در این آموزش یاد می‌گیرید
- بستهی بومیسازی مالی را بشناسید و داده‌های پایه را به ترتیب درست وارد کنید
- سرفصل حساب‌ها و دفترها را تنظیم کنید و سند حسابداری دستی ثبت کنید
- سال مالی و تاریخ قفل را بگذارید و مانده‌های افتتاحیه را بدون دوباره‌شماری وارد کنید
- ترازنامه، سود و زیان، دفتر کل، تراز آزمایشی و گزارش سنی بدهی و طلب را بخوانید
- سال مالی را ببندید، حساب تحلیلی را بشناسید و بدانید حسابداری اودو در ایران به چه بومی‌سازی‌ای نیاز دارد
پیش‌نیاز
اپ حسابداری (Accounting) نصب باشد و کاربر شما در بخش حسابداری دسترسی مدیر (Administrator) داشته باشد؛ مستندات اودو همین سطح را برای حسابدار شرکت پیشنهاد می‌کند. اپ صورتحساب (Invoicing) نسخه‌ی سبک‌تری است که فاکتور، قبض خرید و پرداخت را دارد؛ گزارش‌های مالی استاندارد، تطبیق بانکی، بودجه و دارایی‌ها مال اپ حسابداری است. فرق ویرایش‌ها را در راهنمای اودو کامیونیتی یا اینترپرایز ببینید.
تازه‌های اودو ۲۰ در حسابداری
- تحلیل مالی با هوش مصنوعی: از دستیار هوش مصنوعی درباره‌ی وضعیت مالی شرکت بپرسید؛ پاسخ فقط از داده‌های حسابداری همان پایگاه داده ساخته میشود.
- سازگاری بانک: هر سندی که روی حساب بانک اثر دارد باید از یک تراکنش بانکی بیاید تا سند دستی با بانک ناهمخوان نشود. پیام‌های تأیید صورتحساب بانک هم دقیق‌تر شده‌اند تا ناهمخوانی مانده زود پیدا شود.
- حساب مادر (Parent Account) جای گروه حساب را گرفته و روش ساختاردهی سرفصل حساب‌ها شده است. کد حساب هم حالا اختیاری است.
- اقدام «برگرداندن به پیشنویس» (Reset to Draft) در هر نمای لیست، برای برگرداندن گروهی سندها به پیشنویس.
- تطبیق دستی روی هر حسابی ممکن شده است. گزینه‌ی «اجازه‌ی تطبیق» (Allow Reconciliation) روی حساب، «تطبیق پرداخت» (Payment Reconciliation) نام گرفته است.
- تشخیص بهتر فاکتور و قبض تکراری با دو سطح هشدار: قرمز برای موردی که به‌احتمال زیاد تکراری است و باید اصلاح شود، زرد برای مورد مشکوکی که پیش از ثبت باید بررسی شود. بعد از ثبت فقط هشدار قرمز می‌ماند.
- پیشبینی سطرهای قبض خرید: هنگام ورود قبض، محصول، حساب، مالیات و توزیع تحلیلی از روی سابقه‌ی قبض‌ها و شرح سطر پیشنهاد میشوند.
- سطر «تعدیل تسعیر انباشته» (CTA) در ترازنامه، تراز آزمایشی و دفتر کل، برای متوازن کردن اختلافی که از نرخ‌های ارز متفاوت در دسته‌های مختلف حساب پیش می‌آید.
- راه‌اندازی اولیه‌ی حسابداری ساده‌تر شده تا تنظیم صورتحساب الکترونیکی و مالیات آسان‌تر باشد.
از یادداشتهای رسمی انتشار اودو ۲۰.
حسابداری در اودو؛ چند اصطلاح پایه
اودو با حسابداری دوطرفه کار می‌کند: هر سند دست‌کم یک بدهکار و یک بستانکار دارد و جمع دو طرف همیشه برابر است. بیشتر سندها را هم خود اودو می‌سازد؛ از فاکتور فروش و قبض خرید تا سفارش صندوق فروش، هزینه و ارزش‌گذاری موجودی. پیش از شروع، این کلمه‌ها را با هم یکی کنیم:
- سرفصل حساب‌ها (Chart of Accounts)
- فهرست همه‌ی حساب‌هایی که تراکنش‌ها در دفتر کل روی آن‌ها ثبت میشوند.
- دفتر (Journal)
- دسته‌ای که سندها در آن ثبت میشوند: بانک، نقد، کارت اعتباری، فروش، خرید یا متفرقه. هر کارت داشبورد حسابداری یک دفتر است.
- سند حسابداری (Journal Entry)
- یک ثبت کامل با تاریخ، دفتر و چند ردیف که جمع بدهکار و بستانکارش برابر است.
- ردیف سند (Journal Item)
- هر سطر سند: یک حساب، با مبلغ بدهکار یا بستانکار، و در صورت نیاز طرف‌حساب و توزیع تحلیلی.
- بستهی بومیسازی مالی (Fiscal Localization Package)
- ماژول مخصوص هر کشور که سرفصل حساب‌ها، مالیات‌ها، موقعیت‌های مالی و گزارش‌های قانونی آماده را نصب می‌کند.
اودو هم حسابداری تعهدی را پشتیبانی می‌کند و هم نقدی؛ یعنی درآمد و هزینه را میشود هنگام وقوع معامله گزارش کرد یا هنگام دریافت و پرداخت پول. هر تراکنش به واحد پول اصلی شرکت ثبت میشود و برای تراکنش ارزی، مبلغ ارزی هم کنارش نگه داشته میشود.
شروع کار: بستهی بومیسازی و ترتیب ورود داده
بستهی بومیسازی مالی بر اساس کشوری که هنگام ساختن پایگاه داده انتخاب می‌کنید خودکار نصب میشود. برای دیدنش به بروید و فیلد بسته (Package) را در بخش بومیسازی مالی (Fiscal Localization) ببینید.
بسته را فقط تا پیش از ثبت اولین سند میشود عوض کرد. اول بسته را درست کنید، بعد سراغ سند بروید. ایران در فهرست کشورهایی که اودو برایشان بستهی مالی دارد نیست؛ این یعنی چه و چه باید کرد، در بومیسازی حسابداری اودو آمده است.
داده‌ی پایه یعنی داده‌ای که بقیه‌ی رکوردها به آن تکیه دارند؛ مثلاً فاکتور بدون مشتری ساخته نمیشود. پس ترتیب ورود داده مهم است، چه دستی وارد کنید و چه با ایمپورت اکسل در اودو:
- داده‌ی پایه‌ی حسابداری: سرفصل حساب‌ها، واحد پول، دفترها، موقعیت‌های مالی، مالیات‌ها و شرایط پرداخت.
- داده‌ی پایه‌ی دیگر: دسته‌های محصول، محصولات، حسابهای بانکی طرف‌حساب‌ها و خود طرف‌حساب‌ها. دسته‌ها را پیش از محصولات وارد کنید.
- تنظیمات حسابداری: در اطلاعات شرکت، دورهی اظهارنامه‌ی مالیاتی، روش گرد کردن مالیات، قیمت با مالیات یا بدون مالیات، حسابهای پیش‌فرض، روز پایان سال مالی و شماره‌گذاری فاکتورها را تنظیم کنید.
- مانده‌های افتتاحیه: اگر از نرم‌افزار دیگری می‌آیید، تراز افتتاحیه، فاکتورها و قبض‌های باز و موجودی اول دوره (بخش «مانده‌های افتتاحیه» در همین آموزش).
روی دسته‌ی محصول چند فیلد حسابداری هست: روش محاسبه‌ی بها، ارزش‌گذاری موجودی، حساب درآمد، حساب هزینه و حساب موجودی. محصول حساب درآمد و هزینه را از دسته‌اش می‌گیرد، مگر روی خود محصول عوض شود. روی طرف‌حساب هم شرایط پرداخت فروش و خرید، موقعیت مالی و حساب دریافتنی و پرداختنی تعیین میشود. تنظیم مالیات‌ها جدا در تنظیم مالیات در اودو آمده است.
مستندات اودو پیشنهاد می‌کند این مراحل را اول در یک پایگاه داده‌ی آزمایشی تمرین کنید و مدتی حسابداری قبلی را موازی نگه دارید.
سرفصل حساب‌ها: کد، نام و نوع حساب
سرفصل حساب‌ها در است. برای حساب تازه «جدید» را بزنید و دست‌کم کد، نام حساب و نوع (Type) را پر کنید.
نوع حساب فقط یک برچسب نیست. گزارش‌های قانونی، قاعده‌ی بستن سال مالی و سند افتتاحیه از روی آن ساخته میشوند. نوع‌ها در این دسته‌ها هستند:
| گزارش | دسته | نمونه‌ی نوع حساب |
|---|---|---|
| ترازنامه | دارایی | دریافتنی، بانک و نقد، دارایی جاری، دارایی غیرجاری، پیش‌پرداخت، دارایی ثابت |
| ترازنامه | بدهی | پرداختنی، کارت اعتباری، بدهی جاری، بدهی غیرجاری |
| ترازنامه | حقوق صاحبان سهام | حقوق صاحبان سهام، سود سال جاری (Current Year Earnings) |
| سود و زیان | درآمد | درآمد، سایر درآمدها |
| سود و زیان | هزینه | هزینه، استهلاک، بهای تمام‌شده‌ی درآمد |
| سایر | سایر | خارج از ترازنامه (Off-Balance Sheet) |
چند تنظیم دیگر روی هر حساب:
- مالیات پیش‌فرض: مالیاتی که وقتی این حساب برای فروش یا خرید یک محصول انتخاب شود، خودکار می‌نشیند.
- برچسب‌ها: بعضی گزارش‌های قانونی به برچسب روی حساب‌ها نیاز دارند.
- واحد پول: اگر انتخاب شود، فقط ردیف‌هایی با همان ارز روی حساب می‌نشینند.
- تطبیق پرداخت: فقط ردیف‌های حساب‌هایی که این گزینه را دارند در تطبیق بانک پیشنهاد میشوند. در اودو ۲۰ نام این گزینه از «اجازه‌ی تطبیق» به «تطبیق پرداخت» تغییر کرده است.
- منسوخ (Deprecated): حسابی که تراکنش دارد حذف نمیشود؛ با این گزینه آن را از استفاده خارج کنید.
حساب مادر بهجای گروه حساب
طبق یادداشتهای انتشار اودو ۲۰، حساب مادر (Parent Account) جای گروه حساب را به‌عنوان روش ساختاردهی سرفصل گرفته و کد حساب اختیاری شده است. صفحه‌ی سرفصل حساب‌ها در مستندات هنوز گروه حساب را توضیح میدهد؛ پس پیش از چیدن سطوح سرفصل، رفتار حساب مادر را روی همان نسخه‌ای که مستقر می‌کنید بیازمایید. اگر کد می‌گذارید، کد هر حساب در سرفصل باید یکتا باشد.
حسابهای استاندارد را حذف نکنید و نوعشان را عوض نکنید. بعضی از آن‌ها حساب پیش‌فرض محصول، دسته‌ی محصول، طرف‌حساب یا تنظیمات حسابداری‌اند و حذفشان میتواند حتی ساختن فاکتور را از کار بیندازد. بهجای حذف، نام و کدشان را با سرفصل خودتان یکی کنید و فقط حساب‌هایی را که معادل ندارند بسازید یا وارد کنید.
دفترها و داشبورد حسابداری
اودو شش نوع دفتر دارد: بانک، نقد، کارت اعتباری، فروش، خرید و متفرقه. از هر نوع میشود چند دفتر داشت؛ مثلاً یک دفتر بانک برای هر حساب بانکی، یا دو دفتر فروش برای جدا کردن فروش عمده و خرده. دفترها را در ببینید و بسازید.
- پیشوند شماره (Sequence Prefix): کد یکتای یک تا پنج حرفی که اول شماره‌ی همه‌ی سندهای این دفتر می‌آید.
- حسابهای مجاز: در زبانه‌ی تنظیمات پیشرفته، حساب‌هایی را که در این دفتر قابل استفاده‌اند محدود کنید؛ خالی یعنی همه.
- نام مستعار ایمیل: پی‌دی‌اف‌هایی که به این نشانی برسند، با خواندن خودکار سند ثبت میشوند؛ بیشتر برای فاکتور و قبض خرید.
- امن کردن سندهای ثبتشده با هش: سندهای ثبت‌شده‌ی دفتر را غیرقابل‌تغییر می‌کند. بعد از اولین سند ثبتشده در این دفتر، دیگر نمیشود خاموشش کرد.
دفترهای بانک و نقد یک حساب معلق (Suspense Account) دارند: تراکنش تا وقتی تطبیق نشده روی این حساب می‌ماند. پرداخت‌ها به‌طور پیش‌فرض سند نمی‌سازند، مگر روی روش‌های پرداخت دفتر، حساب دریافت‌های در راه و پرداخت‌های در راه (Outstanding Accounts) تعیین شود. تطبیق بانک و پرداخت جدا در تطبیق بانکی در اودو آمده است.
داشبورد حسابداری
صفحه‌ی اول اپ حسابداری داشبوردی است که هر کارتش یک دفتر است. از سه‌نقطه‌ی روی هر کارت، «پیکربندی» (Configuration) همان دفتر را باز می‌کند. کارت‌های بانک دکمه‌های اقدام خودشان را دارند. کارت دفتر فروش دو پیوند راه‌اندازی صورتحساب الکترونیکی دارد. کارت دفتر اظهارنامه‌های مالیاتی (Tax Returns) هم یادآوری مهلت‌ها را نشان میدهد و پیش از اولین اظهارنامه از شما می‌خواهد اطلاعات شرکت و دورهها را تنظیم و سرفصل حساب‌ها را مرور کنید.
ثبت سند حسابداری دستی
بیشتر سندها از فاکتور، قبض خرید، پرداخت و انبار خودکار می‌آیند؛ ثبت فاکتور فروش در صدور فاکتور در اودو و قبض خرید در ثبت قبض خرید در اودو آمده است. برای بقیه، مثل سند اصلاحی یا سند پایان سال، سند دستی بزنید:
- به بروید و «جدید» را بزنید.
- مرجع (Reference) را بنویسید تا سند بعداً پیدا شود، تاریخ حسابداری (Accounting Date) را بگذارید و دفتر را انتخاب کنید؛ معمولاً دفتر متفرقه.
- در زبانه‌ی ردیف‌های سند (Journal Items) هر ردیف را با حساب و مبلغ بدهکار یا بستانکار پر کنید. جمع بدهکار و بستانکار باید برابر شود.
- «ثبت» (Post) را بزنید. سند تا ثبت نشود پیشنویس است و در گزارش‌های «فقط سندهای ثبتشده» نمی‌آید.
همه‌ی ردیف‌های سند را در می‌بینید. در اودو ۲۰ می‌توانید چند سند را در نمای لیست انتخاب کنید و با اقدام «برگرداندن به پیشنویس» یک‌جا پیشنویس کنید.
روی حساب بانک سند دستی نزنید. در اودو ۲۰ هر سندی که روی حساب بانک اثر دارد باید از یک تراکنش بانکی بیاید؛ پول بانک را از راه صورتحساب بانک و تطبیق ثبت کنید.
هر تغییر در فیلدهایی که روی حسابداری اثر دارند، با تاریخ، کاربر، مقدار قبلی و مقدار تازه در گزارش ردپای حسابرسی ثبت میشود: .
سال مالی و تاریخ قفل
سال مالی در اودو به‌طور پیش‌فرض ۱۲ ماه است و ۳۱ دسامبر تمام میشود. برای تغییرش به بروید و در بخش دورههای مالی (Fiscal Periods) فیلد «آخرین روز» (Last Day) را عوض کنید. اگر دوره‌ای کوتاهتر یا بلندتر از ۱۲ ماه است، گزینه‌ی سالهای مالی (Fiscal Years) را روشن کنید و سال را با نام، تاریخ شروع و تاریخ پایان بسازید. وقتی آن دوره تمام شد، اودو دوباره به همان «آخرین روز» برمی‌گردد.
قفل کردن دوره
تاریخ قفل جلوی تغییر سندهای ثبتشده و ثبت سند تازه را تا آن تاریخ می‌گیرد. اگر سندی با تاریخ قبل از قفل ثبت شود، اودو تاریخ حسابداری‌اش را خودکار به روز بعد از قفل می‌برد. تاریخ‌ها در هستند:
| تاریخ قفل | چه می‌کند |
|---|---|
| قفل همه (Lock Everything) | همه‌ی سندها تا این تاریخ؛ برای پایان سال و دورهی حسابرسی |
| قفل اظهارنامه (Lock Tax Return) | سندهایی که روی مالیات اثر دارند؛ با تأیید اظهارنامه خودکار جلو می‌رود |
| قفل قطعی (Hard Lock) | برگشتناپذیر؛ برای کشورهایی که غیرقابل‌تغییر بودن سند را الزام می‌کنند |
اگر بعد از قفل، تغییری لازم شد، کاربر مدیر حسابداری میتواند استثنا بسازد: در همان پنجره تاریخ قفل را بردارید و در نوار استثنا بگویید برای خودتان باشد یا همه، و چه مدت. دلیلش را هم بنویسید؛ همه‌ی این‌ها در گفت‌وگوی رکورد (چتر) شرکت ثبت میشود. قفل قطعی استثنا نمی‌پذیرد.
مستندات اودو پیشنهاد می‌کند هنگام بستن سال، «قفل همه» را روی آخرین روز سال قبل بگذارید تا در دورهی حسابرسی سندی در آن سال ساخته یا عوض نشود.
مانده‌های افتتاحیه؛ آمدن از نرم‌افزار قبلی
بهترین زمان کوچ به اودو پایان سال مالی است، چون کمترین داده باید منتقل شود. پایان دورهی مالیاتی هم شدنی است؛ اما وسط دورهی مالیاتی را مستندات اودو توصیه نمی‌کند، چون اظهارنامه‌ی آن دوره باید از دو سیستم جمع شود. از نرم‌افزار قبلی این‌ها را آماده کنید: مانده‌ی حساب‌ها، فاکتورها و اعلامیه‌های بستانکار پرداخت‌نشده، قبض‌های خرید و برگشت‌های باز، و شمارش موجودی اول دوره.
خطر اصلی دوباره‌شماری است. اگر طلب مشتریان هم در تراز افتتاحیه بیاید و هم با فاکتورهای باز، حساب دریافتنی دو برابر میشود. راه‌حل اودو حساب واسط (Clearing Account) است:
- فاکتورها و قبض‌های باز: قالب ایمپورت را از و بگیرید. هر فاکتور را فقط با مبلغ مانده و روی حساب واسط دریافتنی وارد کنید، نه با سطرهای کالا، تا حساب مالیات دو بار اثر نگیرد. رکوردها پیشنویس وارد میشوند؛ از لیست انتخابشان کنید و «تأیید سندها» را بزنید.
- تراز افتتاحیه: قالب سند متفرقه را از بگیرید. مرجع، تاریخ و دفتر فقط در ردیف اول بیایند تا همه یک سند شوند. هر ردیف فقط بدهکار یا فقط بستانکار داشته باشد؛ صفر یا عدد منفی ننویسید. بهجای حساب دریافتنی و پرداختنی، حساب واسط دریافتنی و واسط پرداختنی بگذارید. سند پیشنویس وارد میشود؛ بازبینی کنید و ثبت کنید.
- موجودی اول دوره: بهای هر کالا را روی محصول بگذارید و شمارش را در انبار وارد کنید. جمع حسابهای موجودی در تراز باید با جمع «تعداد × بها» برابر باشد (جزئیات در انبارداری اودو).
- بانک: مانده‌ی آغاز اولین صورتحساب هر دفتر بانک را برابر مانده‌ی واقعی حساب پیش از اولین تراکنش بگذارید.
- بستن واسط‌ها: آخر کار حسابهای واسط باید صفر شده باشند؛ نوعشان را به «خارج از ترازنامه» تغییر دهید تا از گزارشها بیرون بروند.
جمع حسابهای دریافتنی در تراز افتتاحیه برابر جمع فاکتورهای باز منهای اعلامیه‌های بستانکار باشد؛ جمع حسابهای پرداختنی برابر قبض‌های باز منهای برگشت‌ها؛ جمع حسابهای موجودی برابر ارزش موجودی؛ و خود تراز افتتاحیه متوازن.
گزارش‌های اصلی: ترازنامه، سود و زیان، دفتر کل و تراز آزمایشی
گزارشها در منوی هستند و بهصورت زنده از همان سندها ساخته میشوند، نه از یک فایل جدا. ترازنامه، سود و زیان، دفتر کل، سنی طلب و بدهی و جریان وجوه نقد در همه‌ی کشورها و با هر بستهی بومیسازی هستند:
| گزارش | چه نشان میدهد |
|---|---|
| ترازنامه (Balance Sheet) | دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام در یک تاریخ مشخص |
| سود و زیان (Profit and Loss) | سود خالص یک دوره: درآمد منهای هزینه |
| دفتر کل (General Ledger) | همه‌ی تراکنش‌های همه‌ی حساب‌ها در یک بازه؛ اول جمع هر حساب، با باز کردنش ریز تراکنش‌ها |
| تراز آزمایشی (Trial Balance) | فهرست همه‌ی حساب‌ها با مانده‌شان |
| دفتر طرف‌حساب (Partner Ledger) | مانده‌ی هر مشتری و فروشنده |
| سنی طلب‌ها (Aged Receivable) | فاکتورهای فروشی که منتظر دریافت‌اند، به تفکیک ماه |
| سنی بدهی‌ها (Aged Payable) | قبض‌ها و بدهی‌هایی که باید بپردازید و مدت پرداخت‌نشدنشان |
| صورت جریان وجوه نقد (Cash Flow Statement) | اثر تغییر حساب‌ها بر نقد، به تفکیک عملیاتی، سرمایه‌گذاری و تأمین مالی |
| خلاصه‌ی مدیریتی (Executive Summary) | حاشیه‌ی سود، میانگین روزهای وصول و پرداخت و عددهای کلیدی |
بالای بیشتر گزارشها این ابزارها هست:
- تاریخ و مقایسه: تاریخ یا بازه را انتخاب کنید و از منوی مقایسه (Comparison) چند دوره را کنار هم ببینید.
- دفتر و تحلیلی: فقط دفترهای خاص یا حسابهای تحلیلی خاص را در گزارش بیاورید.
- نوع سند: فقط سندهای ثبتشده یا پیش‌نویس‌ها را هم ببینید، و مبنای تعهدی یا نقدی را انتخاب کنید. «پنهان کردن ردیف‌های صفر» هم همین‌جاست.
- گرد کردن: عددها را کامل، به هزار یا به میلیون نشان دهید.
- خروجی: با دکمه‌ی PDF یا از فلش کنارش XLSX بگیرید. با باز کردن هر ردیف، ریز آن را ببینید و یادداشت بگذارید.
برای دیدن حساب‌ها در سطحهای بالاتر در تراز آزمایشی، از منوی گزینه‌ها (Options) «سلسله‌مراتب و جمع‌های میانی» (Hierarchy and Subtotals) را بزنید. گزارش مالیات و اظهارنامه در آموزش تنظیم مالیات آمده است.
بستن سال مالی
پیش از بستن، این فهرست را مرور کنید:
- همه‌ی حسابهای بانک تا پایان سال تطبیق شده باشند و مانده‌ی دفتر با صورتحساب بانک یکی باشد.
- همه‌ی فاکتورها و قبض‌ها ثبت شده باشند و هیچ پیش‌نویسی نمانده باشد؛ یا ثبت شود یا لغو.
- دریافت‌ها ثبت و حسابهای معلق بسته شده باشند.
- طلب و بدهی معوق بیش از ۶۰ روز را مرور کنید و درباره‌ی ذخیره‌ی مطالبات مشکوک‌الوصول تصمیم بگیرید.
- سندهای استهلاک و درآمد انتقالی ثبت و وام‌ها برای محاسبه‌ی خودکار اقساط درست ثبت شده باشند.
- گزارش مالیات را بگیرید و درستی‌اش را بسنجید.
سود سال جاری
اودو سود سال را زنده حساب می‌کند و برای سال بعد سند بستن خودکار نمی‌زند. نتیجهی سال N در تراز آزمایشی و دفتر کل سال N+1 بهصورت یک ردیف پویا به نام «نتیجهی انتقالی» (Result Brought Forward) می‌آید. وقتی تقسیم سود آماده شد، یک سند دستی با تاریخ پایان سال N بزنید: در سود، حسابهای نوع «سود سال جاری» را بدهکار و حسابهای مقصد (اندوخته، سود انباشته، سود سهام پرداختنی) را بستانکار کنید؛ در زیان برعکس. جمع این سند باید با همان ردیف پویا برابر باشد تا جای آن را بگیرد.
بستن سالانه در اظهارنامه‌ها
برای پایان کار، از کارت دفتر اظهارنامه‌ها در داشبورد یا از ردیف بستن سالانه (Annual Closing) را باز کنید. دو گام دارد: بازبینی و ارسال. در بازبینی اودو کارت‌های کنترل را نشان میدهد؛ از جمله تطبیق بانک، نبود پیشنویس، طلب و بدهی معوق، دارایی‌ها، وام‌ها و تقسیم سود. کارت سبز یعنی گذشته، خاکستری یعنی باید بازبینی شود و قرمز یعنی ناهنجاری. وقتی همه سبز شدند، «تأیید» (Validate) و بعد «ارسال» (Submit) را بزنید.
حسابداری تحلیلی به‌اختصار
حسابداری تحلیلی هزینه و درآمد را بر اساس پروژه، شعبه یا دپارتمان دنبال می‌کند، بدون اینکه سرفصل حساب‌ها را شلوغ کند. آن را در ، بخش تحلیل (Analytics)، روشن کنید.
- طرح تحلیلی (Analytic Plan): گروهی از حسابهای تحلیلی، مثل «شعبه» یا «پروژه»، در . می‌توانید آن را اختیاری، اجباری یا غیرفعال کنید؛ در حالت اجباری، سند بدون حساب تحلیلی تأیید نمیشود. هر طرح دست‌کم یک حساب تحلیلی لازم دارد.
- حساب تحلیلی: در ، مثلاً «شعبه‌ی تبریز».
- توزیع تحلیلی: روی هر سطر فاکتور یا قبض، مبلغ را با درصد بین چند حساب تحلیلی تقسیم کنید.
- مدل توزیع: در بگویید مثلاً هر ردیفی که روی حسابهای با پیشوند مشخص بنشیند، خودکار بین سه دپارتمان تقسیم شود.
بومیسازی حسابداری اودو برای ایران
حسابداری بیشترین کار بومیسازی را در اودو می‌خواهد. نقشه‌ی کامل در بومیسازی حسابداری اودو و تصمیم‌های پیش از شروع در حسابداری اودو آمده است؛ این‌ها به همین آموزش مربوط است:
- بستهی مالی ایران: اودو برای ایران بستهی بومیسازی مالی ندارد؛ پس سرفصل حساب‌ها، مالیات‌ها، موقعیت‌های مالی و گزارش مالیات ایرانی آماده نصب نمی‌شوند و باید ساخته یا وارد شوند. چون بسته بعد از اولین سند عوض نمیشود، این تصمیم را پیش از هر سندی بگیرید.
- کدینگ گروه، کل، معین و تفصیلی: سطحهای سرفصل در اودو ۲۰ با حساب مادر ساخته میشوند و سطح تفصیلی معمولاً با طرف‌حساب یا حساب تحلیلی. اینکه کدام سطح کجا بنشیند، و تراز چهارستونی و دفتر معین بر چه پایه‌ای گزارش شوند، تصمیم روز اول است.
- سال مالی شمسی: «آخرین روز» سال مالی در اودو یک روز و ماه میلادی ثابت است، ولی پایان اسفند در تقویم میلادی ثابت نیست. سالها و دورهها باید با تاریخ دقیق ساخته شوند و تاریخ قفل با پایان ماه شمسی (توضیح در سال مالی شمسی در اودو).
- گزارش ماهانه: مقایسه‌ی «ماه قبل» و «امسال» در گزارشها و گروه‌بندی ماهانه‌ی سندها در اودوی خام با مرز ماه میلادی حساب میشود (توضیح در تقویم شمسی در اودو). در اودوی بومی‌شده‌ی وستا تقویم شمسی در همه‌ی ماژول‌ها هست.
- ریال یا تومان: واحد پول اصلی شرکت و روش گرد کردن را پیش از اولین سند تعیین کنید؛ هر تراکنش به همین واحد ثبت میشود.
- بانک و چک: همگام‌سازی خودکار بانک و پرداخت قبض از داخل اودو با ارائه‌دهنده‌های خارجی کار می‌کنند؛ برای بانک‌های ایرانی روی ورود صورتحساب بانک حساب کنید. گردش چک به سبک ایران هم در اودوی خام نیست.
- چاپ و مالیات: فاکتور و گزارش چاپی به فونت فارسی و چیدمان راست‌چین نیاز دارد (چاپ فارسی در اودو). ارسال صورتحساب به سامانه‌ی مودیان در اودو و سامانه مودیان آمده است.
بومیسازی کامل وستا تقویم شمسی در همه‌ی ماژول‌ها، رابط فارسی و راست‌چین، حسابداری متناسب با ایران، مالیات بر ارزش افزوده و مودیان را دارد. اگر به نرم‌افزار حسابداری فعلی‌تان اطمینان دارید، اودو به آن وصل میشود و لازم نیست کنارش بگذارید. خود اودو رایگان است و سورس‌کدش به شما تحویل میشود؛ نصب اودو و ماژول‌های پایه‌ی نسخه‌ی بومی‌شده هم رایگان است و هزینه بر اساس نفر-ساعت کار حساب میشود (تعرفه‌ی اودو).
یک مثال ایرانی
یک شرکت بازرگانی لوازم یدکی در تبریز با یک شعبه در تهران را در نظر بگیرید که می‌خواهد از نرم‌افزار حسابداری قدیمی به اودو بیاید. کوچ را برای پایان اسفند می‌گذارد تا کمترین داده جابه‌جا شود. حسابدار سرفصل قدیمی را کنار سرفصل اودو می‌گذارد: حساب‌هایی که معادل دارند فقط نام و کد تازه می‌گیرند و بقیه با ایمپورت ساخته میشوند. دو دفتر بانک برای دو حساب بانکی شرکت می‌سازد و یک دفتر نقد برای صندوق.
تراز افتتاحیه با تاریخ اول فروردین در دفتر متفرقه وارد میشود، با حساب واسط دریافتنی و پرداختنی بهجای خود حساب‌ها. فاکتورهای باز مشتریان و قبض‌های باز فروشندگان فقط با مبلغ مانده روی همان حسابهای واسط وارد میشوند و آخر کار هر دو واسط صفر میشوند. «قفل همه» روی پایان اسفند سال قبل می‌نشیند. یک طرح تحلیلی «شعبه» با دو حساب «تبریز» و «تهران» اجباری میشود تا آخر هر ماه، سود و زیان هر شعبه جدا دیده شود.
پرسش‌های رایج درباره‌ی آموزش حسابداری اودو
فرق اپ حسابداری و اپ صورتحساب در اودو چیست؟
اپ صورتحساب (Invoicing) فاکتور، ارسال آن، پرداخت و قبض خرید را دارد. اپ حسابداری (Accounting) همه‌ی این‌ها را دارد و گزارش‌های مالی استاندارد، تطبیق بانکی، بودجه و مدیریت دارایی را هم اضافه می‌کند.
سرفصل حسابهای ایرانی در اودو آماده است؟
نه. اودو برای ایران بستهی بومیسازی مالی ندارد و سرفصل ایرانی باید ساخته یا وارد شود. در اودو ۲۰ سطحهای سرفصل با حساب مادر ساخته میشوند و کد حساب اختیاری است. حسابهای استاندارد را حذف نکنید؛ نام و کدشان را عوض کنید.
سال مالی را در اودو چطور تنظیم کنم؟
در تنظیمات حسابداری، بخش دورههای مالی، «آخرین روز» سال را عوض کنید. برای دورهی کوتاهتر یا بلندتر از ۱۲ ماه، سالهای مالی را روشن کنید و سال را با تاریخ شروع و پایان بسازید. برای سال مالی شمسی، سالها و دورهها باید با تاریخ دقیق پایان اسفند ساخته شوند.
تاریخ قفل در حسابداری اودو چیست؟
تاریخی که تا آن، سند ثبتشده عوض نمیشود و سند تازه ثبت نمیشود. «قفل همه» برای پایان سال است، «قفل اظهارنامه» برای سندهای مالیاتی و «قفل قطعی» برگشتناپذیر است. مدیر حسابداری میتواند برای قفل همه و قفل اظهارنامه استثنای موقت بگذارد.
چرا در تراز آزمایشی سال جدید ردیف «نتیجهی انتقالی» دیده میشود؟
اودو سود سال قبل را خودکار به حساب نمیبرد و آن را بهصورت ردیف پویا نشان میدهد. وقتی تقسیم سود آماده شد، یک سند دستی با تاریخ پایان سال قبل روی حسابهای نوع «سود سال جاری» و حسابهای مقصد بزنید تا جای این ردیف را بگیرد.
حسابداری اودو ۲۰ چه چیز تازهای دارد؟
طبق یادداشتهای انتشار اودو ۲۰: تحلیل مالی با هوش مصنوعی، الزام اینکه سندهای حساب بانک از تراکنش بانکی بیایند، حساب مادر بهجای گروه حساب، برگرداندن گروهی به پیشنویس، تطبیق دستی روی هر حساب، تشخیص بهتر سند تکراری، پیشبینی سطرهای قبض خرید و سطر تعدیل تسعیر در گزارشها.
منبع و مجوز
ترجمه، ویرایش و بومیسازی غیررسمی وستا از مستندات Odoo 20؛ تغییرات: ترجمه‌ی فارسی، مثال‌ها و بخش بومیسازی برای ایران. این صفحه مانند منبع با مجوز CC BY-SA 4.0 منتشر میشود. Odoo نشان تجاری Odoo S.A. است و این صفحه وابسته به آن نیست. صفحه‌ی اصلی: حسابداری در مستندات Odoo 20 · متن مجوز
- Odoo 20 documentation: Accounting and Invoicing
- Odoo 20: Get started (Accounting)
- Odoo 20: Chart of accounts
- Odoo 20: Journals
- Odoo 20: Accounting cheat sheet
- Odoo 20: Bank and cash accounts
- Odoo 20: Invoicing processes
- Odoo 20: Reporting
- Odoo 20: Year-end closing
- Odoo 20: Tax return (VAT report)
- Odoo 20: Data inalterability check report
- Odoo 20: Analytic accounting
- Odoo 20: Fiscal localizations
- Odoo 20 release notes