جستجو و فیلتر در اودو ۲۰: نماها، گروه‌بندی، فیلتر سفارشی و جست‌وجوی ذخیره‌شده

نماهای اودو؛ یک داده، چند شکل نمایش

نما (View) فقط شکل نمایش داده است. سفارش‌های فروش همان سفارش‌ها هستند، چه در لیست ببینیدشان، چه در کانبان و چه در نمودار. دکمه‌های جابه‌جایی بین نماها بالای صفحه، کنار نوار جست‌وجو هستند. این‌ها نماهایی‌اند که بیشتر می‌بینید:

لیست (List)

دیدن تعداد زیادی رکورد با هم، پیدا کردن رکورد و ویرایش سریع رکوردهای ساده.

کانبان (Kanban)

رکوردها به شکل کارت، معمولاً در ستون‌های مرحله؛ برای جلو بردن کار با کشیدن کارت. روی موبایل، اگر نمای کانبان باشد به‌جای لیست نشان داده می‌شود.

فرم (Form)

ساختن و ویرایش یک رکورد، مثل یک مخاطب، یک سفارش فروش یا یک کالا.

تقویم (Calendar)

دیدن و مدیریت رکوردها روی تقویم، در حالت روز، هفته، ماه یا سال.

پیوت (Pivot)

جمع زدن داده و شکستن آن در سطرها و ستون‌ها برای تحلیل.

نمودار (Graph)

دیدن روند و الگو با نمودار میله‌ای، خطی یا دایره‌ای.

فعالیت (Activity)

نمای فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده روی رکوردها؛ در آموزش فعالیت‌ها به آن می‌رسیم.

پیوت و نمودار معمولاً زیر منوی گزارش‌ها (Reporting) هر اپ هستند، ولی جاهای دیگر هم پیدا می‌شوند. هر نمایی که باز کنید، نوار جست‌وجوی بالای آن یکسان کار می‌کند؛ باقی این آموزش درباره‌ی همین نوار است.

جست‌وجوی مقدار در نوار جست‌وجو

نوار جست‌وجو بالای هر نماست. تایپ کنید تا جست‌وجو شروع شود، یا روی آیکن فلش کنار نوار بزنید تا منوهای فیلترها (Filters)، گروه‌بندی (Group By) و علاقه‌مندی‌ها (Favorites) باز شوند.

1. مثلاً در گزارش تحلیل فروش (فروش ‣ گزارش‌ها ‣ فروش Sales ‣ Reporting ‣ Sales) بخشی از نام فروشنده را تایپ کنید، مثلاً «رضا».
2. از فهرست کشویی، گزینه‌ی «جست‌وجوی فروشنده برای: رضا» (Search Salesperson for) را انتخاب کنید.
3. اگر می‌خواهید دقیقاً یک نفر انتخاب شود، به‌جای خود گزینه روی آیکن زیرمنوی کنارش بزنید و نام کامل را از فهرست بردارید.

فیلترهای آماده

هر نما یک انتخاب پیش‌فرض از رکوردها دارد. مثلاً گزارش تحلیل فروش در ابتدا فقط سفارش‌های فروش با تاریخ سفارش در ۳۶۵ روز گذشته را نشان می‌دهد. برای تغییرش:

1. روی آیکن فلش کنار نوار جست‌وجو بزنید و از منوی فیلترها، یک یا چند فیلتر آماده را انتخاب کنید؛ مثلاً «پیش‌فاکتورها» (Quotations).
2. برای حذف یک فیلتر، روی ضربدر کنار آن در نوار جست‌وجو بزنید. مثلاً «تاریخ سفارش: ۳۶۵ روز گذشته» را بردارید و به‌جایش از زیرمنوی «تاریخ سفارش» یک سال مشخص را انتخاب کنید.

فیلتر سفارشی اودو

وقتی فیلترهای آماده کافی نیستند، خودتان قاعده بنویسید:

1. روی آیکن فلش نوار جست‌وجو بزنید و فیلترها ‣ افزودن فیلتر سفارشی Filters ‣ Add Custom Filter را انتخاب کنید. پنجره‌ای باز می‌شود با نوع تطبیق، یک قاعده و کلید «شامل رکوردهای بایگانی‌شده» (Include archived records).
2. هر قاعده سه بخش دارد: فیلد (بعضی فیلدها آیکن زیرمنو دارند و فیلدهای تودرتو را نشان می‌دهند)، عملگر (که به نوع فیلد بستگی دارد) و مقدار (متن، عدد، تاریخ، فهرست کشویی یا گزینه‌ی بله و خیر).
3. با «قاعده‌ی جدید» (New Rule) یا آیکن به‌علاوه قاعده اضافه کنید. آیکن شاخه (node) یک گروه قاعده‌ی تازه زیر قاعده‌ی فعلی می‌سازد و آیکن حذف، قاعده یا شاخه را با همه‌ی زیرمجموعه‌اش پاک می‌کند.
4. وقتی دست‌کم دو قاعده دارید، نوع تطبیق را انتخاب کنید: «همه‌ی قاعده‌ها» (Match all) یعنی «و»؛ «هر کدام از قاعده‌ها» (Match any) یعنی «یا». پیش‌فرض «هر کدام» است.
5. «افزودن» (Add) را بزنید تا فیلتر روی نما اعمال شود.

مثال: همه‌ی سرنخ‌ها و فرصت‌های CRM که برنده شده‌اند و درآمد مورد انتظارشان بیش از یک میلیارد ریال است:

گروه بندی در اودو

گروه‌بندی چیزی را حذف نمی‌کند؛ فقط رکوردها را دسته‌دسته کنار هم می‌گذارد. روی آیکن فلش نوار جست‌وجو بزنید و از منوی گروه‌بندی یک گزینه بردارید؛ مثلاً در گزارش تحلیل فروش، «فروشنده».

1. اگر گزینه‌ی دلخواه در فهرست نیست، «افزودن گروه سفارشی» (Add Custom Group) را بزنید و هر فیلدی از مدل را انتخاب کنید.
2. چند گروه را پشت سر هم انتخاب کنید تا گروه‌بندی چندسطحی بسازید. اولین گروه، دسته‌ی اصلی است و هر گروه بعدی دسته‌های قبلی را ریزتر می‌کند؛ مثلاً اول «فروشنده»، بعد «دسته‌ی کالا».
3. فیلتر و گروه‌بندی را با هم به کار ببرید؛ مثلاً فقط سفارش‌های تأییدشده، گروه‌شده بر اساس فروشنده.

گزارش با پیوت و نمودار

وقتی فیلترها درست شد، نوبت انتخاب «سنجه» (Measure) است: چیزی که جمع زده می‌شود. همیشه یک سنجه‌ی پیش‌فرض انتخاب شده؛ برای تغییرش روی «سنجه‌ها» بزنید. فقط فیلدهای عددی (عدد صحیح، اعشاری، مبلغ) سنجه می‌شوند، و گزینه‌ی «تعداد» (Count) هم تعداد رکوردها را می‌شمارد. در پیوت می‌شود چند سنجه را با هم دید؛ در نمودار یکی.

پیوت

1. داده اغلب به‌صورت پیش‌فرض بر اساس «تاریخ ‣ ماه» گروه شده است تا روند ماه‌به‌ماه دیده شود.
2. روی دکمه‌ی به‌علاوه کنار عنوان «جمع» (Total) در سطرها یا ستون‌ها بزنید و یک گروه انتخاب کنید. با دکمه‌ی منها گروه حذف می‌شود.
3. روی هر زیرگروه هم می‌شود گروه تازه گذاشت؛ مثلاً ستون‌ها بر اساس فروشنده و یک دسته‌ی کالا بر اساس ماه.
4. با دکمه‌ی جابه‌جایی محورها، سطر و ستون عوض می‌شوند. با کلیک روی عنوان هر سنجه، مقدارها صعودی یا نزولی مرتب می‌شوند.
5. با دکمه‌ی دانلود، نسخه‌ی xlsx همان پیوت را بگیرید.

نمودار

سه نوع دارد: میله‌ای برای مقایسه‌ی چند دسته، حتی با داده‌ی زیاد؛ خطی برای روند زمانی؛ و دایره‌ای برای سهم چند دسته‌ی کم از یک کل. وقتی دست‌کم دو گروه دارید، در نمودار میله‌ای و خطی گزینه‌ی «انباشته» (Stacked) گروه‌ها را روی هم می‌گذارد. در نمودار خطی، گزینه‌ی «تجمعی» (Cumulative) مقدارها را پشت سر هم جمع می‌کند و رشد را بهتر نشان می‌دهد.

ذخیره و اشتراک جست‌وجو (علاقه‌مندی‌ها)

اگر هر صبح همان فیلترها و گروه‌ها را دوباره می‌سازید، آن را ذخیره کنید. علاقه‌مندی (Favorite) همان جست‌وجوی ذخیره‌شده است و می‌تواند پیش‌فرض نما هم بشود.

1. فیلترها و گروه‌بندی را بچینید، روی آیکن فلش نوار جست‌وجو بزنید و «ذخیره‌ی جست‌وجوی فعلی» (Save current search) را باز کنید.
2. نام بگذارید. اگر می‌خواهید هر بار این نما با همین جست‌وجو باز شود، «فیلتر پیش‌فرض» (Default filter) را بزنید.
3. برای اشتراک با دیگران، «ویرایش» را بزنید و در فیلد «اشتراک با» (Shared with) کاربران را انتخاب کنید و ذخیره کنید.

جست‌وجوهای ذخیره‌شده زیر «علاقه‌مندی‌ها» می‌آیند: اول آن‌هایی که فقط مال خودتان است، بعد آن‌هایی که به اشتراک گذاشته شده‌اند. برای ویرایش، بایگانی یا حذف، نشانگر را روی نام ببرید و آیکن ویرایش را بزنید. در حالت توسعه‌دهنده، فهرست همه‌ی جست‌وجوهای ذخیره‌شده‌ی پایگاه داده در تنظیمات ‣ فنی ‣ فیلترهای تعریف‌شده‌ی کاربر Settings ‣ Technical ‣ User-defined Filters است.

اشتراک لینک نتیجه‌ی جست‌وجو

برای فرستادن همین نما به یک همکار، با Ctrl + K پالت فرمان را باز کنید، Share را تایپ کنید و فرمان «اشتراک» را بزنید؛ لینک در حافظه کپی می‌شود. میان‌بر مستقیمش Alt + Shift + H است. وقتی همکار لینک را باز کند، همان فیلترها و گروه‌ها اعمال می‌شوند.

مرحله‌ها در نمای کانبان، به اختصار

در اپ‌هایی مثل CRM و هلپ‌دسک، ستون‌های کانبان مرحله (Stage) هستند. ترتیب ستون‌ها را با کشیدن خود ستون عوض کنید. برای تنظیم کامل، حالت توسعه‌دهنده را روشن کنید و در همان اپ به پیکربندی ‣ مرحله‌ها Configuration ‣ Stages بروید.

• نوار پیشرفت: بالای هر ستون، سهم هر وضعیت را با رنگ نشان می‌دهد. روی یک رنگ بزنید تا فقط کارت‌های همان وضعیت بمانند.
• روزهای ماندن (Days to rot): اگر کارتی بیش از این تعداد روز در مرحله بماند، قرمز می‌شود و ستون تعداد کارت‌های مانده را نشان می‌دهد. صفر یعنی خاموش.
• جمع کردن: جمع کردن از چرخ‌دنده‌ی ستون موقت است؛ گزینه‌ی «جمع‌شده در کانبان» روی فرم مرحله، کارت‌ها را بسته حساب می‌کند.

جزئیات مرحله‌ها در قیف فروش را در آموزش CRM اودو ببینید.

فیلدهای ویژگی (Properties)

گاهی یک فیلد کم دارید، مثلاً «متراژ پروژه» روی کارهای یک پروژه. فیلد ویژگی بدون برنامه‌نویسی به فرم اضافه می‌شود، ولی مال یک «والد» است: ویژگی‌ای که روی یک کار تعریف کنید، در همه‌ی کارهای همان پروژه دیده می‌شود و پروژه‌های دیگر دست نمی‌خورند. در CRM والد، تیم فروش است.

1. در فرم رکورد، آیکن اقدام‌ها (Actions) را بزنید و «ویرایش ویژگی‌ها» (Edit Properties) را انتخاب کنید.
2. برچسب و نوع فیلد را انتخاب کنید: متن، عدد، مبلغ، تاریخ، انتخابی، برچسب، رابطه با مدل دیگر و چند نوع دیگر.
3. اگر می‌خواهید در کارت‌های کانبان، لیست یا تقویم هم دیده شود، «نمایش در کارت‌ها» (Display in Cards) را روشن کنید.
4. بیرون از پنجره کلیک کنید تا ذخیره شود. ویژگی بعدی را با «افزودن ویژگی» (Add a Property) پایین فرم بسازید.

میان‌برهای صفحه‌کلید

در ویندوز و لینوکس کلید Alt را نگه دارید (در مک Ctrl) تا میان‌بر هر دکمه روی صفحه نمایش داده شود. چند میان‌بر پرکاربرد:

در پالت فرمان، با / منوها و اپ‌ها، با @ کاربران و با # کانال‌های گفت‌وگو را جست‌وجو کنید. بسته به مرورگر و افزونه‌ها، بعضی میان‌برها ممکن است کار نکنند.

یک مثال ایرانی

مدیر فروش یک شرکت پخش لوازم بهداشتی در مشهد هر شنبه صبح سه سؤال دارد: هفته‌ی پیش هر فروشنده چقدر فروخته، کدام دسته‌ی کالا بیشتر رفته و کدام پیش‌فاکتورها هنوز تأیید نشده‌اند. در گزارش تحلیل فروش، فیلتر «سفارش‌های فروش» را با یک فیلتر سفارشی روی تاریخ سفارش (از شنبه تا جمعه‌ی هفته‌ی قبل) ترکیب می‌کند، در پیوت سطرها را بر اساس فروشنده و ستون‌ها را بر اساس دسته‌ی کالا می‌چیند و سنجه‌ی «تعداد» را کنار مبلغ می‌گذارد. همین را با نام «فروش هفتگی» ذخیره می‌کند و با دو سرپرست فروش به اشتراک می‌گذارد. فهرست پیش‌فاکتورهای باز را هم به‌عنوان فیلتر پیش‌فرض نمای پیش‌فاکتورها ذخیره می‌کند. حالا جلسه‌ی شنبه با یک کلیک شروع می‌شود، نه با نیم ساعت فیلتر زدن. وقتی هم کسی گفت «فلان مشتری در سیستم نیست»، اول با بخشی از نام و بدون ی و ک جست‌وجو می‌کند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی جستجو و فیلتر در اودو