مشاوره‌ی رایگان

اسپردشیت در اودو ۲۰: اکسلی که به داده‌ی زنده‌ی اودو وصل است

اودو ۲۰ · · ۱۹ دقیقه مطالعه · سطح متوسط

اسپردشیت در اودو برای همان گزارشی است که هر ماه از اودو خروجی اکسل می‌گیرید، در اکسل فرمول می‌زنید و هفته‌ی بعد دوباره از اول شروع می‌کنید. صفحه‌گسترده‌ی اودو (Spreadsheet) همان سلول‌ها و فرمول‌های آشنا را دارد، ولی لیست، پیوت و نمودارش مستقیم به پایگاه داده وصل‌اند و هر بار که فایل را باز می‌کنید، عددها تازه‌اند. در این آموزش یک گزارش زنده را با اودو ۲۰ از صفر می‌سازیم، فیلترش می‌کنیم و به اشتراک می‌گذاریم.

در این آموزش یاد می‌گیرید

  • صفحه‌گسترده بسازید، فایل xlsx یا CSV را در اودو باز کنید و برگه‌ها را مدیریت کنید
  • لیست، پیوت و نمودار را از داده‌ی اودو درج کنید و فرق حالت ثابت و پویا را بدانید
  • تابع‌های مخصوص اودو و فیلترهای سراسری را به کار ببرید
  • از صفحه‌گسترده قالب بسازید، آن را به اشتراک بگذارید و xlsx بگیرید
  • بدانید تاریخ، عدد و راست‌به‌چپ در صفحه‌گسترده‌ی اودو برای ایران به چه توجهی نیاز دارند

پیش‌نیاز

صفحه‌گسترده بخشی از اپ اسناد (Documents) است؛ پس این اپ باید نصب باشد و فایل‌ها هم در آن ذخیره می‌شوند. برای ویرایش یک صفحه‌گسترده باید روی آن دسترسی ویرایشگر (Editor) داشته باشید، و برای درج داده‌ی هر اپ، دسترسی دیدن همان داده را. مستندات درباره‌ی ویرایش (کامیونیتی یا اینترپرایز) چیزی نمی‌گوید؛ فرق ویرایش‌ها را در راهنمای اودو کامیونیتی یا اینترپرایز ببینید. آشنایی با جستجو و فیلتر در اودو هم کمک می‌کند، چون لیست و پیوت را از همان نماها درج می‌کنید.

تازه‌های اودو ۲۰ در صفحه‌گسترده

  • درج لیست پویا مستقیم از داخل صفحه‌گسترده، بدون رفتن به نمای لیست.
  • ستون محاسبه‌ای در لیست‌های پویا.
  • قفل کردن کل یک برگه تا داده‌اش ناخواسته تغییر نکند.
  • محدود کردن دیدن و استفاده از قالب‌ها به گروه‌های کاربری مشخص.
  • حذف منبع‌های داده‌ی بی‌استفاده از منوی «پاک‌سازی داده» (Data Cleanup).
  • بازه‌های نام‌دار (Named Ranges) برای برچسب زدن به سلول‌ها و استفاده از آن‌ها در فرمول.
  • تنظیمات چاپ و پنجره‌ی پیش‌نمایش چاپ برای صفحه‌گسترده و داشبورد.
  • قالب‌بندی شرطی بر اساس تاریخ.
  • قالب‌بندی شرطی «در رتبه‌ی بالا/پایین» (Is in Top/Bottom ranking) برای رنگ کردن سلول‌ها بر اساس رتبه‌شان.

از یادداشت‌های رسمی انتشار اودو ۲۰.

اسپردشیت اودو چیست؛ منبع داده و فرقش با اکسل

صفحه‌گسترده‌ی اودو تقریباً هر کاری را که از اکسل انتظار دارید انجام می‌دهد. فرق اصلی در یک مفهوم است:

منبع داده (Data source)
هر بار که لیست، پیوت یا نموداری از اودو درج می‌کنید، یک منبع داده ساخته می‌شود که صفحه‌گسترده را به داده‌ی اصلی وصل نگه می‌دارد. هر منبع یک شماره دارد، مثل «List #1» یا «Pivot #2».
ثابت و پویا (Static / Dynamic)
در حالت ثابت هر سلول فرمول خودش را دارد و جدول با رکوردهای تازه بزرگ نمی‌شود. در حالت پویا یک فرمول آرایه‌ای در سلول بالا-چپ همه‌ی جدول را می‌سازد و با داده‌ی تازه بزرگ می‌شود.
فیلتر سراسری (Global filter)
فیلتری که پیش از بار شدن داده، همه‌ی منبع‌های داده‌ی صفحه‌گسترده را با هم فیلتر می‌کند.

داده‌ی لیست، پیوت و نمودارِ وصل به اودو هر بار که صفحه‌گسترده را باز کنید یا صفحه‌ی مرورگر را تازه کنید، به‌روز می‌شود. برای به‌روزرسانی دستی، داده ‣ تازه‌سازی همه‌ی داده‌ها Data ‣ Refresh all data را بزنید. همه‌ی منبع‌ها هم از منوی «داده» (Data) در دسترس‌اند.

نکته

داخل صفحه‌گسترده با Ctrl + K پالت فرمان‌ها باز می‌شود و بدون گشتن در منوها، فرمان را پیدا و اجرا می‌کنید.

ساختن صفحه‌گسترده و باز کردن فایل اکسل در اودو

صفحه‌گسترده‌ی تازه

  1. اپ اسناد را باز کنید و به پوشه‌ای بروید که فایل باید آنجا بماند.
  2. «جدید» (New) را بزنید و «صفحه‌گسترده» (Spreadsheet) را انتخاب کنید.
  3. «صفحه‌گسترده‌ی خالی» (Blank spreadsheet) یا یکی از قالب‌ها را انتخاب کنید و «ساختن» (Create) را بزنید.
  4. روی «Untitled spreadsheet» بالای صفحه بزنید و نام فایل را بنویسید.

اگر از داخل یک اپ دیگر لیست یا پیوتی را در «صفحه‌گسترده‌ی خالی» درج کنید، فایل تازه در پوشه‌ی شخصی «درایو من» (My Drive) ذخیره می‌شود.

باز کردن فایل xlsx یا CSV

  1. در اپ اسناد، «جدید» و بعد «بارگذاری» (Upload) را بزنید و فایل را انتخاب کنید.
  2. روی فایل بارگذاری‌شده بزنید.
  3. به‌طور پیش‌فرض فایل اصلی بعد از باز شدن با صفحه‌گسترده‌ی اودو به سطل زباله می‌رود. اگر نسخه‌ی اصلی را می‌خواهید، «ارسال فایل منبع به سطل زباله» (Send source file to trash) را خاموش کنید.
  4. «باز کردن با صفحه‌گسترده‌ی اودو» (Open with Odoo Spreadsheet) را بزنید. حالا فایل کاملاً قابل ویرایش است.

برگه‌ها، قفل و تاریخچه

از نوار پایین برگه‌ی تازه بسازید. با راست‌کلیک روی زبانه‌ی هر برگه می‌توانید آن را حذف، پنهان، کپی یا جابه‌جا کنید، نامش را عوض کنید یا قفلش کنید (Lock sheet) تا داده‌اش اشتباهی عوض نشود. برگه‌ی پنهان برای کسی که فقط دسترسی بیننده (Viewer) دارد باز نمی‌شود؛ جای خوبی برای محاسبه‌های پشت صحنه است.

اودو هم‌زمان با تغییرها نسخه ذخیره می‌کند. از فایل ‣ دیدن تاریخچه‌ی نسخه‌ها File ‣ See version history هر نسخه را ببینید، به آن برگردید یا از آن کپی بگیرید، و به نسخه‌های مهم نام بدهید.

اشتباه رایج

فرمولی که به ده‌ها هزار ردیف کپی شده و هر ردیفش یک بازه‌ی بزرگ را می‌گردد، صفحه‌گسترده را کُند می‌کند؛ مشکل معمولاً تعداد ردیف‌ها نیست، شکل فرمول‌هاست. به جای جست‌وجو در کل ستون، از پیوت یا فیلتر روی منبع داده استفاده کنید.

درج لیست از داده‌ی اودو؛ ثابت یا پویا

از نمای لیست (لیست ثابت)

  1. نمای لیست مورد نظر را باز کنید و پیش از هر چیز ستون‌ها، فیلترها و مرتب‌سازی را درست کنید؛ همین‌ها در صفحه‌گسترده می‌آیند و روی سرعت هم اثر دارند.
  2. روی چرخ‌دنده‌ی کنار نام نما بزنید و صفحه‌گسترده ‣ درج لیست در صفحه‌گسترده Spreadsheet ‣ Insert list in spreadsheet را انتخاب کنید. برای درج فقط چند رکورد، اول آن‌ها را انتخاب کنید و از دکمه‌ی «اقدام‌ها» (Actions) «درج در صفحه‌گسترده» را بزنید.
  3. نام لیست و تعداد رکوردها (ردیف‌ها) را در صورت نیاز تغییر دهید. پیش‌فرض، تعداد رکوردهای صفحه‌ی اول نماست.
  4. «صفحه‌گسترده‌ی خالی» یا یک صفحه‌گسترده‌ی موجود را انتخاب کنید و «تأیید» (Confirm) را بزنید.

لیست در برگه‌ی تازه‌ای می‌نشیند و هر سلولش فرمولی مثل =ODOO.LIST.VALUE(1, 3, "partner_id") دارد. داده به‌روز می‌ماند، ولی لیست ثابت با رکوردهای تازه بزرگ نمی‌شود.

از داخل صفحه‌گسترده (لیست پویا)

  1. در صفحه‌گسترده درج ‣ لیست اودو Insert ‣ Odoo list را بزنید.
  2. در پنل کناری، مدل (Model) را انتخاب کنید و «ذخیره» را بزنید. این راه برای مدل‌هایی هم کار می‌کند که نمای لیست ندارند، مثل خط‌های سفارش فروش.

لیست پویا فقط یک فرمول در سلول بالا-چپ دارد: =ODOO.LIST(1). بار اول حداکثر ۸۰ رکورد نشان داده می‌شود؛ با تغییر آرگومان تعداد ردیف در همین فرمول، سقف را عوض کنید. ستون‌های لیست پویا فقط از پنل ویژگی‌های لیست (List properties) اضافه یا حذف می‌شوند.

از منوی «داده» با داده ‣ درج دوباره‌ی لیست پویا Data ‣ Re-insert dynamic list لیست ثابت را پویا کنید، یا برعکس با «درج دوباره‌ی لیست ثابت». در پنل ویژگی‌ها هم مرتب‌سازی و دامنه (Domain) را تغییر دهید؛ این مرتب‌سازی روی خود منبع داده اثر دارد، نه فقط روی سلول‌های دیده‌شده.

نکته

برای بریدن اتصال یک لیست به اودو (مثلاً برای بایگانی عددهای پایان ماه)، کل لیست را کپی کنید و با چسباندن ویژه ‣ چسباندن به‌صورت مقدار Paste special ‣ Paste as value روی همان‌جا بچسبانید.

استقرار و بومی‌سازی اودو با وستااگر کسب‌وکارتان روی اودو است یا قرار است برود، صفحه‌گسترده و بقیه‌ی ماژول‌ها را با هم برنامه‌ریزی کنیم.رزرو مشاوره‌ی استقرار اودو ←

درج پیوت و نمودار از اودو

پیوت

  1. نمای پیوت مورد نظر را باز کنید (مثلاً تحلیل فروش) و ردیف‌ها، ستون‌ها و معیارها را بچینید.
  2. «درج در صفحه‌گسترده» (Insert in Spreadsheet) را بزنید، نام پیوت را در صورت نیاز عوض کنید، صفحه‌گسترده را انتخاب کنید و «تأیید» را بزنید.

پیوتی که از نمای پیوت می‌آید ثابت است: داده‌اش به‌روز می‌ماند، ولی برای فصل تازه یا فروشنده‌ی تازه ستون و ردیف اضافه نمی‌کند و ابعادش را نمی‌شود عوض کرد. برای پویا کردنش، در پنل ویژگی‌های پیوت از چرخ‌دنده «تکثیر» (Duplicate) را بزنید، یا از داده ‣ درج دوباره‌ی پیوت پویا Data ‣ Re-insert dynamic pivot استفاده کنید. پیوت پویا با فرمول =PIVOT(1) ساخته می‌شود.

راه دوم، ساختن پیوت پویا از خود صفحه‌گسترده است: درج ‣ جدول پیوت ‣ از داده‌ی اودو Insert ‣ Pivot table ‣ From Odoo data، مدل را انتخاب کنید و بعد در پنل ویژگی‌ها ستون، ردیف و معیار اضافه کنید. برای بُعدهای تاریخی، دانه‌بندی (Granularity) را از فهرست کشویی انتخاب کنید؛ مثلاً ماه یا فصل.

نمودار

در نمای نمودار (Graph) هر اپ، «درج در صفحه‌گسترده» را بزنید. نمودار روی برگه‌ی اول می‌نشیند و پنل ویژگی‌هایش باز می‌شود. برای نمودار از داده‌ای که خودتان در سلول‌ها دارید، سلول‌ها را انتخاب کنید و درج ‣ نمودار Insert ‣ Chart را بزنید. کلیک روی هر نقطه‌ی نمودارِ وصل به اودو، فهرست رکوردهای پشت آن را باز می‌کند.

اشتباه رایج

پاک کردن لیست یا پیوت (یا برگه‌اش) منبع داده را پاک نمی‌کند. منبع‌های بی‌استفاده را از داده ‣ پاک‌سازی داده ‣ حذف منبع‌های بی‌استفاده Data ‣ Data cleanup ‣ Remove unused data sources بردارید. پاک کردن نمودار، منبعش را هم پاک می‌کند.

تابع‌های مخصوص اودو در صفحه‌گسترده

صفحه‌گسترده‌ی اودو بیشتر تابع‌های آشنای اکسل را دارد (SUM، VLOOKUP، FILTER و بقیه). کنارشان چند تابع هست که مستقیم از پایگاه داده‌ی اودو می‌خوانند:

تابعچه می‌دهد
ODOO.LIST / ODOO.LIST.VALUEلیست پویا، یا یک مقدار از لیست درج‌شده
PIVOT / PIVOT.VALUE / PIVOT.HEADERپیوت پویا، یا یک عدد یا عنوان از پیوت درج‌شده
ODOO.BALANCE / ODOO.DEBIT / ODOO.CREDITمانده، بدهکار و بستانکار حساب‌ها در یک دوره
ODOO.PARTNER.BALANCE / ODOO.RESIDUALمانده‌ی یک طرف حساب و مبلغ باقی‌مانده
ODOO.FISCALYEAR.START / ENDتاریخ شروع و پایان سال مالیِ دربرگیرنده‌ی یک تاریخ
ODOO.CURRENCY.RATEنرخ تبدیل یک ارز به ارز دیگر
ODOO.FILTER.VALUEمقدار فعلی یک فیلتر سراسری، برای نشان دادن در عنوان گزارش

با تابع‌های مالی می‌شود یک خلاصه‌ی مالی ساخت که بدون خروجی گرفتن از حسابداری، هر بار با عدد تازه باز شود. فرمول همه‌ی سلول‌ها را با نما ‣ نمایش ‣ فرمول‌ها View ‣ Show ‣ Formulas یک‌جا ببینید.

نکته

این تابع‌ها با اکسل سازگار نیستند. وقتی فایل را xlsx دانلود می‌کنید، به‌جای فرمول، مقداری که همان لحظه داشتند در سلول می‌ماند.

فیلتر سراسری؛ یک فیلتر برای همه‌ی داده‌ها

فیلتر معمولی صفحه‌گسترده فقط ردیف‌های دیده‌شده را پنهان می‌کند. فیلتر سراسری پیش از بار شدن، روی خود منبع‌های داده اثر می‌گذارد؛ مثلاً یک فیلتر «فروشنده» هم لیست سفارش‌ها را فیلتر می‌کند، هم پیوت و هم نمودار را.

  1. بالای صفحه‌گسترده «فیلترها» (Filters) را بزنید.
  2. در بخش «ساختن فیلتر» (Create filter) نوع را انتخاب کنید: تاریخ، رابطه (Relation، مثلاً فروشنده یا مشتری)، متن، بله/خیر، انتخابی (Selection) یا عددی.
  3. در «برچسب» (Label) نام فیلتر را بنویسید و اگر لازم است مقدار پیش‌فرض بگذارید؛ مثلاً «۳۰ روز گذشته» برای فیلتر تاریخ تا فایل سریع باز شود.
  4. در «تطبیق فیلد» (Field matching) برای هر منبع داده فیلدی را که فیلتر باید رویش اثر کند انتخاب کنید؛ مثلاً «تاریخ سفارش» برای سفارش‌ها و «تاریخ فاکتور» برای فاکتورها.
  5. «ذخیره» را بزنید.

برای مقایسه‌ی دوره‌ها، پیوت را تکثیر کنید و در تطبیق فیلدِ نسخه‌ی دوم «جابه‌جایی دوره» (Period offset) را روی «قبلی» بگذارید؛ حالا یک پیوت این دوره را نشان می‌دهد و دیگری دوره‌ی قبل را. در فیلتر رابطه‌ای روی کاربران، گزینه‌ی «فیلتر خودکار روی کاربر فعلی» هم هست.

اشتباه رایج

فیلتر سراسری شرط‌هایش را به دامنه‌ی منبع‌ها اضافه می‌کند. اگر همان شرط را موقع درج لیست یا پیوت هم گذاشته باشید (مثلاً «این ماه»)، فیلتر سراسری عملاً کار نمی‌کند. لیست را بی‌شرط درج کنید و فیلتر را به فیلتر سراسری بسپارید. فقط ویرایشگرها می‌توانند فیلتر سراسری بسازند و به کار ببرند.

درج داده‌ی مالی؛ مانده‌ی حساب و سال مالی در صفحه‌گسترده

برای گزارش و داشبورد مالی گاهی به خود عددهای حسابداری نیاز دارید: شناسه‌ی حساب‌ها، بدهکار و بستانکار یک حساب در یک دوره، یا تاریخ شروع و پایان سال مالی. این‌ها را با تابع‌های مالیِ مخصوص اودو مستقیم از پایگاه داده می‌خوانید؛ لازم نیست از حسابداری خروجی بگیرید. شکل کامل تابع‌ها در مستندات این است (آرگومان داخل کروشه اختیاری است):

تابعچه می‌دهد
ODOO.BALANCE(account_codes, date_range, [offset], [company_id], [include_unposted])مانده‌ی کل حساب یا حساب‌ها در دوره
ODOO.DEBIT / ODOO.CREDITجمع بدهکار یا بستانکار، با همان آرگومان‌های ODOO.BALANCE
ODOO.BALANCE.TAG(account_tag_ids, [date_range], …)مانده‌ی حساب‌هایی که برچسب حساب مشخصی دارند
ODOO.ACCOUNT.GROUP(type)شناسه‌ی حساب‌های یک گروه
ODOO.PARTNER.BALANCE(partner_ids, [account_codes], [date_range], …)مانده‌ی یک یا چند طرف حساب
ODOO.RESIDUAL([account_codes], [date_range], …)مبلغ باقی‌مانده‌ی حساب‌ها در دوره
ODOO.FISCALYEAR.START / END(day, [company_id])شروع و پایان سال مالیِ دربرگیرنده‌ی یک تاریخ

در شرکت چندشرکتی، با آرگومان company_id عدد هر شرکت را جدا بگیرید. آرگومان include_unposted هم، چنان‌که از نامش پیداست، سندهای ثبت‌نشده را در حساب می‌آورد؛ مستندات قالب دقیق بازه‌ی تاریخ و آرگومان offset را در این صفحه شرح نمی‌دهد، پس پیش از ساختن گزارش اصلی، چند فرمول را روی حساب‌هایی که عددشان را می‌دانید امتحان کنید.

اشتباه رایج

در ODOO.BALANCE، ODOO.DEBIT و ODOO.CREDIT بازه‌ی تاریخ (date_range) طبق شکل تابع اجباری است؛ فقط کد حساب کافی نیست. در ODOO.BALANCE.TAG، ODOO.PARTNER.BALANCE و ODOO.RESIDUAL بازه اختیاری است. کد حساب‌ها را از فهرست حساب‌ها در حسابداری اودو بردارید.

قالب‌بندی شرطی؛ رنگ دادن خودکار به عددهای مهم

قالب‌بندی شرطی (Conditional formatting) به سلول‌هایی که شرطی را دارند، خودکار رنگ زمینه، رنگ قلم یا قالب قلم می‌دهد تا عدد مهم، روند یا ناهنجاری با یک نگاه دیده شود. روی داده‌ی پویای اودو هم کار می‌کند: هر بار که فایل باز یا تازه شود، رنگ‌ها با داده‌ی تازه به‌روز می‌شوند. چهار نوع قاعده هست:

نوعچه می‌کندمثال
تک‌رنگ (Single color)اگر مقدار سلول شرط را داشته باشد، رنگ زمینه، رنگ قلم یا قالب قلم را عوض می‌کندقرمز شدن فاکتور سررسیدگذشته
طیف رنگ (Color scale)کم و زیاد بودن عدد را با شدت رنگ، در طیف دو یا سه‌رنگ نشان می‌دهدفروش هر فروشنده با سبز کم‌رنگ تا پررنگ
مجموعه‌ی آیکن (Icon set)با فلش، شکلک یا نقطه‌ی سبز، نارنجی و قرمز، جای عدد را نسبت به آستانه‌ها نشان می‌دهدنقطه‌ی سبز برای فروش بالای هدف
نوار داده (Data bar)داخل سلول نوار رنگی می‌گذارد که طولش با عدد نسبت داردطولانی‌ترین نوار برای پرفروش‌ترین مشتری
  1. سلول‌هایی را که قاعده باید رویشان اثر کند انتخاب کنید.
  2. قالب ‣ قالب‌بندی شرطی Format ‣ Conditional formatting را بزنید و در پنلی که سمت راست باز می‌شود «+ افزودن قاعده‌ی دیگر» (+ Add another rule) را بزنید. با «افزودن بازه» (Add range) بازه‌های بیشتری هم می‌شود انتخاب کرد.
  3. نوع قاعده را در «قاعده‌های قالب» (Format rules) انتخاب کنید و جزئیاتش را پر کنید:
    • تک‌رنگ: شرط را از فهرست «قالب سلول اگر…» (Format cells if …) انتخاب کنید و سبک قالب (قلم، رنگ قلم، رنگ زمینه) را بگذارید.
    • طیف رنگ: کمینه (Minpoint) و بیشینه (MaxPoint) و رنگ هر کدام را تعیین کنید؛ برای طیف سه‌رنگ، نقطه‌ی میانه (MidPoint) هم بگذارید.
    • مجموعه‌ی آیکن: مجموعه را انتخاب کنید و برای آیکن اول و دوم آستانه‌ی پایین، عملگر (بزرگ‌تر یا بزرگ‌تر مساوی) و نوع آستانه را بگذارید: عدد، درصد، صدک (Percentile) یا فرمول. آیکن سوم به بقیه‌ی سلول‌ها می‌رسد؛ با «برعکس کردن آیکن‌ها» (Reverse icons) ترتیب را عوض کنید.
    • نوار داده: رنگ نوار را انتخاب کنید و دو بازه را جدا بدهید (اشتباه رایج پایین را ببینید).
  4. «ذخیره» (Save) را بزنید.

نقطه‌ی میانه در طیف رنگ برای جایی است که یک عدد هدف یا خنثی دارید؛ مثلاً درصد تحقق هدف فروش، یا جدا کردن سود از زیان. طبق یادداشت انتشار، اودو ۲۰ قاعده‌ی شرطی بر اساس تاریخ و قاعده‌ی «در رتبه‌ی بالا/پایین» را هم اضافه کرده است؛ صفحه‌ی مستندات قالب‌بندی شرطی هنوز این دو را قدم‌به‌قدم شرح نمی‌دهد.

اشتباه رایج

نوار داده تنها قاعده‌ای است که می‌تواند جایی جز سلول‌های عدد نشان داده شود. «اعمال روی بازه» (Apply to range) می‌گوید نوار کجا دیده شود و «بازه‌ی مقدارها» (Range of values) می‌گوید طولش از کدام عددها حساب شود. اگر این دو را جابه‌جا بدهید، نوار روی نام فروشنده‌ها حساب می‌شود و چیزی نشان نمی‌دهد؛ مثلاً بازه‌ی مقدار B2:B14 (جمع فروش) و بازه‌ی اعمال A2:A14 (نام فروشنده) است.

قالب صفحه‌گسترده برای گزارش‌های تکراری

گزارشی که هر ماه یا هر فصل تکرار می‌شود، مثل گزارش بودجه یا پورسانت فروش، را یک بار بسازید و قالبش کنید:

  1. صفحه‌گسترده را باز کنید و فایل ‣ ذخیره به‌عنوان قالب File ‣ Save as template را بزنید، نام قالب را بنویسید و «تأیید» را بزنید.
  2. برای فایل تازه از روی قالب، در اپ اسناد جدید ‣ صفحه‌گسترده New ‣ Spreadsheet را بزنید و قالب را انتخاب کنید.
  3. قالب‌ها را در اسناد ‣ پیکربندی ‣ قالب‌های صفحه‌گسترده Documents ‣ Configuration ‣ Spreadsheet Templates مدیریت کنید: ویرایش، کپی، حذف، و در «گروه‌های دسترسی» (Access Groups) تعیین کنید چه کسانی قالب را ببینند. برای دیدن همه‌ی قالب‌ها، فیلتر «قالب‌های من» را بردارید.
نکته

بعد از ذخیره‌ی قالب، تغییرهای فایل باز فقط در همان فایل می‌مانند. برای عوض کردن خود قالب، آن را از فهرست قالب‌ها ویرایش کنید.

اشتراک، دانلود xlsx و کار گروهی

دسترسی صفحه‌گسترده مثل بقیه‌ی فایل‌های اپ اسناد است: یا از پوشه به ارث می‌رسد یا روی خود فایل تعیین می‌شود. سه نقش هست:

نقشویرایشاشتراکدانلود xlsxیادداشت روی سلول
مالک (Owner)بلهبا افراد یا لینک؛ تغییر مالکبلهبله
ویرایشگر (Editor)بلهبا افراد یا لینکبلهبله
بیننده (Viewer)نهفقط کپی لینکبلهنه

صفحه‌گسترده‌ای که داده‌ی زنده‌ی اودو دارد فقط با کاربران داخلی به اشتراک گذاشته می‌شود، و هر کاربر فقط داده‌ای را می‌بیند که در خود اپ اجازه‌ی دیدنش را دارد. مثلاً فروشنده‌ای که فقط «اسناد خودش» را می‌بیند، در همان گزارش تیمی فقط فروش خودش را می‌بیند.

برای فرستادن به بیرون از شرکت، از فایل ‣ اشتراک ‣ ثابت کردن و اشتراک File ‣ Share ‣ Freeze and share یک نسخه‌ی فقط‌خواندنی بسازید؛ همه‌ی فرمول‌های اودو به مقدار همان لحظه تبدیل می‌شوند. فایل ‣ دانلود File ‣ Download هم یک xlsx با مقدارهای همان لحظه می‌دهد.

برای گفت‌وگو، روی سلول راست‌کلیک کنید و «درج یادداشت» (Insert comment) را بزنید؛ با @ و نام همکار، او را خبر کنید. گفت‌وگوی کلی فایل هم در گفت‌وگوی رکورد (چتر) آن است. اگر بخواهید همین صفحه‌گسترده داشبورد شود، فایل ‣ افزودن به داشبورد File ‣ Add to dashboard را بزنید؛ ادامه‌اش در داشبورد در اودو آمده است.

بومی‌سازی صفحه‌گسترده اودو برای ایران

صفحه‌گسترده جایی است که تاریخ، عدد و جهت متن بیشتر از هر اپی به چشم می‌آیند. فهرست کامل بومی‌سازی ماژول‌ها در راهنمای بومی‌سازی اودو آمده است؛ این‌ها مخصوص صفحه‌گسترده است:

  • تابع تاریخ شمسی: در فهرست تابع‌های صفحه‌گسترده‌ی اودوی خام تابعی برای تاریخ شمسی نیست. تابع‌هایی مثل MONTH.START، QUARTER و YEAR.START با ماه و فصل و سال میلادی کار می‌کنند. «اول ماه» در فرمول یعنی اول ماه میلادی، نه اول ماه شمسی.
  • گروه‌بندی ماهانه در پیوت: دانه‌بندی «ماه» و «فصل» در پیوتِ وصل به اودو را خود پایگاه داده حساب می‌کند و میلادی است؛ «فروش دی» در پیوت با دی واقعی یکی نیست. راه‌حل‌ها در تقویم شمسی در اودو آمده است. در اودوی بومی‌شده‌ی وستا تقویم شمسی در همه‌ی ماژول‌ها هست؛ پیش از ساختن گزارش ماهانه، ببینید منبع داده‌ی شما ماه شمسی را از کجا می‌گیرد.
  • سال مالی: ODOO.FISCALYEAR.START و تابع‌های مالی با تاریخ بازه کار می‌کنند. اگر سال مالی شرکت از فروردین شروع می‌شود، تعریف درست سال و دوره‌ها در حسابداری لازم است (سال مالی شمسی).
  • رقم فارسی و قالب عدد: این‌ها را روی نسخه‌ی خودتان امتحان کنید: عددی که با رقم فارسی (۱۲۳) تایپ یا از فایل دیگری چسبانده شود، عدد شناخته می‌شود یا متن، و فرمول‌ها رویش جمع می‌زنند یا نه. جداکننده‌ی هزارگان، قالب تاریخ و روز اول هفته از «تنظیمات منطقه‌ای» (Locale) خود فایل می‌آیند؛ از فایل ‣ تنظیمات File ‣ Settings ببینید و برای همه‌ی فایل‌های تیم یکی کنید.
  • راست‌به‌چپ: در اودوی بومی‌شده‌ی وستا رابط فارسی راست‌به‌چپ است. با این حال جهت سلول‌هایی که متن فارسی و انگلیسی را با هم دارند، چینش نمودارها و چاپ را پیش از ساختن گزارش اصلی امتحان کنید.
  • ریال و تومان: مبلغ‌های اودو با واحد پول شرکت (ریال) می‌آیند. اگر گزارش را به تومان می‌خواهید، تقسیم بر ده را در یک ستون جدا انجام دهید و عنوانش را روشن بنویسید؛ قاطی شدن این دو در یک جدول، رایج‌ترین خطای گزارش‌هاست. پیش از تکیه بر ODOO.CURRENCY.RATE ببینید نرخ ارزها در اودوی شما از کجا و چند وقت یک‌بار به‌روز می‌شود.
  • فایل‌های اکسل قدیمی: فایلی که از نرم‌افزار دیگر می‌آید ممکن است «ي» و «ك» عربی داشته باشد؛ آن‌وقت فیلتر متنی «شامل» آن را پیدا نمی‌کند. پیش از بارگذاری یکدستش کنید. برای ورود داده به خود اپ‌ها (نه گزارش)، راهش ایمپورت اکسل در اودو است.

یک مثال ایرانی

یک شرکت پخش مواد غذایی در مشهد را در نظر بگیرید. تا امروز کارشناس فروش هر شنبه از اودو خروجی می‌گرفت و در اکسل گزارش هفتگی می‌ساخت. حالا یک صفحه‌گسترده در پوشه‌ی «گزارش‌های فروش» دارد: یک پیوت پویا از تحلیل فروش با فروشنده در ردیف‌ها و استان در ستون‌ها، یک کپی از همان پیوت با جابه‌جایی دوره برای مقایسه با هفته‌ی قبل، و یک لیست پویا از ۲۰ سفارش بزرگ. یک فیلتر سراسری تاریخ با پیش‌فرض «۷ روز گذشته» و یک فیلتر «تیم فروش» دارد. برگه‌ی محاسبه پنهان و قفل است. مدیر فروش ویرایشگر است و سرپرست‌ها بیننده؛ هر سرپرست فقط عدد تیم خودش را می‌بیند. آخر هر ماه یک نسخه‌ی ثابت با «ثابت کردن و اشتراک» برای هیئت‌مدیره فرستاده می‌شود و فایل اصلی همچنان زنده می‌ماند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی اسپردشیت در اودو

اسپردشیت اودو جای اکسل را می‌گیرد؟

برای گزارش‌هایی که از داده‌ی اودو ساخته می‌شوند، بله: لیست، پیوت و نمودارش به پایگاه داده وصل‌اند و با هر بار باز کردن به‌روز می‌شوند. تابع‌های رایج اکسل هم هست. فایل را هر وقت بخواهید xlsx دانلود می‌کنید، با این فرق که تابع‌های مخصوص اودو به مقدار همان لحظه تبدیل می‌شوند.

چطور فایل اکسل را در اودو باز کنم؟

در اپ اسناد «جدید» و بعد «بارگذاری» را بزنید، فایل xlsx یا CSV را انتخاب کنید، روی آن بزنید و «باز کردن با صفحه‌گسترده‌ی اودو» را بزنید. اگر فایل اصلی را می‌خواهید، پیش از باز کردن گزینه‌ی ارسال فایل منبع به سطل زباله را خاموش کنید.

داده‌ی اسپردشیت اودو خودکار به‌روز می‌شود؟

بله، لیست، پیوت و نمودارِ درج‌شده از اودو با هر بار باز کردن فایل یا تازه کردن صفحه به‌روز می‌شوند. فقط لیست و پیوت پویا با رکوردها و ابعاد تازه بزرگ می‌شوند؛ نوع ثابت عددهایش تازه است ولی ردیف تازه نمی‌گیرد.

اسپردشیت اودو را می‌شود برای کسی بیرون از شرکت فرستاد؟

صفحه‌گسترده‌ای که داده‌ی زنده‌ی اودو دارد برای کاربر بیرونی باز نمی‌شود. از منوی فایل «ثابت کردن و اشتراک» را بزنید تا نسخه‌ی فقط‌خواندنی با مقدارهای همان لحظه ساخته شود، یا فایل را xlsx دانلود کنید.

اسپردشیت اودو تاریخ شمسی دارد؟

در اودوی خام نه. تابع‌های تاریخ و گروه‌بندی ماه و فصل در پیوت میلادی‌اند. در اودوی بومی‌شده‌ی وستا تقویم شمسی در همه‌ی ماژول‌ها هست؛ برای گزارش ماهانه‌ی شمسی باید منبع داده ماه شمسی داشته باشد.

قالب‌بندی شرطی در اسپردشیت اودو چطور است؟

سلول‌ها را انتخاب کنید، از منوی «قالب» گزینه‌ی «قالب‌بندی شرطی» را بزنید و یک قاعده اضافه کنید: تک‌رنگ، طیف رنگ، مجموعه‌ی آیکن یا نوار داده. روی لیست و پیوتِ وصل به اودو هم کار می‌کند و با هر بار تازه شدن داده، رنگ‌ها به‌روز می‌شوند.

استقرار و بومی‌سازی اودو با وستااگر کسب‌وکارتان روی اودو است یا قرار است برود، صفحه‌گسترده و بقیه‌ی ماژول‌ها را با هم برنامه‌ریزی کنیم.رزرو مشاوره‌ی استقرار اودو ←

منبع و مجوز

ترجمه، ویرایش و بومی‌سازی غیررسمی وستا از مستندات Odoo 20؛ تغییرات: ترجمه‌ی فارسی، مثال‌ها و بخش بومی‌سازی برای ایران. این صفحه مانند منبع با مجوز CC BY-SA 4.0 منتشر می‌شود. Odoo نشان تجاری Odoo S.A. است و این صفحه وابسته به آن نیست. صفحه‌ی اصلی: صفحه‌گسترده در مستندات Odoo 20 · متن مجوز

  1. Odoo 20 documentation: Spreadsheet
  2. Odoo 20: Spreadsheet, get started
  3. Odoo 20: Insert and link to Odoo data
  4. Odoo 20: Insert a list
  5. Odoo 20: Insert a pivot table
  6. Odoo 20: Insert a chart
  7. Odoo 20: Insert clickable links
  8. Odoo 20: Insert financial data
  9. Odoo 20: Work with data
  10. Odoo 20: Pivot tables
  11. Odoo 20: Functions
  12. Odoo 20: Global filters
  13. Odoo 20: Present and visualize data
  14. Odoo 20: Charts
  15. Odoo 20: Conditional formatting
  16. Odoo 20: Share and collaborate
  17. Odoo 20 release notes