ثبت هزینه در اودو ۲۰: از رسید کارمند تا بازپرداخت

هزینه‌های اودو؛ چند اصطلاح پایه

مسیر هر هزینه در اودو این است: کارمند ثبت می‌کند، می‌فرستد، مدیر تأیید می‌کند، حسابداری ثبت می‌کند و بعد بازپرداخت انجام می‌شود. چند کلمه را با هم یکی کنیم:

دسته‌ی هزینه (Expense Category)

نوع هزینه، مثل غذا، ایاب و ذهاب یا اقامت. در اودو مثل یک محصول تعریف می‌شود و حساب هزینه و مالیاتش را با خود دارد.

هزینه (Expense)

یک خرج مشخص با تاریخ، مبلغ، دسته و رسید.

پرداخت‌کننده (Paid By)

کارمند (که باید بازپرداخت شود) یا شرکت.

بازپرداخت (Reimbursement)

برگرداندن پول هزینه به کارمند، با فیش حقوقی، نقد، چک یا انتقال بانکی.

فروش مجدد هزینه (Re-Invoice)

گذاشتن هزینه روی سفارش فروش مشتری تا در فاکتور او بیاید.

وضعیت‌های هزینه به ترتیب: پیش‌نویس (Draft)، ارسال‌شده (Submitted)، تأییدشده (Approved)، ثبت‌شده (Posted)، در حال پرداخت (In Payment) و پرداخت‌شده (Paid). هزینه‌ی ردشده وضعیت «ردشده» (Refused) می‌گیرد.

تعریف دسته‌های هزینه

دسته‌های پیش‌فرض را در هزینه‌ها ‣ پیکربندی ‣ دسته‌های هزینه Expenses ‣ Configuration ‣ Expense Categories ببینید: هزینه‌ی ارتباطات، غذا، هدیه، مسافت رانندگی و سفر. هر هزینه‌ای که در این‌ها نگنجد به دسته‌ی عمومی EXP_GEN می‌رود. برای دسته‌ی تازه «جدید» را بزنید و این‌ها را پر کنید:

1. نام محصول: کوتاه و روشن، مثل «ایاب و ذهاب درون‌شهری».
2. بها (Cost): اگر کارمند مبلغ واقعی را گزارش می‌دهد و همان را می‌گیرد، روی صفر بگذارید. اگر همیشه مبلغ ثابتی پرداخت می‌شود، مبلغ را بنویسید و واحدش را انتخاب کنید؛ مثلاً مبلغ ثابت برای هر روز مأموریت یا هر کیلومتر.
3. مرجع (Reference): یک کد کوتاه لاتین مثل FOOD یا TAXI. این کد در ثبت هزینه با ایمیل به کار می‌آید.
4. دسته: پیشنهاد مستندات همان دسته‌ی پیش‌فرض «همه / هزینه‌ها» است، مگر حسابداری چیز دیگری بخواهد.
5. راهنما (Guideline): قاعده‌ی آن دسته را بنویسید، مثلاً «فقط با رسید». این متن در ستون یادداشت فهرست دسته‌ها دیده می‌شود.
6. حساب هزینه: حسابی از کدینگ حساب‌ها که این هزینه رویش ثبت می‌شود. این را حتماً با حسابدار هماهنگ کنید، چون روی گزارش‌ها اثر دارد.
7. مالیات خرید و فروش: مالیات پیش‌فرض، اگر هست. مستندات استفاده از مالیات «شامل در قیمت» را توصیه می‌کند.

ثبت هزینه به‌صورت دستی

اپ هزینه‌ها را باز کنید؛ صفحه‌ی «هزینه‌های من» می‌آید (هزینه‌ها ‣ هزینه‌های من ‣ هزینه‌های من Expenses ‣ My Expenses ‣ My Expenses). «جدید» را بزنید و این فیلدها را پر کنید:

1. شرح: کوتاه و گویا، مثل «ناهار با مشتری» یا «هتل نمایشگاه».
2. دسته: نزدیک‌ترین دسته‌ی هزینه.
3. جمع (Total): مبلغ کل را بنویسید. اگر دسته مبلغ ثابت دارد، «بهای واحد» دیده می‌شود و فقط «تعداد» را وارد می‌کنید؛ مثلاً تعداد روزهای مأموریت. اگر روی دسته مالیات تعریف شده باشد، «مالیات‌های شامل» خودش حساب می‌شود.
4. کارمند و پرداخت‌کننده: «کارمند (برای بازپرداخت)» یا «شرکت». بسته به دسته، این فیلد ممکن است دیده نشود.
5. تاریخ هزینه: روزی که خرج انجام شده است.
6. حساب: اگر دسته حساب مشخصی دارد همان می‌آید؛ وگرنه حساب پیش‌فرض هزینه‌ها.
7. مشتری برای فروش مجدد: اگر هزینه را مشتری می‌پردازد، سفارش فروش او را انتخاب کنید.
8. توزیع تحلیلی: پروژه یا واحدی که هزینه مال آن است؛ می‌شود بین چند حساب با درصد تقسیم کرد.

بعد از ساختن هزینه، «پیوست رسید» (Attach Receipt) را بزنید و فایل رسید را انتخاب کنید. رسید در گفت‌وگوی رکورد (چتر) می‌نشیند و می‌شود چند رسید به یک هزینه پیوست کرد.

ثبت هزینه با رسید و ایمیل

بارگذاری رسید و خواندن خودکار (OCR)

اودو می‌تواند از روی رسید PDF خودش هزینه بسازد. این کار به تنظیم و به اعتبار سرویس‌های اودو (IAP) نیاز دارد. در هزینه‌ها ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Expenses ‣ Configuration ‣ Settings گزینه‌ی «خواندن خودکار هزینه (OCR)» (Expense Digitization) را روشن و ذخیره کنید. سه حالت دارد:

• خواندن نشود: خواندن خاموش می‌شود ولی ماژولش حذف نمی‌شود، تا بعداً دوباره روشنش کنید.
• فقط با درخواست: روی هزینه دکمه‌ی «خواندن سند» (Digitize document) می‌آید.
• خودکار: هر رسیدی که بارگذاری شود خوانده می‌شود.

خرید اعتبار از پیوند «مدیریت سرویس و خرید اعتبار» در همان صفحه است. بعد در «هزینه‌های من» دکمه‌ی «بارگذاری» (Upload) را بزنید و رسید را انتخاب کنید، یا رسید را روی داشبورد اپ بکشید و رها کنید. هزینه ساخته می‌شود، تاریخش امروز است و فیلدهایی مثل جمع از روی رسید پر می‌شوند. هزینه را باز کنید و اگر لازم است اصلاحش کنید.

ثبت هزینه با ایمیل

1. در هزینه‌ها ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Expenses ‣ Configuration ‣ Settings گزینه‌ی «ایمیل‌های ورودی» (Incoming Emails) را روشن کنید و نام مستعار ایمیل را بگذارید؛ پیش‌فرضش expense است. اگر دامنه‌ی ایمیل هنوز تنظیم نشده، به‌جای فیلد نشانی پیوند تنظیم دامنه دیده می‌شود.
2. کارمند ایمیلی به آن نشانی می‌فرستد با موضوعی که کد مرجع دسته و مبلغ را دارد، مثلاً TAXI 850000، و رسید را پیوست می‌کند.
3. اودو از موضوع و پیوست، هزینه را می‌سازد.

ارسال هزینه برای تأیید

در «هزینه‌های من» هزینه‌ها با رنگ وضعیتشان دیده می‌شوند: پیش‌نویس‌ها آبی‌اند و بقیه سیاه. بالای فهرست سه جمع هست: «برای ارسال» (پیش‌نویس‌ها)، «در انتظار تأیید» (ارسال‌شده‌ها) و «در انتظار بازپرداخت» (تأییدشده‌ها).

1. کنار هزینه‌هایی که می‌خواهید بفرستید تیک بزنید.
2. «ارسال» (Submit) را بزنید.

دکمه‌ی «ارسال» فقط وقتی دیده می‌شود که همه‌ی انتخاب‌ها پیش‌نویس باشند. برای انتخاب سریع همه‌ی پیش‌نویس‌ها، در جست‌وجو فیلتر «برای ارسال» (To Submit) را بزنید و تیک ستون کارمند را بزنید.

تأیید و رد هزینه

مدیر هزینه‌های رسیده را در هزینه‌ها ‣ هزینه‌های من ‣ هزینه‌های در انتظار بررسی Expenses ‣ My Expenses ‣ Expenses to Process می‌بیند. به‌طور پیش‌فرض فقط ارسال‌شده‌ها دیده می‌شوند؛ وضعیت‌های دیگر را از پنل کنار صفحه انتخاب کنید. مدیر تیم با فیلتر «تیم من» (My Team) فقط هزینه‌های اعضای تیم خودش را می‌بیند.

• تأیید یکی‌یکی: هزینه را باز کنید و «تأیید» (Approve) را بزنید.
• تأیید گروهی: در فهرست چند هزینه را تیک بزنید و «تأیید» را بزنید.
• رد: فقط یکی‌یکی، از داخل فرم هزینه. «رد» (Refuse) را بزنید و دلیل را بنویسید؛ بدون دلیل رد نمی‌شود. پس از رد فقط «افزودن رسید» و «بازنشانی» (Reset) می‌ماند.

ثبت هزینه در حسابداری

فقط هزینه‌ی تأییدشده در حسابداری ثبت می‌شود. در همان صفحه‌ی «هزینه‌های در انتظار بررسی»، فیلتر کنار صفحه را فقط روی «تأییدشده» بگذارید.

1. یکی‌یکی: هزینه را باز کنید و «ثبت سندها» (Post Journal Entries) را بزنید. در پنجره، دفتر پیش‌فرض دسته‌ی هزینه می‌آید (پیش‌فرض همه، دفتر خرید است) و تاریخ حسابداری همان تاریخ هزینه است. «ثبت هزینه‌ها» را بزنید.
2. گروهی: چند هزینه‌ی تأییدشده را تیک بزنید، «ثبت سندها» (Post Entries) را بزنید و در پنجره «ثبت هزینه‌ها» را بزنید.

تازه‌ی اودو ۲۰: طبق یادداشت‌های انتشار، منوی جداگانه‌ی «هزینه‌های کارکنان» از حسابداری برداشته شده و هزینه‌های تأییدشده در دفتر پیش‌فرض هزینه قبض پیش‌نویس می‌سازند؛ حسابدار آن‌ها را کنار بقیه‌ی قبض‌های خرید بررسی و ثبت می‌کند (قبض خرید در اودو).

بازپرداخت به کارمند

اگر شرکت خودش پول هزینه را داده باشد، بازپرداختی در کار نیست. هزینه‌ای که کارمند پرداخته، بعد از ثبت در حسابداری بازپرداخت می‌شود. اول در هزینه‌ها ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Expenses ‣ Configuration ‣ Settings روش‌ها را تعیین کنید: «بازپرداخت در فیش حقوقی» (Reimburse in Payslip)، و در بخش حسابداری، روش‌های پرداخت مجاز (پرداخت دستی، واریز گروهی یا چک). اگر روش پرداخت را خالی بگذارید، همه‌ی روش‌ها مجازند.

بازپرداخت در فیش حقوقی

هزینه‌ی تأییدشده یا ثبت‌شده را باز کنید و «افزودن به فیش حقوقی بعدی» (Report in Next Payslip) را بزنید. برای چند هزینه با هم، آن‌ها را تیک بزنید و همین گزینه را از منوی اقدام‌ها انتخاب کنید. وضعیت وقتی سند ثبت شد «ثبت‌شده» و وقتی فیش حقوقی پردازش شد «پرداخت‌شده» می‌شود. اگر پیش از فیش حقوقی پول را جور دیگری دادید، «حذف از فیش حقوقی» را بزنید.

بازپرداخت نقدی، با چک یا انتقال بانکی

1. فیلتر را روی «ثبت‌شده» بگذارید، هزینه را باز کنید و دکمه‌ی هوشمند «سند حسابداری» (Journal Entry) را بزنید.
2. روی سند «پرداخت» (Pay) را بزنید. دفتر (پیش‌فرض بانک)، روش پرداخت، حساب بانکی گیرنده (از روی پرونده‌ی کارمند)، مبلغ، تاریخ و یادداشت را بررسی کنید.
3. «ساختن پرداخت» (Create Payment) را بزنید؛ نوار سبز «پرداخت‌شده» روی سند می‌آید.

این پرداخت مثل هر پرداخت دیگری بعداً با تراکنش بانک تطبیق می‌شود (تطبیق بانکی در اودو).

فروش مجدد هزینه به مشتری

وقتی قرارداد می‌گوید هزینه‌ی سفر یا مأموریت با مشتری است، اودو آن را روی سفارش فروش او می‌گذارد:

1. روی دسته‌ی هزینه، در بخش صورتحساب، «به بها» یا «به قیمت فروش» را انتخاب کنید.
2. هنگام ثبت هزینه، سفارش فروش مشتری را در «مشتری برای فروش مجدد» بگذارید و توزیع تحلیلی را از پروژه‌ها انتخاب کنید.
3. هزینه را بفرستید. مدیر پیش از تأیید بررسی می‌کند توزیع تحلیلی هر سطر پر باشد، و تأیید می‌کند.
4. حسابداری سندها را ثبت می‌کند. سفارش فروش فقط بعد از ثبت سند به‌روز می‌شود و هزینه در سطرهای آن می‌نشیند.
5. از دکمه‌ی هوشمند «سفارش‌های فروش» سفارش را باز کنید، «ساختن فاکتور» را بزنید و فاکتور را تأیید کنید.

گزارش تحلیل هزینه‌ها

هزینه‌ها ‣ گزارش‌ها ‣ تحلیل هزینه‌ها Expenses ‣ Reporting ‣ Expenses Analysis همه‌ی هزینه‌های سال جاری را در نمودار ستونی، ماه‌به‌ماه نشان می‌دهد. با نمای پیوت کارمندان در ردیف‌ها و ماه‌ها در ستون‌ها می‌آیند؛ «جمع» بالای ماه‌ها را ببندید تا فقط جمع سال بماند، و روی «جمع به واحد پول» بزنید تا مرتب شود. برای دیدن به تفکیک دسته، ردیف‌ها را به‌جای کارمند بر اساس «دسته» باز کنید.

این گزارش جواب سؤال‌هایی مثل «بیشترین هزینه را کدام دسته دارد؟» و «هزینه‌های کدام همکار غیرعادی است؟» را می‌دهد.

یک مثال ایرانی

یک شرکت خدمات نصب و نگهداری تأسیسات در اصفهان را در نظر بگیرید که هشت تکنسین دارد و هر کدام هفته‌ای چند بار به محل مشتری می‌روند. چهار دسته‌ی هزینه ساخته شده: «ایاب و ذهاب» با مبلغ آزاد، «غذا» با مبلغ آزاد، «خرید قطعه‌ی جزئی» و «مأموریت روزانه» با مبلغ ثابتی که شرکت برای هر روز تعیین کرده است. مالیات پیش‌فرض این دسته‌ها خالی است، چون رسیدها معمولاً فاکتور رسمی نیستند.

سرپرست فنی تنخواه‌گردان است. تکنسین‌ها رسید را همان روز با گوشی عکس می‌گیرند و هزینه را با سفارش فروش مشتری ثبت می‌کنند. سرپرست هر پنجشنبه هزینه‌های تیمش را تأیید می‌کند و حسابدار آن‌ها را ثبت می‌کند. هزینه‌ی رفت‌وآمد قراردادهایی که با مشتری است «به بها» روی سفارش فروش می‌نشیند و در فاکتور ماهانه‌ی مشتری می‌آید. بازپرداخت هم با انتقال بانکی به حساب سرپرست انجام می‌شود و تنخواه دوباره پر می‌شود.

پرسش‌های رایج درباره‌ی ثبت هزینه در اودو