استخدام در اودو ۲۰: آموزش ماژول استخدام از آگهی شغلی تا ساختن کارمند

ماژول استخدام اودو؛ چند اصطلاح پایه

پیش از شروع، این چند کلمه را با هم یکی کنیم:

موقعیت شغلی (Job Position)

شغلی که برایش نیرو می‌گیرید، مثل «حسابدار» یا «کارشناس فروش». هر موقعیت یک کارت در داشبورد استخدام دارد.

متقاضی (Applicant)

کسی که برای یک موقعیت درخواست داده است. برای هر درخواست یک کارت متقاضی ساخته می‌شود.

مرحله (Stage)

ستون‌های نمای کانبان هر موقعیت. شش مرحله‌ی پیش‌فرض: جدید، بررسی اولیه، مصاحبه‌ی اول، مصاحبه‌ی دوم، پیشنهاد قرارداد و قرارداد امضاشده.

نام مستعار ایمیل (Email Alias)

نشانی ایمیل هر موقعیت؛ هر رزومه‌ای که به آن برسد خودکار یک متقاضی می‌سازد.

پیشنهاد کاری (Offer)

صفحه‌ای با حقوق و شرایط پیشنهادی که برای متقاضی فرستاده می‌شود و با امضای قرارداد بسته می‌شود.

تنظیمات اپ استخدام

به استخدام ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Recruitment ‣ Configuration ‣ Settings بروید. بعد از هر تغییر «ذخیره» را بزنید:

• انتشار آنلاین (Online Posting): برای انتشار آگهی در سایت شرکت. فقط وقتی اپ وب‌سایت نصب باشد دیده می‌شود.
• ارسال پرسش‌نامه‌ی مصاحبه (Send Interview Survey): برای فرستادن آزمون یا پرسش‌نامه به متقاضی. با ذخیره، اپ نظرسنجی هم نصب می‌شود.
• پیکربندی بسته‌ی حقوق: تعداد روزهایی که پیشنهاد کاری معتبر است. بعد از آن، اگر متقاضی نپذیرفته باشد، پیشنهاد از دسترس خارج می‌شود.
• پیامک: فرستادن پیامک به متقاضی از داخل اپ، با اعتبار سرویس‌های اودو (IAP).
• خواندن خودکار رزومه (Résumé Digitization): نام، تلفن و ایمیل را از رزومه بیرون می‌کشد و در کارت متقاضی می‌نشاند. سه حالت دارد: «بدون خواندن» (Do not digitize)، «فقط با درخواست» (دکمه‌ی خواندن سند روی کارت) و «خودکار». این هم با اعتبار IAP کار می‌کند.

ساختن موقعیت شغلی

1. در داشبورد استخدام «جدید» را بزنید. نام موقعیت را بنویسید و یک ایمیل درخواست (Application email) بسازید، مثلاً jobs-sales. هر رزومه‌ای که به این نشانی برسد، برای همین موقعیت متقاضی می‌سازد. «ساختن» را بزنید.
2. روی کارت موقعیت «پیکربندی» (Configure) را بزنید تا فرم کامل باز شود.
3. در زبانه‌ی جزئیات، بخش فرایند استخدام: استخدام‌کننده (Recruiter)، مصاحبه‌کننده‌ها (Interviewers)، فرم مصاحبه (Interview Form) که متقاضی پیش از مصاحبه پر می‌کند، نام مستعار ایمیل و وب‌سایتی که آگهی در آن منتشر می‌شود.
4. دپارتمان، محل کار (Job Location) و نوع استخدام (Employment Type) را پر کنید؛ هر سه در سایت به متقاضی نشان داده می‌شوند. اگر کار دورکاری است، محل کار را خالی بگذارید.
5. در بخش آگهی: هدف (Target) یعنی تعداد نفری که لازم دارید، مهارت‌های مورد انتظار با سطحشان، مدرک مورد انتظار و بازه‌ی حقوق. مهارت‌ها از اپ کارمندان می‌آیند و بعداً برای تطبیق متقاضی با شغل به کار می‌روند.
6. در بخش قرارداد، برنامه‌ی کاری و قالب قرارداد (Contract Template) را انتخاب کنید تا پیشنهاد کاری از همان قالب پر شود.
7. در زبانه‌ی خلاصه (Summary) شرح کامل شغل را بنویسید: وظایف، سابقه‌ی لازم و مزایای خاص. این متن در سایت دیده می‌شود.
8. در زبانه‌ی اطلاعات درخواست، زمان پاسخ، مراحل فرایند و زمان رسیدن پیشنهاد را بنویسید. این‌ها متن آزادند و همان‌طور که نوشته‌اید در سایت نشان داده می‌شوند.

انتشار آگهی شغلی

در سایت شرکت

1. در تنظیمات استخدام، «انتشار آنلاین» روشن باشد.
2. به استخدام ‣ درخواست‌ها ‣ بر اساس موقعیت شغلی Recruitment ‣ Applications ‣ By Job Positions بروید.
3. روی کارت موقعیت «صفحه‌ی شغل» (Job Page) را بزنید و کلید «منتشرنشده» (Unpublished) بالای صفحه را بزنید تا سبز و «منتشرشده» شود.

کارت موقعیت‌های منتشرشده نوار سبز «منتشرشده» دارد. همین کلید در فرم پیکربندی موقعیت، بخش آگهی، هم هست.

در سایت‌های کاریابی

طبق مستندات اودو ۲۰، اودو فعلاً فقط به Monster.com مستقیم آگهی می‌فرستد. نام کاربری و رمز آن در تنظیمات استخدام می‌نشیند و آگهی از استخدام ‣ درخواست‌ها ‣ آگهی‌های سایت‌های کاریابی Recruitment ‣ Applications ‣ Job Boards Posts با «انتشار در سایت کاریابی» فرستاده می‌شود. روش درخواست را «ایمیل» یا «انتقال به سایت شرکت» می‌گذارید و برای شرح آگهی می‌توانید از دکمه‌ی تولید شرح با هوش مصنوعی کمک بگیرید.

برای سایت‌هایی که درخواست را با ایمیل اعلان به شما می‌رسانند، راه دیگری هم هست: در استخدام ‣ پیکربندی ‣ ایمیل‌ها Recruitment ‣ Configuration ‣ Emails نشانی فرستنده‌ی آن سایت و یک قاعده‌ی regex تعریف می‌شود تا اودو از متن ایمیل، متقاضی بسازد. سه سایت LinkedIn، Jobsdb و Indeed از پیش تعریف شده‌اند.

متقاضیان: از کجا می‌آیند و چه چیزی ثبت کنیم

متقاضی سه راه دارد: فرم درخواست سایت، ایمیل به نام مستعار موقعیت، یا ورود دستی. همه در مرحله‌ی «جدید» می‌نشینند. رزومه‌ی پیوست در بخش فایل‌های گفت‌وگوی رکورد (چتر) می‌ماند و اگر اپ اسناد نصب باشد، در پوشه‌ی «استخدام» آن هم ذخیره می‌شود.

ورود دستی متقاضی

برای رزومه‌ی کاغذی یا کسی که در نمایشگاه کار دیده‌اید: در صفحه‌ی درخواست‌های موقعیت، علامت + بالای ستون را بزنید و نام متقاضی را بنویسید، یا «جدید» را بزنید تا فرم کامل باز شود. در فرم کامل:

• متقاضی: تنها فیلد اجباری. ایمیل و تلفن را هم بنویسید؛ بدون ایمیل، ایمیل مرحله‌ها و پرسش‌نامه به او نمی‌رسد.
• ارزیابی: یک تا سه ستاره (خوب، خیلی خوب، عالی).
• استخدام‌کننده و مصاحبه‌کننده‌ها از موقعیت می‌آیند و قابل تغییرند. برچسب‌ها هم برای دسته‌بندی سریع به کار می‌آیند.
• یادداشت: برداشت‌های داخلی که فقط کاربران دارای دسترسی می‌بینند.
• جزئیات: مدرک، تاریخ آمادگی شروع کار (خالی یعنی فوری)، حقوق درخواستی و حقوق پیشنهادی با مزایای کنار هر کدام.
• منبع، رسانه و کمپین: اینکه متقاضی از کجا آمده؛ پایه‌ی گزارش منبع.
• مهارت‌ها: با ثبت مهارت‌های متقاضی، اودو آن‌ها را با مهارت‌های مورد انتظار موقعیت مقایسه می‌کند و درصد تطبیق با شغل (Job Position Matching) را نشان می‌دهد. در اودو ۲۰ می‌شود متقاضیان را بر اساس همین امتیاز فیلتر کرد.

مرحله‌های استخدام و ایمیل خودکار

روی کارت موقعیت در داشبورد کلیک کنید تا نمای کانبان متقاضیانش باز شود. کارت را به ستون بعدی بکشید، یا روی فرم متقاضی مرحله را از نوار بالا انتخاب کنید؛ هر تغییر مرحله در چتر ثبت می‌شود. ستون «قرارداد امضاشده» پیش‌فرض جمع است.

دایره‌ی گوشه‌ی هر کارت وضعیت را دستی نشان می‌دهد: خاکستری در جریان، سبز آماده‌ی مرحله‌ی بعد، زرد در انتظار و قرمز متوقف. نام این وضعیت‌ها را هم می‌شود عوض کرد.

چیدن مرحله‌ها

1. برای مرحله‌ی تازه، به راست آخرین ستون بروید، «افزودن مرحله» را بزنید، نام بنویسید و ستون را سر جایش بکشید.
2. برای تنظیم، روی نام مرحله چرخ‌دنده را بزنید و «ویرایش» را انتخاب کنید. قالب ایمیل (Email Template) را بگذارید تا با ورود هر کارت به این مرحله ایمیل خودکار برود.
3. «مرحله‌ی استخدام» (Hired Stage) را روی مرحله‌ای بزنید که یعنی استخدام شده؛ تاریخ استخدام از همین مرحله گرفته می‌شود.
4. اگر مرحله فقط برای چند موقعیت است، آن‌ها را در «مخصوص شغل» (Job Specific) انتخاب کنید. وگرنه هر تغییر مرحله روی همه‌ی موقعیت‌ها اثر دارد.
5. در «روز تا کهنگی» (Days to rot) بگویید متقاضی بعد از چند روز ماندن در این مرحله کهنه حساب شود. صفر یعنی خاموش.

قالب‌های آماده‌ی ایمیل هم هستند: «تأیید دریافت درخواست» که در مرحله‌ی جدید خودکار می‌رود، «ابراز علاقه»، «زمان‌بندی مصاحبه»، «رد» و «دیگر علاقه‌مند نیست». متن هر کدام را پیش از شروع به فارسی بازنویسی کنید.

مصاحبه و پرسش‌نامه‌ی پیش از مصاحبه

فرستادن پرسش‌نامه

اودو به آزمون و پرسش‌نامه هم «مصاحبه» می‌گوید؛ مثلاً یک آزمون کوتاه حسابداری برای حسابدار یا پرسش درباره‌ی آمادگی شیفت شب برای نیروی فروشگاه. روی فرم متقاضی «ارسال مصاحبه» (Send Interview) را بزنید، گیرنده و متن را ببینید و مهلت پاسخ را بگذارید (پیش‌فرض دو هفته). اپ نظرسنجی باید نصب باشد.

زمان‌بندی مصاحبه توسط شما

1. روی فرم متقاضی دکمه‌ی هوشمند «بدون جلسه» (No Meeting) را بزنید تا تقویم باز شود. مصاحبه‌کننده‌ها را با «افزودن شرکت‌کننده» به تقویم بیاورید تا وقت آزادشان را ببینید.
2. در نمای روز یا هفته، از ساعت شروع تا پایان بکشید یا «جدید» را بزنید.
3. عنوان، تاریخ و ساعت (اجباری)، شرکت‌کننده‌ها، محل و برای مصاحبه‌ی آنلاین، لینک تماس تصویری را با «ویدیو» بسازید و ذخیره کنید.
4. از «گزینه‌های بیشتر»، دعوت را با ایمیل یا پیامک برای شرکت‌کننده‌ها بفرستید. پیامک اعتبار IAP می‌خواهد.

زمان‌بندی توسط خود متقاضی

این حالت پیش‌فرض خاموش است. مرحله‌ی «مصاحبه‌ی اول» یا «مصاحبه‌ی دوم» را ویرایش کنید و قالب ایمیل را «استخدام: زمان‌بندی مصاحبه» (Recruitment: Schedule Interview) بگذارید. حالا با کشیدن کارت به این مرحله، متقاضی ایمیلی با دکمه‌ی «زمان‌بندی مصاحبه‌ی من» می‌گیرد، روز و ساعت آزاد را خودش انتخاب می‌کند و جلسه در تقویم همه می‌نشیند.

رد کردن متقاضی با دلیل

در هر مرحله می‌شود متقاضی را رد کرد. روی فرمش «رد» (Refuse) را بزنید و دلیل را انتخاب کنید. هر دلیل به یک قالب ایمیل وصل است و ایمیل رد خودکار پر می‌شود:

• دلیل‌ها را در استخدام ‣ پیکربندی ‣ دلیل‌های رد Recruitment ‣ Configuration ‣ Refuse Reasons مرتب کنید؛ کوتاه و مشخص، مثل «پیشنهاد منقضی شد» یا «انصراف از درخواست».
• اگر نباید ایمیلی برود، مثلاً برای هرزنامه، کلید «ارسال ایمیل» را خاموش کنید.
• اگر یک نفر چند بار برای همان موقعیت درخواست داده، «رد درخواست‌های تکراری» را بزنید تا همه با یک ایمیل رد شوند.
• متقاضیان ردشده پنهان می‌شوند. برای دیدنشان در استخدام ‣ درخواست‌ها ‣ همه‌ی درخواست‌ها Recruitment ‣ Applications ‣ All Applications فیلتر «ردشده» را بزنید.

پیشنهاد کاری و امضای قرارداد

1. متقاضی را به مرحله‌ی «پیشنهاد قرارداد» (Contract Proposal) ببرید و روی فرمش «ساخت پیشنهاد» (Generate Offer) را بزنید.
2. صفحه‌ی پیشنهاد بیشتر از موقعیت شغلی پر شده است: قالب قرارداد، PDF قراردادی که متقاضی امضا می‌کند، حقوق، عنوان شغلی، دپارتمان، تاریخ شروع قرارداد (و پایان، اگر موقت است) و تاریخ انقضای پیشنهاد. پیش‌نمایش شبیه‌سازی حقوق فقط تخمین است.
3. «ارسال با ایمیل» را بزنید. قالب «بسته‌ی حقوق شما» با لینک پیشنهاد می‌رود و روی کارت متقاضی دکمه‌ی هوشمند «پیشنهادها» پیدا می‌شود.
4. متقاضی از لینک ایمیل اطلاعات تماس و شخصی خودش را وارد می‌کند و «مرور قرارداد و امضا» را می‌زند. برای امضا نرم‌افزاری لازم ندارد. اطلاعاتی که وارد می‌کند بعداً به پرونده‌ی کارمند منتقل می‌شود.
5. بعد از امضای متقاضی، مسئول منابع انسانی یک فعالیت امضا در اپ امضا می‌گیرد و قرارداد را امضا می‌کند.
6. وقتی همه امضا کردند، متقاضی خودکار به «قرارداد امضاشده» می‌رود و نوار سبز «استخدام‌شده» (Hired) روی کارتش می‌نشیند.

ساختن کارمند از متقاضی

روی فرم متقاضی استخدام‌شده «ساخت کارمند» (Create Employee) را بزنید. فرم کارمند با اطلاعات کارت متقاضی و قرارداد باز می‌شود؛ بقیه‌ی فیلدها را پر کنید و ذخیره کنید. از اینجا کار به اپ کارمندان می‌رسد (آموزش کارمندان اودو) و قرارداد و حقوقش در آموزش حقوق و دستمزد اودو ادامه پیدا می‌کند.

گزارش‌های استخدام

همه در منوی استخدام ‣ گزارش‌ها Recruitment ‣ Reporting هستند و پیش‌فرض ۳۶۵ روز گذشته را نشان می‌دهند:

• تحلیل درخواست‌ها (Application Analysis): تعداد درخواست‌ها در جریان، استخدام‌شده و ردشده، ماه‌به‌ماه.
• تحلیل منبع (Source Analysis): متقاضیان هر منبع به تفکیک وضعیت؛ می‌گوید کدام کانال آگهی ارزش هزینه دارد.
• سرعت استخدام (Hiring Velocity): متقاضیان چند روز در هر مرحله می‌مانند؛ گلوگاه فرایند را نشان می‌دهد.
• عملکرد تیم (Team Performance): تعداد متقاضی در جریان، استخدام‌شده و ردشده‌ی هر استخدام‌کننده.
• تحلیل پیشنهادها (Offer Analysis): پیشنهادهای هر موقعیت به تفکیک وضعیت، برای مقایسه با موقعیت‌های باز.

یک مثال ایرانی

یک شرکت پخش مواد غذایی در شیراز را در نظر بگیرید که برای فصل تازه پنج بازاریاب و یک حسابدار لازم دارد. دو موقعیت شغلی می‌سازد، «بازاریاب» با هدف ۵ نفر و «حسابدار» با هدف ۱ نفر، هر کدام با نام مستعار ایمیل خودش. آگهی‌ها در سایت شرکت منتشر می‌شوند و برای هر سایت کاریابی که آگهی در آن گذاشته شده، یک لینک ردیاب جدا ساخته می‌شود.

مرحله‌ی «مصاحبه‌ی اول» قالب زمان‌بندی مصاحبه دارد تا متقاضی خودش وقت بگیرد. حسابدارها پیش از مصاحبه یک آزمون کوتاه با اپ نظرسنجی می‌گیرند. ردشده‌ها با دلیل روشن و ایمیل فارسی رد می‌شوند. برای نفرات پذیرفته‌شده پیشنهاد کاری با قالب قرارداد موقت فرستاده می‌شود، متقاضی آنلاین امضا می‌کند، مدیر منابع انسانی هم امضا می‌کند و با «ساخت کارمند» پرونده‌ی هر نفر ساخته می‌شود. سه ماه بعد، گزارش تحلیل منبع نشان می‌دهد بیشتر استخدام‌شده‌ها از معرفی کارکنان و سایت خود شرکت آمده‌اند، و فصل بعد بودجه‌ی آگهی جابه‌جا می‌شود.

پرسش‌های رایج درباره‌ی استخدام در اودو