انبارداری اودو ۲۰: آموزش انبار اودو از رسید کالا تا ارزش موجودی

انبار در اودو؛ چند اصطلاح پایه

اپ انبار اودو هم نرم‌افزار انبارداری است و هم سیستم مدیریت انبار. پیش از شروع، این چند کلمه را با هم یکی کنیم:

انبار (Warehouse)

یک مکان فیزیکی با نشانی، مثل انبار مرکزی، مرکز پخش یا یک فروشگاه.

مکان (Location)

بخشی از داخل انبار، مثل قفسه، راهرو، طبقه یا سردخانه. هر مکان مال یک انبار است.

انتقال (Transfer)

هر جابه‌جایی کالا: رسید، حواله‌ی تحویل یا انتقال داخلی. هر انتقال کالا را از یک مکان به مکان دیگر می‌برد.

نوع عملیات (Operation Type)

دسته‌ی هر انتقال، مثل رسید (Receipts) یا حواله‌ی تحویل (Delivery Orders)، با پیشوند شماره‌گذاری خودش.

موجودی و پیش‌بینی (On Hand / Forecasted)

موجودی یعنی آنچه الان در انبار است؛ پیش‌بینی یعنی موجودی به‌اضافه‌ی ورودی‌های در راه منهای خروجی‌های قطعی.

همه‌ی کارهای انبار در اودو در نهایت یک «گردش موجودی» (Stock Move) است: کالا از مکانی به مکان دیگر می‌رود. وقتی این را بپذیرید، رسید و حواله و انبارگردانی و ضایعات همه یک منطق پیدا می‌کنند.

تعریف کالا: نوع محصول و پیگیری موجودی

در اودو کالا و خدمت هر دو «محصول» هستند. چند فیلد روی فرم محصول تعیین می‌کند اودو با آن چه کند:

1. به انبار ‣ محصولات ‣ محصولات Inventory ‣ Products ‣ Products بروید و محصول را باز کنید یا «جدید» را بزنید.
2. اگر کالا را می‌فروشید، گزینه‌ی فروش (Sales) و اگر می‌خرید، گزینه‌ی خرید (Purchase) را بزنید. مواد اولیه معمولاً فقط خریدنی‌اند.
3. در زبانه‌ی اطلاعات عمومی، نوع محصول (Product Type) را «کالا» (Goods) بگذارید. خدمت (Service) در انبار پیگیری نمی‌شود و ترکیبی (Combo) آمیزه‌ای از کالا و خدمت است.
4. گزینه‌ی پیگیری موجودی (Track Inventory) را بزنید و در فیلد پیگیری (Tracking) یکی را انتخاب کنید: بر اساس تعداد (By Quantity)، بر اساس سری ساخت (By Lots) یا بر اساس شماره‌ی سریال یکتا (By Unique Serial Number).

کالایی که موجودی‌اش پیگیری نمی‌شود (مثل لوازم اداری یا مواد بسته‌بندی) همیشه «موجود» حساب می‌شود. فرق این دو در کار روزانه:

واحد اندازه‌گیری و بسته‌بندی

بیشتر کسب‌وکارها کالا را در یک واحد می‌خرند و در واحد دیگری نگه می‌دارند یا می‌فروشند: برنج را تنی می‌خرند و کیسه‌ای می‌فروشند، پارچه را متری می‌خرند و یاردی انبار می‌کنند. اودو این تبدیل را خودش انجام می‌دهد.

1. در انبار ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Inventory ‣ Configuration ‣ Settings، بخش محصولات، «واحدهای اندازه‌گیری و بسته‌بندی» (Units of Measure & Packagings) را روشن و ذخیره کنید.
2. واحد انبار هر محصول را در فیلد دوم کنار قیمت فروش یا بها (Cost) تعیین کنید. این دو با هم عوض می‌شوند و واحد انبار برای انتقال‌های داخلی هم به کار می‌رود.
3. واحد خرید را در زبانه‌ی خرید، روی ردیف فروشنده بگذارید. واحد خرید باید هم‌دسته‌ی واحد اصلی محصول باشد.
4. واحدی که در آن می‌فروشید، در اودو ۲۰ «بسته‌بندی» (Packaging) حساب می‌شود؛ آن را در زبانه‌ی فروش، فیلد بسته‌بندی‌ها اضافه کنید، مثل «کارتن ۱۲تایی».
5. برای ساختن واحد تازه به انبار ‣ پیکربندی ‣ واحدها و بسته‌بندی‌ها Inventory ‣ Configuration ‣ Units & Packagings بروید، «جدید» را بزنید و نسبتش را با یک واحد مرجع بنویسید؛ مثلاً «تن» برابر ۱۰۰۰ واحد مرجع «کیلوگرم».

از این به بعد سفارش خرید با واحد فروشنده صادر می‌شود، ولی ستون «درخواست» (Demand) در رسید انبار مقدار تبدیل‌شده به واحد انبار را نشان می‌دهد. سفارش فروش و حواله هم همین‌طور.

انبارها و مکان‌ها

هر پایگاه داده‌ی اودو یک انبار پیش‌فرض با نشانی شرکت دارد. اگر چند انبار دارید، بقیه را بسازید:

1. به انبار ‣ پیکربندی ‣ انبارها Inventory ‣ Configuration ‣ Warehouses بروید و «جدید» را بزنید.
2. نام کامل انبار و نام کوتاه (Short Name، حداکثر پنج حرف) را بنویسید. نام کوتاه روی همه‌ی اسناد انبار می‌آید؛ کد انبار پیش‌فرض WH است. کد کوتاه و به‌یادماندنی بگذارید، مثل WHT برای تهران.
3. نشانی و شرکت مالک انبار را مشخص کنید.

مکان‌های داخل انبار

برای تعریف قفسه و راهرو، اول در انبار ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Inventory ‣ Configuration ‣ Settings، بخش انبار، «مکان‌های نگهداری» (Storage Locations) را روشن کنید. بعد در انبار ‣ پیکربندی ‣ مکان‌ها Inventory ‣ Configuration ‣ Locations «جدید» را بزنید، نام مکان و مکان مادر را بنویسید. مثلاً در WH/Stock/Zone A/Refrigerator 1، «یخچال ۱» نام مکان است و «منطقه‌ی A» مکان مادرش.

هر مکان یک نوع (Location Type) دارد و همین نوع تعیین می‌کند کالا هنوز جزو موجودی شماست یا نه:

روی فرم مکان، بخش لجستیک، می‌توانید راهبرد خروج (Removal Strategy) بگذارید: اول وارده اول صادره (FIFO)، آخر وارده اول صادره (LIFO)، نزدیک‌ترین مکان، کمترین بسته، یا اول انقضا اول خروج (FEFO).

رسید و حواله: مسیر یک، دو و سه مرحله‌ای

اودو به‌طور پیش‌فرض رسید و حواله را یک‌مرحله‌ای انجام می‌دهد: کالای خریده‌شده مستقیم وارد موجودی می‌شود و کالای فروخته‌شده مستقیم از موجودی به مشتری می‌رود. هر مرحله‌ی بیشتر، کنترل بیشتری می‌دهد و کار بیشتری هم می‌خواهد.

رسید و حواله‌ی یک‌مرحله‌ای

1. در اپ خرید سفارش خرید را تأیید کنید. دکمه‌ی هوشمند رسید (Receipt) بالای فرم ظاهر می‌شود و رسید انبار (WH/IN) را باز می‌کند.
2. روی رسید «تأیید» (Validate) را بزنید. رسید به مرحله‌ی انجام‌شده می‌رود و در سفارش خرید، ستون «دریافت‌شده» با مقدار سفارش یکی می‌شود.
3. برای فروش، سفارش فروش را تأیید کنید و از دکمه‌ی هوشمند تحویل (Delivery) حواله‌ی WH/OUT را باز کنید. مقدار (Quantity) را با «درخواست» یکی کنید و «تأیید» را بزنید.

رفتن به دو یا سه مرحله

1. در انبار ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Inventory ‣ Configuration ‣ Settings، بخش انبار، «مسیرهای چندمرحله‌ای» (Multi-Step Routes) را روشن کنید. این کار مکان‌های نگهداری را هم روشن می‌کند.
2. در انبار ‣ پیکربندی ‣ انبارها Inventory ‣ Configuration ‣ Warehouses انبار را باز کنید و در زبانه‌ی پیکربندی انبار، «ارسال‌های ورودی» (Incoming Shipments) و «ارسال‌های خروجی» (Outgoing Shipments) را روی دو یا سه مرحله بگذارید.
3. اودو مکان‌های لازم را خودش می‌سازد: WH/Input و WH/Output برای دو مرحله، و WH/Quality Control و WH/Packing Zone برای سه مرحله.

ورود و خروج لازم نیست هم‌مرحله باشند؛ مثلاً می‌شود کالا را یک‌مرحله‌ای تحویل گرفت و سه‌مرحله‌ای (برداشت، بسته‌بندی، ارسال) فرستاد.

انتقال داخلی بین مکان‌ها و انبارها

انتقال داخلی (Internal Transfer) کالا را بین دو مکان داخلی جابه‌جا می‌کند، مثلاً پنج عدد از WH/Stock به منطقه‌ی بسته‌بندی. موجودی مکان مبدأ کم و موجودی مکان مقصد زیاد می‌شود، ولی مقدار و ارزش کل موجودی شرکت عوض نمی‌شود.

• در مسیرهای چندمرحله‌ای: بعد از تأیید رسید، اودو خودش انتقال داخلی بعدی را می‌سازد (مثلاً از WH/Input به WH/Stock). آن را از کارت «انتقال‌های داخلی» در صفحه‌ی نمای کلی انبار و دکمه‌ی «برای انجام» (To Process) پیدا و تأیید کنید. تا این انتقال تأیید نشود، کالا برای فروش یا تولید رزرو نمی‌شود.
• جابه‌جایی سریع: در صفحه‌ی موجودی فیزیکی، ردیف کالا را انتخاب کنید و از منوی «اقدامات» (Actions) گزینه‌ی «جابه‌جایی» (Relocate) را بزنید، مکان مقصد و دلیل را بنویسید. این کار فقط بین مکان‌های داخلی و فقط برای کاربر مدیر ممکن است.
• بین دو انبار: کالای در راه بین دو انبار یک شرکت در مکان «در راه بین انبارها» (Inter-warehouse transit) می‌ماند؛ این مکان جزو شرکت است و ارزش موجودی را تغییر نمی‌دهد.

انبارگردانی و تعدیل موجودی

موجودی سیستم همیشه با قفسه یکی نیست: آسیب، اشتباه ثبت یا سرقت. تعدیل موجودی (Inventory Adjustment) این فاصله را می‌بندد. همه‌چیز در یک صفحه است: انبار ‣ عملیات ‣ موجودی فیزیکی Inventory ‣ Operations ‣ Physical Inventory.

1. هر کالایی که سابقه‌ی گردش دارد در این صفحه هست، حتی با موجودی منفی. برای کالای تازه «جدید» را بزنید و محصول و در صورت نیاز سری ساخت را انتخاب کنید.
2. عدد شمارش‌شده را در ستون «شمارش‌شده» (Counted) بنویسید. ستون «اختلاف» (Difference) خودش حساب می‌شود: سبز یعنی بیشتر از سیستم، قرمز یعنی کمتر.
3. اگر عدد قفسه با سیستم یکی است، همان عدد موجودی را در «شمارش‌شده» بنویسید تا یک گردش با اختلاف صفر ثبت شود و تاریخ آخرین شمارش به‌روز شود.
4. برای اعمال، دکمه‌ی «اعمال» کنار هر ردیف را بزنید، یا برای چند ردیف «اعمال همه» (Apply All). در پنجره‌ی باز شده دلیل را بنویسید (پیش‌فرض «موجودی فیزیکی» است) و «به‌روزرسانی مقادیر» را بزنید.

هر تعدیل اعمال‌شده یک گردش در گزارش تاریخچه‌ی گردش‌ها می‌سازد: کسری به مکان «تعدیل موجودی» (از نوع کسری موجودی) می‌رود و اضافه از آن می‌آید.

شمارش دوره‌ای (Cycle Count)

اودو به‌طور پیش‌فرض تاریخ شمارش را ۳۱ دسامبر همان سال می‌گذارد. اگر مکانی را باید زودتر شمرد، مکان‌های نگهداری را روشن کنید، در انبار ‣ پیکربندی ‣ مکان‌ها Inventory ‣ Configuration ‣ Locations مکان را باز کنید و در بخش شمارش دوره‌ای، «دفعات انبارگردانی» (Inventory Frequency) را به روز بنویسید؛ مثلاً ۳۰. بعد از اولین شمارش، تاریخ شمارش بعدی خودکار حساب می‌شود. در صفحه‌ی موجودی فیزیکی هم با گروه‌بندی بر اساس مکان، هر مکان را جدا بشمارید.

سری ساخت و شماره‌ی سریال

سری ساخت (Lot)

یک دسته از کالا که با هم رسیده یا ساخته شده‌اند؛ مثل یک بچ لبنیات یا یک سری تولید پوشاک. برای فراخوان و تاریخ انقضا به کار می‌آید.

شماره‌ی سریال (Serial Number)

شناسه‌ی یکتای هر قلم کالا؛ مثل سریال یک موتور یا دستگاه. برای خدمات پس از فروش و گارانتی.

1. در انبار ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Inventory ‣ Configuration ‣ Settings، بخش ردیابی (Traceability)، «سری ساخت و شماره‌ی سریال» (Lots & Serial Numbers) را روشن و ذخیره کنید.
2. روی فرم محصول، فیلد پیگیری را «بر اساس سری ساخت» یا «بر اساس شماره‌ی سریال یکتا» بگذارید.
3. در انبار ‣ پیکربندی ‣ انواع عملیات Inventory ‣ Configuration ‣ Operations Types، روی رسید «ساختن جدید» (Create New) را بزنید تا انباردار هنگام رسید سری یا سریال تازه ثبت کند. روی حواله معمولاً فقط «استفاده از موجودها» (Use Existing ones) را بگذارید تا کسی سریالی را که در انبار نیست اشتباهی ثبت نکند.
4. روی رسید، در زبانه‌ی عملیات، پیوند «جزئیات» (Details) کنار ردیف را بزنید و سری ساخت و مقدار را بنویسید، یا با «ورود سری‌ها» (Import Serials/Lots) فهرستی را یک‌جا بچسبانید. تا سری ساخت ثبت نشود، رسید تأیید نمی‌شود.
5. روی حواله، اودو سری ساخت را بر اساس راهبرد خروج مکان (FIFO، LIFO یا FEFO) پیشنهاد می‌کند؛ می‌توانید مقدار را بین چند سری تقسیم کنید.

همه‌ی سری‌ها و سریال‌ها در انبار ‣ محصولات ‣ سری ساخت/شماره‌ی سریال Inventory ‣ Products ‣ Lots/Serial Numbers هستند. روی هر کدام دکمه‌ی هوشمند ردیابی (Traceability) نشان می‌دهد کالا از کجا آمده، کجا مانده و به چه کسی رفته است.

قاعده‌ی سفارش مجدد و تأمین موجودی

قاعده‌ی سفارش مجدد (Reordering Rule) یک حداقل و یک حداکثر برای موجودی پیش‌بینی‌شده می‌گذارد. وقتی پیش‌بینی به زیر حداقل برسد، اودو سفارش تأمین را تا حداکثر می‌سازد یا پیشنهاد می‌دهد: برای کالای خریدنی درخواست پیش‌فاکتور خرید (RFQ) و برای کالای ساختنی دستور تولید.

1. محصول از نوع «کالا» با پیگیری موجودی باشد.
2. اگر خریدنی است، اپ خرید نصب باشد و در زبانه‌ی خرید محصول دست‌کم یک فروشنده باشد؛ اودو از فروشنده‌ی بالای فهرست سفارش می‌گیرد. اگر ساختنی است، اپ تولید نصب باشد و محصول فهرست مواد (BOM) داشته باشد.
3. به انبار ‣ عملیات ‣ تأمین موجودی Inventory ‣ Operations ‣ Replenishment بروید، «جدید» را بزنید و محصول، مکان، حداقل (Min) و حداکثر (Max) را بنویسید. همین کار از دکمه‌ی هوشمند «قاعده‌های سفارش مجدد» روی فرم محصول هم ممکن است.
4. ستون «راه‌انداز» (Trigger) را از تنظیم ستون‌ها نمایان کنید. «خودکار» (Auto) خودش سفارش می‌سازد؛ «دستی» (Manual) فقط در گزارش تأمین موجودی پیشنهاد می‌دهد تا شما بررسی کنید و «سفارش» (Order) را بزنید.
5. اگر فروشنده فقط کارتنی می‌فروشد، ستون «مضرب» (Multiple) را روی بسته‌بندی همان کارتن بگذارید تا مقدار سفارش به مضرب کارتن گرد شود. بسته‌بندی باید در فهرست قیمت فروشنده آمده باشد.

گزارش تأمین موجودی همان صفحه‌ی بالاست: قاعده‌های دستی را با موجودی، پیش‌بینی، زمان تحویل و مقدار پیشنهادی نشان می‌دهد. با «روزهای افق» (Horizon days) در نوار کناری می‌گویید اودو چند روز جلوتر را ببیند، و با «تعویق» (Snooze) یک قاعده را موقتاً از فهرست بیرون می‌برید.

ارزش‌گذاری موجودی: دائمی یا ادواری، استاندارد، میانگین یا FIFO

اپ انبار ارزش موجودی را هم‌زمان با جابه‌جایی فیزیکی کالا نگه می‌دارد. هر رسید، ارزش را بالا می‌برد و هر حواله، ضایعات یا مصرف در تولید، پایین. انتقال بین دو مکان داخلی ارزش را تغییر نمی‌دهد. تنظیم‌ها در اپ حسابداری است: حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Accounting ‣ Configuration ‣ Settings، بخش ارزش‌گذاری موجودی.

دائمی (Perpetual، هنگام صدور فاکتور)

ارزش موجودی با ثبت فاکتور و قبض به‌روز می‌شود و بهای کالای فروش‌رفته هنگام ثبت فاکتور فروش هزینه می‌شود.

ادواری (Periodic، هنگام بستن)

ارزش موجودی در حسابداری فقط با سند بستن موجودی به‌روز می‌شود؛ بستن را می‌شود دستی، روزانه یا ماهانه گذاشت.

روش محاسبه‌ی بها (Costing Method) سه حالت دارد و می‌شود آن را برای هر دسته‌ی محصول جدا گذاشت:

ارزش موجودی در حسابداری را در حسابداری ‣ بازبینی ‣ ارزش‌گذاری موجودی Accounting ‣ Review ‣ Inventory Valuation ببینید. همین‌جا با «ساخت سند» (Generate Entry) سند بستن موجودی ساخته می‌شود تا دفتر با انبار هم‌خوان شود. اینکه بهای تمام‌شده خودش از چه اجزایی ساخته می‌شود، در راهنمای بهای تمام‌شده آمده است.

گزارش‌های اصلی انبار

سه گزارش اول اپ انبار فقط کالای با پیگیری موجودی را نشان می‌دهند و فقط برای کاربر مدیر باز هستند:

• گزارش موجودی (انبار ‣ گزارش‌ها ‣ موجودی Inventory ‣ Reporting ‣ Stock): برای هر کالا بهای واحد، ارزش کل، موجودی، آزاد برای استفاده (رزرونشده)، ورودی و خروجی. دکمه‌های کنار هر ردیف تاریخچه، تأمین، مکان‌ها و پیش‌بینی را باز می‌کنند. در اودو ۲۰ با انتخاب‌گر تاریخ، موجودی یک تاریخ گذشته را هم می‌بینید.
• تاریخچه‌ی گردش‌ها (انبار ‣ گزارش‌ها ‣ تاریخچه‌ی گردش‌ها Inventory ‣ Reporting ‣ Moves History): هر گردش با تاریخ، شماره‌ی سند (مثل WH/IN/00012)، سری ساخت، مبدأ، مقصد، مقدار و واحد. فیلترهای ورودی، خروجی، داخلی، تولید و ضایعات دارد و می‌شود بر اساس محصول، مکان یا ماه گروه‌بندی کرد. دکمه‌ی هوشمند «ورود / خروج» (In / Out) روی فرم محصول همین گزارش را برای آن کالا باز می‌کند.
• تحلیل گردش‌ها (انبار ‣ گزارش‌ها ‣ تحلیل گردش‌ها Inventory ‣ Reporting ‣ Moves Analysis): نمای پیوت با مقدار درخواستی و مقدار واقعی هر گردش؛ برای پیدا کردن کم‌تحویلی، بیش‌تحویلی و مصرف بیش از انتظار در تولید. گزارش عمر موجودی هم از همین‌جا باز می‌شود.
• ارزش‌گذاری موجودی در حسابداری: مانده‌ی اول، تغییر موجودی و موجودی پایانی، همان‌که در بخش قبل آمد.

یک مثال ایرانی

یک شرکت پخش مواد غذایی در کرج را در نظر بگیرید. انبار مرکزی‌اش کد WHK دارد و سه مکان: «قفسه‌ی خشک»، «سردخانه» و «ورودی». رسید دومرحله‌ای است: بار کامیون اول به ورودی می‌رود، کارشناس کیفیت نگاهش می‌کند و بعد با انتقال داخلی به قفسه یا سردخانه می‌رود. لبنیات بر اساس سری ساخت پیگیری می‌شود و سردخانه راهبرد خروج FEFO دارد تا کالای نزدیک به انقضا زودتر بیرون برود؛ اگر یک بچ ماست فراخوان شود، دکمه‌ی ردیابی همان سری نشان می‌دهد به کدام فروشگاه‌ها رفته است.

روغن کارتنی ۱۲تایی خریده و عددی شمرده می‌شود؛ قاعده‌ی سفارش مجدد آن حداقل ۳۶۰ و حداکثر ۱۴۴۰ عدد است با مضرب «کارتن». سردخانه هر ۳۰ روز شمرده می‌شود و بقیه‌ی انبار یک‌بار در سال، با تاریخی که دستی روی پایان اسفند گذاشته شده. روش بها میانگین موزون است. آخر هر ماه، حسابدار در اودوی بومی‌شده تحلیل گردش‌ها را با ماه شمسی می‌گیرد و ضایعات سردخانه را با ماه قبل مقایسه می‌کند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی انبارداری اودو