تعمیرات در اودو ۲۰: دستور تعمیر، قطعه، خدمت و گارانتی

تعمیرات در اودو؛ مسیر کار و چند اصطلاح

اپ تعمیرات اودو برای تعمیر کالایی است که مشتری خراب یا آسیب‌دیده برگردانده است. مسیر معمول سه قدم دارد:

1. برای کالای برگشتی دستور تعمیر بسازید.
2. تعمیر را انجام و دستور تعمیر را تمام کنید.
3. کالای تعمیرشده را به مشتری برگردانید.

دستور تعمیر (Repair Order)

سند هر تعمیر: مشتری، کالا، گارانتی، قطعه‌ها، خدمت‌ها و یادداشت‌ها.

قطعه (Part)

کالایی که در تعمیر اضافه، برداشته یا برای استفاده‌ی بعدی به انبار برگردانده می‌شود.

خدمت (Service)

محصول از نوع خدمت، مثل اجرت یا عیب‌یابی، برای ردیابی و فاکتور.

زیر گارانتی (Under Warranty)

گزینه‌ای روی دستور تعمیر که می‌گوید مشتری برای قطعه‌های این تعمیر پولی نمی‌دهد.

انتقال برگشتی (Reverse Transfer)

سند انباری که کالای تحویل‌شده را از مشتری برمی‌گرداند یا دوباره برایش می‌فرستد.

ساختن دستور تعمیر

1. اپ تعمیرات را باز کنید و «جدید» را بزنید.
2. مشتری و «کالای تعمیری» (Product to Repair) را انتخاب کنید. اگر کالا با سری ساخت یا شماره‌ی سریال پیگیری می‌شود، فیلد سری/سریال (Lot/Serial) هم می‌آید؛ آن را پر کنید.
3. اگر کالا گارانتی دارد، «زیر گارانتی» (Under Warranty) را بزنید. مشتری برای قطعه‌هایی که گارانتی پوشش می‌دهد هزینه‌ای نمی‌پردازد.
4. «تاریخ برنامه‌ریزی» (Scheduled Date) شروع تعمیر و «مسئول» (Responsible) را بگذارید و در صورت نیاز برچسب (Tags) بزنید.

قطعه‌ها، خدمت‌ها و یادداشت تعمیر

زبانه‌ی قطعه‌ها (Parts)

با «افزودن سطر» هر قطعه را بنویسید و نوعش را انتخاب کنید:

«درخواست» (Demand) مقدار لازم است و «مقدار» (Quantity) خودش با مقدار واقعی مصرف به‌روز می‌شود؛ اگر لازم است دستی عوضش کنید. واحد را هم انتخاب کنید. از آیکن ستون‌های اختیاری می‌شود ستون‌های «مهلت» (Deadline) و «شماره‌های سریال» را آورد.

زبانه‌ی خدمت‌ها (Services)

محصولات خدمتی مثل اجرت تعمیر یا عیب‌یابی را با «افزودن سطر» اضافه کنید و مقدار و واحدشان را بنویسید. این سطرها برای ردیابی و صدور فاکتور به کار می‌روند؛ برای اجرت ساعتی، محصول خدمت را با واحد ساعت تعریف کنید.

زبانه‌ی یادداشت تعمیر (Repair Notes)

اطلاعات داخلی تعمیر را این‌جا بنویسید: آسیب ظاهری‌ای که شاید نشان دهد تعمیر مشمول گارانتی نیست، وضعیت کالا پیش و پس از تعمیر، روش تعمیر و درخواست‌های خاص مشتری.

تأیید، شروع و پایان تعمیر

1. بعد از پر کردن فرم، «تأیید تعمیر» (Confirm Repair) را بزنید. دستور تعمیر تأییدشده می‌شود و قطعه‌های لازم رزرو می‌شوند. فیلد «وضعیت قطعه‌ها» (Component Status) می‌گوید قطعه‌ها موجودند یا نه.
2. وقتی کار شروع شد، «شروع تعمیر» (Start Repair) را بزنید. اگر تعمیر انجام نمی‌شود، «لغو» (Cancel) را بزنید.
3. وقتی تعمیر تمام شد، «پایان تعمیر» (End Repair) را بزنید. دستور تعمیر به مرحله‌ی «تعمیرشده» (Repaired) می‌رود.

اگر مقدار مصرف‌شده‌ی یک قطعه یا خدمت با درخواست اولیه فرق داشته باشد، با زدن پایان تعمیر پنجره‌ی هشدار مصرف (Consumption Warning) باز می‌شود و مقدار مورد انتظار و مصرف‌شده را نشان می‌دهد. سه راه دارید:

• تأیید (Confirm): دستور تعمیر با همین مقدارها ثبت می‌شود.
• تنظیم مقادیر و تأیید (Set Quantities & Validate): درخواست هر سطر با مقدار مصرف‌شده یکی و بعد ثبت می‌شود.
• انصراف (Discard): پنجره بسته می‌شود و تعمیر تمام نمی‌شود.

اگر تعمیر گردش انبار داشته باشد، دکمه‌ی هوشمند «گردش‌های کالا» (Product Moves) بالای فرم می‌آید و سابقه‌ی گردش‌های انبار در طول و بعد از تعمیر را نشان می‌دهد. روی دستور لغوشده این دکمه نیست.

گارانتی و فاکتور تعمیر

دو چیز روی دستور تعمیر تعیین می‌کند مشتری چه بپردازد: گزینه‌ی «زیر گارانتی» و سطرهای خدمت. وقتی زیر گارانتی زده شده، مشتری برای قطعه‌هایی که گارانتی پوشش می‌دهد هزینه‌ای نمی‌دهد؛ سطرهای خدمت هم برای صدور فاکتور ثبت می‌شوند.

طبق یادداشت‌های انتشار اودو ۲۰، اگر پیش‌فاکتور لازم نیست، فاکتور مستقیم از خود دستور تعمیر ساخته می‌شود. مستندات اودو ۲۰ گام‌های پیش‌فاکتور و فاکتور تعمیر را شرح نداده است؛ پیش از شروع کار، این مسیر را روی نسخه‌ی خودتان امتحان کنید. فاکتوری که ساخته می‌شود همان فاکتور فروش است؛ کار با آن در صدور فاکتور در اودو آمده است.

برگشت کالا از مشتری و برگرداندن کالای تعمیرشده

برگشت کالا در اودو با «انتقال برگشتی» روی حواله‌ی تحویل اصلی انجام می‌شود. برای گرفتن کالای خراب از مشتری، در اپ فروش سفارش فروش را باز کنید، دکمه‌ی هوشمند تحویل (Delivery) را بزنید، روی حواله‌ی تأییدشده «برگشت» (Return) را بزنید، مقدار را بررسی کنید و دوباره «برگشت». رسید برگشتی که ساخته می‌شود، با رسیدن کالا تأیید می‌شود.

برای فرستادن کالای تعمیرشده به مشتری:

1. در اپ فروش، سفارش فروش اصلی را که برگشت از آن انجام شده باز کنید و دکمه‌ی هوشمند تحویل را بزنید.
2. انتقال برگشتی را باز کنید؛ سند مبدأ آن مثل «Return of WH/OUT/XXXXX» است. بالای این فرم دکمه‌ی هوشمند «دستورهای تعمیر» (Repair Orders) آن را به دستور تعمیر تمام‌شده وصل می‌کند.
3. «برگشت» (Return) را بزنید. در پنجره‌ی انتقال برگشتی، مقدار را بررسی کنید یا سطر اضافه را با آیکن سطل حذف کنید و «برگشت» را بزنید تا حواله‌ی تازه ساخته شود.
4. وقتی کالا به مشتری رسید، حواله را «تأیید» (Validate) کنید.

یک مثال ایرانی

یک نمایندگی خدمات پس از فروش لوازم خانگی در اصفهان را در نظر بگیرید. مشتری ماشین لباسشویی‌ای را برمی‌گرداند که شش ماه پیش خریده و آب را تخلیه نمی‌کند. پذیرش روی سفارش فروش اصلی انتقال برگشتی می‌سازد و دستور تعمیری با شماره‌ی سریال دستگاه، تیک زیر گارانتی و برچسب «گارانتی شرکت» باز می‌کند؛ شماره‌ی کارت گارانتی و «بدنه بدون ضربه» را در یادداشت تعمیر می‌نویسد.

تکنسین پمپ سوخته را با «برداشتن» و پمپ نو را با «افزودن» ثبت می‌کند و یک ساعت «اجرت تعمیر» در خدمت‌ها می‌گذارد. بعد از تأیید، وضعیت قطعه‌ها «موجود» است؛ تعمیر شروع و تمام می‌شود و دستگاه از روی همان سفارش فروش با حواله‌ی تازه به مشتری برمی‌گردد. مشتری بعدی یخچالی خارج از گارانتی دارد: همان مسیر، بدون تیک گارانتی، و فاکتور مستقیم از دستور تعمیر ساخته و به سامانه‌ی مودیان فرستاده می‌شود.

پرسش‌های رایج درباره‌ی تعمیرات در اودو