آموزش فروش اودو ۲۰: از پیش‌فاکتور تا سفارش فروش و فاکتور

فروش در اودو؛ از پیش‌فاکتور تا پرداخت

اپ فروش مسیر فروش را از پیش‌فاکتور تا سفارش فروش می‌برد و بعد تحویل و فاکتور را به آن وصل می‌کند. پیش از شروع، این چند کلمه را با هم یکی کنیم:

پیش‌فاکتور (Quotation)

پیشنهادی که برای مشتری می‌فرستید: کالا و خدمت، تعداد، قیمت، مالیات و شرایط پرداخت.

سفارش فروش (Sales Order)

پیش‌فاکتوری که تأیید شده است؛ توافق نهایی پیش از تحویل و فاکتور.

فاکتور (Invoice)

صورتحساب فروش که از روی سفارش یا از روی مقدار تحویل‌شده صادر می‌شود.

فاکتور پروفرما (Pro-Forma Invoice)

فاکتور تخمینی که پیش از تحویل فرستاده می‌شود و درخواست پرداخت نیست.

مسیر معمول پنج قدم دارد:

1. پیش‌فاکتور با جزئیات کالا و قیمت برای مشتری فرستاده می‌شود.
2. مشتری قبول می‌کند و پیش‌فاکتور به سفارش فروش تبدیل می‌شود.
3. اگر کالایی در کار باشد، تحویل انجام می‌شود.
4. فاکتور بر اساس سفارش یا بر اساس مقدار تحویل‌شده صادر می‌شود.
5. مشتری فاکتور را پرداخت می‌کند و چرخه‌ی فروش بسته می‌شود.

وقتی اپ فروش را باز می‌کنید، داشبورد پیش‌فاکتورها با فیلتر «پیش‌فاکتورهای من» (My Quotations) باز می‌شود. سه عدد بالای آن، «برای تأیید»، «برای تحویل» و «برای فاکتور» (To Confirm / To Deliver / To Invoice)، با یک کلیک فهرست را به همان سفارش‌ها محدود می‌کنند. کنارشان جمع سفارش‌ها و درآمد فروش در ۷، ۳۰، ۹۰ یا ۳۶۵ روز گذشته دیده می‌شود. پیش‌فاکتور از CRM هم ساخته می‌شود؛ روش تبدیل فرصت فروش را در آموزش CRM اودو ببینید.

تنظیمات پیش‌فاکتور و سفارش

به فروش ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Sales ‣ Configuration ‣ Settings بروید و بخش «پیش‌فاکتور و سفارش» (Quotations & Orders) را ببینید. این‌ها مهم‌ترین گزینه‌ها هستند:

• محصول اجباری (Mandatory Product): اجازه نمی‌دهد سطری بدون محصول ثبت شود.
• امضای آنلاین (Online Signature): برای تأیید سفارش، به‌طور پیش‌فرض امضای مشتری را می‌خواهد. روی هر سفارش قابل تغییر است.
• پرداخت آنلاین (Online Payment): برای تأیید سفارش، پیش‌پرداخت آنلاین کامل یا درصدی را می‌خواهد.
• اعتبار پیش‌فرض پیش‌فاکتور (Default Quotation Validity): چند روز پیش‌فاکتور معتبر بماند. روی هر سفارش قابل تغییر است.
• هشدار فروش (Sale Warnings): هنگام فروش یک محصول یا به یک مشتری خاص، به کاربر هشدار می‌دهد.
• سازنده‌ی PDF پیش‌فاکتور (PDF Quote builder): صفحه‌ی سربرگ، شرح محصول و صفحه‌ی پایانی به PDF اضافه می‌کند.
• نمایش تصویر محصول (Display Product Images): تصویر محصول را در PDF و پیش‌فاکتور آنلاین نشان می‌دهد.
• قفل سفارش تأییدشده (Lock Confirmed Sales): سفارش بعد از تأیید دیگر ویرایش نمی‌شود.
• فاکتور پروفرما (Pro-Forma Invoice): دکمه‌ی ارسال فاکتور پروفرما را روی پیش‌فاکتور و سفارش می‌آورد.

ساختن پیش‌فاکتور در اودو

1. اپ فروش را باز کنید و در داشبورد پیش‌فاکتورها «جدید» (New) را بزنید. این دکمه فقط در نمای فهرست و کانبان دیده می‌شود.
2. نام مشتری را در فیلد «مشتری» (Customer) بنویسید؛ این فیلد اجباری است. اگر مشتری در مخاطبان ثبت شده باشد، «نشانی فاکتور» و «نشانی تحویل» (Invoice Address / Delivery Address) خودشان پر می‌شوند. هر دو اجباری‌اند.
3. اگر می‌خواهید، یک قالب پیش‌فاکتور (Quotation Template) انتخاب کنید. بعضی فیلدها بسته به قالب ظاهر می‌شوند.
4. تاریخ «انقضا» (Expiration) از روی اعتبار پیش‌فرض پیش‌فاکتور، یا اگر قالب گذاشته‌اید از روی اعتبار قالب، پر می‌شود؛ در صورت نیاز عوضش کنید.
5. اگر برای این مشتری قیمت یا شرط پرداخت خاصی دارید، لیست قیمت (Pricelist) و شرایط پرداخت (Payment Terms) را انتخاب کنید.

زبانه‌ی سطرهای سفارش

در زبانه‌ی «سطرهای سفارش» (Order Lines) محصول را دو جور اضافه می‌کنید: نامش را در ستون «شرح» بنویسید و از پیشنهادها انتخابش کنید، یا «کاتالوگ» (Catalog) را بزنید، چند محصول را با تعدادشان اضافه کنید و «بازگشت به پیش‌فاکتور» را بزنید. با «افزودن بخش» (Add a section) سطرها را زیر یک عنوان پررنگ دسته کنید؛ هر بخش جمع جزء خودش را نشان می‌دهد. با «افزودن یادداشت» (Add a note) زیر هر سطر توضیح بنویسید. زیر سطرها دکمه‌های کد تخفیف، پروموشن، تخفیف و هزینه‌ی ارسال هست.

زبانه‌ی اطلاعات دیگر

زبانه‌ی «اطلاعات دیگر» (Other Info) چهار بخش دارد:

• فروش: فروشنده (پیش‌فرض: کسی که پیش‌فاکتور را ساخته)، تیم فروش، امضای آنلاین، پرداخت آنلاین با درصد، مرجع مشتری و برچسب‌ها.
• تحویل: وزن ارسال، سیاست ارسال («در اسرع وقت» یا «وقتی همه‌ی محصولات آماده‌اند») و تاریخ تحویل.
• فاکتور: وضعیت مالی (Fiscal Position) که مالیات را برای مشتری‌های خاص عوض می‌کند، و حساب تحلیلی.
• پیگیری: سند مبدأ، فرصت فروش مرتبط در CRM، کمپین، رسانه و منبع.

قالب پیش‌فاکتور و قالب بخش

اگر یک بسته را زیاد می‌فروشید، هر بار پیش‌فاکتور را از صفر نسازید. قالب پیش‌فاکتور کل پیش‌فاکتور را پر می‌کند و قالب بخش فقط یک بخش آن را. هر دو همیشه روشن‌اند و تنظیمی لازم ندارند.

1. به فروش ‣ پیکربندی ‣ قالب‌ها Sales ‣ Configuration ‣ Templates بروید و «جدید» را بزنید.
2. نام قالب را بنویسید و نوع (Type) را «پیش‌فاکتور» (Quotation) یا «بخش» (Section) بگذارید.
3. اگر قالب فقط مال چند تیم فروش است، در «اشتراک» (Share) تیم‌ها را انتخاب کنید؛ خالی یعنی همه می‌بینند.
4. در زبانه‌ی «سطرها» (Lines) محصول، بخش و یادداشت اضافه کنید. محصول ترکیبی (Combo) در قالب پذیرفته نمی‌شود. با تعداد و واحد روی سطر بخش، تعداد و واحد همه‌ی محصولات آن بخش یک‌جا عوض می‌شود.
5. در زبانه‌ی «شرایط و ضوابط» (Terms & Conditions) شرط‌هایی مثل گارانتی، مرجوعی و خدمات پس از فروش را بنویسید.
6. در زبانه‌ی «تنظیمات» (Settings): «اعتبار پیش‌فاکتور» (عدد ۰ یعنی همیشه معتبر)، امضای آنلاین، «پیش‌پرداخت» (Prepayment) به درصد، ایمیل تأیید سفارش و دفتر روزنامه‌ی فاکتور. اگر امضا و پیش‌پرداخت هر دو روشن باشند، مشتری باید هم امضا کند و هم بپردازد.

از منوی سه‌نقطه‌ی سطر بخش می‌توانید «پنهان کردن قیمت» (Hide Prices) را بزنید تا مشتری فقط جمع بخش را ببیند، یا «پنهان کردن اجزا» (Hide Composition) تا فقط عنوان و جمع بخش دیده شود. راه سریع‌تر ساختن قالب: یک پیش‌فاکتور خوب را باز کنید و از منوی «اقدامات» (Actions) گزینه‌ی «ذخیره به‌عنوان قالب» (Save as template) را بزنید.

محصولات اختیاری برای فروش مکمل

محصول اختیاری کالایی است که کنار محصول اصلی پیشنهاد می‌شود؛ مثلاً برای یک دستگاه، کیف حمل یا گارانتی تمدیدی. هر وقت محصول اصلی به پیش‌فاکتور اضافه شود، اودو محصولات اختیاری‌اش را پیشنهاد می‌دهد.

1. به فروش ‣ محصولات ‣ محصولات Sales ‣ Products ‣ Products بروید و محصول اصلی را باز کنید. گزینه‌ی «فروش» (Sales) باید زده باشد.
2. در زبانه‌ی «فروش»، زیر عنوان «فروش بیشتر و مکمل» (Upsell & Cross-sell)، محصولات اختیاری (Optional Products) را انتخاب کنید و ذخیره کنید.

راه دیگر، بخش اختیاری در خود پیش‌فاکتور است: یک بخش بسازید و از منوی سه‌نقطه‌اش «اختیاری کردن» (Set Optional) را بزنید. تعداد همه‌ی محصولات آن بخش صفر می‌شود و در جمع نمی‌آیند؛ مشتری در پرتال خودش تعداد را بالا می‌برد تا به جمع اضافه شوند.

اگر اپ فروشگاه اینترنتی نصب باشد، با گزینه‌ی «پیشنهاد خودکار محصولات» (Automate suggested products) در تنظیمات وب‌سایت، اودو محصولات اختیاری، جانبی و جایگزین را از روی سفارش‌های پنج سال گذشته پیشنهاد می‌دهد. اگر فیلدی را دستی عوض کنید، پیشنهاد خودکار برای همان فیلد قطع می‌شود.

ارسال پیش‌فاکتور، امضا و پرداخت آنلاین و تأیید سفارش

وقتی پیش‌فاکتور کامل شد، دکمه‌های بالای فرم کار را جلو می‌برند:

• ارسال با ایمیل (Send by Email): ایمیلی با PDF پیش‌فاکتور برای مشتری آماده می‌شود که متنش قابل ویرایش است.
• ارسال فاکتور پروفرما (Send PRO-FORMA Invoice): فقط وقتی تنظیمش روشن باشد دیده می‌شود.
• تأیید (Confirm): پیش‌فاکتور را به سفارش فروش تبدیل می‌کند.
• پیش‌نمایش (Preview): پیش‌فاکتور را همان‌طور نشان می‌دهد که مشتری در پرتال می‌بیند، با تاریخ انقضا.
• لغو (Cancel): پیش‌فاکتور را لغو می‌کند.

امضای آنلاین

امضای آنلاین را در تنظیمات فروش یا روی همان پیش‌فاکتور (زبانه‌ی اطلاعات دیگر) روشن کنید. مشتری در پرتال خودش دکمه‌ی امضا را می‌زند، نام کاملش از مخاطبان پر می‌شود و امضا را به یکی از سه روش می‌گذارد: خودکار از روی نام (Auto)، کشیدن با موس (Draw) یا بارگذاری فایل امضا (Load). بعد از «پذیرش و امضا» (Accept & Sign)، فروشنده‌ی سفارش فوراً خبردار می‌شود و اگر اپ انبار نصب باشد، حواله‌ی تحویل خودش ساخته می‌شود.

پرداخت آنلاین

پرداخت آنلاین را در تنظیمات فروش روشن کنید و درصد پیش‌پرداخت را بگذارید؛ در اودو ۲۰ مبلغ ثابت هم می‌شود. درگاه‌ها در فروش ‣ پیکربندی ‣ درگاه‌های پرداخت Sales ‣ Configuration ‣ Payment Providers تنظیم و منتشر می‌شوند. مشتری فقط درگاه‌هایی را می‌بیند که آنجا تنظیم و منتشر شده‌اند. برای پرداخت از ایران، بخش بومی‌سازی پایین همین صفحه را بخوانید.

سیاست صدور فاکتور و ساختن فاکتور از سفارش

اودو دو سیاست صدور فاکتور دارد. در فروش ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Sales ‣ Configuration ‣ Settings، بخش فاکتور، «سیاست صدور فاکتور» (Invoicing Policy) را انتخاب کنید. این انتخاب فقط روی محصولات تازه می‌نشیند؛ برای محصولات موجود، در زبانه‌ی اطلاعات عمومی فرم هر محصول عوضش کنید.

1. سفارش را تأیید کنید. در سیاست «تحویل‌شده»، اول دکمه‌ی هوشمند «تحویل» (Delivery) را بزنید و حواله را «تأیید» (Validate) کنید، بعد به سفارش برگردید.
2. «ساخت فاکتور» (Create Invoice) را بزنید.
3. نوع فاکتور را انتخاب کنید: فاکتور عادی (Regular invoice)، پیش‌پرداخت درصدی (Down payment (percentage)) یا پیش‌پرداخت با مبلغ ثابت (Down payment (fixed amount)).
4. «ساخت پیش‌نویس» (Create Draft) را بزنید، فاکتور پیش‌نویس را بازبینی کنید و تأییدش کنید.

فاکتور همیشه پیش‌نویس ساخته می‌شود تا پیش از تأیید ببینیدش. اگر در سیاست «تحویل‌شده» پیش از تأیید تحویل فاکتور بخواهید، اودو خطا می‌دهد. پیش‌پرداخت با شرایط پرداخت قسطی یکی نیست: اگر یک فاکتور در چند قسط پرداخت می‌شود، شرایط پرداخت با برنامه‌ی اقساط به کار می‌آید.

لیست قیمت و تخفیف در فروش اودو

لیست قیمت (Pricelist) قیمت فرم محصول را برای مشتری، گروه مشتری یا بازه‌ی زمانی خاص عوض می‌کند. آن را در فروش ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Sales ‣ Configuration ‣ Settings، بخش قیمت‌گذاری، با گزینه‌ی «لیست‌های قیمت» (Pricelists) روشن کنید.

1. به فروش ‣ محصولات ‣ لیست‌های قیمت Sales ‣ Products ‣ Pricelists بروید و «جدید» را بزنید.
2. نام و واحد پول (Currency) را بگذارید. در پایگاه چندشرکتی، شرکت را مشخص کنید؛ خالی یعنی برای همه‌ی شرکت‌ها.
3. در زبانه‌ی «قاعده‌ها» (Rules) «افزودن سطر» را بزنید. در «اعمال روی» (Apply To) محصول یا دسته‌ی محصول را انتخاب کنید، نوع قیمت (Price Type) را بگذارید، و اگر لازم است حداقل تعداد (Min Qty) و بازه‌ی اعتبار (Validity Period) را پر کنید.

اگر چند قاعده روی یک محصول بخورند، اودو به ترتیب این‌ها را نگاه می‌کند: قاعده‌ی دقیق‌تر (گونه‌ی محصول، بعد محصول، بعد زیردسته و دسته‌ی بالاتر)، بعد حداقل تعداد بزرگ‌تر، بعد ترتیب دسته‌ها، و آخر قاعده‌ی تازه‌تر. اگر پیش‌فاکتور لیست قیمت نداشته باشد، اولین لیست بالای فهرست که گروه کشور ندارد پیش‌فرض است. لیست قیمت هر مشتری را در فرم مخاطب، زبانه‌ی «فروش و خرید» (Sales & Purchase) بگذارید تا روی پیش‌فاکتورش خودش بنشیند.

تخفیف روی سطر و کل سفارش

در همان تنظیمات قیمت‌گذاری، «تخفیف‌ها» (Discounts) را روشن کنید. ستون «تخفیف٪» (Disc.%) به سطرهای سفارش اضافه می‌شود. دکمه‌ی «تخفیف» (Discount) پایین سفارش هم سه حالت دارد: همان درصد روی همه‌ی سطرها (On All Order Lines)، یک سطر تخفیف کلی (Global Discount)، یا یک سطر با مبلغ ثابت (Fixed Amount).

قیمت با مالیات یا بدون مالیات

اینکه قیمت‌های شما مالیات را در خود دارند یا نه، یک تصمیم شرکتی است. در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Accounting ‣ Configuration ‣ Settings، بخش مالیات، «قیمت‌ها» (Prices) را روی «با مالیات» (Tax Included) بگذارید اگر همه‌ی قیمت‌گذاری شما با مالیات است. اگر فقط بخشی از قیمت‌ها چنین است، همان مالیات‌ها را جدا «با مالیات» تعریف کنید.

تازه‌ی اودو ۲۰: روی خود سفارش فروش (و سفارش خرید و فاکتور) می‌توانید بین قیمت با مالیات و بدون مالیات جابه‌جا شوید، و هر مالیات می‌تواند برای خودش این را نادیده بگیرد. مبلغ با مالیات و بی‌مالیات هر سطر هم حالا زیر هم روی سطر دیده می‌شود. اگر مشتری خاصی مالیات متفاوت دارد، وضعیت مالی (Fiscal Position) را در زبانه‌ی اطلاعات دیگر انتخاب کنید و «به‌روزرسانی مالیات‌ها» (Update Taxes) را بزنید.

گزارش‌های فروش

داشبورد بالای فهرست پیش‌فاکتورها نگاه سریع است: تعداد سفارش و درآمد فروش در بازه‌ی انتخابی، با نرخ تغییر. برای تحلیل، به منوی «گزارش‌ها» (Reporting) اپ فروش و گزارش تحلیل فروش (Sales Analysis) بروید و نمای نمودار یا پیوت را بزنید.

1. اول با فیلتر، رکوردها را محدود کنید؛ مثلاً فقط سفارش‌های تأییدشده‌ی این فصل.
2. از «سنجه‌ها» (Measures) چیزی را که می‌خواهید جمع بزنید انتخاب کنید. پیش‌فرض «مبلغ بدون مالیات» (Untaxed Amount) است؛ «حاشیه‌ی سود» و «تعداد» را هم می‌شود افزود.
3. در پیوت، سطرها را بر اساس دسته‌ی محصول و ستون‌ها را بر اساس فروشنده یا «تاریخ سفارش ‣ ماه» گروه کنید.
4. با دکمه‌ی دانلود، نسخه‌ی اکسل (xlsx) همان پیوت را بگیرید.

فیلتر، گروه‌بندی و ذخیره‌ی جست‌وجو در همه‌ی اپ‌ها یکی است؛ جزئیاتش در جستجو و فیلتر در اودو آمده است.

یک مثال ایرانی

یک تولیدی مبلمان اداری در قم را در نظر بگیرید که هم به شرکت‌ها می‌فروشد و هم به فروشگاه‌های همکار. یک قالب پیش‌فاکتور به نام «میز و صندلی کارمندی» دارد با سه بخش: «میز»، «صندلی» و «نصب و حمل». بخش «لوازم جانبی» اختیاری است و مشتری در پرتال خودش انتخاب می‌کند که پایه‌ی مانیتور می‌خواهد یا نه. شرایط گارانتی در زبانه‌ی شرایط و ضوابط قالب نوشته شده و اعتبار قالب ۱۰ روز است.

فروشگاه‌های همکار لیست قیمت «همکار» دارند که با قاعده‌ی تخفیف روی دسته‌ی مبلمان و حداقل تعداد ۱۰ کار می‌کند. مشتری پیش‌فاکتور را آنلاین امضا می‌کند و حسابدار برایش فاکتور پیش‌پرداخت ۳۰ درصدی می‌سازد؛ مشتری با انتقال بانکی می‌پردازد، چون درگاه شاپرکی هنوز وصل نشده است. سیاست صدور فاکتور «مقدار تحویل‌شده» است، چون میزها در دو نوبت از کارگاه بیرون می‌روند؛ هر نوبت که حواله تأیید شد، فاکتور همان نوبت صادر و به سامانه‌ی مودیان فرستاده می‌شود. آخر فصل، مدیر فروش در پیوت تحلیل فروش می‌بیند فروش همکاران بیشتر شده ولی حاشیه‌ی سودش کمتر است.

پرسش‌های رایج درباره‌ی آموزش فروش اودو