مرخصی در اودو ۲۰: انواع مرخصی، تخصیص، درخواست و تأیید

مرخصی در اودو؛ چند اصطلاح پایه

اپ مرخصی درخواست‌ها، مانده‌ها، تخصیص‌ها، تأییدها و گزارش‌ها را یک‌جا نگه می‌دارد. پیش از شروع این کلمه‌ها را با هم یکی کنیم:

نوع مرخصی (Time Off Type)

مثل مرخصی استحقاقی یا استعلاجی؛ می‌گوید مرخصی به ساعت است یا روز و چه کسی تأییدش می‌کند.

تخصیص (Allocation)

مقدار مرخصی‌ای که به کارمند داده می‌شود؛ یک‌جا یا کم‌کم.

طرح انباشت (Accrual Plan)

قاعده‌ای که مرخصی را با کار کردن کارمند، مثلاً ماه‌به‌ماه، به مانده‌اش اضافه می‌کند.

تعطیل رسمی (Public Holiday)

روزی که برای همه تعطیل است و از مرخصی کسی کم نمی‌شود.

روز اجباری (Mandatory Day)

روزی که حضور لازم است و در آن نمی‌شود مرخصی گرفت.

تعریف انواع مرخصی

اپ مرخصی شش نوع آماده دارد: مرخصی با حقوق، استعلاجی، بدون حقوق، روزهای جبرانی، مرخصی اضافه و ساعت اضافه. می‌توانید همین‌ها را ویرایش کنید یا نوع تازه بسازید: مرخصی ‣ پیکربندی ‣ انواع مرخصی Time Off ‣ Configuration ‣ Time Off Types و «جدید». فقط نام و «کد حقوق» (Payroll Code) اجباری‌اند.

زبانه‌ی حقوق (Payroll)

• نرخ (Rate): درصد مزدی که در این مرخصی پرداخت می‌شود؛ معمولاً ۱۰۰ درصد.
• به حساب آمدن (Considered as): «زمان کار» (Working Time) اگر این مرخصی در طرح انباشت مثل روز کاری حساب شود، و «غیبت» (Absence) اگر نه.
• کد نمایش، رنگ و نمایش روی فیش: کد سه‌حرفی و رنگ برای داشبورد، و اینکه این نوع روی فیش حقوقی بیاید یا نه.

زبانه‌ی مرخصی (Time Off)

• واحد: ساعت (Hours) یا روز (Days)؛ و نوع مدت: روز کامل، نیم‌روز یا ساعت دلخواه.
• تأیید درخواست: بدون تأیید (خودکار)، با مسئول مرخصی (پیش‌فرض)، با تأییدکننده‌ی خود کارمند، یا با هر دو؛ حالت آخر یعنی تأیید دومرحله‌ای.
• نیاز به تخصیص (Requires Allocation): اگر روشن باشد، کارمند فقط از مانده‌ی تخصیص‌یافته مرخصی می‌گیرد. «Allow Employee Requests» اجازه می‌دهد کارمند تخصیص بیشتر درخواست کند، که تأییدش تضمینی نیست. روش تأیید تخصیص هم همین چهار گزینه را دارد.
• نادیده گرفتن تعطیلات رسمی (Ignore Public Holidays): تعطیل رسمی وسط مرخصی از مانده کم نمی‌شود.
• نیاز به مدرک (Require Supporting Document): کارمند باید فایل پیوست کند؛ مثلاً گواهی پزشک برای استعلاجی.
• کسر ساعت اضافه (Deduct Extra Hours): اضافه‌کار تأییدشده‌ی کارمند اول از درخواست کم می‌شود.
• نمایش در تقویم: مرخصی در اپ تقویم هم ثبت شود.
• سقف منفی (Allow Negative Cap): کارمند بیش از مانده‌اش مرخصی بگیرد، تا سقفی که شما می‌گذارید؛ مانده منفی می‌شود.

طرح انباشت: مرخصی ماه‌به‌ماه

بعضی مرخصی‌ها یک‌جا داده می‌شوند و بعضی با کار کردن جمع می‌شوند. برای دومی طرح انباشت بسازید: مرخصی ‣ پیکربندی ‣ طرح‌های انباشت Time Off ‣ Configuration ‣ Accrual Plans و «جدید».

1. عنوان طرح را بنویسید. در چندشرکتی شرکت را انتخاب کنید یا برای همه خالی بگذارید.
2. بگویید مرخصی اول دوره اضافه شود یا آخر دوره.
3. بگویید بر اساس زمان کار باشد یا نه: «بله» یعنی روزهایی که کار حساب نمی‌شوند (مثل مرخصی از نوع غیبت) در انباشت نمی‌آیند؛ «نه» یعنی همه‌ی روزهای دوره حساب می‌شوند.
4. بگویید مرخصی استفاده‌نشده منتقل شود یا از بین برود، و کِی: اول سال، تاریخ تخصیص یا یک تاریخ دلخواه (روز و ماه).
5. با «Create a milestone» مرحله بسازید: چه مقدار (روز یا ساعت، با چهار رقم اعشار)، با چه دفعاتی (ساعتی، روزانه، هفتگی، دو بار در ماه، ماهانه، دو بار در سال، سالانه یا به ازای هر ساعت کار)، و از کِی (از ساختن تخصیص یا بعد از چند روز، ماه یا سال).
6. در همان مرحله انتقال به سال بعد را تنظیم کنید (نامحدود یا تا چند روز، با مدت اعتبار)، و اگر لازم است سقف سالانه یا سقف مانده بگذارید. مرحله‌های بعدی برای سابقه‌ی بیشتر به کار می‌آیند.

تخصیص مرخصی به کارمندان

1. به مرخصی ‣ مدیریت ‣ تخصیص‌ها Time Off ‣ Management ‣ Allocations بروید و «جدید» را بزنید.
2. نام تخصیص را بنویسید، مثلاً «مرخصی استحقاقی ۱۴۰۵»، و نوع مرخصی را انتخاب کنید.
3. نوع تخصیص را انتخاب کنید: «عادی» (Regular Allocation) که یک‌جا داده می‌شود، یا «انباشتی» (Accrual Allocation) که با طرح انباشت جمع می‌شود و طرح را می‌خواهد.
4. بازه‌ی اعتبار (یا تاریخ شروع برای انباشتی) را بگذارید. اگر تاریخ پایان ندارد، خالی بگذارید.
5. مقدار را به روز یا ساعت (بسته به نوع مرخصی) وارد کنید، کارمند را انتخاب کنید و در صورت نیاز دلیل بنویسید.

اگر تاریخ شروع انباشتی وسط یک دوره باشد، اودو آن را به اول یا آخر همان دوره می‌برد، بسته به اینکه طرح مرخصی را اول دوره بدهد یا آخر دوره.

تخصیص گروهی

برای همه با هم، در همان صفحه «New Group Allocation» را بزنید و در فیلد «Grant» بگویید به چه کسانی: چند کارمند انتخابی، همه‌ی یک شرکت، همه‌ی یک دپارتمان، یا همه‌ی کسانی که یک برچسب دارند. بقیه‌ی فرم مثل تخصیص تکی است و با «Allocate Time Off» برای هر نفر یک تخصیص ساخته می‌شود.

کارمند هم می‌تواند تخصیص بیشتر بخواهد: از داشبورد مرخصی با «New allocation request»، یا از مرخصی ‣ زمان من ‣ تخصیص‌های من Time Off ‣ My Time ‣ My Allocations.

درخواست مرخصی در اودو

داشبورد مرخصی (مرخصی ‣ زمان من ‣ داشبورد Time Off ‣ My Time ‣ Dashboard) اولین صفحه‌ی اپ است. بالای تقویم، مانده‌ی هر نوع مرخصی در یک کادر آمده و با علامت سؤال کنار آن جزئیات تخصیص، تأییدشده، برنامه‌ریزی‌شده و در دسترس دیده می‌شود. اگر مرخصی انباشتی دارید، با «Balance at» یک تاریخ آینده را انتخاب کنید تا ببینید آن روز چقدر مانده خواهید داشت.

1. در داشبورد «جدید» را بزنید تا پنجره‌ی مرخصی تازه باز شود.
2. نوع مرخصی را انتخاب کنید.
3. تاریخ شروع و پایان را بزنید؛ برای یک روز هر دو را یکی کنید. بسته به نوع مرخصی، روز کامل، صبح، عصر یا ساعت شروع و پایان را هم انتخاب کنید.
4. توضیح کوتاه بنویسید، مثلاً «مراسم خانوادگی». اگر نوع مرخصی مدرک می‌خواهد، فایل را پیوست کنید.
5. «ارسال درخواست» (Submit Request) را بزنید تا به مدیر و مسئول مرخصی برسد.

با بزرگ کردن پنجره، خلاصه‌ی مرخصی‌های امسال و هم‌پوشانی با همکاران همان دپارتمان هم دیده می‌شود. اگر بیش از مانده درخواست کنید، اودو با پیام قرمز می‌گوید چقدر در دسترس دارید. همه‌ی درخواست‌های خودتان در مرخصی ‣ زمان من ‣ مرخصی‌های من Time Off ‣ My Time ‣ My Time Off است.

تأیید مرخصی و ثبت مرخصی جاافتاده

درخواست‌های منتظر تأیید در مرخصی ‣ مدیریت ‣ مرخصی‌ها Time Off ‣ Management ‣ Time Off هستند. فیلتر پیش‌فرض «منتظر من» (Waiting For Me) است و فقط درخواست‌های «برای تأیید» و «تأیید دوم» تیم شما را نشان می‌دهد.

• روی هر کارت «تأیید» (Approve) یا برای مرحله‌ی دوم «اعتبارسنجی» (Validate) را بزنید، یا «رد» (Refuse).
• برای دیدن جزئیات یا اصلاح، روی خود کارت بزنید؛ همان دکمه‌ها در فرم هم هستند.
• درخواست‌های تخصیص هم در مرخصی ‣ مدیریت ‣ تخصیص‌ها Time Off ‣ Management ‣ Allocations به همین شکل تأیید یا رد می‌شوند.

کارت هر دپارتمان در اپ کارمندان هم تعداد درخواست‌های مرخصی و تخصیص در انتظار را نشان می‌دهد؛ مدیر دپارتمان از همان‌جا به فهرست می‌رسد.

مرخصی‌ای که درخواست نشده

اگر کسی غیبت کرده و درخواست نداده، مسئول مرخصی در همان صفحه «جدید» را می‌زند، کارمند، نوع و تاریخ را وارد می‌کند و تأیید می‌کند. راه سریع‌تر: در مرخصی ‣ نمای کلی Time Off ‣ Overview روزهای غیبت را با کشیدن انتخاب کنید و دکمه‌ی نوع مرخصی بالای صفحه را بزنید. گزارش «دفتر کسری و مرخصی» در حضور و غیاب همین روزها را پیدا می‌کند (حضور و غیاب اودو).

تعطیلات رسمی و روزهای اجباری

اودو هیچ تعطیل رسمی‌ای را از پیش ندارد، چون تعطیلات از کشوری به کشور دیگر فرق می‌کند. تعطیلات را در مرخصی ‣ پیکربندی ‣ تعطیلات رسمی Time Off ‣ Configuration ‣ Public Holidays وارد کنید؛ روی همه‌ی اپ‌هایی که از برنامه‌ی کاری می‌خوانند اثر می‌گذارند، مثل تقویم، برنامه‌ریزی و تولید.

1. «جدید» را بزنید تا سطر تازه باز شود و نام تعطیل را بنویسید.
2. تاریخ و ساعت شروع و پایان را بزنید. ساعت پیش‌فرض ۰۰:۰۰ تا ۲۳:۵۹ است؛ عوضش نکنید تا همه‌ی شیفت‌ها تعطیل را بگیرند.
3. اگر تعطیل فقط برای یک برنامه‌ی کاری است، آن را در «Working Hours» انتخاب کنید؛ خالی یعنی برای همه.

در اودو ۲۰ می‌شود تعطیلات سال را یک‌جا بارگذاری کرد و اودو تعطیلات کشور شرکت را پیشنهاد می‌دهد. اینکه این پیشنهاد برای ایران چه فهرستی می‌دهد در مستندات نیامده؛ اگر از آن استفاده می‌کنید، فهرست را با تقویم رسمی مقایسه کنید.

روزهای اجباری

روزی که حضور لازم است، مثل روز انبارگردانی، را در مرخصی ‣ پیکربندی ‣ روزهای اجباری Time Off ‣ Configuration ‣ Mandatory Days بسازید: نام، تاریخ شروع و پایان و رنگ. ستون‌های پنهان «دپارتمان‌ها» و «سمت شغلی» را از آیکن تنظیم ستون‌ها باز کنید تا روز اجباری فقط برای همان‌ها باشد. در این روزها کارمندان آن گروه نمی‌توانند درخواست مرخصی بدهند.

نمای کلی و گزارش‌های مرخصی

مرخصی ‣ نمای کلی Time Off ‣ Overview یک نمای گانت از مرخصی‌های شما و تیمتان است: ماه قبل، ماه جاری و ماه بعد. مرخصی تأییدشده یکدست و مرخصی منتظر تأیید دوم راه‌راه دیده می‌شود، و سطر «جمع» پایین تقویم می‌گوید هر روز چند نفر نیستند؛ برای چیدن مرخصی‌های نوروز و تابستان کمک زیادی است.

گزارش‌ها همه‌چیز را به روز حساب می‌کنند، حتی مرخصی ساعتی؛ مثلاً دو ساعت مرخصی به‌صورت ۰٫۲۵ روز دیده می‌شود. اگر خروجی اکسل از این داده‌ها می‌خواهید، روشش در ایمپورت اکسل در اودو آمده است.

یک مثال ایرانی

یک شرکت خدمات مهندسی در تهران با سی و پنج کارمند را در نظر بگیرید. چهار نوع مرخصی دارد: «استحقاقی» به ساعت با تخصیص انباشتی ماهانه و تأیید مدیر مستقیم، «استعلاجی» با نیاز به گواهی پزشک و تأیید دومرحله‌ای مدیر و مسئول اداری، «بدون حقوق»، و «ازدواج و فوت بستگان» بدون نیاز به تخصیص. مقدار مرخصی، سقف ذخیره و انتقال طبق قانون کار و قرارداد کارکنان تنظیم شده و تاریخ انتقال مانده دستی روی اول فروردین گذاشته شده است.

مسئول اداری اسفند هر سال تعطیلات رسمی سال بعد را از روی تقویم رسمی وارد می‌کند. دپارتمان مالی دو روز آخر اسفند «روز اجباری» دارد تا بستن سال مالی عقب نیفتد. پیش از نوروز، مدیرها در نمای کلی سطر «جمع» را نگاه می‌کنند تا هیچ روزی بیش از یک‌سوم یک تیم مرخصی نباشد، و آخر هر ماه گزارش مانده را برای واحد حقوق می‌فرستند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی مرخصی در اودو