مخاطبین در اودو ۲۰: تعریف مشتری، نشانی‌ها و مدیریت مخاطبان

مخاطب در اودو چیست؛ شرکت و شخص

هر کسی که با کسب‌وکار شما سروکار دارد، در اودو یک مخاطب است: مشتری، تأمین‌کننده یا هر نقش دیگر. یک فرم برای همه است و نقش از کاری که با مخاطب می‌کنید معلوم می‌شود؛ کسی که برایش پیش‌فاکتور می‌زنید مشتری است و کسی که از او می‌خرید تأمین‌کننده.

مخاطب شرکت

یک سازمان یا کسب‌وکار، با نشانی، شناسه‌ی مالیاتی و افراد وابسته به خودش.

مخاطب شخص

یک فرد؛ یا مشتری مستقیم است یا کارمند یکی از شرکت‌های طرف‌حساب.

مخاطب مرتبط

شخص یا نشانی‌ای که زیر یک شرکت ثبت می‌شود: کارمند، نشانی فاکتور، نشانی تحویل یا نشانی دیگر.

برای اینکه یک شخص به شرکتش وصل شود، روی فرم شخص فیلد «شرکت کارفرما» (Company Employer) را پر کنید، یا از فرم شرکت در زبانه‌ی «مخاطبان» اضافه‌اش کنید. نمای سلسله‌مراتبی (Hierarchy) کنار هر شرکت دکمه‌ای با تعداد افراد وابسته می‌گذارد تا با یک کلیک ببینید چه کسانی زیر آن شرکت‌اند.

تعریف مشتری در اودو؛ فرم مخاطب

1. اپ مخاطبان Contacts را باز کنید و «جدید» (New) را بزنید.
2. نام را در فیلد «نام (شرکت یا شخص)» (Name (company or person)) بنویسید. این تنها فیلد اجباری است.
3. ایمیل را با دامنه‌اش، تلفن و نشانی را وارد کنید.
4. شناسه‌ی مالیاتی (Tax Identification Number) را بنویسید. اگر مخاطب مشمول مالیات نیست، می‌شود «/» گذاشت. برای شناسه‌های دیگر، دکمه‌ی «+» کنار همین فیلد را بزنید؛ در اودو ۲۰ هر شناسه نوع خودش را دارد و اعتبارسنجی می‌شود.
5. در صورت نیاز، سمت (Job Position)، وب‌سایت و زبان (Language) را پر کنید و ذخیره کنید.

فیلد زبان مهم‌تر از آن است که به نظر می‌رسد: ایمیل‌ها و سندهایی که اودو برای این مخاطب می‌فرستد، به همین زبان ترجمه می‌شوند. اگر صدها مشتری را از نرم‌افزار قدیمی دارید، دستی نسازیدشان؛ روش ورود گروهی در ایمپورت اکسل در اودو آمده است.

برچسب‌ها

برچسب (Tags) برای دسته‌بندی و جست‌وجوی سریع است، مثل «همکار»، «عمده» یا «تهران». برچسب را در فیلدش تایپ کنید و از فهرست انتخاب کنید؛ برای ساختن برچسب تازه، نامش را بنویسید و «ساختن» (Create) یا «ساختن و ویرایش» را بزنید. برچسب‌ها در نمای کانبان دیده می‌شوند، ولی در نمای فهرست نه.

نشانی فاکتور و نشانی تحویل

خیلی از مشتری‌ها فاکتور را در دفتر مرکزی می‌خواهند و کالا را در کارگاه یا شعبه. اودو برای یک مخاطب چند نشانی نگه می‌دارد و در فروش خودش نشانی درست را انتخاب می‌کند.

1. اول در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Accounting ‣ Configuration ‣ Settings، زیر عنوان فاکتور مشتری، «نشانی‌های مشتری» (Customer Addresses) را بزنید و ذخیره کنید.
2. فرم مشتری را از اپ مخاطبان یا از فروش ‣ سفارش‌ها ‣ مشتریان Sales ‣ Orders ‣ Customers باز کنید (فیلترهای پیش‌فرض جست‌وجو را بردارید).
3. در زبانه‌ی «مخاطبان» (Contacts)، دکمه‌ی افزودن مخاطب مرتبط را بزنید.
4. نوع را انتخاب کنید: مخاطب (Contact) برای یک کارمند آن شرکت، فاکتور (Invoice) برای نشانی فاکتور، تحویل (Delivery) برای نشانی تحویل، یا نشانی دیگر (Other).
5. مشخصات نشانی را بنویسید و «ذخیره و بستن» (Save & Close) یا برای نشانی بعدی «ذخیره و جدید» را بزنید.

حالا وقتی این مشتری را روی پیش‌فاکتور بگذارید، فیلدهای نشانی فاکتور و نشانی تحویل خودشان پر می‌شوند و از همان‌جا قابل ویرایش‌اند. روند پیش‌فاکتور را در آموزش فروش اودو ببینید.

فروشنده، لیست قیمت و شرایط پرداخت هر مشتری

زبانه‌ی «فروش و خرید» (Sales & Purchase) جایی است که پیش‌فرض‌های هر مشتری را می‌گذارید تا فروشنده‌ها هر بار دستی انتخابشان نکنند. هر اپی که نصب باشد یک بخش به این زبانه اضافه می‌کند:

• فروش: فروشنده (Salesperson) که مسئول این مشتری است، لیست قیمت (Pricelist)، شرایط پرداخت (Payment Terms)، روش پرداخت و روش ارسال. اگر لیست قیمت را خالی بگذارید، اودو لیست پیش‌فرض را خودش روی مخاطب می‌گذارد.
• صندوق فروش: بارکدی برای شناختن مشتری در صندوق.
• خرید: نحوه‌ی گروه کردن درخواست‌های خرید، خریدار پیش‌فرض، شرایط و روش پرداخت، یادآوری رسید کالا و ارز تأمین‌کننده.
• اطلاعات مالی: وضعیت مالی (Fiscal Position) که مالیات و حساب‌ها را برای این مخاطب عوض می‌کند.
• متفرقه: شناسه‌ی شرکت (Company ID)، مرجع، صنعت، و فیلد «شرکت» برای وقتی که در پایگاه چندشرکتی این مخاطب فقط باید برای یک شرکت دیده شود.

اگر اپ حسابداری نصب باشد، زبانه‌ی «حسابداری» حساب‌های بانکی مخاطب را نگه می‌دارد. بالای فرم هم دکمه‌های هوشمند هست؛ مثلاً دکمه‌ی «فروش» همه‌ی پیش‌فاکتورها و سفارش‌های همین مشتری را باز می‌کند.

ادغام مخاطبان تکراری

مخاطب تکراری یعنی تاریخچه‌ی یک مشتری در دو جا و دو فروشنده برای یک نفر. اودو تکراری‌ها را بدون از دست رفتن اطلاعات یکی می‌کند، ولی ادغام برگشت‌پذیر نیست؛ فقط وقتی مطمئن هستید ادغام کنید.

1. اپ مخاطبان را در نمای فهرست باز کنید و تیک دو یا چند مخاطب تکراری را بزنید.
2. از دکمه‌ی «اقدامات» (Actions) گزینه‌ی «ادغام» (Merge) را بزنید.
3. در پنجره‌ی ادغام، مخاطبان را بازبینی کنید؛ هر کدام را که نباید ادغام شود با علامت ضربدر کنار بگذارید.
4. «مخاطب مقصد» (Destination Contact) را انتخاب کنید. پیش‌فرض، مخاطبی است که زودتر ساخته شده.
5. «ادغام مخاطبان» (Merge Contacts) را بزنید.

پیدا کردن خودکار تکراری‌ها

بعد از ادغام، پنجره‌ی پایانی دکمه‌ی «حذف تکراری‌های دیگر» (Deduplicate the other Contacts) دارد. در آن مشخص کنید تکراری بودن با کدام فیلدها سنجیده شود: ایمیل، نام، شرکت بودن، شناسه‌ی مالیاتی (VAT) یا شرکت مادر. اگر چند فیلد انتخاب کنید، فقط رکوردهایی پیشنهاد می‌شوند که همه‌ی آن فیلدها را مشترک دارند. مخاطبانی را که کاربر یا سطر سند حسابداری دارند هم می‌شود کنار گذاشت. بعد یکی را بزنید: ادغام با بررسی دستی، ادغام خودکار، یا ادغام خودکار همه.

بایگانی مخاطب به‌جای حذف

مشتری‌ای که دیگر کار نمی‌کند را پاک نکنید؛ فاکتورها و سفارش‌های قدیمی به او وصل‌اند. بایگانی‌اش کنید تا از فهرست‌ها و انتخاب‌ها بیرون برود ولی تاریخچه‌اش بماند.

1. مخاطب را باز کنید، یا در نمای فهرست چند مخاطب را تیک بزنید.
2. از «اقدامات» (Actions) گزینه‌ی «بایگانی» (Archive) را بزنید و در پنجره‌ی تأیید دوباره «بایگانی» را بزنید.

مخاطب بایگانی‌شده نوار «بایگانی‌شده» (Archived) دارد و با فیلتر «بایگانی‌شده» در جست‌وجو پیدا می‌شود. برای برگرداندن، از همان منوی اقدامات «خروج از بایگانی» (Unarchive) را بزنید. در اودو ۲۰ اگر رکوردی حذف‌شدنی نباشد، اودو خودش بایگانی را پیشنهاد می‌دهد.

تکمیل خودکار شرکت‌ها و غنی‌سازی مخاطب

تکمیل خودکار شرکا (Partner Autocomplete) یک سرویس اعتباری اودو (IAP) است: وقتی نام شرکتی را در یک فیلد مشتری یا روی فرم مخاطب تازه می‌نویسید، اودو شرکت‌های هم‌نام را پیشنهاد می‌دهد و با انتخاب یکی، نام کامل، لوگو، تلفن، ایمیل، شناسه‌ی مالیاتی و نشانی را پر می‌کند.

1. در تنظیمات ‣ مخاطبان Settings ‣ Contacts گزینه‌ی «تکمیل خودکار شرکا» (Partner Autocomplete) را بزنید و ذخیره کنید.
2. اعتبار را از «مدیریت سرویس و خرید اعتبار» (Manage Service & Buy Credits) در همان بخش بخرید. هر درخواست موفق یک اعتبار مصرف می‌کند.

این سرویس فقط روی مخاطب شرکتی تازه کار می‌کند، نه شرکت‌هایی که از قبل ثبت شده‌اند و نه اشخاص. اگر اعتبار تمام شود، فقط وب‌سایت و لوگو پر می‌شود. اودو ۲۰ امکان غنی‌سازی مخاطب (Contact enrichment) را هم آورده که اطلاعات یک یا چند مخاطب را با هم کامل می‌کند.

یک مثال ایرانی

یک فروشگاه مصالح ساختمانی در تبریز را در نظر بگیرید که حدود دو هزار مشتری را از نرم‌افزار قدیمی‌اش به اودو می‌آورد. پیش از ایمپورت، در اکسل «ي» و «ك» را یکدست می‌کند، ستونی برای حقیقی یا حقوقی می‌گذارد و کد ملی، شناسه‌ی ملی، کد اقتصادی و کد پستی را با رقم لاتین پر می‌کند. سه برچسب بیشتر ندارد: «پیمانکار»، «همکار» و «مصرف‌کننده».

یک شرکت پیمانکاری مشتری بزرگ است: نشانی فاکتورش دفتر مرکزی در تبریز است و دو نشانی تحویل در کارگاه‌های مراغه و مرند دارد، و مهندس خرید و حسابدارش به‌صورت مخاطب مرتبط زیر همان شرکت ثبت شده‌اند. پیمانکاران لیست قیمت «پیمانکار» و شرایط پرداخت ۳۰ روزه دارند. بعد از ایمپورت، مدیر فروش با «حذف تکراری‌ها» بر اساس شناسه‌ی مالیاتی ۴۰ مورد پیدا می‌کند، با بررسی دستی ادغامشان می‌کند و مشتری‌هایی را که سه سال خرید نکرده‌اند بایگانی می‌کند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی مخاطبین در اودو