فعالیت در اودو ۲۰: یادآوری، برنامه‌ی فعالیت و گفت‌وگوی رکورد (چتر)

فعالیت در اودو چیست

فعالیت (Activity) کار پیگیری‌ای است که به یک رکورد گره خورده: یک تماس، یک ایمیل، یک جلسه یا یک کار ساده. هر فعالیت نوع، مسئول و سررسید دارد. آیکن فعالیت روی کارت و در لیست نشان می‌دهد چه کاری در راه است:

ساعت

آیکن پیش‌فرض؛ یعنی هنوز فعالیتی برنامه‌ریزی نشده یا نوعش آیکن خاص ندارد.

تلفن

یک تماس برنامه‌ریزی شده است.

پاکت نامه

یک ایمیل برنامه‌ریزی شده است.

تیک

یک کار (To-Do) در راه است.

آدم‌ها

یک جلسه برنامه‌ریزی شده است.

بارگذاری

قرار است سندی بارگذاری شود.

رنگ هم معنا دارد و در همه‌ی اودو یکسان است: سبز یعنی سررسید در آینده، زرد یا نارنجی یعنی سررسید امروز، و قرمز یعنی عقب‌افتاده.

گذاشتن فعالیت روی یک رکورد

ساده‌ترین راه از گفت‌وگوی رکورد است. مثلاً یک فرصت را از CRM ‣ فروش ‣ قیف من CRM ‣ Sales ‣ My Pipeline باز کنید:

1. بالای چتر، دکمه‌ی «فعالیت» (Activity) را بزنید. پنجره‌ی «برنامه‌ریزی فعالیت» (Schedule Activity) باز می‌شود.
2. نوع فعالیت را انتخاب کنید: کار، ایمیل، تماس، جلسه، سند و انواع دیگری که اپ‌های نصب‌شده اضافه کرده‌اند.
3. در «خلاصه» (Summary) یک عنوان کوتاه بنویسید، مثلاً «بررسی پیشنهاد قیمت».
4. «سررسید» (Due Date) بر اساس تنظیم نوع فعالیت خودش پر می‌شود؛ اگر لازم است از تقویم روز دیگری را انتخاب کنید.
5. «مسئول» (Assigned to) به‌صورت پیش‌فرض خود شماست؛ برای سپردن به همکار، نام او را انتخاب کنید.
6. اگر توضیحی لازم است، در «ثبت یادداشت» (Log a note) بنویسید.
7. یکی از دکمه‌ها را بزنید: «برنامه‌ریزی» (Schedule) فعالیت را زیر «فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده» در چتر می‌گذارد؛ «برنامه‌ریزی و انجام شد» آن را مستقیم انجام‌شده ثبت می‌کند؛ «انجام شد و برنامه‌ی بعدی» آن را انجام‌شده ثبت می‌کند و پنجره‌ی فعالیت تازه را باز می‌کند.

اگر نوع فعالیت «جلسه» باشد، دکمه‌ی «برنامه‌ریزی» تقویم شما را باز می‌کند. روز و ساعت را انتخاب کنید؛ خلاصه‌ی فعالیت عنوان رویداد می‌شود. اطلاعات را کامل کنید و «ذخیره و بستن» را بزنید.

از کانبان و لیست

در نمای کانبان، روی آیکن ساعت پایین کارت بزنید و «برنامه‌ریزی فعالیت» را انتخاب کنید. در نمای لیست، اگر ستون فعالیت‌ها پنهان است، از آیکن تنظیم ستون‌ها در انتهای سطر عنوان آن را نمایش دهید و بعد روی آیکن ساعت همان سطر بزنید. اگر رکورد از قبل فعالیت دارد، به‌جای ساعت آیکن همان فعالیت دیده می‌شود؛ با کلیک روی آن هم می‌شود فعالیت دیگری گذاشت.

انجام‌شده علامت زدن

کار که تمام شد، زیر فعالیت در چتر «انجام شد» (Mark Done) را بزنید، نتیجه را در پنجره بنویسید (مثلاً «مشتری تا شنبه جواب می‌دهد») و «انجام شد» یا «انجام شد و برنامه‌ی بعدی» را بزنید. نوع، عنوان و توضیح فعالیت در تاریخچه‌ی چتر می‌ماند.

نمای فعالیت و فعالیت‌های من

نمای فعالیت هر اپ

بیشتر اپ‌ها نمای فعالیت دارند؛ آیکن ساعت را کنار بقیه‌ی دکمه‌های نما ببینید. در این نما هر ستون یک نوع فعالیت است و هر سطر یک رکورد. نوارهای رنگی نشان می‌دهند از هر نوع چند فعالیت برنامه‌ریزی شده، و اگر یک رکورد چند فعالیت دارد عددشان در خانه می‌آید. برای گذاشتن فعالیت تازه، نشانگر را روی خانه ببرید و آیکن به‌علاوه را بزنید.

همه‌ی فعالیت‌های من

آیکن ساعت در نوار بالای اودو، فهرست همه‌ی فعالیت‌های شما را به تفکیک اپ نشان می‌دهد. اگر فعالیتی در راه باشد، تعدادش در یک دایره‌ی قرمز روی آیکن می‌آید. هر اپ به بخش‌هایی تقسیم شده (مثلاً در مرخصی: درخواست‌ها و تخصیص‌ها) و برای هر بخش تعداد کارهای عقب‌افتاده (Late)، امروز (Today) و آینده (Future) آمده است. پایین همین فهرست، گزینه‌ی «درخواست سند» (Request a Document) هم هست.

انواع فعالیت و فعالیت بعدی خودکار

فهرست کلی انواع فعالیت در تنظیمات ‣ گفت‌وگو ‣ فعالیت‌ها ‣ انواع فعالیت Settings ‣ Discuss ‣ Activities ‣ Activity Types است. هر اپ هم فهرست خودش را دارد؛ مثلاً CRM ‣ پیکربندی ‣ انواع فعالیت CRM ‣ Configuration ‣ Activity Types. برای ساختن نوع تازه «جدید» را بزنید و نام بگذارید:

• اقدام (Action): رفتار خاص فعالیت. «بارگذاری سند» لینک بارگذاری را روی فعالیت می‌گذارد، «تماس» اطلاعات تماس را در چتر ثبت می‌کند، «جلسه» تقویم را باز می‌کند و «امضا» درخواست امضا را از چتر می‌فرستد. گزینه‌ها به اپ‌های نصب‌شده بستگی دارند.
• کاربر پیش‌فرض: اگر پر شود، این نوع فعالیت همیشه به همان کاربر سپرده می‌شود؛ اگر خالی بماند، به سازنده‌ی فعالیت.
• خلاصه و یادداشت پیش‌فرض: متنی که خودکار روی فعالیت می‌نشیند؛ پیش از ذخیره می‌شود عوضش کرد.
• نگه داشتن انجام‌شده‌ها (Keep Done): فعالیت‌های انجام‌شده‌ی این نوع در نمای فعالیت هم دیده می‌شوند.

فعالیت بعدی

در بخش «فعالیت بعدی»، «نوع زنجیره» (Chaining Type) را انتخاب کنید: «پیشنهاد فعالیت بعدی» پس از انجام، چند گزینه به کاربر پیشنهاد می‌دهد؛ «ایجاد فعالیت بعدی» همان لحظه فعالیت بعدی را می‌سازد. در «زمان‌بندی» (Schedule) بگویید چند روز، هفته یا ماه بعد، و از کجا حساب شود: از سررسید فعالیت قبلی یا از تاریخ انجامش.

برنامه‌ی فعالیت؛ چند قدم با یک کلیک

برنامه‌ی فعالیت (Activity Plan) رشته‌ای از فعالیت‌های از پیش تعریف‌شده است. وقتی آن را روی رکورد اجرا کنید، همه‌ی فعالیت‌هایش با تاریخ خودشان برنامه‌ریزی می‌شوند. مستندات اودو آن را در CRM شرح می‌دهد:

1. به CRM ‣ پیکربندی ‣ برنامه‌های فعالیت CRM ‣ Configuration ‣ Activity Plans بروید، «جدید» را بزنید و نام برنامه را بنویسید.
2. در زبانه‌ی «فعالیت‌هایی که ساخته می‌شوند»، «افزودن سطر» را بزنید و نوع فعالیت و در صورت نیاز خلاصه را بنویسید.
3. در «سپردن» (Assignment) یکی را انتخاب کنید: «هنگام اجرا بپرس» (Ask at launch) یا «کاربر پیش‌فرض» (Default user) که همیشه به یک نفر مشخص می‌رسد. در یک برنامه می‌شود هر دو را داشت.
4. با «فاصله» و «واحد» بگویید فعالیت چند روز یا هفته قبل یا بعد از «تاریخ برنامه» باشد. قدم‌هایی که آمادگی می‌خواهند را پیش از تاریخ برنامه بگذارید.

اجرای برنامه روی یک فرصت

1. فرصت را باز کنید و بالای چتر «فعالیت» را بزنید.
2. در فیلد «برنامه» (Plan) برنامه را انتخاب کنید. خلاصه‌ی برنامه با فهرست فعالیت‌ها نمایش داده می‌شود.
3. «سررسید» را انتخاب کنید؛ تاریخ همه‌ی قدم‌ها بر اساس آن حساب می‌شود.
4. در «مسئول» (Responsible) کسی را بگذارید که فعالیت‌های «هنگام اجرا بپرس» به او برسد، و «برنامه‌ریزی» را بزنید.

گفت‌وگوی رکورد (چتر): یادداشت، پیام و دنبال‌کننده

چتر کنار یا پایین بیشتر فرم‌های اودو است و تاریخچه‌ی رکورد را نگه می‌دارد: هر تغییر با تاریخ ثبت می‌شود، مثلاً ایمیل قبلی و ایمیل جدید یک مخاطب. تغییرهایی که با ورود فایل یا خود سیستم انجام شده‌اند به نام OdooBot ثبت می‌شوند.

ثبت یادداشت یا ارسال پیام

برای پیام مفصل‌تر، آیکن بزرگ‌کردن پایین پنجره را بزنید تا پنجره‌ی ایمیل باز شود: گیرنده‌ها، موضوع، قالب ایمیل و پیوست. با Ctrl + Enter هم پیام فرستاده می‌شود. پیام فرستاده‌شده را می‌شود ویرایش کرد، ولی نسخه‌ی تازه دوباره برای گیرنده نمی‌رود؛ کاربر عادی فقط پیام‌های خودش را ویرایش می‌کند. برای پیدا کردن یک پیام قدیمی، آیکن جست‌وجوی بالای چتر را بزنید.

دنبال‌کننده‌ها (Followers)

• کسی که رکورد را می‌سازد یا مسئولش می‌شود، خودکار دنبال‌کننده است.
• با دکمه‌ی «دنبال کردن» (Follow) بالای چتر خودتان دنبال‌کننده شوید؛ دوباره بزنید تا دنبال نکنید.
• از آیکن کاربر، فهرست دنبال‌کننده‌ها را باز کنید، «افزودن دنبال‌کننده» را بزنید یا کسی را حذف کنید.
• با آیکن مداد کنار هر دنبال‌کننده، مشخص کنید از چه به‌روزرسانی‌هایی باخبر شود؛ گزینه‌ها به نوع رکورد بستگی دارند.

پیوست را با آیکن گیره یا کشیدن فایل روی چتر اضافه کنید. هر کسی که به رکورد دسترسی دارد، پیوست را هم می‌تواند دانلود کند.

یک مثال ایرانی

یک شرکت نصب و سرویس آسانسور در شیراز را در نظر بگیرید. هر قرارداد تازه یک برنامه‌ی فعالیت «شروع قرارداد» دارد: تماس خوشامد یک روز پیش از تاریخ برنامه، بازدید محل (جلسه) در همان تاریخ، بارگذاری قرارداد امضاشده دو روز بعد و تماس پیگیری یک هفته بعد. تماس خوشامد همیشه به کارشناس پذیرش می‌رسد (کاربر پیش‌فرض)، بازدید به تکنسینی که مدیر هنگام اجرا انتخاب می‌کند. مدیر فنی هر شنبه صبح نمای فعالیت را باز می‌کند و قرمزها را می‌بیند. هماهنگی تکنسین‌ها با «ثبت یادداشت» انجام می‌شود و فقط هماهنگی زمان بازدید با «ارسال پیام» برای مشتری می‌رود. وقتی بازدید روی تعطیلی ۱۳ رجب افتاد، کارشناس پیش از اجرای برنامه سررسید را یک روز جلو کشید.

پرسش‌های رایج درباره‌ی فعالیت در اودو