اجاره در اودو ۲۰: از محصول اجاره‌ای تا تحویل، بازگشت و ودیعه

اجاره در اودو چیست؛ کالای اجاره‌ای یا خدمت اجاره‌ای

هر چیزی که اجاره می‌دهید در اودو یکی از دو نوع محصول است:

کالا (Goods)

چیزی که از انبار بیرون می‌رود، به مشتری می‌رسد و برمی‌گردد؛ مثل دوربین، دوچرخه، لباس مجلسی یا مبلمان.

خدمت فیزیکی

چیز فیزیکی‌ای که از انبار بیرون نمی‌رود؛ مثل اتاق هتل، سالن جلسه، میز کار اشتراکی یا انباری.

خدمت نیروی انسانی

کاری که معمولاً یک نفر انجامش می‌دهد؛ مثل عکاس، پذیرایی مراسم، نظافت، یا بیمه و ضمانت اجاره.

مسیر کار ساده است: پیش‌فاکتور اجاره به مشتری می‌رود؛ با تأیید، سفارش اجاره می‌شود و فقط از آن به بعد محصول قابل تحویل است. بعد تحویل (Pickup)، بازگشت (Return) و فاکتور. همه‌ی محصولات اجاره‌ای را در اجاره ‣ محصولات Rental ‣ Products می‌بینید؛ فیلتر «اجاره» پیش‌فرض است و با فیلترهای «کالا» و «خدمت» فهرست را جدا کنید. کارت هر کالا نرخ اجاره و موجودی را نشان می‌دهد.

تنظیمات اپ اجاره

به اجاره ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Rental ‣ Configuration ‣ Settings بروید. بخش‌های این صفحه به اپ‌های نصب‌شده بستگی دارند:

• تحویل و بازگشت (Pick up & Returns): گزینه‌ی «زمان‌های دسترسی» (Availabilities) با برنامه‌ی کاری شرکت می‌گوید مشتری در سایت چه روزها و ساعت‌هایی می‌تواند تحویل بگیرد یا برگرداند. اگر محصول در سایت منتشر نشده باشد، این تنظیم اثری ندارد.
• محصولات: گونه‌ها (Variants)، لیست‌های قیمت، پروموشن و باشگاه مشتریان و کارت هدیه، و تخفیف.
• پیش‌فاکتورها: سازنده‌ی پیش‌فاکتور PDF و قالب پیش‌فاکتور (با اپ فروش).
• انبار: «انتقال‌های اجاره» (Rental Transfers)؛ برای هر تحویل حواله‌ی خروج و برای هر بازگشت رسید ورود می‌سازد. برای کالاهای گران‌قیمت و چند شعبه لازم است.

اگر چند شعبه دارید که هر دو تحویل و بازگشت می‌گیرند، انتقال‌های اجاره را روشن کنید، در انبار ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Inventory ‣ Configuration ‣ Settings «مکان‌های انبار» (Storage Locations) را بزنید و برای هر شعبه یک مکان زیر انبار اصلی بسازید. برای مکان‌ها انبارداری اودو را ببینید.

ساختن محصول اجاره‌ای

کالای اجاره‌ای

1. به اجاره ‣ محصولات Rental ‣ Products بروید و «جدید» را بزنید. گزینه‌ی «فروش» از قبل روشن است.
2. در زبانه‌ی اطلاعات کلی، نوع محصول را «کالا» بگذارید و دسته را انتخاب یا بسازید.
3. ذخیره کنید و در «موجودی در دست» (Quantity on Hand) تعداد قابل اجاره را بنویسید.
4. کمترین نرخ اجاره را در «قیمت فروش» (Sales Price) بنویسید.
5. در زبانه‌ی فروش، بخش اجاره، «دوره» (Periodicity) را انتخاب کنید: واحد زمانی که قیمت‌ها با آن حساب می‌شوند، مثل ساعت یا روز.
6. برای دوره‌ی غیرساعتی، ساعت «تحویل» و «بازگشت» را بگذارید: زودترین ساعت تحویل و دیرترین ساعت بازگشت؛ این دو فقط برای سفارش‌های آنلاین اعمال می‌شوند.
7. برای دوره‌ی ساعتی، «زمان آماده‌سازی» (Padding Time) را بگذارید؛ محصول بعد از هر اجاره این مدت (به ساعت) قابل رزرو نیست، مثلاً برای شارژ و تمیزکاری.

هر محصول اجاره‌ای فقط یک «دوره» دارد و قیمت‌های بیشتر هم با همان واحد تعریف می‌شوند. اگر محصول اندازه یا رنگ یا برند دارد، در زبانه‌ی ویژگی‌ها و گونه‌ها (Attributes & Variants) گونه بسازید.

ردیابی با شماره‌ی سریال

در انبار ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Inventory ‣ Configuration ‣ Settings، بخش ردیابی، «سری ساخت و شماره‌ی سریال» را روشن کنید. روی محصول، ردیابی را «با شماره‌ی سریال یکتا» (By Unique Serial Number) بگذارید. برای اجاره فقط همین حالت کار می‌کند؛ «با سری ساخت» خطا می‌دهد.

اتاق، سالن یا نیروی انسانی

برای خدمت فیزیکی (مثل اتاق) اول در اپ برنامه‌ریزی یک نقش (Role) با نام همان خدمت و منابع آن (مثلاً هفت اتاق) بسازید؛ برای خدمت نیروی انسانی، نقش و کارمندانش را. بعد محصول را از نوع «خدمت» بسازید، «برنامه‌ریزی خدمات» (Plan Services) را بزنید و نقش را انتخاب کنید. در صفحه‌ی نقش، «همگام‌سازی شیفت‌ها و سفارش‌های اجاره» را روشن کنید. سیاست فاکتور برای خدمت فیزیکی «پیش‌پرداخت / قیمت ثابت» است و برای نیروی انسانی «بر اساس تایم‌شیت» (که اپ تایم‌شیت می‌خواهد). با تأیید سفارش، شیفت‌ها خودکار ساخته می‌شوند.

قیمت‌گذاری اجاره: دوره، لیست قیمت و حداقل مقدار

قیمت‌های بیشتر از نرخ پایه، در زبانه‌ی «قیمت‌ها» (Prices) روی فرم محصول یا با یک لیست قیمت جدا در اجاره ‣ محصولات ‣ لیست‌های قیمت Rental ‣ Products ‣ Pricelists تعریف می‌شوند. برای هر دو، لیست‌های قیمت باید در تنظیمات روشن باشد.

1. یک لیست قیمت تازه بسازید، مثلاً «اجاره‌ی بلندمدت»، و لیست «پیش‌فرض» را خالی نگه دارید تا نرخ پایه تمیز بماند.
2. محصول را باز کنید، در زبانه‌ی قیمت‌ها «افزودن قیمت» را بزنید و لیست قیمت را انتخاب کنید.
3. در «حداقل مقدار» (Min. Quantity) کمترین مدتی را بنویسید که این قیمت از آن شروع می‌شود؛ واحدش همان «دوره»ی محصول است.
4. قیمت را بنویسید. برای بازه‌ی زمانی، مثل تخفیف تابستانی، از آیکن تنظیم ستون‌ها ستون «اعتبار» (Validity) را اضافه کنید و تاریخ بگذارید.

در اپ اجاره، حداقل مقدار با این فرمول حساب می‌شود: تعداد روی سطر سفارش × مدت اجاره. فرض کنید چادر کمپ شبی ۸۰۰ هزار تومان است و از چهار شب به بالا ۲۰ درصد تخفیف دارد. چهار چادر برای یک شب، یک چادر برای چهار شب و دو چادر برای دو شب، هر سه تخفیف می‌گیرند.

اودو از چند قیمت کدام را انتخاب می‌کند؟

طبق مستندات اودو، هنگام ساختن سفارش اجاره فقط یک سطر قیمت به کار می‌رود و ارزان‌ترین سطر انتخاب می‌شود. برای دوربینی با سه نرخ و اجاره‌ی هشت‌روزه:

مشتری ۷ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان می‌پردازد. پیش از اعلام قیمت به مشتری، چنین ترکیب‌هایی را روی یک سفارش آزمایشی ببینید.

ساختن سفارش اجاره و گرفتن امضا

1. از داشبورد سفارش‌های اجاره یا اجاره ‣ سفارش‌ها ‣ سفارش‌ها Rental ‣ Orders ‣ Orders، «جدید» و بعد «پیش‌فاکتور تازه» را بزنید.
2. مشتری را انتخاب کنید.
3. در زبانه‌ی سطرهای سفارش، با «افزودن سطر» یا «کاتالوگ» محصول اجاره‌ای را اضافه کنید.
4. در «دوره‌ی اجاره» (Rental period) تاریخ و ساعت شروع و بازگشت را از تقویم انتخاب کنید.
5. اگر بخواهید لیست قیمت را انتخاب کنید. تا وقتی پیش‌فاکتور تأیید نشده، با عوض کردن دوره یا لیست قیمت، مدت، قیمت واحد، مبلغ و جمع خودکار به‌روز می‌شوند.
6. «ارسال» را بزنید. وقتی مشتری موافقت کرد «تأیید» را بزنید؛ نشان «رزروشده» (Booked) روی سفارش می‌نشیند.

پس از تأیید، بسته به اپ‌های نصب‌شده، دکمه‌های هوشمند «کارها» (پروژه)، «ثبت‌شده» (تایم‌شیت)، «برنامه‌ریزی‌شده» (شیفت‌ها) و «تحویل» (حواله‌های انبار) بالای سفارش دیده می‌شوند. اگر سفارش فروش معمولی دارید، با افزودن محصول اجاره‌ای به آن هم فیلد دوره‌ی اجاره اضافه می‌شود.

امضای قرارداد اجاره

اگر سیاستتان قرارداد امضاشده پیش از تحویل است، با اپ امضا (Sign): در چتر سفارش «فعالیت» را بزنید، «درخواست امضا» (Signature Request) را انتخاب کنید و قالب قرارداد را برگزینید یا قرارداد تازه بارگذاری کنید. پیوند درخواست در چتر ثبت می‌شود و مشتری از ایمیل یا پورتال امضا می‌کند.

تحویل و بازگشت محصول

تحویل به مشتری

1. سفارش تأییدشده را از اجاره ‣ سفارش‌ها ‣ سفارش‌ها Rental ‣ Orders ‣ Orders باز کنید و «تحویل» (Pickup) را بزنید.
2. در پنجره‌ی «تأیید تحویل»، محصول، مقدار رزروشده و مقدار تحویل‌شده را ببینید. اگر ردیابی سریال روشن است، شماره‌ی سریال روی کالا را با ستون شماره‌ی سریال تطبیق دهید و انتخاب کنید.
3. «تأیید» (Validate) را بزنید. نشان «تحویل‌شده» (Picked-up) روی سفارش می‌نشیند، ستون «تحویل‌شده» به‌روز می‌شود و کار در چتر ثبت می‌شود.

برای اتاق، سالن و انباری که جابه‌جایی انبار ندارند، تحویل همان ورود مهمان و بازگشت همان خروج است و مراحل یکی است.

بازگشت

1. وقتی مشتری محصول را برگرداند، سفارش را باز کنید و «بازگشت» (Return) را بزنید.
2. مقدار برگشتی را ببینید. اگر ردیابی سریال روشن است، شماره‌ی سریال کالای برگشتی را با ستون شماره‌ی سریال مقایسه کنید و اگر یکی نیست، شماره‌ی درست را انتخاب کنید.
3. «تأیید» را بزنید. نشان «بازگشته» (Returned) روی سفارش می‌نشیند.

اگر کالا همراه یک خدمت اجاره داده شده، هر دو باید روی سفارش برگردانده شوند. برای کالایی که با خدمت (مثلاً اپراتور) اجاره رفته، اول تحویل را ثبت کنید و بعد زمان شیفت کارمند را؛ وگرنه سفارش در داشبورد «رزروشده» می‌ماند. برای رسید تحویل و بازگشت، از آیکن چرخ‌دنده‌ی سفارش «چاپ» و بعد «رسید تحویل و بازگشت» (Pickup and Return Receipt) را بزنید؛ اودو یک PDF از وضعیت اقلام اجاره‌ای می‌دهد.

ودیعه (Deposit): گرفتن و پس دادن

ودیعه بیمه‌ی شما در برابر خرابی، گم شدن یا بدهی پرداخت‌نشده است و وقتی محصول سالم برگشت، پس داده می‌شود. برای هر محصول اجاره‌ای که ودیعه می‌خواهد، یک محصول جدا برای ودیعه بسازید.

1. در اجاره ‣ محصولات ‣ محصولات Rental ‣ Products ‣ Products محصولی با نام روشن بسازید، مثلاً «ودیعه‌ی اجاره‌ی دوربین».
2. نوع را «خدمت»، سیاست فاکتور را «بر اساس مقدار تحویل‌شده (دستی)»، قیمت فروش را مبلغ ودیعه و واحد را «عدد» بگذارید. درباره‌ی مالیات ودیعه پایین‌تر بخوانید.
3. ودیعه را به سفارش اضافه کنید: یا روی محصول اصلی در زبانه‌ی فروش، بخش فروش مکمل، آن را «محصول اختیاری» کنید تا هنگام افزودن محصول پیشنهاد شود؛ یا یک قالب پیش‌فاکتور در اجاره ‣ پیکربندی ‣ قالب‌های پیش‌فاکتور Rental ‣ Configuration ‣ Quotation Templates با هر دو محصول بسازید؛ یا دستی اضافه کنید.
4. پس از تأیید سفارش، پیش از تحویل یا هنگام آن، ستون «تحویل‌شده» سطر ودیعه را ۱ کنید. «ساختن فاکتور»، «فاکتور معمولی» و «ساختن پیش‌نویس» را بزنید، تأیید و ارسال کنید، یا اگر مشتری حضوری است «پرداخت» را بزنید.

پس دادن ودیعه هنگام بازگشت

1. پس از بازگشت محصول، سفارش را باز کنید، دکمه‌ی هوشمند «فاکتورها» را بزنید و روی فاکتور ودیعه یک یادداشت بستانکار (Credit Note) با دلیل «برگشت ودیعه» بسازید. این کار اپ حسابداری می‌خواهد.
2. با دکمه‌ی هوشمند «سفارش‌های فروش» به سفارش برگردید و «تحویل‌شده» سطر ودیعه را از ۱ به ۰ برگردانید.
3. «ساختن فاکتور» را بزنید. در پیش‌نویس، سطر ودیعه منفی است؛ در بخش «اعتبارهای باز» (Outstanding Credits) یادداشت بستانکار را با «افزودن» اعمال کنید.
4. جمع را بازبینی و فاکتور نهایی را تأیید کنید و بفرستید.

داشبورد سفارش‌ها، دیرکردها و فاکتور

صفحه‌ی اول اپ اجاره داشبورد سفارش‌هاست، به‌طور پیش‌فرض در نمای لیست؛ کانبان، تقویم، پیوت، نمودار و فعالیت هم دارد. شش دکمه‌ی هوشمند بالای آن هر کدام تعداد خودشان را نشان می‌دهند و با هم ترکیب می‌شوند:

در لیست، تاریخ تحویل یا بازگشت گذشته قرمز و جمع سفارش بی‌فاکتور آبی است. وضعیت‌ها پیش‌فاکتور، رزروشده، تحویل‌شده، بازگشته و لغوشده‌اند. یک کارمند پیشخوان هر صبح با فیلترهای «سفارش‌های من»، «امروز» و «دیرکرد» کار روزش را می‌بیند؛ مدیر با گروه‌بندی «فروشنده» و ستون «تیم فروش» کار تیم را.

جریمه‌ی دیرکرد

داشبورد دیرکردها را پیدا می‌کند، اما صفحه‌های اجاره‌ی مستندات اودو ۲۰ تنظیم جریمه‌ی دیرکرد را شرح نمی‌دهند. پیش از اینکه به مشتری قول جریمه‌ی خودکار بدهید، این را روی اودو ۲۰ خودتان بررسی کنید. هزینه‌ی اضافه‌ای که در مدت اجاره پیش آمده را هم می‌شود در پیش‌نویس فاکتور با «افزودن سطر» اضافه کرد؛ مستندات این را برای خدمات فیزیکی مثل اتاق آورده است، که تعداد واحدها را هم همان‌جا اصلاح می‌کنید.

فاکتور و پرداخت

با دکمه‌ی «برای فاکتور» سفارش را باز کنید، «ساختن فاکتور»، «فاکتور معمولی» و «ساختن پیش‌نویس» را بزنید. فاکتور را تأیید و با «ارسال» ایمیل کنید، یا اگر مشتری حضوری است «پرداخت» را بزنید، دفتر را انتخاب و «ساختن پرداخت» را بزنید. روش‌های صدور فاکتور در صدور فاکتور در اودو آمده است.

یک مثال ایرانی

یک فروشگاه اجاره‌ی تجهیزات تصویربرداری در تهران را در نظر بگیرید. هر دوربین و لنز با شماره‌ی سریال ثبت شده و دوره‌ی اجاره «روز» است با سه سطر قیمت: یک روز، سه روز و یک هفته. برای هر دوربین یک محصول «ودیعه‌ی دوربین» به‌عنوان محصول اختیاری دارد. مشتری پیش‌فاکتور را می‌گیرد، قرارداد را با اپ امضا امضا می‌کند و با تأیید سفارش، دوربین «رزروشده» است. صبح روز تحویل، کارمند پیشخوان با فیلتر «امروز» سفارش را پیدا می‌کند، شماره‌ی سریال را تطبیق می‌دهد و «تحویل» را تأیید می‌کند؛ فاکتور ودیعه همان‌جا صادر می‌شود. فیلمبردار مراسم هم یک خدمت نیروی انسانی است که با تأیید سفارش در اپ برنامه‌ریزی شیفت می‌گیرد. روز بازگشت، اگر دوربین دیر برسد قرمز دیده می‌شود؛ پس از بازگشت سالم، یادداشت بستانکار ودیعه ساخته و در فاکتور نهایی اعمال می‌شود.

پرسش‌های رایج درباره‌ی اجاره در اودو