صدور فاکتور در اودو ۲۰: از سفارش فروش تا دریافت پول

فاکتور فروش در اودو؛ چند اصطلاح پیش از شروع

فاکتور مشتری سندی است که برای کالا یا خدمتی که فروخته‌اید صادر می‌کنید و طلب شما از مشتری را ثبت می‌کند. اودو برای هر فاکتور، سند حسابداری‌اش را خودش می‌سازد. پیش از کلیک کردن، این چند کلمه را با هم یکی کنیم:

فاکتور (Invoice)

صورتحساب فروش به مشتری. در اودو اول پیش‌نویس است و با «تأیید» ثبت می‌شود.

پیش‌نویس (Draft)

فاکتوری که هنوز اثر حسابداری ندارد و هر چیزش قابل تغییر است.

ثبت‌شده (Posted)

فاکتور تأییدشده که شماره و سند حسابداری گرفته و دیگر مستقیم ویرایش نمی‌شود.

شرایط پرداخت (Payment Terms)

قاعده‌ای که موعد پرداخت، قسط‌ها و تخفیف پرداخت زودهنگام را تعیین می‌کند.

اعلامیه‌ی بستانکار (Credit Note)

سندی که مبلغی را به نفع مشتری کم می‌کند؛ راه قانونی لغو، برگشت یا اصلاح فاکتور ثبت‌شده.

سیاست صدور فاکتور: سفارش داده‌شده یا تحویل‌شده

اگر با اپ فروش کار می‌کنید، اول تصمیم بگیرید فاکتور بر اساس چه چیزی صادر شود: آنچه مشتری سفارش داده، یا آنچه واقعاً تحویلش داده‌اید.

1. به فروش ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Sales ‣ Configuration ‣ Settings بروید و در بخش فاکتور (Invoicing)، «سیاست صدور فاکتور» را روی «مقدار سفارش‌داده‌شده» (Ordered quantities) یا «مقدار تحویل‌شده» (Delivered quantities) بگذارید.
2. این تنظیم فقط روی محصولاتی که از این به بعد می‌سازید می‌نشیند. برای محصولات موجود، فرم هر محصول را از فروش ‣ محصولات ‣ محصولات Sales ‣ Products ‣ Products باز کنید و در زبانه‌ی اطلاعات عمومی (General Information) سیاست را دستی عوض کنید.

ساختن فاکتور: از سفارش فروش یا دستی

فاکتور از سفارش فروش

در بیشتر شرکت‌ها فاکتور از سفارش فروش ساخته می‌شود. سفارش را تأیید کنید و روی فرم آن «ساخت فاکتور» (Create Invoice) را بزنید. نوع فاکتور را انتخاب کنید و «ساخت فاکتور پیش‌نویس» (Create Draft Invoice) را بزنید. مستندات اودو صدور دستی از روی سفارش را برای بیشتر کسب‌وکارها پیشنهاد می‌کند، چون می‌توانید کل سفارش، درصدی از آن به‌صورت پیش‌پرداخت، چند سطر از آن یا یک مبلغ ثابت پیش‌پرداخت را فاکتور کنید.

با سیاست «مقدار تحویل‌شده»، اول باید تحویل را تأیید کنید: روی سفارش دکمه‌ی هوشمند تحویل (Delivery) را بزنید و «تأیید» (Validate) کنید. اگر بدون تأیید تحویل بخواهید فاکتور بسازید، اودو خطا می‌دهد. اگر سفارش در دو نوبت تحویل شود، مشتری هم دو فاکتور می‌گیرد، هر کدام برای همان چیزی که رسیده.

فاکتور دستی

اگر پیش‌فاکتور و تحویل را در اودو مدیریت نمی‌کنید، فاکتور را مستقیم بسازید: از داشبورد حسابداری، دفتر «فاکتورهای مشتری» (Customer Invoices). حتی وقتی فاکتورها از سفارش فروش می‌آیند، گاهی فاکتور دستی لازم می‌شود؛ مثلاً برای فروشی که به کار اصلی‌تان ربط ندارد.

پر کردن فاکتور

1. مشتری (Customer): با انتخاب مشتری، اودو نشانی فاکتور، شرایط پرداخت ترجیحی، موقعیت مالی، حساب دریافتنی و چیزهای دیگر را از پرونده‌ی او می‌آورد. تغییر روی همین فاکتور فقط برای همین فاکتور است؛ برای فاکتورهای بعدی، پرونده‌ی مخاطب را عوض کنید.
2. تاریخ فاکتور (Invoice Date): اگر خالی بماند، هنگام تأیید تاریخ امروز را می‌گیرد.
3. موعد پرداخت (Due Date) یا شرایط پرداخت: اینکه مشتری تا کی باید پول را بدهد.
4. دفتر (Journal) و واحد پول: دفتر خودکار پر می‌شود. اگر واحد پول فاکتور با واحد پول شرکت فرق کند، نرخ تبدیل نشان داده می‌شود.
5. سطرهای فاکتور (Invoice Lines): «افزودن سطر» را بزنید و محصول، مقدار، قیمت و مالیات را وارد کنید. برای دیدن همه‌ی کالاها در یک صفحه «کاتالوگ» (Catalog) را بزنید و بعد با «بازگشت به فاکتور» (Back to Invoice) برگردید.

زبانه‌ی «اقلام دفتر روزنامه» (Journal Items) سند حسابداری را نشان می‌دهد و زبانه‌ی «سایر اطلاعات» (Other Info) جای مرجع مشتری، مرجع پرداخت و موقعیت مالی است. برای چاپ جمع فاکتور به حروف، در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Accounting ‣ Configuration ‣ Settings گزینه‌ی «مبلغ کل فاکتور به حروف» (Total amount of invoice in letters) را روشن کنید.

از پیش‌نویس تا ثبت: تأیید فاکتور و شماره‌گذاری

فاکتور پیش‌نویس هیچ اثری در حساب‌ها ندارد؛ پس با خیال راحت بازبینی‌اش کنید. وقتی کامل شد، «تأیید» (Confirm) را بزنید. وضعیت فاکتور «ثبت‌شده» (Posted) می‌شود، سند حسابداری ساخته می‌شود و فاکتور یک شماره‌ی یکتا از دنباله‌ی شماره‌گذاری می‌گیرد.

• شماره‌ی پیش‌فرض: قالب پیش‌فرض INV/2025/00001 است و هر سال از ۰۰۰۰۱ شروع می‌شود. برای تغییر قالب، آخرین فاکتور تأییدشده را «برگرداندن به پیش‌نویس» کنید و شماره‌اش را ویرایش کنید؛ اودو توضیح می‌دهد قالب تازه چطور روی فاکتورهای بعدی اعمال می‌شود. تغییر شماره در گفت‌وگوی رکورد ثبت می‌شود.
• اصلاح بعد از ثبت: فاکتور ثبت‌شده مستقیم ویرایش نمی‌شود. اگر هنوز برای مشتری نرفته، «برگرداندن به پیش‌نویس» (Reset to Draft) را بزنید. اگر رفته، راه درست اعلامیه‌ی بستانکار است (پایین‌تر).
• قفل سند: اگر لازم است، فاکتورها و سندهای ثبت‌شده را می‌شود با امکان «ایمن‌سازی سندهای ثبت‌شده با هش» قفل کرد.

ارسال فاکتور: ایمیل، PDF و قالب چاپ

اول برای هر مشتری روش ارسال دلخواهش را بگذارید: حسابداری ‣ مشتریان ‣ مشتریان Accounting ‣ Customers ‣ Customers، مشتری را باز کنید و در زبانه‌ی حسابداری (Accounting)، بخش فاکتورهای مشتری، «روش ارسال فاکتور» (Invoice sending) را انتخاب کنید.

1. روی فاکتور ثبت‌شده «ارسال» (Send) را بزنید.
2. اگر قالب چاپ پیش‌فرض را هنوز تنظیم نکرده‌اید، پنجره‌ی «تنظیم قالب سند» (Configure your document layout) باز می‌شود. قالب را بچینید و «ادامه» را بزنید.
3. در پنجره‌ی ارسال، روشی که روی پرونده‌ی مشتری گذاشته‌اید از پیش انتخاب شده است؛ اگر لازم است عوضش کنید.
4. برای ایمیل «ارسال» و برای گرفتن فایل PDF «دانلود» (Download) را بزنید.

ارسال چند فاکتور با هم

در حسابداری ‣ مشتریان ‣ فاکتورها Accounting ‣ Customers ‣ Invoices فاکتورها را در لیست انتخاب کنید و «ارسال» را بزنید. روی فاکتورهای انتخاب‌شده نواری می‌نشیند که می‌گوید در یک دسته‌ی ارسالِ در جریان هستند، تا کسی دوباره همان کار را شروع نکند. برای دیدن فاکتورهایی که هنوز فرستاده نشده‌اند، در همین لیست فیلتر «ارسال‌نشده» (Not Sent) را بزنید.

قالب چاپ فاکتور

قالب پیش‌فرض همه‌ی گزارش‌های چاپی، از جمله فاکتور، از تنظیمات ‣ شرکت‌ها ‣ تنظیم قالب سند Settings ‣ Companies ‣ Configure Document Layout عوض می‌شود. هفت چیدمان آماده هست و پیش‌نمایش کنار پنجره نشان می‌دهد هر تغییر چه اثری دارد. این تنظیم برای هر شرکت جداست، ولی روی همه‌ی گزارش‌های همان شرکت اثر می‌گذارد.

شرایط پرداخت و قسط‌بندی

شرایط پرداخت می‌گوید مشتری کی و چطور پول را بدهد: یک‌جا، چند قسط، یا با تخفیف اگر زودتر بپردازد. مثلاً «۳۰ درصد هنگام صدور، بقیه آخر ماه بعد» یا «کل مبلغ ۱۵ روز بعد از تاریخ فاکتور».

1. به حسابداری ‣ پیکربندی ‣ شرایط پرداخت Accounting ‣ Configuration ‣ Payment Terms بروید و «جدید» را بزنید.
2. نام را بنویسید؛ همین نام روی سفارش‌ها و فاکتورها دیده می‌شود.
3. برای تخفیف پرداخت زودهنگام، «تخفیف زودهنگام» (Early Discount) را بزنید و درصد و تعداد روز را وارد کنید.
4. در بخش «موعدها» (Due Terms) با «افزودن سطر» هر قسط را بسازید: چه مقدار (درصد یا مبلغ) و چند روز بعد. گزینه‌ی «روز پس از پایان ماه» (Days end of the month on the) موعد را به روز مشخصی از ماه بعد می‌برد تا فاکتور آخر ماه، اول ماه بعد سررسید نشود. عدد منفی یعنی چند روز پیش از پایان ماه.
5. متنی را که باید روی سند چاپ شود در ستون پیش‌نمایش بنویسید. اگر می‌خواهید تاریخ و مبلغ هر قسط روی فاکتور بیاید، «نمایش تاریخ قسط‌ها» را بزنید.
6. در سطر «نمونه» (Example) یک تاریخ فاکتور وارد کنید تا ببینید موعدها درست حساب می‌شوند یا نه.

شرایط پرداخت را روی پرونده‌ی مخاطب (زبانه‌ی فروش و خرید) بگذارید تا روی همه‌ی سفارش‌ها و فاکتورهای بعدی‌اش بنشیند، یا روی یک سفارش فروش تا روی فاکتورهای همان سفارش بیاید. روی خود فاکتور، فیلد موعد پرداخت یک فهرست «شرایط» (Terms) دارد.

اعلامیه‌ی بستانکار: اصلاح یا برگشت فاکتور ثبت‌شده

طبق مستندات اودو، صدور اعلامیه‌ی بستانکار یا بدهکار تنها راه قانونی لغو، استرداد یا اصلاح فاکتور تأییدشده است. موقعیت‌های رایج: اشتباه در فاکتور، برگشت کالا یا رد خدمت، و کالای آسیب‌دیده.

1. فاکتور را از حسابداری ‣ مشتریان ‣ فاکتورها Accounting ‣ Customers ‣ Invoices باز کنید و «اعلامیه‌ی بستانکار» (Credit Note) را بزنید.
2. دلیل (Reason) را بنویسید و اگر لازم است دفتر و تاریخ برگشت را عوض کنید.
3. «برگشت» (Reverse): یک اعلامیه‌ی پیش‌نویس با همان جزئیات فاکتور اصلی باز می‌شود. محصول و مقدار را اصلاح کنید و «تأیید» را بزنید. این راه برای برگشت بخشی از فاکتور است.
4. «برگشت و ساخت فاکتور» (Reverse and Create invoice): اعلامیه‌ای می‌سازد که خودکار تأیید و با فاکتور اصلی تطبیق داده می‌شود، و یک فاکتور پیش‌نویس تازه با همان جزئیات باز می‌کند تا نسخه‌ی درست را بزنید.

اعلامیه‌ی بدون فاکتور مرجع را از حسابداری ‣ مشتریان ‣ اعلامیه‌های بستانکار Accounting ‣ Customers ‣ Credit Notes با «جدید» بسازید. شماره‌ی اعلامیه با R شروع می‌شود و شماره‌ی سند مرتبط را دنبالش می‌آورد؛ مثلاً RINV/2025/0004 برای فاکتور INV/2025/0004. از نظر حسابداری، اعلامیه سند معکوسی است که اقلام فاکتور اصلی را خنثی می‌کند.

برای افزودن مبلغ به فاکتور (مثلاً هزینه‌ای که جا افتاده) روی فاکتور «اعلامیه‌ی بدهکار» (Debit Note) را بزنید، دلیل و تاریخ را بنویسید، «کپی سطرها» را روشن کنید و «ساخت اعلامیه‌ی بدهکار» را بزنید.

ثبت پرداخت مشتری: کامل، بخشی و گروهی

در اودو فاکتور وقتی «پرداخت‌شده» (Paid) حساب می‌شود که سندش با تراکنش بانکی متناظر تطبیق داده شده باشد. ثبت پرداخت قدم اول این مسیر است:

1. روی فاکتور «پرداخت» (Pay) را بزنید و دفتر (بانک یا صندوق) و تاریخ پرداخت را انتخاب کنید.
2. روش پرداختی که روی پرونده‌ی مشتری گذاشته‌اید خودکار انتخاب می‌شود و قابل تغییر است.
3. اگر فاکتور شرایط پرداخت قسطی دارد، مبلغ همان قسط پیشنهاد می‌شود؛ برای کل مبلغ، «مبلغ کامل» (full amount) را بزنید.
4. اگر لازم است «یادداشت» (Memo) را ویرایش کنید؛ مثلاً شماره‌ی چک یا پیگیری واریز. سپس «ساخت پرداخت» (Create Payment) را بزنید.

فاکتور به وضعیت «در حال پرداخت» (In payment) می‌رود و بعد از تطبیق با تراکنش بانک «پرداخت‌شده» می‌شود. اگر حساب اصلی بانک را به‌عنوان حساب پرداخت‌های باز (outstanding account) روی روش پرداخت دفتر بانک گذاشته باشید، پرداخت کامل فاکتور را مستقیم به «پرداخت‌شده» می‌برد. تطبیق بانکی خودش یک آموزش جداست.

پرداخت بخشی از فاکتور

اگر مبلغی که وارد می‌کنید کمتر از مانده‌ی فاکتور باشد، فیلد «اختلاف پرداخت» (Payment Difference) مانده را نشان می‌دهد. وقتی حساب پرداخت‌های باز تنظیم شده، دو راه دارید: «باز بماند» (Keep open) که فاکتور را با نوار «بخشی» (Partial) باز نگه می‌دارد، یا «پرداخت کامل حساب شود» (Mark as fully paid) که مانده را به حسابی که انتخاب می‌کنید می‌برد؛ مثلاً تخفیف یا کسر جزئی.

پرداخت چند فاکتور با هم

در لیست فاکتورها، بر اساس روش پرداخت گروه‌بندی کنید، فاکتورها را انتخاب کنید و «پرداخت» را بزنید. با گزینه‌ی «پرداخت‌های گروهی» (Group Payments) همه‌ی پرداخت‌های یک مشتری یک پرداخت می‌شوند. اگر پولی بدون فاکتور رسیده، آن را از حسابداری ‣ مشتریان ‣ پرداخت‌ها Accounting ‣ Customers ‣ Payments ثبت کنید؛ وقتی فاکتور آن مشتری تأیید شود، نوار آبی بالای فاکتور می‌گوید اعتبار باز دارد و با «افزودن» (Add) به فاکتور وصل می‌شود.

اگر مشتری‌ها آنلاین می‌پردازند، در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Accounting ‣ Configuration ‣ Settings، بخش پرداخت‌های مشتری، «پرداخت آنلاین فاکتور» (Invoice Online Payment) را روشن کنید تا دکمه‌ی «اکنون بپردازید» (Pay Now) در پورتال مشتری بیاید. این دکمه به ارائه‌دهنده‌ی پرداخت (Payment Provider) تنظیم‌شده نیاز دارد.

پیگیری و یادآوری بدهی مشتری

بدهی عقب‌افتاده خودش وصول نمی‌شود. اودو بر اساس تعداد روزهای تأخیر، سطح‌های پیگیری (Follow-up Levels) دارد و در هر سطح کاری انجام می‌دهد: ایمیل، پیامک، واتس‌اپ، نامه، یا فعالیتی برای یک همکار. اگر یک مشتری چند فاکتور عقب‌افتاده داشته باشد، کار بر اساس عقب‌افتاده‌ترین فاکتور انجام می‌شود.

1. به حسابداری ‣ پیکربندی ‣ سطح‌های پیگیری Accounting ‣ Configuration ‣ Follow-up Levels بروید. چند سطح پیش‌فرض آماده است؛ هر کدام را باز کنید و تعداد روز و شرح را عوض کنید. عدد منفی یعنی یادآوری پیش از موعد.
2. در زبانه‌ی اعلان (Notification) کارها را انتخاب کنید و قالب متن (Content Template) را بگذارید.
3. در بخش گزینه‌ها، «خودکار» (Automatic)، «پیوست فاکتورها» (Attach Invoices) و «افزودن دنبال‌کننده» را در صورت نیاز روشن کنید.
4. در زبانه‌ی فعالیت (Activity) می‌توانید بگویید با رسیدن این سطح، برای یک مسئول فعالیت ساخته شود؛ مثلاً «تماس تلفنی با مشتری».

پیگیری روزانه

پیش از هر دور پیگیری، تراکنش‌های بانک را تطبیق دهید تا برای فاکتور پرداخت‌شده یادآوری نفرستید. فاکتورهای سررسیدگذشته را در لیست فاکتورها با فیلتر «سررسیدگذشته» (Overdue) ببینید. برای یک مشتری، پرونده‌اش را در حسابداری ‣ مشتریان ‣ مشتریان Accounting ‣ Customers ‣ Customers باز کنید: در زبانه‌ی حسابداری، بخش پیگیری فاکتور، وضعیت هر سطح، تاریخ یادآوری بعدی و مسئول پیگیری دیده می‌شود و با «ارسال» یادآوری دستی می‌رود. برای همه‌ی مشتری‌ها با هم، در نمای لیست مشتری‌ها با فیلتر «نیازمند پیگیری» (Requires Follow-up) آن‌ها را انتخاب کنید و از منوی اقدام‌ها «پردازش پیگیری‌ها» (Process Follow-ups) را بزنید. همه‌ی کارهای پیگیری در گفت‌وگوی رکورد ثبت می‌شوند.

تازه‌ی اودو ۲۰: یادآوری فاکتور را می‌توانید مستقیم از لیست فاکتورها یا با دکمه‌ی «ارسال» روی خود فاکتور بفرستید، و یادآوری خودکار از تنظیمات حسابداری روشن می‌شود.

گزارش‌های طلب

«صورت‌حساب مشتری» (Customer Statement) دکمه‌ی هوشمند روی پرونده‌ی مشتری است و می‌شود آن را با ایمیل فرستاد. برای دیدن همه‌ی طلب‌ها و موعدهایشان به حسابداری ‣ گزارش‌ها ‣ سن مطالبات Accounting ‣ Reporting ‣ Aged Receivable و برای مانده‌ی هر طرف‌حساب به حسابداری ‣ گزارش‌ها ‣ دفتر طرف‌حساب Accounting ‣ Reporting ‣ Partner Ledger بروید.

یک مثال ایرانی

یک چاپخانه در شیراز را در نظر بگیرید که برای شرکت‌ها کاتالوگ و بسته‌بندی چاپ می‌کند. سیاست صدور فاکتورش «مقدار تحویل‌شده» است، چون تیراژ چاپ‌شده گاهی با سفارش فرق دارد. شرایط پرداخت پیش‌فرض مشتری‌های شرکتی «۳۰ درصد هنگام صدور، بقیه آخر ماه بعد» است و تاریخ قسط‌ها روی فاکتور چاپ می‌شود. سفارش ۲۰ هزار جعبه‌ای یک پخش‌کننده‌ی خرما در دو نوبت تحویل می‌شود و مشتری دو فاکتور می‌گیرد.

در نوبت دوم ۵۰۰ جعبه با رنگ اشتباه چاپ شده است. حسابدار روی فاکتور دوم «اعلامیه‌ی بستانکار» و «برگشت» را می‌زند، فقط مقدار ۵۰۰ جعبه را نگه می‌دارد و تأیید می‌کند. مشتری قسط اول را با چک می‌دهد؛ حسابدار پرداخت را با شماره‌ی چک در یادداشت ثبت می‌کند. سطح اول پیگیری پنج روز بعد از موعد ایمیل می‌فرستد و سطح دوم برای مسئول وصول یک فعالیت «تماس تلفنی» می‌سازد. بعد از بومی‌سازی، فاکتور با قالب صورتحساب رسمی، کد اقتصادی خریدار، تاریخ شمسی و مبلغ به حروف چاپ می‌شود و صورتحساب و اعلامیه از مسیر اتصال به سامانه‌ی مودیان می‌روند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی صدور فاکتور در اودو