اشتراک در اودو ۲۰: از طرح تکرار تا تمدید، ارتقا و گزارش MRR

اشتراک در اودو چیست؛ طرح تکرار، محصول و سفارش اشتراکی

سه کلمه را با هم یکی کنیم:

طرح تکرار (Recurring Plan)

بازه‌ای که اشتراک در آن فعال است و بعدش دوباره فاکتور می‌شود؛ مثلاً ماهانه یا سالانه. قبلاً «دوره‌ی تکرار» نام داشت.

محصول اشتراکی

محصول یا خدمتی که گزینه‌ی «اشتراک» روی فرمش روشن است و برای هر طرح تکرار قیمت دارد.

سفارش اشتراکی

هر سفارش فروشی که طرح تکرار دارد، خودکار اشتراک می‌شود و فاکتورهای دوره‌ای از روی آن ساخته می‌شوند.

اشتراک با اپ‌های صورتحساب، CRM، فروش و هلپ‌دسک کار می‌کند. اشتراک را می‌شود دستی ساخت، یا مشتری خودش از فروشگاه اینترنتی بخرد؛ در این حالت پیش‌فاکتور اشتراکی خودکار ساخته و تأیید می‌شود.

ساختن طرح تکرار

به اشتراک‌ها ‣ پیکربندی ‣ طرح‌های تکرار Subscriptions ‣ Configuration ‣ Recurring Plans بروید. طرح‌های رایج مثل ماهانه و سالانه از قبل هستند. برای طرح تازه «جدید» را بزنید و نامش را بنویسید، مثلاً «سه‌ماهه».

بخش جزئیات (Details)

• دوره‌ی صدور فاکتور (Billing Period): عدد و واحد، به هفته، ماه یا سال. واحد «روز» برای اشتراک مجاز نیست؛ روزانه مال اجاره است تا فاکتور روزانه ساخته نشود.
• بستن خودکار (Automatic Closing): چند روز پس از سررسید، اگر پرداختی نیامد، اشتراک خودش بسته شود. اشتراکی که اول ماه تمدید می‌شود، با عدد ۱۵، روز شانزدهم بسته می‌شود.
• هم‌تراز با شروع دوره (Align to Period Start): همه‌ی فاکتورها روز اول دوره‌ی بعد صادر شوند و ماه اول به نسبت روزهای باقی‌مانده حساب شود. روز شروع دلخواه (مثلاً پنجم هر ماه) به گفته‌ی مستندات اودو برنامه‌نویسی سفارشی می‌خواهد.
• قالب ایمیل فاکتور: قالب پیش‌فرض «Invoice: Sending» نام مشتری، شماره و مبلغ فاکتور را خودش پر می‌کند. اختیاری است، ولی برای شفافیت مبلغ‌ها پیشنهاد می‌شود.
• شرکت: در پایگاه داده‌ی چندشرکتی، طرح را فقط برای یک شرکت در دسترس بگذارید.

بخش سلف‌سرویس (Self-Service)

• قابل بستن (Closable): مشتری خودش اشتراکش را از پورتال ببندد.
• افزودن محصول (Add Products): مشتری محصول اضافه کند یا تعداد را عوض کند؛ اودو برایش پیش‌فاکتور ارتقا می‌سازد.
• تمدید (Renew): مشتری خودش پیش‌فاکتور تمدید بسازد.
• طرح‌های اختیاری (Optional Plans): طرح‌هایی که مشتری می‌تواند به آن‌ها جابه‌جا شود.

در زبانه‌ی «قیمت‌گذاری» (Pricing) طرح می‌شود برای محصول‌های مشخص قیمت تکرار ویژه گذاشت. این قیمت‌ها از قیمت فرم محصول جلوترند؛ برای تخفیف سالانه یا پیشنهاد ویژه مناسب‌اند. دو دکمه‌ی هوشمند بالای فرم هم اشتراک‌های فعال این طرح و تک‌تک اقلامشان را نشان می‌دهند.

ساختن محصول اشتراکی

1. به اشتراک‌ها ‣ محصولات ‣ محصولات Subscriptions ‣ Products ‣ Products بروید و «جدید» را بزنید. گزینه‌های «اشتراک» و «فروش» روشن‌اند؛ همان‌طور بمانند.
2. نوع محصول را معمولاً «خدمت» بگذارید؛ برای جعبه‌ی ماهانه یا کالای فیزیکی «کالا».
3. سیاست صدور فاکتور، واحد اندازه‌گیری (معمولاً «عدد») و قیمت فروش هر دوره را بنویسید.
4. در زبانه‌ی قیمت‌ها (Prices؛ در مستندات با نام «قیمت‌های تکرارشونده» یا Recurring Prices) برای هر طرح تکرار یک سطر قیمت اضافه کنید.
5. اگر می‌خواهید در سایت بفروشید، دکمه‌ی هوشمند «رفتن به وب‌سایت» را بزنید و محصول را منتشر کنید؛ مشتری در سایت طرح تکرار را انتخاب می‌کند.

قیمت دوره‌های بلندتر را کمی ارزان‌تر بگذارید: مثلاً ماهانه ۱ میلیون و ۲۰۰ هزار تومان و سالانه ۱۲ میلیون تومان. مشتری تخفیف می‌گیرد و شما پیش‌دریافت.

اشتراک با ارسال کالا

برای جعبه‌ی ماهانه یا مجله، اپ انبار را نصب کنید و در تنظیمات، «روش‌های ارسال» (Delivery Methods) را روشن کنید. روش‌ها را در انبار ‣ پیکربندی ‣ روش‌های ارسال Inventory ‣ Configuration ‣ Delivery Methods می‌سازید. روی پیش‌فاکتور اشتراکی با «افزودن ارسال» (Add shipping) هزینه‌ی ارسال را اضافه کنید. پس از تأیید، دکمه‌ی هوشمند «تحویل» (Delivery) حواله‌ی تحویل را باز می‌کند؛ اگر موجودی کافی باشد «آماده» است و با «تأیید» (Validate) انجام می‌شود.

از پیش‌فاکتور تا اشتراک فعال

1. در داشبورد اپ اشتراک یا اپ فروش «جدید» را بزنید.
2. مشتری و طرح تکرار (Recurring Plan) را انتخاب کنید و محصولات را در زبانه‌ی سطرهای سفارش اضافه کنید. همین طرح تکرار است که سفارش را اشتراکی می‌کند.
3. اگر بخواهید قالب پیش‌فاکتور، تاریخ انقضا، لیست قیمت و شرایط پرداخت را هم بگذارید. تاریخ انقضا کنار تخفیف، مشتری را به تصمیم زودتر تشویق می‌کند.
4. اگر برای تأیید امضا یا پرداخت آنلاین لازم است، در زبانه‌ی «اطلاعات دیگر» بخش فروش، گزینه‌ی امضای آنلاین یا پرداخت آنلاین را بزنید.
5. «ارسال با ایمیل» را بزنید تا مشتری در پورتال ببیند، امضا کند و بپردازد، یا مستقیم «تأیید» را بزنید. با «پیش‌نمایش» (Preview) می‌بینید مشتری چه می‌بیند.

پس از تأیید، پیش‌فاکتور سفارش فروش می‌شود و وضعیت اشتراک «در جریان» (In Progress) است. فاکتورهای دوره‌ای از این سفارش ساخته می‌شوند و تاریخ فاکتور بعدی (Next Invoice Date) روی آن دیده می‌شود.

تمدید اشتراک

بیشتر شرکت‌ها تمدید را خودکار می‌خواهند، و اودو با طرح تکرار همین کار را می‌کند. ولی گاهی تمدید باید دستی باشد، مثلاً وقتی قرارداد سالانه با قیمت تازه بسته می‌شود. برای ساختن پیش‌فاکتور تمدید، اشتراک باید سه شرط داشته باشد: پیش‌فاکتورش تأیید شده باشد، طرح تکرار داشته باشد، و فاکتور دوره‌ی اول صادر و پرداختش ثبت شده باشد.

1. به اشتراک‌ها ‣ اشتراک‌ها ‣ پیش‌فاکتورها Subscriptions ‣ Subscriptions ‣ Quotations بروید و اشتراک را باز کنید. اشتراک درست در مرحله‌ی سفارش فروش است و برچسب «در جریان» دارد.
2. دکمه‌ی «تمدید» (Renew) را بزنید. پیش‌فاکتور تمدید با برچسب «Renewal Quotation» باز می‌شود و تاریخ شروع و تاریخ فاکتور بعدی در چتر آن ثبت است.
3. مثل هر پیش‌فاکتور، آن را تأیید کنید، فاکتور بزنید و پرداخت را ثبت کنید.

پس از تأیید، دکمه‌ی هوشمند «تاریخچه‌ی فروش» (Sales History) همه‌ی سفارش‌های همین اشتراک را با وضعیت هر کدام نشان می‌دهد. در گزارش‌ها هم فیلتر «برای تمدید» (To renew) اشتراک‌هایی را که باید تمدید شوند یک‌جا می‌آورد.

فروش ارتقایی (Upsell) و پیشنهاد جایگزین

ارتقا یعنی اشتراک فعلی را به محصول گران‌تر یا اقلام بیشتر ببرید، بی‌آنکه قرارداد تازه بسازید. اشتراک باید پیش از ارتقا دست‌کم یک بار فاکتور شده باشد.

1. سفارش اشتراکی را در اپ اشتراک یا فروش باز کنید و «ارتقا» (Upsell) را بزنید. پیش‌فاکتور تازه با نشان ارتقا باز می‌شود و چترش به سفارش اصلی پیوند دارد.
2. با «افزودن محصول» اقلام تازه را اضافه کنید. قیمت واحد، مالیات و تخفیف را هم می‌شود عوض کرد؛ تخفیف باید از فروش ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Sales ‣ Configuration ‣ Settings، بخش قیمت‌گذاری، روشن باشد.
3. «ارسال» را بزنید و پس از موافقت مشتری «تأیید» کنید. اقلام تازه به اشتراک اصلی اضافه می‌شوند.

قیمت اقلام تازه به نسبت زمان باقی‌مانده از دوره‌ی فعلی حساب می‌شود. اگر می‌خواهید دو پیشنهاد به مشتری بدهید، روی همان پیش‌فاکتور ارتقا «ساختن جایگزین» (Create Alternative) را بزنید؛ پیش‌فاکتور دوم به هر دو سفارش قبلی پیوند دارد.

بستن اشتراک و دلیل ریزش

اشتراکی را می‌شود بست که دست‌کم یک بار فاکتور شده باشد؛ اشتراک فاکتورنشده را لغو کنید. داشبورد اشتراک به‌طور پیش‌فرض اشتراک‌های «در جریان» و «متوقف» (Paused) را نشان می‌دهد.

1. اشتراک در جریان را باز کنید و «بستن» (Close) را بزنید.
2. در «چه وقت» (When) تاریخ بستن را بگذارید و در «دلیل» (Reason) یکی را انتخاب کنید. برای دلیل تازه «جست‌وجوی بیشتر» را بزنید.
3. «ثبت» (Submit) را بزنید. نوار «ریزش‌کرده» (Churned) روی اشتراک دیده می‌شود و تاریخ پایان و دلیل در چتر ثبت می‌شود.

مشتری هم اگر طرحش «قابل بستن» باشد، از دکمه‌ی «اشتراک‌ها» در صفحه‌ی اصلی پورتال، اشتراکش را باز می‌کند و «بستن اشتراک» را می‌زند. او فقط از فهرست دلیل‌های آماده انتخاب می‌کند و دلیل دلخواه نمی‌نویسد؛ فهرست را در اشتراک‌ها ‣ پیکربندی ‣ دلیل‌های بستن Subscriptions ‣ Configuration ‣ Close Reasons مرتب کنید. دلیل‌های کوتاه و مشخص بنویسید، مثل «قیمت»، «کیفیت پشتیبانی»، «دیگر نیاز ندارم»؛ همین‌ها بعداً نشان می‌دهند ریزش از کجاست.

پرداخت خودکار و وقتی پرداخت شکست می‌خورد

اپ اشتراک به‌طور پیش‌فرض پیش‌فاکتور و فاکتور را خودکار می‌سازد، اما پرداخت خودکار تنظیم جدا دارد. ارائه‌دهنده‌ی پرداخت باید «توکن‌سازی» (Tokenization) را پشتیبانی کند؛ یعنی مشخصات کارت یا حساب مشتری را برای برداشت‌های بعدی نگه دارد. در فهرست مستندات اودو ۲۰ این‌ها هستند: Adyen، Authorize.net، Flutterwave، Razorpay، Stripe و Xendit.

1. یک ارائه‌دهنده‌ی دارای توکن‌سازی انتخاب کنید و طبق راهنمای خودش حساب و کلیدهای اتصال را در اودو تنظیم کنید.
2. ارائه‌دهنده را فعال کنید، روش‌های پرداخت و توکن‌سازی را برایش تنظیم کنید.
3. مشتری هنگام پرداخت در پورتال یا فروشگاه اینترنتی مشخصاتش را ذخیره می‌کند. اگر ذخیره نکند، پرداخت خودکار برایش ممکن نیست.

وقتی پرداخت خودکار شکست می‌خورد

سفارش برچسب «شکست پرداخت» (Payment Failure) می‌گیرد و گزینه‌ی «قرارداد در استثنا» (Contract in exception) در زبانه‌ی اطلاعات دیگر روشن می‌شود. این گزینه کارهای زمان‌بندی‌شده را متوقف می‌کند تا اگر پول در واقع رسیده باشد، مشتری دو بار برداشت نشود.

1. اشتراک را از اشتراک‌ها ‣ اشتراک‌ها ‣ پیش‌فاکتورها Subscriptions ‣ Subscriptions ‣ Quotations باز کنید و در چتر ببینید پرداخت رسیده یا نه.
2. اگر پرداخت نرسیده: حالت توسعه‌دهنده را روشن کنید و در زبانه‌ی اطلاعات دیگر، تیک «قرارداد در استثنا» را بردارید.
3. اگر پرداخت رسیده: یک فاکتور دستی بسازید و ثبت کنید تا تاریخ فاکتور بعدی جلو برود، بعد همان تیک را بردارید.
4. سفارش را دوباره بارگذاری کنید و مطمئن شوید برچسب شکست پرداخت رفته است.

تا وقتی این تیک برداشته نشود، اودو تمدید آن اشتراک را نادیده می‌گیرد.

گزارش‌ها: MRR، ماندگاری و تحلیل اشتراک

از منوی «گزارش‌ها» در اپ اشتراک چهار گزارش دارید:

MRR یعنی درآمد تکرارشونده‌ی ماهانه و ARR درآمد تکرارشونده‌ی سالانه. در پیوت، از «معیارها» (Measures) گزینه‌هایی مثل «ماهانه‌ی تکرارشونده»، «سالانه‌ی تکرارشونده»، «تغییر MRR» و «تغییر اشتراک‌های فعال» را انتخاب کنید. با فیلترهای «در جریان»، «متوقف»، «ریزش‌کرده» و «برای تمدید»، و گروه‌بندی بر اساس طرح، محصول، فروشنده یا تاریخ فاکتور بعدی، عدد را بشکنید.

یک مثال ایرانی

یک رُست‌خانه‌ی قهوه در شیراز را در نظر بگیرید که جعبه‌ی ماهانه‌ی قهوه می‌فرستد. دو طرح تکرار دارد: «ماهانه» و «سه‌ماهه» که در زبانه‌ی قیمت‌گذاری ارزان‌تر است. محصول «جعبه‌ی قهوه‌ی ماه» از نوع کالاست، با سیاست فاکتور «مقدار سفارش‌داده‌شده» و روش ارسال پیک. مشتری از سایت اشتراک می‌خرد؛ هر ماه فاکتور و حواله‌ی تحویل خودکار ساخته می‌شود و انباردار حواله را تأیید می‌کند. چون پرداخت خودکار با کارت ایرانی در دسترس نیست، فاکتور با ایمیل می‌رود و پرداخت با درگاه یا انتقال بانکی ثبت می‌شود؛ بستن خودکار ۱۰ روز است. طرح‌ها «قابل بستن» با سه دلیل آماده‌اند. شش ماه بعد، گزارش MRR و دلیل‌های ریزش نشان می‌دهند بیشتر بستن‌ها «دیر رسیدن جعبه» است، نه قیمت؛ پس رُست‌خانه روش ارسال را عوض می‌کند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی اشتراک در اودو