برنامه ریزی شیفت در اودو ۲۰: از نقش و الگو تا انتشار و خدمات میدانی

برنامه‌ریزی در اودو؛ چند اصطلاح پایه

شیفت (Shift)

یک بازه‌ی کاری با تاریخ و ساعت که به یک یا چند منبع داده می‌شود.

منبع (Resource)

انسانی (کارمند) یا مادی (Material)، مثل جرثقیل، لیفتراک یا خودروی سرویس.

نقش (Role)

کاری که منبع انجام می‌دهد، مثل آشپز، صندوق‌دار یا تکنسین. برنامه‌ریزی خودکار بر اساس نقش کار می‌کند.

شیفت باز (Open shift)

شیفتی که هنوز منبع ندارد و منتظر است کسی آن را بگیرد یا خودکار پر شود.

الگوی شیفت (Shift template)

شیفت آماده با ساعت شروع و پایان، مدت و نقش، برای ساختن سریع شیفت‌های تکراری.

برنامه در نمای گانت دیده می‌شود. کاربر عادی برنامه‌ی خودش را می‌بیند؛ مدیر برنامه را بر اساس منبع، نقش، پروژه یا سفارش فروش هم می‌بیند.

نقش‌ها، کارمندان و تجهیزات

1. به برنامه‌ریزی ‣ پیکربندی ‣ نقش‌ها Planning ‣ Configuration ‣ Roles بروید، «جدید» را بزنید، نام نقش را بنویسید و منابعی را که این نقش را دارند انتخاب کنید. اگر اپ فروش نصب است، فیلد «خدمات» مشخص می‌کند کدام خدمت فروخته‌شده به این نقش نیاز دارد.
2. در برنامه‌ریزی ‣ پیکربندی ‣ کارمندان Planning ‣ Configuration ‣ Employees هر کارمند را باز کنید و در زبانه‌ی اطلاعات کاری، «ساعت کاری» و بخش برنامه‌ریزی را پر کنید: نقش‌ها و نقش پیش‌فرض.
3. تجهیزات مشترک را به‌عنوان منبع مادی بسازید؛ مثل کارمند، نقش و ساعت کاری می‌گیرند.

• نقش‌ها روی کارمند: فقط الگوهای همان نقش‌ها پیشنهاد می‌شوند، فقط شیفت باز همان نقش‌ها اطلاع داده می‌شود و خودکار فقط همان نقش‌ها سپرده می‌شوند.
• نقش پیش‌فرض: هنگام ساختن شیفت خودکار انتخاب می‌شود و در برنامه‌ریزی خودکار بر بقیه‌ی نقش‌ها مقدم است.
• فیلد ویژگی روی نقش: برای نقشی که گواهی‌نامه، محل کار یا زبان خاص لازم دارد، از فرم شیفت (چرخ‌دنده، «افزودن ویژگی») فیلد بسازید.

الگوی شیفت

شیفت‌هایی که هر هفته تکرار می‌شوند را یک بار الگو کنید. در برنامه‌ریزی ‣ پیکربندی ‣ الگوهای شیفت Planning ‣ Configuration ‣ Shift Templates «جدید» را بزنید، ساعت شروع و پایان، مدت (Span) و نقش را بدهید و اگر اپ پروژه نصب است، پروژه را هم. راه دیگر: هنگام ساختن یک شیفت، «ذخیره به‌عنوان الگو» (Save Template) را بزنید.

نمونه برای یک رستوران: «صبح آشپزخانه ۷ تا ۱۵، نقش آشپز» و «شب سالن ۱۶ تا ۲۴، نقش گارسون».

ساختن شیفت: تکی، تکرارشونده و از سفارش فروش

1. در هر برنامه «جدید» را بزنید. اگر الگو دارید، بالای پنجره دیده می‌شوند و فرم را پر می‌کنند.
2. منبع یا منابع را انتخاب کنید. خالی بگذارید، شیفت باز می‌شود.
3. تاریخ و ساعت را بدهید؛ تنها فیلد اجباری همین است. «زمان تخصیص‌یافته» از روی ساعت شیفت و برنامه‌ی کاری کارمند حساب می‌شود.
4. نقش را بگذارید. اگر «برنامه‌ریزی پروژه» در تنظیمات روشن است، پروژه و تسک را هم؛ و اگر اپ فروش نصب است، سفارش فروش را.
5. «ذخیره» شیفت را بی‌صدا می‌سازد؛ «انتشار» آن را می‌سازد و با ایمیل به کارمند خبر می‌دهد.

برای شیفت تکرارشونده دکمه‌ی تکرار را بزنید و «تکرار هر» را بچینید. همه‌ی فیلدها جز تاریخ کپی می‌شوند و تکرارها منتشر نمی‌شوند. پیش‌فرض، شیفت‌ها تا شش ماه جلوتر ساخته می‌شوند؛ این بازه با حالت توسعه‌دهنده در تنظیمات برنامه‌ریزی عوض می‌شود.

شیفت از سفارش فروش

1. روی محصول خدمت، «برنامه‌ریزی خدمات» (Plan Services) را بزنید و نقش لازم را انتخاب کنید.
2. سفارش فروش را تأیید کنید و دکمه‌ی «برای برنامه‌ریزی» (To Plan) را بزنید.
3. روی روز مناسب در برنامه‌ی یک منبع با همان نقش بزنید، شیفت باز را انتخاب کنید و منتشر کنید. دکمه‌ی «برنامه‌ریزی‌شده» روی سفارش، شیفت‌ها را نشان می‌دهد.

ویرایش برنامه روی نمای گانت

• رنگ کامل: برنامه‌ریزی‌شده و منتشرشده.
• راه‌راه مورب: برنامه‌ریزی‌شده ولی منتشرنشده؛ فقط مدیر آن را می‌بیند.
• زمینه‌ی خاکستری: کارمند در مرخصی است.
• نوار پیشرفت: شیفت در جریان با کارکرد ثبت‌شده.

بدون باز کردن شیفت: با کشیدن آن را به کارمند یا روز دیگر ببرید، لبه‌ی راستش را بکشید تا چند روز شود، و با آیکن قیچی میان دو روز آن را دو تکه کنید. در اودو ۲۰ شیفت‌ها را از پنل کناری هم به تقویم یا گانت می‌کشید و یک شیفت می‌تواند چند منبع داشته باشد.

انتشار برنامه

تا منتشر نکنید، کارمندان شیفت را نمی‌بینند. انتشار به آن‌ها ایمیل می‌زند و برنامه را برای همه، حتی بدون دسترسی مدیر، در «همه‌ی برنامه‌ها» نشان می‌دهد.

1. در هر برنامه «انتشار» را بزنید.
2. دوره را اگر لازم است عوض کنید و اگر نمی‌خواهید شیفت‌های باز هم اعلام شوند، «شامل شیفت‌های باز» را خاموش کنید.
3. اگر شیفت کسی نباید این بار برود، او را از فهرست بردارید و «انتشار و ارسال» را بزنید.

کارمند بدون حساب کاربری به یک پورتال برنامه‌ریزی می‌رود و کاربر اودو به «برنامه‌ی من» (برنامه‌ریزی ‣ برنامه‌ریزی ‣ برنامه‌ی من Planning ‣ Planning ‣ My Planning). در اودو ۲۰ برنامه را با واتس‌اپ هم می‌شود فرستاد.

شیفت باز و برنامه‌ریزی خودکار

دکمه‌ی «برنامه‌ریزی خودکار» (Auto Plan) شیفت‌های باز را پر می‌کند و برای سفارش‌های فروش و تسک‌ها شیفت می‌سازد و می‌سپارد. قاعده‌هایش:

• نقش: شیفت فقط به منبعی می‌رسد که همان نقش را دارد؛ نقش پیش‌فرض مقدم است.
• تداخل: هیچ منبعی هم‌زمان دو شیفت نمی‌گیرد.
• مرخصی و تعطیلات رسمی: حساب می‌شوند.
• ساعت کاری: حساب می‌شود؛ کارمند با ساعت شناور خودکار برنامه‌ریزی نمی‌شود.
• قرارداد: شیفت بیرون از دوره‌ی قرارداد فعال کارمند سپرده نمی‌شود.
• اولویت (اودو ۲۰): شیفت پراولویت‌تر اول چیده می‌شود.

نتیجه را مرور کنید و «انتشار» را بزنید.

جابه‌جایی شیفت و انصراف کارمند

کارمندان دو راه برای تغییر برنامه‌ی خودشان دارند و فقط یکی از آن‌ها هم‌زمان فعال است:

• درخواست جابه‌جایی (پیش‌فرض، خاموش‌شدنی نیست): کارمند روی شیفت «درخواست جابه‌جایی» (Ask to switch) را می‌زند. شیفت هنوز مال اوست، ولی همکارانی با همان نقش آن را می‌بینند و با «من برمی‌دارم» (I take it) آن را می‌گیرند.
• انصراف: در برنامه‌ریزی ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Planning ‣ Configuration ‣ Settings «اجازه‌ی انصراف» (Allow Unassignment) را بزنید و بگویید تا چند روز پیش از شیفت مجاز است. کارمند با «در دسترس نیستم» شیفت را به شیفت باز برمی‌گرداند. با روشن شدن این گزینه، درخواست جابه‌جایی کنار می‌رود.

هیچ‌کدام برای شیفت‌های گذشته کار نمی‌کند.

خدمات میدانی: اعزام به محل مشتری

در اودو ۲۰ اعزام تکنسین یک شیفت است. در برنامه‌ریزی ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Planning ‣ Configuration ‣ Settings «خدمات میدانی» (Field Service) را روشن کنید. اعزام را مثل هر شیفت، از سفارش فروش یا از تیکت هلپ‌دسک (هلپ دسک در اودو) بسازید و روی فرم، مشتری، سفارش فروش، برگه‌ی کار و در صورت نیاز «زیر گارانتی» را پر کنید.

1. شیفت را منتشر کنید؛ بدون انتشار و بدون مشتری، کار روی اعزام شروع نمی‌شود.
2. تکنسین در «برنامه‌ی من» شیفت را باز می‌کند و «ورود» (Sign In) را می‌زند.
3. عکس و کالای مصرفی را از دکمه‌های بالای فرم، و یادداشت و برگه‌ی کار را در زبانه‌هایشان ثبت می‌کند.
4. «تکمیل» (Complete) را می‌زند. زمان شروع و پایان و زمان تخصیص‌یافته به‌روز می‌شوند و گزارش مشتری ساخته می‌شود.
5. از دکمه‌ی «پیش‌نمایش مشتری» گزارش را باز می‌کند و با «امضای گزارش» امضای مشتری را می‌گیرد و برایش می‌فرستد.

• برگه‌ی کار: «برگه‌های کار» را در تنظیمات روشن کنید و در برنامه‌ریزی ‣ پیکربندی ‣ الگوهای برگه‌ی کار Planning ‣ Configuration ‣ Worksheet Templates با فیلدهای ویژگی، چک‌لیست بسازید.
• نقشه: تکنسین اعزام‌های امروزش را در برنامه‌ریزی ‣ برنامه‌ریزی ‣ نقشه‌ی من Planning ‣ Planning ‣ My Map می‌بیند؛ مدیر همه را در برنامه‌ریزی ‣ نقشه‌ها Planning ‣ Maps. نشانی مشتری باید درست باشد. مسیر کامل روز با اتصال Mapbox نشان داده می‌شود.
• موقعیت: با روشن کردن «موقعیت‌یابی» (Geolocation)، مختصات تکنسین هنگام ورود و تکمیل در چتر شیفت ثبت می‌شود.
• فاکتور: «صورتحساب» (Billing) را روشن کنید (اپ فروش نصب می‌شود). کالای افزوده از شیفت به سفارش فروش می‌رود، جز در اعزام زیر گارانتی. برای فاکتور زمان واقعی، شیفت باید پروژه‌ی قابل‌فاکتور با تایم شیت روشن داشته باشد؛ نرخ ویژه‌ی هر تکنسین هم با «خدمت برای فاکتور» روی فرم کارمند تعیین می‌شود.

یک مثال ایرانی

یک شرکت نصب و سرویس پکیج و آبگرمکن در کرج با دوازده تکنسین و دو خودروی سرویس را در نظر بگیرید. نقش‌ها «نصاب پکیج»، «تعمیرکار» و «پذیرش» هستند و دو خودرو منبع مادی‌اند. الگوهای شیفت «اعزام صبح ۸ تا ۱۲» و «اعزام عصر ۱۴ تا ۱۸» است و برنامه‌ی کاری از شنبه تا پنجشنبه‌ی نیمه‌وقت.

درخواست‌ها از تیکت‌های هلپ‌دسک و سفارش‌های فروشِ خدمت نصب می‌آیند و شیفت باز می‌سازند. پنجشنبه‌ها مدیر خدمات «برنامه‌ریزی خودکار» را می‌زند، تعمیرهای فوری با اولویت بالا اول چیده می‌شوند و برنامه با ایمیل منتشر می‌شود. تکنسین در محل «ورود» می‌زند، قطعه‌ی مصرفی را اضافه می‌کند، برگه‌ی کار «بازدید ایمنی دودکش» را پر می‌کند و امضای مشتری را روی گزارش می‌گیرد. اگر دستگاه زیر گارانتی باشد، قطعه‌ها روی سفارش صفر می‌شوند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی برنامه ریزی شیفت در اودو