آموزش حقوق و دستمزد اودو ۲۰: از قرارداد و ساختار حقوق تا فیش و سند حسابداری

حقوق و دستمزد در اودو چطور کار می‌کند؛ چند اصطلاح پایه

اپ حقوق اودو زمان کار هر کارمند را با کمک اپ‌های کارمندان، مرخصی و حضور و غیاب حساب می‌کند و از رویش فیش حقوقی می‌سازد. پیش از کلیک کردن، این چند کلمه را با هم یکی کنیم:

قرارداد (Contract)

روی پرونده‌ی کارمند می‌نشیند و می‌گوید دستمزد چقدر است، با کدام ساختار حساب می‌شود و کارمند چه ساعت‌هایی کار می‌کند. بدون قرارداد جاری، فیشی ساخته نمی‌شود.

برنامه‌ی کاری (Working Schedule)

ساعت‌های کاری مورد انتظار هر روز هفته. در فرم نوع ساختار به آن «ساعت کاری» (Working Hours) می‌گویند.

نوع ساختار (Structure Type)

گروهی از ساختارهای حقوق؛ مثلاً «کارمند» با دستمزد ثابت و «کارگر» با دستمزد ساعتی. در قرارداد به آن «دسته‌ی پرداخت» (Pay Category) می‌گویند.

ساختار حقوق (Salary Structure)

یک حالت پرداخت در دل نوع ساختار، مثل «حقوق ماهانه» یا «پاداش پایان سال»، با مجموعه‌ای از قاعده‌ها.

قاعده‌ی حقوق (Salary Rule)

یک سطر فیش: پایه، مزایا، کسورات یا خالص. هر قاعده شرط و فرمول خودش را دارد.

فیش حقوقی (Payslip)

سند پرداخت یک نفر در یک دوره، با همه‌ی جزئیات محاسبه.

اجرای حقوق (Pay Run)

دسته‌ای از فیش‌ها که با هم ساخته، تأیید و پرداخت می‌شوند.

ترتیب کار همیشه همین است: قرارداد و ساختار را یک‌بار می‌چینید؛ هر ماه فیش‌ها را می‌سازید، حساب می‌کنید، تأیید می‌کنید، سند حسابداری را ثبت می‌کنید و پرداخت را انجام می‌دهید.

تنظیمات اولیه‌ی اپ حقوق

پیش از اولین فیش، به حقوق و دستمزد ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Payroll ‣ Configuration ‣ Settings بروید. این گزینه‌ها مهم‌ترند:

• سندهای حقوق (Payroll Entries): با روشن کردنش فیش‌ها در اپ حسابداری ثبت می‌شوند و در داشبورد حسابداری کادر «حقوق» (Salaries) پیدا می‌شود.
• تجمیع سطرهای سند (Batch Account Move Lines): همه‌ی سندهای یک دوره را در یک سطر جمع می‌کند. سند بی‌نام می‌شود، ولی پرداخت تکی به هر نفر دیگر ساخته نمی‌شود.
• بومی‌سازی حقوق: با «انتخاب بومی‌سازی حقوق» (Choose a Payroll Localization) فهرست بسته‌های کشوری باز می‌شود. هر بسته قاعده‌ها، مالیات‌ها و کسورات همان کشور را می‌آورد. ایران در این فهرست نیست؛ توضیحش در بخش بومی‌سازی پایین همین صفحه آمده است.
• یادآور پایان قرارداد و پایان مجوز کار: چند روز پیش از پایان، به مسئول خبر داده می‌شود.
• نمایش PDF فیش (Payslip PDF Display): فیش تأییدشده را به‌صورت PDF کنار فرم نشان می‌دهد.
• تاریخ صفر شدن جمع سال (YTD Reset Date): روزی که جمع «از ابتدای سال تا امروز» صفر می‌شود. پیش‌فرض اول ژانویه است.

قرارداد کارمند و دستمزد

هر کارمند برای گرفتن حقوق باید یک قرارداد جاری داشته باشد، و در هر لحظه فقط یک قرارداد جاری. قرارداد در زبانه‌ی حقوق (Payroll) پرونده‌ی کارمند است؛ فهرست کارمندان را در حقوق و دستمزد ‣ کارمندان ‣ کارمندان Payroll ‣ Employees ‣ Employees می‌بینید. ساختن خود پرونده‌ی کارمند در آموزش کارمندان اودو آمده است.

قالب قرارداد بسازید

برای سمت‌های پرتکرار (تمام‌وقت، پاره‌وقت، فصلی) یک‌بار قالب بسازید تا هر بار همه‌چیز را از نو پر نکنید. به حقوق و دستمزد ‣ پیکربندی ‣ قالب‌ها Payroll ‣ Configuration ‣ Templates بروید و «جدید» را بزنید:

1. نام قالب را روشن بنویسید؛ همین نام در اپ استخدام هم دیده می‌شود. اگر قالب فقط برای یک موقعیت شغلی یا یک دپارتمان است، آن را انتخاب کنید و مسئول منابع انسانی (HR Responsible) را مشخص کنید.
2. نوع دستمزد (Wage Type) را «ثابت» (Fixed Wage) برای حقوق‌بگیر ماهانه یا «ساعتی» (Hourly Wage) برای کسی که بر اساس ساعت ثبت‌شده حقوق می‌گیرد بگذارید.
3. دوره‌ی پرداخت (Pay Schedule) را انتخاب کنید؛ از روزانه تا سالانه، که برای بیشتر سازمان‌های ایرانی «ماه» است.
4. دستمزد ناخالص (Wage) را بنویسید. سه فیلد دستمزد، هزینه‌ی سالانه و هزینه‌ی ماهانه‌ی کارفرما به هم وصل‌اند و با تغییر یکی، دو تای دیگر عوض می‌شوند؛ بعد از هر تغییر هر سه را نگاه کنید.
5. نوع قرارداد (Contract Type) و دسته‌ی پرداخت (Pay Category) را انتخاب کنید. دسته‌ی پرداخت همان نوع ساختار است که در نسخه‌های قبلی Salary Structure Type نام داشت.
6. در بخش برنامه، منبع کارکرد (Work Entry Source) را انتخاب کنید: برنامه‌ی کاری (Working Schedule) یا حضور و غیاب (Attendances)، و ساعت کاری (Working Hours) را بگذارید. اگر ساعت کاری خالی بماند، محدودیتی روی ساعت‌های هفته نیست.
7. در زبانه‌ی امضاکنندگان (Signatories)، PDF قرارداد تازه و PDF الحاقیه را انتخاب کنید و بگویید هر جای امضا مال کیست: کارمند، مسئول منابع انسانی یا یک شخص مشخص.

حالا روی پرونده‌ی کارمند، در زبانه‌ی حقوق، «بارگذاری قالب» (Load a Template) را بزنید و قالب را انتخاب کنید. فیلدها پر می‌شوند و تغییرها در چتر ثبت می‌شوند. تنها فیلدی که از قالب نمی‌آید تاریخ شروع قرارداد (Contract) است؛ اگر پایان ندارد، «نامحدود» (Indefinite) بماند.

برنامه‌ی کاری و کارکرد ماه

برنامه‌ی کاری تعیین می‌کند از کارمند چند ساعت کار انتظار می‌رود و همین روی فیش اثر دارد. به حقوق و دستمزد ‣ پیکربندی ‣ برنامه‌های کاری Payroll ‣ Configuration ‣ Working Schedules بروید و «جدید» را بزنید:

1. نام روشن بگذارید، مثلاً «روزکار کارخانه» یا «پاره‌وقت صبح».
2. نوع برنامه را «منعطف» (Flexible) یا «کاملاً ثابت» (Fully Fixed) انتخاب کنید. در حالت منعطف، جدول ساعت‌ها پنهان می‌شود.
3. اگر فقط تعداد ساعت هر روز برایتان مهم است، نه ساعت شروع و پایان، گزینه‌ی تعریف ساعت در روز را روشن کنید.
4. در زبانه‌ی ساعت‌های کاری، روزها و ساعت‌ها را بچینید. پیش‌فرض اودو هفته‌ی ۴۰ ساعته با ناهار ظهر است؛ آن را با روزهای کاری و قانون کار خودتان یکی کنید. «نرخ زمان کار» (Work Time Rate) باید بین صفر تا ۱۰۰ درصد باشد؛ بیشتر از ۱۰۰ یعنی ساعت‌ها اشتباه است.
5. اگر شیفت دوهفته‌ای دارید، «تقویم دوهفته‌ای» (2 Week's Calendar) را بزنید تا دو جدول جدا برای هفته‌ی اول و دوم داشته باشید.

کارکرد هر فیش از برنامه‌ی کاری کارمند یا از سوابق حضور و غیابش می‌آید، و مرخصی‌ها هم در همان‌جا دیده می‌شوند. پس اگر کارکردی اشتباه است، آن را در منبعش درست کنید: ورود و خروج در آموزش حضور و غیاب اودو و مرخصی در آموزش مرخصی اودو آمده است.

ساختار حقوق اودو: نوع ساختار، ساختار و قاعده‌ها

در اودو حقوق هر نفر از شش جزء حساب می‌شود: نوع ساختار، ساختار، قاعده، پارامتر قاعده، دسته‌ی قاعده و نوع ورودی حقوق. هر نوع ساختار چند ساختار دارد، هر ساختار چند قاعده، و هر قاعده از پارامترها و دسته‌ها کمک می‌گیرد.

نوع ساختار و ساختار

1. انواع ساختار را در حقوق و دستمزد ‣ پیکربندی ‣ انواع ساختار Payroll ‣ Configuration ‣ Structure Types ببینید. دو نوع پیش‌فرض هست: «کارمند» (Employee) با دستمزد ثابت و «کارگر» (Worker) با دستمزد ساعتی.
2. برای نوع تازه «جدید» را بزنید و نام، کشور، نوع دستمزد، دوره‌ی پرداخت، ساعت کاری، ساختار پیش‌فرض (Pay Structure) و نوع ورودی کار را پر کنید.
3. ساختارها را در حقوق و دستمزد ‣ پیکربندی ‣ ساختارها Payroll ‣ Configuration ‣ Structures ببینید. دو ساختار پیش‌فرض «حقوق عادی» (Regular Pay) و «حقوق کارگر» (Worker Pay) هستند. برای پرداخت‌های جدا، مثل عیدی یا پاداش، ساختار جدا بسازید.

قاعده‌ی حقوق

قاعده‌ها را در حقوق و دستمزد ‣ پیکربندی ‣ قاعده‌ها Payroll ‣ Configuration ‣ Rules می‌بینید. با «جدید» این‌ها را پر کنید:

• نام و کد: نام روی فیش چاپ می‌شود؛ کد شناسه‌ی قاعده است، به حروف کوچک و بزرگ حساس است و قاعده‌های دیگر با همین کد به آن ارجاع می‌دهند.
• دسته و ساختار: دسته برای جمع زدن قاعده‌ها به کار می‌رود (مثلاً جمع مزایا). در اودو ۲۰ یک قاعده می‌تواند در چند دسته و چند ساختار باشد.
• ترتیب (Sequence): قاعده‌ها به ترتیب عدد حساب می‌شوند و نتیجه‌ی قاعده‌ی کوچک‌تر در قاعده‌ی بزرگ‌تر قابل استفاده است. پایه همیشه پیش از کسورات بیاید.
• روی فیش دیده شود و جزو هزینه‌ی کارفرما باشد یا نه.
• شرط (Condition Based on): همیشه، ورودی حقوق (فیلدی روی کارمند یا فیش)، ورودی دیگر، عبارت پایتون یا دامنه.

مبلغ هر قاعده از فرمول «مبلغ × تعداد × (نرخ ÷ ۱۰۰)» درمی‌آید. نوع مبلغ (Amount Type) یکی از این‌هاست:

در زبانه‌ی حسابداری قاعده، حساب بدهکار و بستانکار را بگذارید. «تفکیک بر اساس نام» سند را به تفکیک سطرهای فیش می‌شکند، «خارج از خالص» قاعده را از خالص حقوق در سند بیرون می‌گذارد و «کارمند روی سطر حساب» نام هر نفر را روی اقلام دفتر می‌آورد.

پارامتر و دسته‌ی قاعده

حقوق و دستمزد ‣ پیکربندی ‣ پارامترهای قاعده Payroll ‣ Configuration ‣ Rule Parameters برای هر پارامتر کد، تاریخ اعتبار و مقدار را نگه می‌دارد، و حقوق و دستمزد ‣ پیکربندی ‣ دسته‌های قاعده Payroll ‣ Configuration ‣ Rule Categories دسته‌ها را با کد و دسته‌ی والد.

ورودی‌های حقوق و کسورات قسطی

بعضی مبلغ‌ها هر ماه فرق می‌کنند: پاداش، پورسانت، هزینه یا کسر موردی. این‌ها «نوع ورودی حقوق» هستند و در حقوق و دستمزد ‣ پیکربندی ‣ انواع ورودی حقوق Payroll ‣ Configuration ‣ Salary Input Types تعریف می‌شوند: شرح، کد (که قاعده‌ها از آن استفاده می‌کنند) و ساختاری که ورودی در آن مجاز است. اگر ساختار خالی بماند، ورودی در همه‌ی فیش‌ها در دسترس است.

تعدیل حقوق (Salary Adjustments)

کسر یا پرداختی که چند ماه تکرار می‌شود، مثل قسط وام کارمند یا حق عضویت، تعدیل حقوق است. سه نوع پیش‌فرض دارد: کسر داوطلبانه (Attachment of Salary)، کسر الزامی به حکم قانون یا دادگاه (Assignment of Salary) و نفقه‌ی فرزند (Child Support). نوع‌های پیش‌فرض را تغییر ندهید، چون به قاعده‌ها وصل‌اند.

1. به حقوق و دستمزد ‣ کارمندان ‣ تعدیل‌های حقوق Payroll ‣ Employees ‣ Salary Adjustments بروید و «جدید» را بزنید.
2. کارمند یا کارمندان، نوع و مبلغ هر فیش را بنویسید. چند کارمند را فقط وقتی با هم بیاورید که بقیه‌ی فیلدها برایشان یکی است.
3. مدت را انتخاب کنید: یک‌بار (One Time)، محدود (Limited) تا رسیدن به یک جمع مشخص، یا نامحدود (Unlimited). برای وام، «محدود» را بزنید و مبلغ کل وام را بنویسید تا با تسویه‌ی آخرین قسط خودش بسته شود.
4. تاریخ شروع و یادداشت کوتاه را بگذارید. برای چند نفر، «ساخت کسرهای جدا» (Create Individual Attachments) را بزنید.

تعدیل نامحدود خودش بسته نمی‌شود؛ وقتی تمام شد، روی رکوردش «علامت تکمیل» (Mark as Completed) را بزنید.

فیش حقوقی در اودو: ساختن، محاسبه و تأیید

پیش از هر کاری به حقوق و دستمزد ‣ داشبورد Payroll ‣ Dashboard سر بزنید. بخش هشدارها چیزهایی مثل «کارمند بدون قرارداد جاری» یا «کارمند بدون شماره‌ی حساب» را نشان می‌دهد؛ اگر حلشان نکنید، وسط کار خطا می‌گیرید.

یک فیش تکی

1. به حقوق و دستمزد ‣ فیش‌ها ‣ فیش‌ها Payroll ‣ Payslips ‣ Payslips بروید و «خارج از دوره‌ی جدید» (New Off-Cycle) را بزنید.
2. کارمند را انتخاب کنید. تاریخ قرارداد جاری و ساختار از قرارداد می‌آیند؛ ساختار را فقط اگر لازم است عوض کنید.
3. دوره (Period) را بگذارید. پیش‌فرض، اول و آخر ماه جاری است. اگر فیش جزو یک اجرای حقوق است، آن را در فیلد اجرای حقوق (Pay Run) انتخاب کنید.
4. زبانه‌ی روزهای کارکرد (Worked Days) خودکار پر می‌شود و دستی سطر نمی‌گیرد؛ کارکرد را در منبعش درست کنید.
5. در زبانه‌ی ورودی‌های حقوق (Salary Inputs) تعدیل‌های جاری آمده‌اند. برای پاداش یا کسر همین ماه «افزودن سطر» را بزنید و نوع و مبلغ را بنویسید.
6. «محاسبه‌ی فیش» (Compute Sheet) را بزنید تا زبانه‌ی محاسبه‌ی حقوق پر شود. این زبانه ویرایش نمی‌شود؛ هر بار ورودی‌ها را عوض کردید، دوباره محاسبه کنید.
7. در زبانه‌ی سایر اطلاعات، تاریخ پرداخت و تاریخ ثبت در حسابداری را ببینید. اگر تاریخ حسابداری خالی بماند، تاریخ تأیید فیش به کار می‌رود.
8. «تأیید» (Validate) را بزنید. دکمه‌ی هوشمند «سند حسابداری (پیش‌نویس)» ظاهر می‌شود و با «ارسال با ایمیل» فیش PDF برای کارمند می‌رود.

وضعیت فیش‌ها در فهرست:

برگرداندن و چاپ فیش

برای فیشی که اشتباه پرداخت شده، روی همان فیش «برگرداندن» (Revert) را بزنید. اودو یک فیش منفی به اندازه‌ی فیش اصلی در وضعیت پیش‌نویس می‌سازد که مثل فیش عادی پردازش می‌شود. برای چاپ، «چاپ» را بزنید تا PDF فیش دانلود شود. برای خروجی اکسل همه‌ی فیش‌ها، از منوی عملیات (Actions) «خروجی همه» را بزنید.

اجرای گروهی حقوق (Pay Run)

ساختن فیش تک‌تک برای بیش از چند نفر وقت‌گیر است. معمولاً برای هر ساختار حقوق در هر دوره یک اجرای حقوق می‌سازید؛ اگر بخواهید، به تفکیک دپارتمان یا موقعیت شغلی هم.

1. به حقوق و دستمزد ‣ فیش‌ها ‣ اجراهای حقوق Payroll ‣ Payslips ‣ Pay Runs بروید و «جدید» را بزنید.
2. ساختار حقوق را انتخاب کنید (خالی یعنی همه‌ی ساختارها)، دوره‌ی پرداخت را «ماه» بگذارید و روز اول دوره را بزنید؛ روز آخر خودش پر می‌شود.
3. «ادامه» را بزنید، کارمندان را انتخاب کنید (یا همه را با تیک بالای فهرست) و «انتخاب» را بزنید. اجرای حقوق در وضعیت «آماده» (Ready) ساخته می‌شود.
4. فیش‌ها را مرور کنید. اودو ۲۰ اجازه می‌دهد اجرای حقوق را یک‌بار آزمایشی با فیش‌های چاپی امتحان کنید؛ پیش از تأیید از آن استفاده کنید.
5. «ساخت سند پیش‌نویس» (Create Draft Entry) را بزنید و تأیید کنید. وضعیت به «انجام‌شده» (Done) می‌رود.
6. «گزارش پرداخت» (Payment Report) را بزنید، قالب خروجی و تاریخ پرداخت را انتخاب کنید و فایل را بسازید و دانلود کنید.
7. بعد از واریز، «علامت پرداخت‌شده» (Mark as paid) را بزنید.

پرداخت حقوق و سند حسابداری

ترتیب این سه کار مهم است: اول سند، بعد پرداخت، بعد علامت پرداخت‌شده.

1. گزارش پرداخت: روی فیش تأییدشده «ساخت گزارش پرداخت» (Create Payment Report) را بزنید. این فایل همه‌ی اطلاعات انتقال پول از حساب شرکت به حساب کارمند را دارد. قالب عمومی آن CSV است؛ قالب‌های دیگر به بومی‌سازی حقوق کشور بستگی دارند.
2. ثبت سند: دکمه‌ی هوشمند «سند حسابداری (پیش‌نویس)» را باز کنید و «ثبت» (Post) را بزنید. تا سند ثبت نشده باشد، پرداخت ممکن نیست. حساب‌های این سند از زبانه‌ی حسابداری قاعده‌ها می‌آیند؛ لایه‌ی ایرانی آن در حسابداری اودو آمده است.
3. پرداخت: «پرداخت» (Pay) را بزنید. دفتر، روش پرداخت (برای واریز بانکی ایران «پرداخت دستی» یا Manual Payment، یا چک) و تاریخ را ببینید. مبلغ از فیش می‌آید و عوض نمی‌شود. اگر یک نفر چند فیش در یک دوره دارد، «گروه‌بندی پرداخت‌ها» آن‌ها را یکی می‌کند. «ساخت پرداخت‌ها» را بزنید.
4. پایان: وقتی واریز انجام شد، «علامت پرداخت‌شده» را بزنید تا فیش «پرداخت‌شده» شود.

گزارش‌های حقوق

• گزارش سرانه (حقوق و دستمزد ‣ گزارش‌ها ‣ سرانه Payroll ‣ Reporting ‣ Headcount): «جدید» را بزنید، بازه‌ی از و تا را بگذارید و «پر کردن» (Populate) را بزنید. دکمه‌ی هوشمند کارمندان فهرست افراد را به تفکیک دپارتمان، با هزینه‌ی کارفرما و دستمزد ثبت‌شده، نشان می‌دهد. گزارش‌های دوره‌های مختلف کنار هم می‌مانند تا تغییر تعداد نیرو را ببینید.
• فهرست اجراهای حقوق: هر اجرا تعداد فیش و جمع هزینه‌ی کارفرما، ناخالص و خالص را نشان می‌دهد؛ برای مقایسه‌ی ماه‌به‌ماه کافی است.
• خروجی اکسل فیش‌ها: فیش‌ها را انتخاب کنید و از عملیات «خروجی» بگیرید تا ستون‌های دلخواه را برای تحلیل یا تحویل به سیستم دیگر داشته باشید.

گزارش‌های قانونی ایران، مثل لیست بیمه و فهرست مالیات حقوق، در اودو نیستند و باید ساخته شوند؛ فهرستشان در حقوق و دستمزد اودو آمده است.

یک مثال ایرانی

یک کارگاه قطعه‌سازی در شهرک صنعتی با ۴۰ نفر را در نظر بگیرید: ۸ کارمند اداری با دستمزد ثابت ماهانه و ۳۲ کارگر تولید. دو نوع ساختار می‌سازد، «کارمند» و «کارگر»، هر کدام با ساختار «حقوق ماهانه» و یک ساختار جدا برای «عیدی». دو برنامه‌ی کاری دارد: «روزکار اداری» و «شیفت تولید». کارکرد کارگران از حضور و غیاب می‌آید و کارکرد کارمندان از برنامه‌ی کاری.

نرخ‌های سالانه پارامتر قاعده‌اند و هر فروردین فقط مقدار تازه با تاریخ اعتبار تازه اضافه می‌شود. وام‌های کارکنان تعدیل حقوق «محدود» است تا با آخرین قسط خودش بسته شود. آخر هر ماه، مسئول حقوق دو اجرای حقوق می‌سازد، «آبان ـ کارمندان» و «آبان ـ کارگران»، دوره را روی ماه شمسی می‌گذارد، یک‌بار آزمایشی چاپ می‌گیرد و با فیش ماه قبل مقایسه می‌کند. بعد سند را ثبت می‌کند، فایل پرداخت را برای بانک می‌فرستد و فیش‌ها را پرداخت‌شده می‌زند. سند حقوق با حساب‌های هر قاعده و نام هر کارمند در حسابداری نشسته و حسابدار دیگر چیزی را دوباره وارد نمی‌کند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی آموزش حقوق و دستمزد اودو