مدیریت ناوگان در اودو ۲۰: از ثبت خودرو و راننده تا سرویس، کیلومتر و گزارش هزینه

مدیریت ناوگان در اودو؛ چند اصطلاح پایه

سازنده و مدل (Manufacturer / Model)

هر خودرو یک مدل دارد و هر مدل یک سازنده، مثل «پژو» و «۴۰۵». بدون مدل نمی‌شود خودرو ثبت کرد.

دسته (Category)

گروه‌بندی مدل‌ها، مثل «سواری»، «وانت» یا «کامیون». اودو هیچ دسته‌ای از پیش ندارد.

راننده (Driver)

کسی که الان با خودرو کار می‌کند؛ می‌تواند کارمند باشد یا نه.

قرارداد (Contract)

هر توافق دوره‌دار درباره‌ی خودرو، مثل اجاره یا لیزینگ؛ هزینه‌اش در گزارش هزینه با عنوان «قرارداد» می‌آید.

سرویس (Service)

هر کار یا هزینه‌ی موردی روی خودرو: تعویض روغن، تعمیر، تصادف.

صفحه‌ی اصلی اپ، داشبورد خودروهاست که هر خودرو را در مرحله‌ی کانبانش نشان می‌دهد: «درخواست جدید» (New Request)، «برای سفارش» (To Order)، «ثبت‌شده» (Registered) و «کنارگذاشته» (Downgraded).

سازنده، مدل و دسته‌ی خودرو

اودو ۶۷ سازنده‌ی رایج خودرو و دوچرخه را با لوگو از پیش دارد، ولی هیچ مدلی ندارد. سازنده‌ها را در ناوگان ‣ پیکربندی ‣ سازندگان Fleet ‣ Configuration ‣ Manufacturers ببینید؛ فیلتر پیش‌فرض فقط سازندگانی را نشان می‌دهد که مدل دارند. اگر سازنده‌ای مثل ایران‌خودرو یا سایپا در فهرست نبود، «جدید» را بزنید و نام و لوگو را وارد کنید.

1. به ناوگان ‣ پیکربندی ‣ مدل‌ها Fleet ‣ Configuration ‣ Models بروید و «جدید» را بزنید.
2. نام مدل و سازنده را بنویسید. نوع خودرو (Vehicle Type) را «خودرو» (Car) یا «دوچرخه» (Bike) بگذارید.
3. دسته را انتخاب کنید یا بسازید. دسته‌ها در ناوگان ‣ پیکربندی ‣ دسته‌ها Fleet ‣ Configuration ‣ Categories هم ساخته و با کشیدن مرتب می‌شوند.
4. در زبانه‌ی اطلاعات، سال ساخت، تعداد سرنشین، تعداد در، رنگ و قلاب یدک‌کش، و در بخش موتور نوع سوخت (از جمله CNG و LPG)، برد، گیربکس و توان را بنویسید.
5. در زبانه‌ی فروشندگان (Vendors)، فروشندگانی را که این مدل را می‌فروشند اضافه کنید تا بشود از اپ خرید برایش درخواست پیش‌فاکتور فرستاد.

بخش حقوق (Salary) روی فرم مدل فقط با بومی‌سازی بلژیک دیده می‌شود. اگر دسته را با اپ انبار به کار ببرید، فیلدهای حداکثر وزن و حجم ظرفیت بار خودرو را برای ارسال‌های داخلی نگه می‌دارند.

ثبت خودرو و راننده

1. در داشبورد خودروها «جدید» را بزنید. مدل (Model) تنها فیلد اجباری است و با انتخابش بقیه‌ی فیلدها از مدل پر می‌شوند.
2. شماره‌ی پلاک (License Plate) و در صورت نیاز برچسب‌ها را بنویسید.
3. در بخش راننده، راننده‌ی فعلی (Driver) را انتخاب کنید. اگر نبود، نامش را بنویسید و «ایجاد و ویرایش» (Create and edit) را بزنید؛ راننده در مخاطبان ساخته می‌شود، نه در کارمندان. اگر راننده کارمند است و کارت سوخت (Mobility Card) در پرونده‌اش دارد، شماره‌اش خودکار می‌آید.
4. اگر راننده‌ی بعدی معلوم است، او را در «راننده‌ی آینده» (Future Driver) بگذارید و «تاریخ واگذاری» (Assignment Date) را تعیین کنید. روز تحویل، دکمه‌ی «اعمال راننده‌ی جدید» (Apply New Driver) را بزنید.
5. در بخش خودرو، تاریخ سفارش، تاریخ ثبت (Registration Date)، شماره‌ی شاسی (Chassis Number یا VIN)، آخرین کیلومتر (Last Odometer) با واحد km، مدیر ناوگان (Fleet Manager) و محل نگهداری، مثل «پارکینگ انبار جاده‌ی مخصوص»، را بنویسید.
6. در زبانه‌ی اطلاعات مالیاتی، تاریخ اولین قرارداد، قیمت خرید و ارزش فعلی را وارد کنید؛ مستندات اودو می‌گویند این عددها را با حسابداری هماهنگ کنید.

قرارداد خودرو و هشدار پایان قرارداد

همه‌ی قراردادها در ناوگان ‣ ناوگان ‣ قراردادها Fleet ‣ Fleet ‣ Contracts هستند. قراردادهای یک خودرو را هم از دکمه‌ی هوشمند «قراردادها» (Contracts) روی فرم همان خودرو ببینید.

1. در ناوگان ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Fleet ‣ Configuration ‣ Settings، فیلد «هشدار تاریخ پایان قرارداد» (End Date Contract Alert) را بنویسید: چند روز پیش از پایان قرارداد ایمیل هشدار برود.
2. روی هر قرارداد، در بخش اطلاعات قرارداد، «مسئول» (Responsible) را بگذارید. هشدار برای همین شخص فرستاده می‌شود.

گزینه‌ی «درخواست خودروی جدید» (New Vehicle Request) در همین تنظیمات فقط برای حقوق و دستمزد بلژیک است و در بیشتر پایگاه‌های داده دیده نمی‌شود.

سرویس و تعمیر خودرو

سرویس‌های دوره‌ای مثل تعویض روغن را می‌شود از پیش ثبت کرد و تعمیرها را همان وقت که پیش می‌آیند.

1. به ناوگان ‣ ناوگان ‣ سرویس‌ها Fleet ‣ Fleet ‣ Services بروید و «جدید» را بزنید. فقط نوع سرویس و خودرو اجباری‌اند.
2. شرح، نوع سرویس (Service Type)، تاریخ انجام یا برنامه، هزینه (Cost) و فروشنده (Vendor) را بنویسید. هزینه‌ی تعمیر آینده را خالی بگذارید و با رسیدن برآورد و فاکتور نهایی به‌روز کنید.
3. با انتخاب خودرو، راننده‌ی فعلی خودش پر می‌شود؛ اگر کس دیگری پشت فرمان بوده، عوضش کنید. کیلومتر لحظه‌ی سرویس (Odometer Value) را بنویسید.
4. مرحله را با کار جلو ببرید: «جدید» (New)، «در حال انجام» (Running)، «انجام‌شده» (Completed یا Done) یا «لغوشده» (Cancelled).

نوع سرویس

اودو فقط یک نوع سرویس از پیش دارد: «قبض خرید» (Vendor Bill). نوع تازه را فقط از روی فرم سرویس می‌شود ساخت: نامش را در فیلد نوع سرویس بنویسید، «ایجاد و ویرایش» را بزنید و دسته‌اش را «قرارداد» (Contract) یا «سرویس» (Service) بگذارید؛ اگر برای هر دو است، خالی بگذارید. دسته‌ی دیگری ساخته نمی‌شود.

سرویس از روی قبض خرید

تعمیر اضطراری کنار جاده معمولاً اول قبضش می‌رسد. قبض را در حسابداری در حالت پیش‌نویس باز کنید، در زبانه‌ی سطرها از آیکن گزینه‌های بیشتر ستون «خودرو» (Vehicle) را نمایان کنید و خودرو را انتخاب کنید. اودو یک سرویس با نوع «قبض خرید» می‌سازد؛ آن را در صفحه‌ی سرویس‌ها باز کنید و نوع درست را بگذارید. دکمه‌ی هوشمند «قبض سرویس» (Service's Bill) به خود قبض برمی‌گردد (ثبت قبض خرید در اودو).

ثبت تصادف

مستندات اودو برای تصادف دو نوع سرویس پیشنهاد می‌کنند: «تصادف - مقصر راننده» و «تصادف - بدون تقصیر». شرح تعمیرها در توضیح سرویس، شرح حادثه در یادداشت‌ها، و مدارکی مثل گزارش پلیس با آیکن گیره در چتر پیوست می‌شود. اگر چند تعمیرگاه روی یک تصادف کار می‌کنند، برای هر کدام یک سرویس جدا با یادداشت یکسان بسازید.

کیلومترشمار و گزارش کیلومتر

کیلومتر هر خودرو معمولاً دو جا ثبت می‌شود: در «آخرین کیلومتر» هنگام ثبت خودرو، و در «کیلومتر» هر سرویس. گزارش ناوگان ‣ گزارش‌ها ‣ کیلومترشمار Fleet ‣ Reporting ‣ Odometers نمودار خطی کیلومتر ماهانه را بر اساس دسته‌ی خودرو نشان می‌دهد؛ این عدد کیلومتر هر ماه است، نه جمع انباشته. برای دیدن کل کیلومتر، از «سنجه‌ها» (Measures) گزینه‌ی «مقدار کیلومتر» (Odometer Value) را بزنید.

گزارش هزینه‌ی ناوگان: هر خودرو و هر راننده

گزارش ناوگان ‣ گزارش‌ها ‣ هزینه‌ها Fleet ‣ Reporting ‣ Costs هزینه‌ی قراردادها و سرویس‌های امسال را ماه‌به‌ماه در نمودار میله‌ای نشان می‌دهد. چند نمای پرکاربرد:

• بر اساس خودرو: در جست‌وجو، «گروه‌بندی بر اساس» (Group By) گزینه‌ی خودرو را بزنید تا ببینید نگه داشتن کدام خودرو گران‌تر تمام می‌شود.
• بر اساس راننده: گروه‌بندی را راننده بگذارید و نمای پیوت را بزنید تا هزینه‌ی قرارداد و سرویس هر راننده جدا شود.
• مقایسه با دوره‌ی قبل: در نمای پیوت فیلتر یک فصل (مثلاً Q4) و در ستون مقایسه «دوره‌ی قبل» (Previous Period) را بزنید؛ ستون «تغییر» (Variation) کاهش یا افزایش هزینه‌ی هر خودرو را نشان می‌دهد.

یک مثال ایرانی

یک شرکت پخش مواد شوینده در تبریز را در نظر بگیرید با ۱۲ وانت پخش و سه سواری برای مدیران. دسته‌ها «وانت پخش» و «سواری» هستند و پلاک همه با رقم فارسی و یک قالب ثابت ثبت شده است. شش وانت به ویزیتورهایی سپرده شده که کارمند شرکت‌اند و بقیه به رانندگان قراردادی که فقط در مخاطبان ثبت شده‌اند.

بیمه‌ی شخص ثالث هر خودرو یک قرارداد با مسئول اداری شرکت است و هشدار پایان قرارداد ۳۰ روز زودتر می‌رسد. معاینه‌ی فنی، تعویض روغن و لاستیک به‌صورت سرویس ثبت می‌شوند و قبض تعمیرگاه‌ها در حسابداری با ستون خودرو به سرویس وصل می‌شود. رانندگان پخش هر شنبه کیلومتر را ثبت می‌کنند. آخر هر فصل، مدیر مالی گزارش هزینه را با گروه‌بندی خودرو و مقایسه با فصل قبل می‌گیرد؛ وانتی که هزینه‌ی تعمیرش دو برابر میانگین شده، برای فروش و جایگزینی پیشنهاد می‌شود.

پرسش‌های رایج درباره‌ی مدیریت ناوگان در اودو