امضای الکترونیکی در اودو ۲۰: از آماده کردن سند تا گواهی تکمیل

اپ امضای اودو چیست؛ چند اصطلاح

اپ امضا روی PDF کار می‌کند. پیش از شروع، این چند کلمه را با هم یکی کنیم:

فیلد (Field)

جایی روی سند که امضاکننده باید پر کند: امضا، حروف اول نام، متن، تاریخ، تیک، مهر و غیره.

امضاکننده (Signer)

نقشی مثل «امضاکننده ۱» یا «کارفرما» که فیلدهایش رنگ خودش را دارند؛ هنگام ارسال، شخص واقعی به هر نقش داده می‌شود.

قالب (Template)

سند آماده‌شده با فیلدها و امضاکننده‌ها، برای سندهایی که مدام تکرار می‌شوند؛ مثل قرارداد استاندارد یا تعهدنامه‌ی محرمانگی.

پاکت (Envelope)

چند سند که با یک درخواست امضا فرستاده یا با هم امضا می‌شوند.

گواهی تکمیل (Certificate of completion)

سندی که پس از امضای همه ساخته می‌شود و جزئیات و سابقه‌ی امضا را نشان می‌دهد.

وقتی همه امضا کردند، سند امضاشده و گواهی تکمیل برای درخواست‌کننده و کسانی که در رونوشت (CC) گذاشته شده‌اند ایمیل می‌شود. اگر درخواست از یک رکورد فرستاده شده باشد، هر دو در چتر همان رکورد هم می‌نشینند.

تنظیمات و فیلدهای امضا

در امضا ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Sign ‣ Configuration ‣ Settings این‌ها را می‌بینید: شرایط و ضوابط پیش‌فرض برای ایمیل درخواست امضا (در خود ایمیل یا به شکل صفحه‌ی وب)، «مدیریت دسترسی قالب» برای محدود کردن قالب‌ها به گروه‌های کاربری، احراز هویت با پیامک و خرید اعتبار آن، و بارگذاری گواهی دیجیتال برای امضای رمزنگاری‌شده.

نوع فیلدها

• امضا و حروف اول (Signature، Initial): امضاکننده امضا را خودکار از نامش می‌سازد، با ماوس می‌کشد یا تصویرش را بارگذاری می‌کند.
• متن و متن چندخطی: برای نام، کد ملی، سمت و مانند این‌ها.
• تیک (Checkbox)، گزینه‌ی رادیویی و فهرست انتخابی: برای پذیرفتن شرایط یا انتخاب یکی از چند گزینه.
• خط زدن (Strikethrough): امضاکننده می‌تواند عبارتی را که قبول ندارد خط بزند.
• مهر (Stamp): مهر شرکت.
• تاریخ (Date): با کلیک، تاریخ امروز می‌نشیند و با کلیک دوباره تاریخ دیگری انتخاب می‌شود.

1. برای ساختن یا ویرایش فیلد به امضا ‣ پیکربندی ‣ فیلدها Sign ‣ Configuration ‣ Fields بروید و «جدید» را بزنید یا فیلدی را باز کنید.
2. نوع فیلد را از دکمه‌های بالای فرم انتخاب کنید و نام، متن راهنمای داخل فیلد (Placeholder) و نکته (Tip) را بنویسید.
3. اگر فیلد باید پیش‌فرض اجباری یا فقط‌خواندنی باشد، تیکش را بزنید.
4. برای فیلدهای متن و تاریخ، در «وصل به» (Linked to) مدل و فیلد را انتخاب کنید تا خودکار پر شود؛ مثلاً فیلد ایمیل به ایمیل مخاطب وصل شود تا امضاکننده دوباره تایپش نکند.

برچسب‌های امضا را هم از امضا ‣ پیکربندی ‣ برچسب‌ها Sign ‣ Configuration ‣ Tags بسازید تا قالب‌ها و سندها را دسته‌بندی کنید.

آماده کردن سند برای امضا

1. به امضا ‣ سندها ‣ سندهای من Sign ‣ Documents ‣ My Documents بروید، «بارگذاری PDF» (Upload PDF) را بزنید و فایل را انتخاب کنید. برای آوردن فایل از اپ اسناد، از آیکن چرخ‌دنده کنار نام نما «ورود از اسناد» را بزنید.
2. هر فیلد را از پنل کنار صفحه بکشید و روی جای درستش در سند رها کنید.
3. اگر بیش از یک امضاکننده دارید، در بخش «امضاکننده‌ها» (Signers) «افزودن» را بزنید و با آیکن مداد نامشان را عوض کنید؛ مثلاً «کارفرما» و «پیمانکار». فیلدهای هر امضاکننده رنگ او را می‌گیرند.
4. برای افزودن سند دیگر به همان پاکت، در بخش «سندها» «افزودن» را بزنید و ترتیب سندها را با منوی سه‌نقطه جابه‌جا کنید.
5. اگر بخواهید، از فهرست «برچسب‌ها» در بالای سند برچسب بگذارید.

هر فیلد را با کشیدن جابه‌جا کنید و با لبه‌هایش اندازه‌اش را تغییر دهید. با کلیک روی فیلد، متن راهنما، اجباری یا فقط‌خواندنی بودن و چینش متن را تغییر دهید؛ این تغییرها فقط در همین سند اثر دارند. برای حروف اول در سند چندصفحه‌ای، می‌توانید آن را روی همه‌ی صفحه‌ها بگذارید.

تنظیمات هر امضاکننده

با منوی سه‌نقطه‌ی ردیف هر امضاکننده:

• مرحله‌ی احراز هویت اضافه: مثلاً کد یک‌بارمصرف پیامکی.
• امکان واگذاری (Can delegate): امضاکننده بتواند امضا را به کس دیگری بسپارد یا بعد از ارسال جایگزین شود.
• اختصاص به (Assign to): یک مخاطب ثابت برای این نقش.

ساختن و استفاده از قالب

قالب‌ها همان‌طور آماده می‌شوند که سند یک‌باره، ولی بارها استفاده می‌شوند.

1. به امضا ‣ قالب‌ها Sign ‣ Templates بروید، «بارگذاری PDF» را بزنید و فایل را انتخاب کنید.
2. فیلدها و امضاکننده‌ها را مثل بخش قبل اضافه کنید.
3. از آیکن چرخ‌دنده کنار نام قالب و «پیکربندی» (Configuration)، نام قالب را عوض کنید، در «در دسترس در» (Available in) مدلی را انتخاب کنید که قالب فقط از رکوردهای آن دیده شود، و «پوشه‌ی اسناد» را تعیین کنید تا سندهای امضاشده آنجا بنشینند.
4. در «گزینه‌های بیشتر» کاربران و گروه‌های مجاز، رونوشت (CC)، مدت اعتبار پیش‌فرض به روز، برچسب‌ها، لینک بازگشت پس از امضا و متن پیش‌فرض ایمیل را تنظیم کنید.

دو راه فرستادن قالب

• ایمیل مستقیم: در فهرست قالب‌ها روی قالب «ارسال» (Send) را بزنید و پنجره‌ی درخواست امضا را پر کنید.
• لینک اشتراکی: فقط برای سند تک‌امضاکننده. «اشتراک» (Share) را بزنید، در صورت نیاز تاریخ «معتبر تا» را بگذارید و لینک را کپی کنید. هر کس این لینک را امضا کند، یک سند تازه می‌سازد؛ برای تعهدنامه‌ای که همه‌ی کارکنان باید امضا کنند مناسب است. با «توقف اشتراک» لینک از کار می‌افتد.

اگر اپ اسناد نصب باشد، از منوی اقدام‌های یک قالب «خروجی پاسخ‌ها» (Export Answers) همه‌ی پاسخ‌های امضاکننده‌ها را در یک صفحه‌گسترده‌ی اودو جمع می‌کند؛ یک ستون برای هر فیلد و یک ردیف برای هر امضاکننده.

فرستادن درخواست امضا: ترتیب، مهلت و یادآوری

پس از آماده کردن سند یا انتخاب قالب، «ارسال» را بزنید تا پنجره‌ی «درخواست امضای جدید» (New Signature Request) باز شود.

1. برای هر امضاکننده یک مخاطب انتخاب کنید یا نشانی ایمیل بنویسید.
2. اگر ترتیب مهم است، «ترتیب امضا» (Signing Order) را روشن کنید و شماره‌ی کنار هر امضاکننده را تنظیم کنید. نفر شماره‌ی ۱ اول درخواست را می‌گیرد و هر نفر بعدی فقط وقتی که قبلی امضا کرد.
3. در «معتبر تا» (Valid Until) آخرین روز امضا را بگذارید؛ بعد از آن، لینک ایمیل دیگر باز نمی‌شود. اگر مهلت ندارد، خالی بگذارید.
4. «یادآوری‌ها» (Reminders) را روشن کنید و فاصله‌ی یادآوری را به روز بنویسید.
5. در صورت نیاز، رونوشت (CC)، پیام ایمیل، پیوست (از رایانه یا از اپ اسناد) و زمان‌بندی ارسال با آیکن ساعت را اضافه کنید.
6. اگر خودتان امضاکننده‌ی اول هستید «اکنون امضا کنید» (Sign Now) و در غیر این صورت «ارسال» را بزنید.

از داخل یک رکورد

روی هر رکوردی که چتر دارد (مثلاً یک پیش‌فاکتور یا کارمند)، دکمه‌ی «فعالیت» را بزنید، در پنجره‌ی زمان‌بندی فعالیت «درخواست امضا» (Request Signature) را بزنید و PDF بارگذاری کنید یا قالب را انتخاب کنید. مشتری یا طرف مربوط خودکار امضاکننده می‌شود و نسخه‌ی امضاشده به چتر همان رکورد برمی‌گردد. برای این نوع فعالیت می‌شود یک قالب امضای پیش‌فرض هم گذاشت (فعالیت در اودو).

امضا کردن سند: از طرف امضاکننده

1. لینک ایمیل را باز کنید. فیلدهای رنگی اجباری‌اند و فیلدهای نقطه‌چین اختیاری. «برای شروع کلیک کنید» (Click to start) شما را فیلد به فیلد جلو می‌برد.
2. اولین بار که به فیلد امضا می‌رسید، در پنجره‌ی «امضای خود را بپذیرید» (Adopt Your Signature) نام کامل را بنویسید و امضای خودکار، کشیدن با ماوس یا بارگذاری تصویر را انتخاب کنید. «امضای همه» امضا را در همه‌ی جاهای همان سند می‌گذارد.
3. وقتی همه‌ی فیلدهای لازم پر شد، «تأیید و ارسال سند تکمیل‌شده» (Validate & Send Completed Document) را بزنید.

اگر امضاکننده‌ی دیگری مانده باشد، پیام آن را می‌بینید؛ اگر آخرین نفر باشید، سند را مستقیم دانلود می‌کنید. از منوی «گزینه‌ها» (Options) بالای سند، امضاکننده می‌تواند امضا را واگذار کند (اگر مجاز باشد) یا با نوشتن دلیل «رد امضا» را بزند. با رد شدن، درخواست لغو می‌شود و بقیه دیگر نمی‌توانند امضا کنند. واگذاری و رد فقط از لینک ایمیل ممکن است، نه از داخل اودو.

امضای PDF آماده‌نشده

برای امضای یک PDF که کسی برایش فیلد نگذاشته، آن را در اپ امضا بارگذاری کنید، یا در چتر یک رکورد یا در اپ اسناد بازش کنید و «امضا» را بزنید. فیلدها را بگذارید، «اکنون امضا کنید» را بزنید، مطمئن شوید خودتان امضاکننده‌اید و امضا کنید. برای اینکه دکمه‌ی امضا در یک پوشه‌ی اسناد دیده شود، از چرخ‌دنده‌ی پوشه اقدام‌ها هنگام انتخاب ‣ امضا Actions on Select ‣ Sign را روشن کنید.

پیگیری درخواست‌ها و سندهای امضاشده

همه‌ی درخواست‌ها در امضا ‣ سندها ‣ همه‌ی سندها Sign ‣ Documents ‣ All Documents هستند. در نمای فهرست وضعیت کلی («برای امضا»، «امضاشده»، «لغوشده») را می‌بینید و می‌توانید درخواست را دوباره بفرستید یا سند امضاشده را دانلود کنید. در نمای کانبان وضعیت هر امضاکننده پیداست: نام سبز با تیک و تاریخ یعنی امضا کرده، نام قرمز با ضربدر یعنی رد کرده یا درخواست لغو شده.

از منوی سه‌نقطه‌ی هر کارت «جزئیات» (Details) را بزنید تا امضاکننده‌ها، مهلت، یادآوری، رکورد مرتبط و «سابقه‌ی فعالیت» (Activity Logs) را ببینید: ساخت، دیدن، دانلود، امضا یا رد. سند کاملاً امضاشده دیگر ویرایش نمی‌شود، جز برچسب‌ها و رکورد مرتبط.

اگر امکان واگذاری برای امضاکننده‌ای روشن بوده، در زبانه‌ی امضاکننده‌ها می‌توانید او را با کس دیگری جایگزین کنید. ایمیل امضاکننده را هم می‌شود اصلاح کرد؛ درخواست خودکار به نشانی تازه می‌رود.

امنیت امضا: هش، گواهی تکمیل و احراز هویت

• تأیید ایمیل: هر امضاکننده یک لینک یکتا به ایمیل خودش می‌گیرد؛ همین نشان می‌دهد آن ایمیل در اختیار اوست.
• هش امضاکننده: هنگام امضا یک اثر انگشت دیجیتال یکتا ساخته می‌شود که هویت امضاکننده را به محتوای دقیق سند در همان لحظه گره می‌زند؛ هر تغییر بعدی قابل تشخیص است. ابتدای این هش در قاب کنار امضا دیده می‌شود.
• گواهی تکمیل: جزئیات سند، فهرست امضاکننده‌ها با روش تأیید و هش هر نفر، و سابقه‌ی امضا و دسترسی با زمان، IP و موقعیت جغرافیایی. آن را از جزئیات درخواست با «دانلود» و بعد «گواهی» (Certificate) هم بگیرید.
• کد پیامکی: برای هر امضاکننده می‌شود «کد یکتا با پیامک» را خواست. این روش اعتبار IAP مصرف می‌کند و اگر اعتبار تمام شود، این مرحله رد می‌شود و امضا بدون آن ادامه پیدا می‌کند.
• امضای رمزنگاری‌شده: اگر گواهی دیجیتال (فایل p12 یا pfx) دارید، در تنظیمات امضا، بخش Cryptographic signature، آن را با گذرواژه‌اش بارگذاری کنید. در محیط چندشرکتی هر شرکت یک گواهی دارد. گواهی‌ای که خودتان ساخته‌اید اعتماد گواهی یک مرجع صدور گواهی را ندارد.

یک مثال ایرانی

یک مجموعه‌ی سه‌شعبه‌ای کلینیک دندان‌پزشکی در مشهد را در نظر بگیرید. پس از مشورت با وکیلش، امضای اودو را اول برای سندهای داخلی به کار می‌برد: تعهدنامه‌ی محرمانگی اطلاعات بیماران و تأییدیه‌ی دریافت آیین‌نامه‌ی داخلی. برای تعهدنامه یک قالب تک‌امضاکننده با فیلدهای نام، کد پرسنلی، تاریخ و امضا می‌سازد و لینک اشتراکی‌اش را برای همه‌ی کارکنان می‌فرستد؛ هر امضا یک سند جدا می‌شود و در پوشه‌ی «تعهدنامه‌ها» در اپ اسناد می‌نشیند. برای قرارداد با آزمایشگاه پروتز، یک قالب دوامضاکننده با ترتیب امضا دارد: اول مدیر آزمایشگاه، بعد مدیر کلینیک، با مهلت ده‌روزه و یادآوری هر سه روز. قراردادهای اجاره‌ی ملک را، به توصیه‌ی وکیل، همچنان کاغذی و در دفترخانه امضا می‌کند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی امضای الکترونیکی در اودو