تطبیق بانکی در اودو ۲۰: از ورود صورتحساب بانک تا مغایرت‌گیری

تطبیق بانکی در اودو چیست؛ چند اصطلاح پایه

پیش از شروع، این چند کلمه را با هم یکی کنیم؛ بقیه‌ی آموزش روی آن‌ها می‌چرخد:

دفتر بانک (Bank Journal)

برای هر حساب بانکی یک دفتر جدا ساخته می‌شود که همه‌ی سندهای آن حساب در آن ثبت می‌شود.

تراکنش (Transaction)

هر خط صورتحساب بانک: یک واریز یا برداشت با تاریخ، شرح و مبلغ.

صورتحساب بانک (Bank Statement)

فهرست تراکنش‌های یک حساب در یک بازه، با مانده‌ی اول و آخر. گروه کردن تراکنش‌ها در صورتحساب در اودو اختیاری است.

تطبیق (Reconciliation)

تأیید هر تراکنش با جفت کردنش با طرف مقابلش: فاکتور، قبض خرید، پرداخت، یا یک حساب مثل کارمزد بانک.

حساب معلق (Suspense Account)

تراکنش تا وقتی تطبیق نشده روی این حساب می‌ماند؛ مانده‌اش یعنی جمع تراکنش‌های تطبیق‌نشده.

مدل تطبیق (Reconciliation Model)

قاعده‌ای که خودتان می‌سازید تا کارهای تکراری تطبیق، مثل کارمزد بانک، خودکار یا با یک دکمه انجام شوند.

مغایرت‌گیری بانکی در اودو جدا از ثبت روزانه نیست: هر تراکنشی که تطبیق شود، سندش هم‌زمان درست می‌شود. پس آخر ماه به‌جای مقایسه‌ی دو فهرست، فقط تراکنش‌های تطبیق‌نشده را نگاه می‌کنید.

ساختن حساب بانکی و دفتر بانک

در اودو هر حساب بانکی یک دفتر اختصاصی دارد که سندها را روی یک حساب اختصاصی ثبت می‌کند. وقتی حساب بانکی اضافه می‌کنید، دفتر و حساب هر دو خودکار ساخته و تنظیم می‌شوند. دفترهای بانک به‌صورت کارت، همراه با دکمه‌های اقدام، روی داشبورد حسابداری دیده می‌شوند.

1. به داشبورد حسابداری بروید و روی کارت بانکی که هنوز وصل نشده، «جست‌وجو در بیش از ۲۶۰۰۰ بانک» (Search over 26000 banks) را بزنید.
2. اگر نمی‌خواهید بانک را وصل کنید یا بانکتان در فهرست نیست، پایین سمت راست «ثبت دستی تراکنش‌ها» (Record transactions manually) را بزنید.
3. اطلاعات بانک را پر کنید و «ساختن» (Create) را بزنید.

دفتر را بعداً از حسابداری ‣ پیکربندی ‣ دفترها Accounting ‣ Configuration ‣ Journals باز کنید و فیلدهایش را با حساب واقعی‌تان یکی کنید. فیلدهای مخصوص دفتر بانک این‌هاست:

• حساب بانک (Bank Account): حساب پیش‌فرض این دفتر، از نوع «بانک و صندوق».
• شماره‌ی حساب (Account Number): هنگام ثبت پرداخت استفاده می‌شود و برای ساختن فایل‌های پرداخت خروجی لازم است.
• بانک (Bank): نام بانک؛ این هم در ثبت پرداخت و فایل‌های پرداخت به کار می‌رود.
• تغذیه‌ی بانکی (Bank Feeds): روش ساختن تراکنش‌ها: دستی (Manual) یا همگام‌سازی آنلاین.

همگام‌سازی بانکی (برای بانک‌های خارج از ایران)

اودو می‌تواند مستقیم با بانک همگام شود و تراکنش‌ها را خودکار بیاورد. طبق مستندات، بیش از ۲۶ هزار مؤسسه‌ی مالی در دنیا پشتیبانی می‌شوند و اتصال از راه چند ارائه‌دهنده‌ی واسط برقرار می‌شود، مثل Plaid (آمریکا و کانادا)، Yodlee و Ponto (اروپا)، Salt Edge (جهانی)، Enable Banking (کشورهای اسکاندیناوی) و Basiq (استرالیا). این سرویس به اشتراک اینترپرایز نیاز دارد. بانک‌های ایرانی چنین اتصالی با اودو ندارند؛ اگر حسابتان در ایران است، مستقیم به بخش بعد، یعنی ورود صورتحساب از فایل، بروید.

1. در داشبورد حسابداری «جدید» را بزنید و کارت بانک را انتخاب کنید. در پنجره‌ی «افزودن حساب بانکی» بانک را پیدا کنید و «اتصال» (Connect) را بزنید.
2. در صفحه‌ی ارائه‌دهنده، تیک رضایت برای اشتراک اطلاعات با اودو را بزنید و همه‌ی حساب‌هایی را که باید همگام شوند انتخاب کنید.
3. از آن به بعد دفترهای بانک به‌طور پیش‌فرض هر دوازده ساعت یک‌بار همگام می‌شوند. برای دریافت فوری، روی کارت دفتر «دریافت تراکنش‌ها» (Fetch Transactions) را بزنید.

فهرست همه‌ی همگام‌سازی‌ها و دکمه‌ی به‌روزرسانی اطلاعات ورود، در حالت توسعه‌دهنده در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ همگام‌سازی آنلاین Accounting ‣ Configuration ‣ Online Synchronization است. همگام‌سازی آنی نیست و فقط تراکنش‌های قطعی (Posted) آورده می‌شوند، نه معلق‌ها (Pending).

ورود صورتحساب بانک از فایل

اگر همگام‌سازی ندارید یا نمی‌خواهید، تراکنش‌ها را از فایلی که بانک می‌دهد وارد کنید. اودو این قالب‌ها را می‌شناسد:

1. در داشبورد حسابداری، روی کارت دفتر بانک آیکن سه‌نقطه را بزنید و «وارد کردن فایل» (Import file) را انتخاب کنید. فایل را انتخاب و بارگذاری کنید.
2. راه‌های دیگر: روی نام دفتر بانک کلیک کنید و «بارگذاری» (Upload) را بزنید، یا فایل را روی کارت دفتر در داشبورد یا روی نمای تطبیق بانکی بکشید و رها کنید.
3. برای اکسل و CSV، گزینه‌های قالب‌بندی (مثل قالب تاریخ و جداکننده) را تنظیم کنید و هر ستون فایل را به فیلد اودو وصل کنید. اول «آزمودن» (Test) و بعد «وارد کردن» (Import) را بزنید.

ثبت دستی تراکنش

روی نام دفتر بانک کلیک کنید و «جدید» را بزنید. «شرح» (Label) و «تاریخ» اجباری‌اند. «طرف‌حساب» (Partner) اختیاری است، ولی پر کردنش تطبیق را آسان‌تر می‌کند.

صورتحساب و مانده‌ی اول

فهرست صورتحساب‌ها از سه‌نقطه‌ی کارت دفتر، گزینه‌ی «صورتحساب‌ها» (Statements) باز می‌شود. برای ساختن صورتحساب، در نمای تطبیق بانکی نشانگر را روی جدیدترین تراکنشِ آن صورتحساب ببرید و دکمه‌ی «صورتحساب» (Statement) را روی خط جداکننده بزنید؛ از آن تراکنش تا قدیمی‌ترین تراکنشِ بی‌صورتحساب در یک صورتحساب جمع می‌شوند. مرجع، مانده‌ی اول و مانده‌ی آخر را بررسی کنید و اگر بخواهید PDF صورتحساب بانک را پیوست کنید.

تراکنش تکراری

اگر فایلی را دو بار وارد کرده‌اید، در نمای تطبیق بانکی منوی چرخ‌دنده‌ی اقدام‌ها را باز کنید و «پیدا کردن تراکنش‌های تکراری» (Find Duplicate Transactions) را بزنید. اودو تکراری‌های احتمالی را بر اساس مبلغ، تاریخ و شماره‌ی حساب نشان می‌دهد؛ تاریخ شروع را انتخاب کنید، تکراری‌ها را علامت بزنید و «حذف انتخاب‌شده‌ها» را بزنید.

نمای تطبیق بانکی و تطبیق تراکنش‌ها

در داشبورد حسابداری روی نام دفتر بانک (یا دکمه‌ی «تراکنش‌ها») کلیک کنید تا همه‌ی تراکنش‌ها را ببینید، یا دکمه‌ی «x مورد برای تطبیق» را بزنید تا فقط تطبیق‌نشده‌ها بیایند. این نمای «تطبیق بانکی» (Bank Matching) است: جدیدترین تراکنش بالاست و هر خط تاریخ، شرح، طرف‌حساب، حداکثر دو دکمه‌ی پیشنهادی و مبلغ دارد.

اودو خودش چه چیزی را تطبیق می‌دهد

• تراکنش بدون طرف‌حساب: شرح تراکنش با شماره، مرجع مشتری، مرجع قبض و مرجع پرداختِ فاکتورها، قبض‌ها و پرداخت‌ها مقایسه می‌شود.
• تراکنش با طرف‌حساب: با فاکتورها، قبض‌ها و پرداخت‌های همان طرف‌حساب بر اساس مبلغ جفت می‌شود، به این ترتیب: مبلغ دقیقاً برابر، مبلغ با تخفیف پرداخت زودهنگام، و مبلغی که در شرح تراکنش آمده است.

تطبیق دستی

1. خط تراکنش تطبیق‌نشده را باز کنید تا همه‌ی دکمه‌ها دیده شوند.
2. طرف مقابل را تعیین کنید. «تطبیق» (Reconcile) فهرست اقلام باز فاکتورها، قبض‌ها و پرداخت‌ها را باز می‌کند؛ قلم درست را انتخاب کنید و «انتخاب» (Select) را بزنید. اگر طرف‌حساب تعیین شده باشد، فهرست فقط اقلام همان طرف‌حساب را نشان می‌دهد.
3. اگر قلم متناظری نیست، «تعیین حساب» (Set Account) را بزنید و حساب را انتخاب کنید؛ مثلاً حساب کارمزد بانک. اگر طرف‌حساب تعیین شده باشد، دکمه‌های «دریافتنی» (Receivable) و «پرداختنی» (Payable) مبلغ را مستقیم به حساب دریافتنی یا پرداختنی او می‌برند.
4. اگر سند هنوز تراز نیست، قلم دیگری اضافه کنید یا باقی‌مانده را با «تعیین حساب» ببندید.

دکمه‌های دیگر هم در سه‌نقطه‌ی هر خط هست: «تعیین طرف‌حساب»، «فروش» (ساختن فاکتور از سفارش فروش همان طرف‌حساب)، «گروه‌ها» برای پرداخت گروهی، دکمه‌ی مدل‌های تطبیق دستی، «بارگذاری قبض» برای خواندن خودکار قبض خرید، «باز کردن سند» و «حذف تراکنش».

مدل‌های تطبیق: قاعده برای کارهای تکراری

مدل‌های تطبیق کنار قاعده‌های پیش‌فرض اودو می‌نشینند و تطبیق را خودکارتر می‌کنند؛ مثلاً برای کارمزد بانک یا تخفیف نقدی. برای دیدنشان، در داشبورد حسابداری روی سه‌نقطه‌ی کارت دفتر بانک بزنید و در بخش «تطبیق» (Reconciliation) گزینه‌ی «مدل‌ها» (Models) را انتخاب کنید. «جدید» مدل تازه می‌سازد.

1. نوع: «دستی» (Manual) یا «خودکار» (Automated). مدل دستی به‌صورت دکمه در نمای تطبیق دیده می‌شود؛ مدل خودکار روی هر تراکنشی که شرط‌هایش را داشته باشد خودش اجرا می‌شود.
2. شرط‌ها: دفترها، طرف‌حساب‌ها، مبلغ («کمتر یا مساوی»، «بیشتر یا مساوی» یا «بین») و شرح («شامل»، «شامل نیست» یا «منطبق با عبارت باقاعده» یعنی Regex). تراکنش باید همه‌ی شرط‌ها را داشته باشد. اگر هیچ شرطی نگذارید، مدل برای همه‌ی تراکنش‌ها در دسترس است.
3. اقلام طرف مقابل (Counterpart Items): هر خط یک قلم سند می‌سازد با طرف‌حساب، حساب، نوع مبلغ (ثابت، درصد مانده، درصد کل تراکنش، یا از روی شرح با Regex)، مالیات، توزیع تحلیلی و شرح. دست‌کم یکی از طرف‌حساب یا حساب باید پر شود.
4. اگر می‌خواهید روی تراکنش فعالیتی ساخته شود، نوع آن را در «فعالیت بعدی» (Next Activity) انتخاب کنید.

مدل‌های پیش‌فرض

بسته به بومی‌سازی مالی شرکت، چند مدل از اول هست: «انتقال داخلی» (Internal Transfers)، «کارمزد بانک» (Bank Fees) و «تخفیف نقدی» (Cash Discount). مدل کارمزد بانک فقط روی تراکنش‌هایی کار می‌کند که شرحشان عبارت «Bank Fees» را دارد. مثال مستندات: برداشت ۱۰۳ دلاری با قبض ۱۰۰ دلاری جفت می‌شود و ۳ دلار باقی‌مانده با همین مدل به کارمزد بانک می‌رود.

شناسایی طرف‌حساب (Partner Mapping)

اگر در اقلام طرف مقابل فقط طرف‌حساب را بگذارید و حساب را خالی بگذارید، مدل کارش شناسایی طرف‌حساب می‌شود. مثلاً شرطی بگذارید که شرح شامل یک شناسه یا کلمه‌ی مشخص باشد؛ هر واریزی که این شرط را داشته باشد خودکار به حساب همان مشتری می‌رود و بعد قاعده‌های تطبیق با مبلغ کار می‌کنند.

تطبیق جزئی، پرداخت گروهی و تهاتر

تطبیق جزئی

• تراکنش کمتر از فاکتور: تراکنش کامل تطبیق می‌شود و باقی‌مانده روی فاکتور یا قبض باز می‌ماند تا بعداً تطبیق شود. اگر باقی‌مانده را نمی‌گیرید، خط را با مداد ویرایش کنید و «پرداخت کامل» (fully paid) را بزنید. برای برگشت، همان‌جا «پرداخت جزئی» (partial payment) را بزنید.
• تراکنش بیشتر از فاکتور: تراکنش فقط بخشی‌اش تطبیق می‌شود و باقی‌مانده را مثل هر مبلغ دیگری تطبیق می‌دهید؛ مثلاً با فاکتور دوم همان مشتری.

پرداخت گروهی (Batch Payments)

وقتی چند پرداخت با یک تراکنش به بانک می‌رسد، پرداخت گروهی کار را ساده می‌کند. اول در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Accounting ‣ Configuration ‣ Settings، بخش پرداخت‌های مشتری، «پرداخت‌های گروهی» را روشن کنید (برای مشتری و تأمین‌کننده با هم روشن می‌شود). پرداخت‌ها را ثبت کنید و از حسابداری ‣ مشتریان ‣ پرداخت‌های گروهی Accounting ‣ Customers ‣ Batch Payments یا حسابداری ‣ تأمین‌کنندگان ‣ پرداخت‌های گروهی Accounting ‣ Vendors ‣ Batch Payments یک گروه بسازید. در نمای تطبیق، دکمه‌ی «گروه‌ها» (Batches) را بزنید و گروه را انتخاب کنید تا برای هر پرداخت آن یک قلم طرف مقابل ساخته شود.

تهاتر بدهی و طلب یک طرف‌حساب

اگر از یک طرف‌حساب هم طلب دارید و هم به او بدهکارید و تراکنشی بانکی هست که مانده را تسویه می‌کند، در نمای تطبیق «تطبیق» را بزنید و اقلام هر دو طرف را با هم انتخاب کنید. اگر تراکنش بانکی در کار نیست، به حسابداری ‣ حسابداری ‣ تطبیق Accounting ‣ Accounting ‣ Reconcile بروید، اقلام دریافتنی و پرداختنی را انتخاب و «تطبیق» را بزنید. اگر کامل با هم تراز نشوند، پنجره‌ای می‌پرسد مانده باز بماند، با مدل تطبیق بسته شود یا به حسابی که خودتان انتخاب می‌کنید برود.

انتقال بین حساب‌های بانک و صندوق

انتقال پول از یک حساب بانک یا صندوق به حساب دیگر، در دو دفتر دو تراکنش می‌سازد: یک برداشت و یک واریز. حساب انتقال داخلی بر اساس بومی‌سازی شرکت خودکار ساخته می‌شود و از حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Accounting ‣ Configuration ‣ Settings، بخش حساب‌های پیش‌فرض، قابل تغییر است. راه پیشنهادی مستندات، مدل تطبیق «انتقال داخلی» است:

1. تراکنش واریز را با دکمه‌ی مدل «انتقال داخلی» تطبیق دهید؛ مبلغ به حساب انتقال داخلی می‌رود.
2. در دفتر دیگر، روی تراکنش برداشت سه‌نقطه را بزنید، «تطبیق» را انتخاب کنید و در پنجره‌ی جست‌وجوی اقلام، قلمِ تراکنش واریز را انتخاب کنید. حساب انتقال داخلی صفر می‌شود و دو تراکنش به هم وصل می‌شوند.

حساب معلق و حساب‌های در جریان

هر تراکنش بانکی سندی دارد که حساب اصلی دفتر و حساب معلق آن را بدهکار و بستانکار می‌کند. وقتی تراکنش تطبیق شد، حساب معلق با حساب قلم طرف مقابل جایگزین می‌شود؛ معمولاً حساب دریافتنی یا پرداختنی (اگر مستقیم با فاکتور یا قبض تطبیق شود) یا یکی از حساب‌های در جریان (اگر با پرداخت ثبت‌شده تطبیق شود).

حساب دریافت‌های در جریان (Outstanding Receipts)

پرداخت‌های ورودی تا وقتی با تراکنش واریز بانک جفت نشده‌اند اینجا می‌مانند.

حساب پرداخت‌های در جریان (Outstanding Payments)

پرداخت‌های خروجی تا وقتی با تراکنش برداشت بانک جفت نشده‌اند اینجا می‌مانند.

به‌طور پیش‌فرض ثبت پرداخت در اودو سند نمی‌سازد. اگر سند می‌خواهید، در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ دفترها Accounting ‣ Configuration ‣ Journals دفتر بانک یا صندوق را باز کنید و در زبانه‌های «پرداخت‌های ورودی» و «پرداخت‌های خروجی»، برای هر روش پرداخت حساب در جریان را تعیین کنید. اگر این فیلد خالی بماند، پرداخت با آن روش سندی نمی‌سازد.

سازگاری بانک و گزارش خلاصه‌ی تطبیق در اودو ۲۰

تازه‌ی اودو ۲۰: طبق یادداشت‌های انتشار، همه‌ی سندهایی که روی حساب بانک اثر می‌گذارند باید از تراکنش بانکی بیایند. یعنی دیگر نمی‌شود با یک سند دستی مانده‌ی بانک را جابه‌جا کرد و بعد دنبال مغایرتش گشت. هر پولی که به حساب آمده یا رفته، اول تراکنش است و بعد تطبیق می‌شود.

• گزارش خلاصه‌ی تطبیق بانکی (Bank Reconciliation Summary): روی سه‌نقطه‌ی کارت دفتر بانک بزنید و «گزارش» (Report) را انتخاب کنید. گزارش تراکنش‌های تطبیق‌شده و تطبیق‌نشده و محاسبه‌ی پشت هر مانده را تا یک تاریخ پایان نشان می‌دهد؛ وضعیت را همان‌طور که در آن تاریخ بوده، نه وضعیت امروز. برای حسابرسی ساخته شده است.
• اجرای دوباره‌ی تطبیق خودکار: اگر مدل تازه‌ای ساختید یا فاکتورهای تازه‌ای ثبت شد، با گزینه‌ی «اجرای تطبیق خودکار» تطبیق خودکار را دوباره اجرا کنید.
• چاپ صورتحساب: صورتحساب را باز کنید، چرخ‌دنده را بزنید و «صورتحساب» را برای چاپ PDF انتخاب کنید. اگر پیوستی نداشته باشد، همین PDF پیوستش می‌شود.

یک مثال ایرانی

یک شرکت پخش لوازم خانگی در شیراز را در نظر بگیرید که دو حساب جاری دارد: یکی در بانک ملت برای دریافت از فروشگاه‌ها و یکی در بانک صادرات برای پرداخت به تأمین‌کنندگان. برای هر حساب یک دفتر بانک ساخته شده و شبای هر کدام در شماره‌ی حساب ثبت شده است. حسابدار هر شنبه خروجی اکسل هفته‌ی قبل را از اینترنت‌بانک می‌گیرد، تاریخ‌ها را میلادی و رقم‌ها را لاتین می‌کند و با همان تطبیق ستونی که یک‌بار ذخیره کرده وارد اودو می‌کند.

بیشتر واریزهای فروشگاه‌ها با شماره‌ی فاکتوری که در شرح واریز آمده خودکار تطبیق می‌شوند. سه فروشگاه همیشه با نام صاحب فروشگاه واریز می‌کنند؛ برای هر کدام یک مدل شناسایی طرف‌حساب ساخته شده است. مدل خودکار «کارمزد» هر برداشتی را که شرحش «کارمزد» دارد به حساب کارمزد بانک می‌برد. هر ماه پول از ملت به صادرات منتقل می‌شود و با مدل «انتقال داخلی» در دو طرف تطبیق می‌شود. آخر ماه، حسابدار فقط مانده‌ی حساب معلق و چند تراکنش تطبیق‌نشده را بررسی می‌کند، نه کل صورتحساب را.

پرسش‌های رایج درباره‌ی تطبیق بانکی در اودو