ثبت قبض خرید در اودو ۲۰: از رسیدن فاکتور تأمین‌کننده تا پرداخت

قبض خرید در اودو چیست

قبض خرید همان فاکتوری است که تأمین‌کننده برای شما می‌فرستد؛ در اودو آن را Vendor Bill می‌نامند تا با فاکتور فروش قاطی نشود. قبض بدهی شما را ثبت می‌کند و اودو برایش سند حسابداری می‌سازد. چند کلمه‌ی دیگر:

قبض خرید (Vendor Bill)

فاکتور تأمین‌کننده که در اودو ثبت می‌کنید؛ مثل فاکتور فروش اول پیش‌نویس است و با «تأیید» ثبت می‌شود.

مرجع قبض (Bill Reference)

شماره‌ای که تأمین‌کننده روی فاکتورش گذاشته؛ برای تطبیق و پیدا کردن قبض به کار می‌آید.

سیاست کنترل (Control Policy)

اینکه قبض بر اساس مقدار سفارش‌داده‌شده ساخته شود یا مقدار رسیده.

اعلامیه‌ی بستانکار تأمین‌کننده (Refund)

برگشت یا تخفیفی که تأمین‌کننده به نفع شما صادر کرده است.

ساختن قبض خرید: دستی، از سفارش خرید، با ایمیل یا PDF

دستی

به حسابداری ‣ تأمین‌کنندگان ‣ قبض‌ها Accounting ‣ Vendors ‣ Bills بروید و «جدید» را بزنید. از داشبورد حسابداری هم می‌شود: روی دفتر خرید (Purchases) «جدید» را بزنید، یا از منوی سه‌نقطه‌ی همان دفتر، زیر «جدید»، «قبض» (Bill) را انتخاب کنید.

از سفارش خرید

اگر با اپ خرید کار می‌کنید، سفارش را از خرید ‣ سفارش‌ها ‣ سفارش‌های خرید Purchase ‣ Orders ‣ Purchase Orders باز کنید و «ساخت قبض» (Create Bill) را بزنید. قبض پیش‌نویس با سطرهای سفارش باز می‌شود. اگر آن سفارش قبلاً کامل قبض شده باشد، پنجره‌ی «عملیات نامعتبر» (Invalid Operation) می‌آید.

با ایمیل یا بارگذاری PDF

1. در داشبورد حسابداری، فایل قبض را روی دفتر خرید بکشید و رها کنید، یا روی همان دفتر «بارگذاری» (Upload) را بزنید. فایل در سمت راست صفحه نمایش داده می‌شود تا قبض را کنارش پر کنید.
2. یا قبض‌ها را به نام مستعار ایمیل دفتر خرید بفرستید. اودو به‌طور پیش‌فرض نشانی vendor-bills@ را با دامنه‌ی نام مستعار شما می‌سازد؛ آن را در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ دفترها Accounting ‣ Configuration ‣ Journals، دفتر قبض‌ها، زبانه‌ی تنظیمات پیشرفته (Advanced Settings) ببینید یا عوض کنید. پیش از آن، دامنه‌ی نام مستعار باید تنظیم شده باشد.
3. هر PDF پیوست ایمیل یک قبض پیش‌نویس تازه می‌شود. اسکنری که به این نشانی ایمیل بفرستد هم همین کار را می‌کند.

پر کردن قبض، پیش‌بینی سطرها و هشدار تکراری

قبض را هر طور ساخته باشید، این فیلدها را بازبینی کنید:

1. تأمین‌کننده (Vendor): اودو از پرونده‌ی او و سفارش‌ها و قبض‌های قبلی، بخشی از اطلاعات را خودش پر می‌کند.
2. مرجع قبض (Bill Reference): شماره‌ی فاکتور یا سفارش فروشی که تأمین‌کننده داده است. همین فیلد در تطبیق به کار می‌رود.
3. تکمیل خودکار (Auto-Complete): یک قبض یا سفارش خرید قبلی را انتخاب کنید تا قبض از روی آن پر شود. اول باید تأمین‌کننده را انتخاب کرده باشید.
4. تاریخ قبض و تاریخ حسابداری: تاریخ صدور فاکتور تأمین‌کننده، و اگر لازم است تاریخی که سند باید با آن در دفاتر بنشیند.
5. بانک گیرنده (Recipient Bank): حسابی که پول به آن واریز می‌شود.
6. موعد پرداخت یا شرایط پرداخت: برای پرداخت قبض لازم است. شرایط پرداخت بیشتر وقتی به کار می‌آید که تأمین‌کننده قسط یا تخفیف نقدی داده است.
7. سطرها: مقدار، قیمت و مالیات را بازبینی کنید. اگر سطری با هیچ محصولی نمی‌خواند، «افزودن سطر» را بزنید و فقط شرح بنویسید.

پیش‌بینی سطرها (تازه‌ی اودو ۲۰)

وقتی قبضی را دستی یا با ایمپورت وارد می‌کنید، اودو از روی تاریخچه‌ی قبض‌های خودتان و شرح سطر، محصول، حساب، مالیات و توزیع تحلیلی را پیشنهاد می‌دهد. هر چه قبض‌های گذشته را تمیزتر ثبت کرده باشید، پیشنهادها بهترند. چیزی که دستی روی سطر نوشته‌اید عوض نمی‌شود.

هشدار قبض تکراری (تازه‌ی اودو ۲۰)

اودو ۲۰ دو سطح هشدار دارد: قرمز یعنی به احتمال زیاد همین قبض را قبلاً ثبت کرده‌اید و باید اصلاحش کنید؛ زرد یعنی ممکن است تکراری باشد و پیش از ثبت نگاهی بیندازید. بعد از ثبت فقط هشدار قرمز می‌ماند.

سیاست کنترل قبض و تطبیق سه‌طرفه

سیاست کنترل در اپ خرید تعیین می‌کند تأمین‌کننده بابت چه مقداری قبض می‌دهد. این تنظیم روی خود محصول است: در خرید ‣ محصولات ‣ محصولات Purchase ‣ Products ‣ Products محصول را باز کنید و در زبانه‌ی خرید (Purchase)، بخش قبض‌های تأمین‌کننده، «سیاست کنترل» را انتخاب کنید.

وضعیت قبض هر سفارش را روی فرم سفارش خرید، زبانه‌ی سایر اطلاعات، در فیلد «وضعیت قبض» (Billing Status) ببینید: «چیزی برای قبض نیست» (Nothing to Bill)، «در انتظار قبض» (Waiting Bills) یا «کامل قبض شده» (Fully Billed).

تطبیق سه‌طرفه: سفارش، رسید، قبض

1. در خرید ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Purchase ‣ Configuration ‣ Settings، بخش قبض (Invoicing)، «تطبیق سه‌طرفه» (3-way matching) را روشن و ذخیره کنید.
2. حالا روی قبض‌ها، زبانه‌ی سایر اطلاعات، فیلد «باید پرداخت شود» (Should Be Paid) پیدا می‌شود با سه حالت: بله، خیر و استثنا (Exception). قبضی که از سفارش ساخته شده با «بله» شروع می‌شود، چون فقط کالای رسیده در آن آمده است.
3. اگر اطلاعات قبض پیش‌نویس را تغییر دهید، مثلاً مقدار را بالا ببرید، قیمت را عوض کنید یا کالایی اضافه کنید، وضعیت «استثنا» می‌شود. اودو جلوی تغییر را نمی‌گیرد، چون ممکن است دلیل درستی داشته باشد؛ فقط علامت می‌گذارد تا حسابدار پیش از پرداخت ببیند.
4. بعد از پرداخت کامل قبض، وضعیت خودکار «خیر» می‌شود. این فیلد را دستی هم می‌شود عوض کرد.

تطبیق قبض با سفارش خرید

تطبیق قبض با سفارش خرید یعنی مطمئن شوید مقدار و قیمتی که تأمین‌کننده نوشته با سفارش اصلی می‌خواند. برای دیدن ستون سفارش خرید روی سطرهای قبض، از آیکن تنظیم ستون‌ها «سفارش خرید» (Purchase Order) را روشن کنید.

وقتی سفارش خرید وجود دارد

• کل سفارش: در فیلد «تکمیل خودکار» سفارش خرید را انتخاب کنید. همه‌ی سطرهای سفارش روی قبض می‌آیند، دکمه‌ی هوشمند شماره‌ی سفارش بالای قبض پیدا می‌شود و ستون سفارش خرید پر می‌شود. در اودو ۲۰ این گزینه اول سطرهای هم‌خوان موجود را بررسی می‌کند و بعد سطر تازه می‌سازد.
• سطرهای مشخص: دکمه‌ی هوشمند «تطبیق سفارش» (PO Matching) را بزنید. لیست تطبیق خرید همه‌ی سطرهای سفارش این تأمین‌کننده را نشان می‌دهد، ولی فقط سطرهای کالای رسیده. سطرهای مورد نظر و قبض پیش‌نویس (خاکستری) را انتخاب کنید و «تطبیق» (Match) را بزنید. اگر لازم است، مقدار و قیمت را همان‌جا عوض کنید؛ سفارش خرید هم به‌روز می‌شود.

بعد از تطبیق، دکمه‌ی «تطبیق سفارش» درصد تطبیق با سفارش را نشان می‌دهد. اگر مقدار قبض با سفارش فرق کند، کنار سطر یک مثلث هشدار می‌آید؛ اگر قیمت کمتر باشد فلش رو به پایین و اگر بیشتر باشد فلش رو به بالا. اودو ۲۰ خلاصه‌ای از آنچه تطبیق شده هم نشان می‌دهد و تطبیق قبض و سفارش را می‌شود برداشت.

وقتی سفارش خرید وجود ندارد

1. قبض را بسازید و کامل کنید، بعد «تطبیق سفارش» را بزنید.
2. قبض پیش‌نویس را در لیست انتخاب کنید و «افزودن به سفارش» (Add to PO) را بزنید.
3. در پنجره‌ی افزودن به سفارش خرید، «افزودن محصولات» (Add Products) را بزنید تا یک سفارش خرید تازه از سطرهای قبض ساخته شود.
4. در سفارش تازه «دریافت» (Receive) و بعد «تأیید» (Validate) را بزنید، و با دکمه‌ی هوشمند قبض‌ها به قبض پیش‌نویس برگردید.

دیجیتال کردن قبض با OCR و ثبت خودکار

اودو می‌تواند با OCR و هوش مصنوعی متن قبض PDF یا اسکن‌شده را بخواند و فیلدهای قبض را پر کند. این یک سرویس اعتباری (IAP) است: هر سند یک اعتبار مصرف می‌کند و اعتبار از پیش خریده می‌شود. فایل XML اعتبار OCR مصرف نمی‌کند، چون داده‌ی ساختاریافته دارد.

1. در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Accounting ‣ Configuration ‣ Settings، بخش دیجیتال‌سازی (Digitization)، «دیجیتال‌سازی سند» (Document Digitization) را روشن کنید و بگویید قبض‌ها خودکار پردازش شوند یا فقط وقتی خودتان بخواهید.
2. اگر حالت «به درخواست» است، روی قبض بارگذاری‌شده «دیجیتال کردن سند» (Digitize document) را بزنید.
3. وقتی نوار آبی آمد، «تازه‌سازی» (Refresh) را بزنید و همه‌ی فیلدها را بازبینی کنید. اگر لازم است «بارگذاری دوباره‌ی داده‌ی هوش مصنوعی» (Reload AI data) را بزنید. بعد «تأیید» کنید.

OCR این‌ها را می‌شناسد: تأمین‌کننده، مرجع قبض، تاریخ قبض، بانک گیرنده، موعد پرداخت و واحد پول، و در سطرها شرح محصول، مقدار، قیمت واحد، مالیات (اگر فعال باشد)، مبلغ بدون مالیات و جمع. اگر تأمین‌کننده در پایگاه داده نباشد، فیلدش خالی می‌ماند و می‌توانید از روی نام برجسته‌شده در پیش‌نمایش، مخاطب تازه بسازید.

ثبت خودکار قبض برای تأمین‌کننده‌های مطمئن

اگر دیجیتال‌سازی خودکار روشن است، پرونده‌ی تأمین‌کننده را در حسابداری ‣ تأمین‌کنندگان ‣ تأمین‌کنندگان Accounting ‣ Vendors ‣ Vendors باز کنید و در زبانه‌ی حسابداری «ثبت خودکار قبض» (Auto-post bills) را روی «همیشه»، «پرسیدن بعد از ۳ تأیید بدون ویرایش» یا «هرگز» بگذارید. در حالت دوم، وقتی سومین قبض بارگذاری‌شده بدون هیچ ویرایشی تأیید شد، اودو می‌پرسد ثبت خودکار برای این تأمین‌کننده روشن شود یا نه.

تأیید قبض و اعلامیه‌ی بستانکار تأمین‌کننده

وقتی قبض کامل شد، «تأیید» (Confirm) را بزنید. وضعیت «ثبت‌شده» (Posted) می‌شود، سند حسابداری ساخته می‌شود و قبض یک شماره‌ی یکتا از دنباله‌ی شماره‌گذاری می‌گیرد. قبض ثبت‌شده مستقیم ویرایش نمی‌شود؛ برای اصلاح «برگرداندن به پیش‌نویس» (Reset to Draft) را بزنید. در اودو ۲۰ این کار را از نمای لیست برای چند قبض با هم هم می‌شود انجام داد.

اگر تأمین‌کننده برگشت یا تخفیف داده است، قبض را از حسابداری ‣ تأمین‌کنندگان ‣ قبض‌ها Accounting ‣ Vendors ‣ Bills باز کنید و «اعلامیه‌ی بستانکار» (Credit Note) را بزنید؛ مراحلش همان اعلامیه‌ی فاکتور فروش است. برای ثبت بدون قبض مرجع، به حسابداری ‣ تأمین‌کنندگان ‣ برگشتی‌ها Accounting ‣ Vendors ‣ Refunds بروید و «جدید» را بزنید. اگر تأمین‌کننده مبلغی اضافه کرده، «اعلامیه‌ی بدهکار» (Debit Note) را روی قبض بزنید.

پرداخت قبض: تکی، بخشی، گروهی و دسته‌ای

پرداخت یک قبض

1. روی قبض ثبت‌شده «پرداخت» (Pay) را بزنید.
2. دفتر، روش پرداخت، مبلغ و واحد پول را انتخاب کنید. اگر مبلغ کمتر از مانده باشد، پرداخت بخشی است و «اختلاف پرداخت» مانده را نشان می‌دهد.
3. «یادداشت» (Memo) اگر مرجع پرداخت روی قبض درست گذاشته شده باشد، خودش پر می‌شود؛ وگرنه شماره‌ی فاکتور تأمین‌کننده را بنویسید تا بانک و قبض بعداً به هم برسند.
4. «ساخت پرداخت» (Create payment) را بزنید.

روی قبض نوار «در حال پرداخت» یا «بخشی» می‌آید تا وقتی پرداخت با تراکنش بانک تطبیق داده شود و وضعیت «پرداخت‌شده» شود. روش پرداخت ترجیحی هر تأمین‌کننده را می‌شود روی پرونده‌اش، زبانه‌ی فروش و خرید، بخش خرید گذاشت.

پرداخت چند قبض با هم

در حسابداری ‣ تأمین‌کنندگان ‣ قبض‌ها Accounting ‣ Vendors ‣ Bills بر اساس روش پرداخت گروه‌بندی کنید، قبض‌ها را انتخاب کنید و «پرداخت» را بزنید. با «پرداخت‌های گروهی» (Group Payments) همه‌ی قبض‌های یک تأمین‌کننده یک پرداخت می‌شوند؛ بدون آن، برای هر قبض پرداخت جدا ساخته می‌شود.

پرداخت دسته‌ای (Batch Payments)

پرداخت دسته‌ای چند پرداخت به تأمین‌کننده‌های مختلف را یک‌جا جمع می‌کند تا وقتی بانک یک مبلغ کلی از حساب کم کرد، تطبیق یک‌باره انجام شود.

1. در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Accounting ‣ Configuration ‣ Settings، بخش پرداخت‌های مشتری، «پرداخت‌های دسته‌ای» را روشن کنید؛ این گزینه هم برای مشتری‌ها و هم برای تأمین‌کننده‌ها است.
2. پرداخت‌ها را پیش از هر چیز ثبت کنید.
3. به حسابداری ‣ تأمین‌کنندگان ‣ پرداخت‌های دسته‌ای Accounting ‣ Vendors ‣ Batch Payments بروید، «جدید» را بزنید، نوع دسته را «خروجی» (Outbound) بگذارید، دفتر بانک و روش پرداخت را انتخاب کنید و با «افزودن سطر» پرداخت‌ها را اضافه کنید. یا در حسابداری ‣ تأمین‌کنندگان ‣ پرداخت‌ها Accounting ‣ Vendors ‣ Payments پرداخت‌ها را انتخاب و «ساخت دسته» (Create Batch) را بزنید.
4. «تأیید» (Validate) را بزنید. بعد از تأیید، پرداختی به دسته اضافه نمی‌شود. همه‌ی پرداخت‌های یک دسته باید یک روش پرداخت داشته باشند.

برای دیدن همه‌ی قبض‌های باز و موعدشان به حسابداری ‣ گزارش‌ها ‣ سن بدهی‌ها Accounting ‣ Reporting ‣ Aged Payable بروید و با فلش کنار هر تأمین‌کننده جزئیات قبض‌هایش را باز کنید. خروجی PDF و XLSX هم دارد.

یک مثال ایرانی

یک کارگاه مبلمان در اصفهان را در نظر بگیرید که چوب، پارچه و یراق از پنج تأمین‌کننده‌ی ثابت می‌خرد. سیاست کنترل چوب و پارچه «بر اساس مقدار رسیده» است و تطبیق سه‌طرفه روشن است. تأمین‌کننده‌ی چوب سفارش ۴۰ ورق MDF را در دو نوبت می‌آورد؛ انباردار رسید ۲۵ ورق را تأیید می‌کند و حسابدار از روی سفارش «ساخت قبض» می‌زند. قبض فقط ۲۵ ورق را دارد و «باید پرداخت شود» روی «بله» است.

صورتحساب تأمین‌کننده قیمت هر ورق را کمی بالاتر از سفارش نوشته است. حسابدار قیمت را روی قبض اصلاح می‌کند، فلش رو به بالا کنار سطر می‌آید و وضعیت «استثنا» می‌شود تا مدیر خرید پیش از پرداخت ببیند. شماره‌ی صورتحساب مودیانی تأمین‌کننده در مرجع قبض نوشته می‌شود. فاکتورهای یراق‌فروش با ایمیل به نشانی دفتر خرید می‌رسند و هر PDF یک قبض پیش‌نویس می‌شود؛ پیش‌بینی سطرها حساب و مالیات را از روی تاریخچه‌ی قبض‌ها پیشنهاد می‌دهد. آخر هفته، حسابدار قبض‌های سررسیدشده را در گزارش سن بدهی‌ها می‌بیند، از اینترنت‌بانک می‌پردازد و پرداخت‌ها را در اودو ثبت می‌کند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی ثبت قبض خرید در اودو