تقویم و جلسات در اودو ۲۰: از دعوت همکاران تا جلسه‌ی ویدیویی

اپ تقویم اودو؛ نماها و جابه‌جایی

با باز کردن اپ تقویم، جلسه‌های پیش رویتان را می‌بینید. از فهرست کشویی بالای صفحه نمای روز، هفته، ماه یا سال (Day / Week / Month / Year) را انتخاب کنید؛ زیر همان فهرست، «نمایش آخر هفته» (Show weekends) را روشن یا خاموش کنید. با فلش‌ها بین روزها یا هفته‌ها بروید و با «امروز» (Today) برگردید.

تقویم فقط برای جلسه نیست. اپ‌های دیگر هم آن را به کار می‌برند: ارزیابی کارمندان، رویدادها، و هر فعالیتی از نوع جلسه که روی یک رکورد گذاشته شود.

ساختن جلسه و دعوت شرکت‌کننده‌ها

1. در اپ تقویم روی روز (و ساعت) مورد نظر بزنید. پنجره‌ی «رویداد تازه» (New Event) باز می‌شود؛ عنوان جلسه را بنویسید.
2. تاریخ شروع (Start) خودش پر شده است. برای جلسه‌ی چندروزه، تاریخ پایان را در خانه‌ی دوم انتخاب کنید و «اعمال» (Apply) را بزنید. اگر ساعت مشخص ندارد، «تمام روز» (All Day) را بزنید؛ وگرنه خاموشش بگذارید تا ساعت را انتخاب کنید.
3. خودتان اولین شرکت‌کننده‌اید. بقیه را در «شرکت‌کننده‌ها» (Attendees) اضافه کنید؛ می‌توانید مخاطب تازه هم همان‌جا بسازید.
4. برای جلسه‌ی آنلاین، لینک را در «لینک تماس تصویری» (Videocall URL) بچسبانید، یا «+ ویدیو» (+ Video) را بزنید تا اودو لینک بسازد.
5. «ذخیره و بستن» (Save & Close) را بزنید، یا برای تنظیم بیشتر «گزینه‌های بیشتر» (More Options) را.

گزینه‌های بیشتر

در فرم کامل جلسه این‌ها را هم دارید:

• مدت (Duration): طول جلسه به ساعت، یا کلید تمام روز.
• برگزارکننده (Organizer): پیش‌فرض خود شما؛ می‌شود کاربر دیگری گذاشت.
• برچسب‌ها (Tags): مثلاً «جلسه با مشتری» یا «جلسه‌ی داخلی»، برای جست‌وجو و فیلتر بعدی.
• توضیح (Description): دستور جلسه و هر اطلاعاتی که شرکت‌کننده‌ها لازم دارند.
• یادآوری‌ها (Reminders): یادآوری پیش‌فرض را انتخاب کنید یا یادآوری تازه بسازید.

جلسه‌ی تکراری در اودو

جلسه‌ی هفتگی تیم یا بازدید ماهانه از کارگاه را یک بار بسازید:

1. جلسه را باز کنید و به فرم کامل («گزینه‌های بیشتر») بروید.
2. «تکراری» (Recurrent) را بزنید.
3. در «تکرار» (Repeat) دوره را انتخاب کنید. بسته به دوره، خانه‌ی دیگری پیدا می‌شود؛ مثلاً برای «ماهانه» باید بگویید چندم ماه.
4. در «تا» (Until) انتخاب کنید که تکرار بعد از چند بار تمام شود، در یک تاریخ مشخص یا هرگز (Forever).
5. در «منطقه‌ی زمانی» (Timezone) مشخص کنید ساعت جلسه به وقت کجاست.

دیدن وقت آزاد همکاران

پیش از گذاشتن جلسه‌ی چندنفره، در پنل کناری اپ تقویم تیک «شرکت‌کننده‌ها» (Attendees) را بزنید تا تقویم هم‌تیمی‌ها کنار تقویم شما بیاید. با تیک کنار نام هر نفر، تقویمش را نشان دهید یا پنهان کنید. حالا ساعتی را انتخاب کنید که برای همه خالی است.

در اودو ۲۰، طبق یادداشت‌های انتشار، با «Meet with» در پنل کناری هم تقویم دیگران را می‌بینید و جلسه‌ای که از همان‌جا بسازید، آن‌ها را خودکار شرکت‌کننده می‌کند.

فرستادن وقت‌های خالی با لینک

برای جلسه با کسی بیرون از شرکت، به‌جای چند پیام رفت‌وبرگشت، چند وقت خالی پیشنهاد بدهید تا خودش یکی را انتخاب کند:

1. در اپ تقویم «اشتراک» (Share) را بزنید و «وقت‌های مشخص» (Specific Slots) را انتخاب کنید.
2. روی تقویم بکشید تا وقت‌های خالی انتخاب شوند. برای برداشتن یک بازه، نشانگر را رویش ببرید و سطل زباله را بزنید.
3. «کپی لینک» (Copy Link) را بزنید و لینک را بفرستید.

اگر «پیکربندی» (Configure) را بزنید، فرم نوبت مربوط به این لینک باز می‌شود: عنوان، کاربر، مکان (اگر خالی بماند جلسه آنلاین حساب می‌شود)، نوع لینک تماس تصویری، اجازه‌ی دعوت مهمان و پیام معرفی. این فرم و زبانه‌هایش بخشی از اپ نوبت‌دهی (Appointments) است.

جلسه از داخل فرصت فروش، تسک یا هر رکورد

لازم نیست برای هر جلسه به اپ تقویم بروید. از گفت‌وگوی رکورد (چتر) هر جای اودو جلسه بگذارید:

1. رکورد را باز کنید، مثلاً یک فرصت فروش در CRM یا یک تسک پروژه.
2. در گفت‌وگوی رکورد «فعالیت» (Activity) را بزنید.
3. نوع فعالیتی را انتخاب کنید که به تقویم وصل است، مثل «جلسه» (Meeting)، و «زمان‌بندی» (Schedule) را بزنید.
4. تقویم باز می‌شود؛ جلسه را بگذارید. جلسه به همان رکورد وصل می‌ماند.

جزئیات انواع فعالیت در فعالیت در اودو آمده است. فرصت‌ها و جلسه‌های فروش را هم در آموزش CRM اودو ببینید.

همگام‌سازی تقویم گوگل با اودو

همگام‌سازی دوطرفه است: جلسه‌ای که در هر طرف بسازید، در طرف دیگر هم پیدا می‌شود. کار دو بخش دارد؛ یک بار در کنسول گوگل، و بعد در اودو.

در کنسول گوگل

1. در Google API Console یک پروژه بسازید (مثلاً با نام Odoo Sync) و «Google Calendar API» را فعال کنید.
2. صفحه‌ی رضایت OAuth (OAuth consent screen) را بسازید: نام اپ، ایمیل پشتیبانی، نوع مخاطب External. حساب‌های Gmail شخصی فقط External می‌گیرند؛ حساب Google Workspace می‌تواند Internal باشد.
3. در «Branding» دامنه‌ی اودوی خود را به «Authorized domains» اضافه کنید.
4. در «Audience» ایمیل کاربرانی را که می‌خواهند همگام کنند به «Test users» اضافه کنید؛ بدون این کار خطای 403: access_denied می‌گیرید.
5. در «Clients» یک «OAuth client ID» از نوع Web application بسازید. در «Authorized JavaScript Origins» نشانی کامل اودو، و در «Authorized redirect URIs» همان نشانی با /google_account/authentication در انتها را بگذارید. Client ID و Client Secret را جای امنی نگه دارید.

در اودو

1. به تقویم ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Calendar ‣ Configuration ‣ Settings بروید (صفحه‌ی گوگل مستندات همین را در تنظیمات ‣ تقویم Settings ‣ Calendar نشان می‌دهد)، «Google Calendar» را بزنید، Client ID و Client Secret را بچسبانید و «ذخیره» را بزنید.
2. اپ تقویم را باز کنید و دکمه‌ی «Google» را بزنید. حساب گوگل را انتخاب کنید و اجازه‌ی دسترسی را بدهید.

همگام‌سازی اوت‌لوک و رفع اشکال

1. در پرتال Microsoft Azure، در Microsoft Entra ID یک اپ ثبت کنید (App Registration). نوع حساب را «Accounts in any organizational directory … and personal Microsoft accounts» بگذارید؛ با نوع دیگر کار نمی‌کند.
2. در Redirect URI نوع Web را انتخاب کنید و نشانی اودو را با /microsoft_account/authentication در انتها بنویسید.
3. بعد از ثبت، «Application (client) ID» را بردارید. در «Certificates & secrets» یک Client Secret بسازید و مقدارش را همان لحظه کپی کنید؛ بعداً دیده نمی‌شود. اودو بیشترین مدت اعتبار را پیشنهاد می‌کند تا زود نیاز به همگام‌سازی دوباره نباشد.
4. در تقویم ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Calendar ‣ Configuration ‣ Settings «Outlook Calendar» را بزنید، Client ID و Client Secret را بچسبانید و ذخیره کنید.
5. هر کاربر در اپ تقویم دکمه‌ی «Outlook» را می‌زند، وارد حساب مایکروسافت می‌شود و «Accept» را می‌زند.

اگر همگام‌سازی گوگل یا اوت‌لوک گیر کرد، در تنظیمات ‣ مدیریت کاربران Settings ‣ Manage Users کاربر را باز کنید و در زبانه‌ی «تقویم» (Calendar) «بازنشانی حساب» (Reset Account) را بزنید. آنجا تعیین می‌کنید با جلسه‌های موجود چه شود (دست‌نخورده بماند یا از یک طرف یا هر دو طرف حذف شود) و همگام‌سازی بعدی فقط جلسه‌های تازه را ببرد یا همه را.

یک مثال ایرانی

یک دفتر طراحی معماری در شیراز با هشت نفر را در نظر بگیرید. جلسه‌ی هماهنگی هفتگی، شنبه‌ها ساعت نه، جلسه‌ای تکراری با پایان مشخص (آخر قرارداد پروژه‌ی جاری) است. برای جلسه با کارفرما، مدیر پروژه از روی فرصت فروش همان کارفرما یک فعالیت «جلسه» می‌گذارد تا جلسه به پرونده وصل بماند. پیش از بازدید از کارگاه، تقویم دو مهندس ناظر را کنار تقویم خودش باز می‌کند و ساعتی را انتخاب می‌کند که هر دو خالی‌اند. برای کارفرمایی که نمی‌تواند حضوری بیاید، سه وقت خالی را با لینک «اشتراک» می‌فرستد. برچسب‌ها دو تا هستند: «کارفرما» و «داخلی». همگام‌سازی با گوگل را فعلاً روی یک پایگاه داده‌ی آزمایشی امتحان کرده‌اند، نه روی نسخه‌ی اصلی.

پرسش‌های رایج درباره‌ی تقویم و جلسات در اودو