ارزیابی عملکرد در اودو ۲۰: از برنامه‌ی ارزیابی تا امتیاز نهایی و رشد مهارت

ارزیابی عملکرد در اودو؛ چرخه در یک نگاه

هر ارزیابی در اودو چهار گام دارد:

1. خودارزیابی کارمند: کارمند نیمه‌ی خودش از قالب را پر می‌کند و مهارت‌هایش را به‌روز می‌کند. پاسخ‌ها تا وقتی خودش نخواهد، از مدیر پنهان است.
2. بازخورد مدیر: هم‌زمان مدیر هدف‌ها را مرور می‌کند، در صورت نیاز از همکاران نظر می‌خواهد و نیمه‌ی مدیر را پر می‌کند.
3. جلسه‌ی ارزیابی: مدیر و کارمند هر دو بخش را با هم مرور می‌کنند، تغییر مهارت‌ها را تأیید و قدم‌های بعدی را توافق می‌کنند.
4. امتیاز و بستن: مدیر امتیاز نهایی می‌دهد، در صورت نیاز یادداشت خصوصی می‌گذارد و ارزیابی را انجام‌شده می‌کند.

ارزیاب (Appraiser)

کسی که نیمه‌ی مدیر را پر می‌کند؛ پیش‌فرض مدیر کارمند است و می‌شود چند ارزیاب گذاشت.

قالب ارزیابی (Appraisal Template)

پرسش‌های دو نیمه‌ی ارزیابی: بازخورد کارمند و بازخورد مدیر.

مقیاس ارزیابی (Evaluation Scale)

گزینه‌های امتیاز نهایی، مثل «در حد انتظار» یا «نیازمند بهبود».

زمان‌بندی ارزیابی: برنامه‌ی خودکار یا دستی

برنامه‌ی ارزیابی (Appraisals Plan)

در ارزیابی ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Appraisals ‣ Configuration ‣ Settings، بخش برنامه‌ی ارزیابی تعیین می‌کند ارزیابی‌ها هر چند وقت ساخته شوند. پیش‌فرض اودو این است: اولین ارزیابی شش ماه بعد از استخدام، دومی شش ماه بعد از آن، و از آن به بعد سالی یک‌بار. عددها را به ماه عوض کنید.

اگر تیک «خودکارسازی ارزیابی‌ها» (Appraisals Automation) را بزنید، اودو ارزیابی‌ها را طبق همین برنامه هم می‌سازد و هم تأیید می‌کند.

ساختن دستی ارزیابی

1. اپ ارزیابی را باز کنید و «جدید» (New) را بزنید؛ مثلاً پیش از ارتقا یا انتقال کارمند به دپارتمان دیگر.
2. در «کارمند مورد ارزیابی» (Employee to review) کارمند را انتخاب کنید. ارزیاب‌ها (Appraisers) با مدیرش پر می‌شوند و شغل و دپارتمان از پرونده‌اش می‌آیند.
3. «تاریخ ارزیابی» (Appraisal Date) پیش‌فرض یک ماه بعد است؛ در صورت نیاز عوضش کنید. قالب (Template) را هم انتخاب کنید.
4. «تأیید» (Confirm) را بزنید. کارمند و ارزیاب‌ها خبر می‌گیرند و می‌توانند فرم را پر کنند. حالا دو فیلد تازه پیدا می‌شود: «شغل هدف» (Target Job) و «امتیاز نهایی» (Final Rating).

قالب ارزیابی و قالب جدا برای هر دپارتمان

اودو یک قالب پیش‌فرض (Default) دارد که برای همه‌ی کارمندان کار می‌کند. نیمه‌ی کارمند سه بخش دارد: «کار من» (My work)، «آینده‌ی من» (My future) و «احساس من» (My feelings). نیمه‌ی مدیر هم سه بخش دارد: «بازخورد» (Feedback)، «ارزیابی» (Evaluation) با امتیاز ستاره‌ای برای مقاومت در برابر فشار، مدیریت زمان، کار تیمی، استقلال و پیش‌قدمی، و «بهبود» (Improvements) با اقدام‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت.

1. به ارزیابی ‣ پیکربندی ‣ قالب‌های ارزیابی Appraisals ‣ Configuration ‣ Appraisal Templates بروید.
2. برای ویرایش، قالب Default را باز کنید و پرسش‌ها را با ویرایشگر متن تغییر دهید.
3. برای قالب تازه «جدید» را بزنید، یا قالب پیش‌فرض را باز کنید و از آیکن چرخ‌دنده (Actions) گزینه‌ی «تکثیر» (Duplicate) را بزنید، نامش را عوض کنید و پرسش‌ها را تغییر دهید.

قالب جدا برای گروه‌های متفاوت کارکنان به کار می‌آید؛ مستندات اودو شرکت تعمیر لوازم خانگی را مثال می‌زند که برای کارمندان دفتر و تکنسین‌های اعزامی دو قالب جدا دارد.

خودارزیابی کارمند و بازخورد مدیر

1. کارمند بعد از تأیید ارزیابی ایمیل می‌گیرد. از پیوند ایمیل، یا از اپ ارزیابی و کارت ارزیابی، فرم را باز می‌کند.
2. کارمند نیمه‌ی «بازخورد کارمند» (Employee's Feedback) را پر می‌کند و مهارت‌هایش را به‌روز می‌کند.
3. وقتی تمام شد، کلید خاکستری «خصوصی» (Private) را می‌زند. متن کلید سبز و «به اشتراک با ارزیاب‌ها» (Shared to Appraisers) می‌شود و حالا مدیر پاسخ‌ها را می‌بیند.
4. هم‌زمان ارزیاب نیمه‌ی «بازخورد مدیر» (Manager's Feedback) را پر می‌کند و با زدن کلید «خصوصی»، آن را «به اشتراک با کارمند» (Shared to Employee) می‌گذارد.

بازخورد ۳۶۰ درجه

پیش از پر کردن نیمه‌ی خودش، مدیر معمولاً از همکاران کارمند نظر می‌خواهد. اودو به این «بازخورد ۳۶۰» (360 Feedback) می‌گوید. این کار فقط روی ارزیابی تأییدشده ممکن است.

1. کارت ارزیابی را باز کنید و «درخواست بازخورد» (Ask Feedback) را بزنید. پنجره‌ی ایمیل با قالب «Appraisal: Ask Feedback» باز می‌شود.
2. در گیرندگان (Recipients) کسانی را انتخاب کنید که باید نظر بدهند. مستندات اودو از کارمندان نام می‌برند؛ طبق یادداشت‌های انتشار اودو ۲۰، هر مخاطبی را هم می‌شود انتخاب کرد.
3. «مهلت پاسخ» (Answer Deadline) پیش‌فرض همان روز سررسید ارزیابی است. موضوع و توضیح را در صورت نیاز عوض کنید و «ارسال» (Send) را بزنید.

برای دیدن پاسخ‌ها، روی فرم دکمه‌ی «بازخوردها» (Feedbacks) را بزنید. هر درخواست با وضعیت «تکمیل‌شده» (Completed، سبز) یا «جدید» (New، آبی) دیده می‌شود. «دیدن پاسخ‌ها» (See Answers) پاسخ‌های یک نفر را باز می‌کند و «ارسال دوباره» (Resend) درخواست بی‌پاسخ را دوباره می‌فرستد. فهرست همه‌ی نظرسنجی‌های ۳۶۰ با تعداد پرسش و پاسخ‌دهنده در ارزیابی ‣ پیکربندی ‣ بازخورد ۳۶۰ Appraisals ‣ Configuration ‣ 360 Feedback است و دکمه‌ی «آزمایش» (Test) پرسش‌ها را بدون ثبت پاسخ نشان می‌دهد.

اهداف کارمند و کتابخانه‌ی اهداف

اودو هیچ هدفی از پیش ندارد. اول اهداف پرتکرار را در کتابخانه بسازید، بعد آن‌ها را به کارمندان بدهید.

1. به ارزیابی ‣ پیکربندی ‣ کتابخانه Appraisals ‣ Configuration ‣ Library بروید و «جدید» را بزنید. نام هدف، هدف مادر (Parent Goal Template) اگر زیرهدف است، مهارت‌های مورد انتظار (Expected Skills) و «زمان معمول» (Usual Timing) را به ماه بنویسید؛ سررسید هدف از همین عدد حساب می‌شود.
2. در زبانه‌ی توضیح، راهنمای رسیدن به هدف را برای کارمند بنویسید و در زبانه‌ی زیرهدف‌ها (Sub-Goals) با «افزودن ردیف» پیش‌نیازها را اضافه کنید.
3. برای سپردن هدف، به ارزیابی ‣ اهداف Appraisals ‣ Goals بروید، «باز کردن کتابخانه» (Open Library) را بزنید، اهداف را تیک بزنید، «ادامه» (Continue) را بزنید، کارمندان را انتخاب کنید و «افزودن اهداف به کارمندان» (Add Goals to Employees) را بزنید.
4. هدف تک‌نفره را هم می‌شود از همان صفحه با «جدید» ساخت: نام، کارمند، پیشرفت (۰ تا ۱۰۰ درصد در پنج پله)، مدیر و مهلت.

معمولاً پیشرفت هدف روی فرم ارزیابی به‌روز می‌شود، ولی بین دو ارزیابی هم می‌شود هدف را باز کرد و پیشرفتش را عوض کرد؛ مثلاً وقتی کارمند دوره‌ای را گذرانده است. هدف تمام‌شده را با «انجام شد» (Mark as Done) ببندید تا پیشرفت ۱۰۰٪ و سبز شود. هدفی که مهلتش گذشته، قرمز دیده می‌شود. برچسب‌ها هم در ارزیابی ‣ پیکربندی ‣ برچسب‌ها Appraisals ‣ Configuration ‣ Tags ساخته می‌شوند.

مهارت‌ها و شغل هدف

بعد از تأیید ارزیابی، زبانه‌ی مهارت‌ها (Skills) با مهارت‌های پرونده‌ی کارمند پر می‌شود. اگر «شغل هدف» را پر کنید، مهارت‌ها و سطح‌های لازم آن شغل هم می‌آیند و سطح هدف هر مهارت در ستون «هدف شغل» (Job Target) قرمز دیده می‌شود. انواع مهارت و سطح‌ها در اپ کارمندان تعریف می‌شوند.

1. در جلسه‌ی ارزیابی، روی «سطح مهارت» (Skill Level) هر مهارتی که تغییر کرده بزنید و سطح تازه را انتخاب کنید؛ «فعلی» (Current) خودش به‌روز می‌شود.
2. در «توجیه» (Justification) دلیل تغییر را بنویسید، مثل «آزمون زبان را گذراند» یا «گواهی جوشکاری گرفت».
3. اگر مهارت تازه‌ای لازم است، آن را اضافه کنید. ارزیابی بعدی با همین مهارت‌های به‌روزشده شروع می‌شود.

جلسه‌ی ارزیابی، امتیاز نهایی و بستن ارزیابی

1. روی کارت ارزیابی «برنامه‌ریزی جلسه» (Schedule Meeting) را بزنید، روز و ساعت را در تقویم انتخاب کنید. عنوان «Appraisal of …» و شرکت‌کنندگان خودکار پر می‌شوند؛ مکان یا تماس تصویری اضافه کنید و «ذخیره» را بزنید تا همه با ایمیل خبر شوند.
2. بعد از جلسه، «امتیاز نهایی» (Final Rating) را انتخاب کنید.
3. «انجام شد» (Mark as Done) را بزنید. وضعیت از «تأییدشده» به «انجام‌شده» می‌رود و ارزیابی قفل می‌شود. برای اصلاح بعدی «بازگشایی» (Reopen) را بزنید و دوباره ببندید.

گزینه‌های پیش‌فرض امتیاز نهایی «نیازمند بهبود» (Needs improvement)، «در حد انتظار» (Meets expectations)، «فراتر از انتظار» (Exceeds expectations) و «بسیار فراتر از انتظار» (Strongly Exceeds Expectations) هستند. گزینه‌ی تازه را در ارزیابی ‣ پیکربندی ‣ مقیاس ارزیابی Appraisals ‣ Configuration ‣ Evaluation Scale اضافه کنید.

گزارش‌های ارزیابی: تحلیل ارزیابی و رشد مهارت

• تحلیل ارزیابی (ارزیابی ‣ گزارش‌ها ‣ تحلیل ارزیابی Appraisals ‣ Reporting ‣ Appraisal Analysis): نمودار میله‌ای ارزیابی‌های ۳۶۵ روز گذشته، گروه‌بندی‌شده بر اساس دپارتمان و امتیاز نهایی. ارزیابی‌های تأییدشده و منتظر تأیید هم در آن هستند؛ برای دیدن فقط ارزیابی‌های بسته، فیلتر «انجام‌شده» (Done) و برای تیم خودتان «تیم من» (My Team) را بزنید. اگر بیشتر امتیازها «نیازمند بهبود» باشد، شاید آموزش کم است؛ اگر بیشتر «بسیار فراتر از انتظار» باشد، شاید کارکنان به چالش بیشتری نیاز دارند.
• رشد مهارت (ارزیابی ‣ گزارش‌ها ‣ رشد مهارت Appraisals ‣ Reporting ‣ Skills Evolution): مهارت‌ها بر اساس ماه، کارمند و نوع مهارت، با سطح فعلی، پیشرفت قبلی و فعلی و توجیه. سبز یعنی پیشرفت، سیاه یعنی بدون تغییر، قرمز یعنی پسرفت. فقط کارمندانی که دست‌کم یک ارزیابی بسته‌شده دارند در این گزارش هستند. با فیلتر «بهبود» (Improvement) و نمای پیوت می‌بینید چه کسی در یک فصل بیشترین مهارت را بهتر کرده است.

یک مثال ایرانی

یک شرکت پخش دارو در مشهد با ۶۰ کارمند را در نظر بگیرید. برنامه‌ی ارزیابی پیش‌فرض اودو را نگه داشته است: شش ماه و دوازده ماه بعد از استخدام، و بعد سالانه. دو قالب دارد: یکی برای کارکنان دفتر و یکی برای ویزیتورها، با پرسش‌هایی درباره‌ی پوشش داروخانه‌ها و رعایت شرایط نگهداری دارو. هر دو قالب به دپارتمان خودشان وصل‌اند تا ارزیابی تازه قالب درست را خودش بگیرد.

برای هر ویزیتور، سرپرست منطقه از دو همکار و مسئول انبار بازخورد ۳۶۰ می‌گیرد. هدف «آموزش زنجیره‌ی سرد» با سه زیرهدف در کتابخانه است و به همه‌ی ویزیتورهای تازه سپرده می‌شود؛ پیشرفت هدف مادر از روی زیرهدف‌ها بالا می‌رود. آخر هر فصل، مدیر منابع انسانی گزارش رشد مهارت را با فیلتر «بهبود» می‌گیرد و فهرست کسانی را که مهارت «مذاکره‌ی فروش» را بهتر کرده‌اند برای کمیته‌ی ارتقا می‌فرستد. تصمیم ارتقا و افزایش حقوق بیرون از اپ ارزیابی گرفته می‌شود.

پرسش‌های رایج درباره‌ی ارزیابی عملکرد در اودو