی ‣ تراکنش‌های ZKTeco Attendances ‣ Overview ‣ ZKTeco Transactions ببینید. هر ۱۲ ساعت خودکار دریافت می‌شوند و با «Fetch» دستی هم می‌شود. با «Process» به رکورد حضور تبدیل می‌شوند و اگر خطا داشتند، دلیلش در «Processing Note» می‌آید.

یک مثال ایرانی

یک کارگاه تولید پوشاک در مشهد با شصت کارگر و ده کارمند اداری را در نظر بگیرید. کنار در ورودی یک تبلت روی پایه‌ی دیواری نصب شده، با یک کارت‌خوان RFID؛ حالت کیوسک «بارکد/RFID و انتخاب دستی» است و کد PIN روشن است تا کسی جای دیگری ورود نزند. کارمندان اداری کاربر اودو هستند و از داخل اودو ورود می‌زنند؛ مدیر در جزئیات تردد می‌بیند ورود از IP شبکه‌ی کارگاه بوده یا نه.

برنامه‌ی کاری از شنبه تا چهارشنبه کامل و پنجشنبه نیمه‌وقت است و جمعه تعطیل. مجموعه‌قاعده‌ی اضافه‌کار دو قاعده دارد: کار بیشتر از ساعت قرارداد در روز، و کار در روز غیرکاری؛ نرخ‌ها طبق قانون کار و آیین‌نامه‌ی کارگاه است و تأیید اضافه‌کار «با مدیر». آخر هر ماه سرپرست تولید ترددهای خطادار را اصلاح می‌کند، اضافه‌کار هر نفر را در صفحه‌ی مدیریت تأیید می‌کند و حسابدار گزارش حضور را با ماه شمسی برای حقوق برمی‌دارد.

پرسش‌های رایج درباره‌ی حضور و غیاب اودو