مدیریت پروژه در اودو ۲۰: از ساختن پروژه تا گزارش پیشرفت و سود

پروژه در اودو؛ چند اصطلاح پایه

اپ پروژه‌ی اودو روش کانبان را به کار می‌برد: هر پروژه به تسک‌هایی شکسته می‌شود که روی یک تخته، بر اساس مرحله‌ی کارشان چیده شده‌اند. پیش از شروع:

پروژه (Project)

ظرف کار؛ مشتری، مدیر پروژه، تاریخ برنامه‌ریزی‌شده و ساعت تخصیص‌یافته‌ی کل دارد.

تسک (Task)

یک کار مشخص با مسئول، موعد و زمان تخصیص‌یافته؛ کارت‌های تخته‌ی کانبان همین تسک‌ها هستند.

مرحله (Stage)

ستون‌های تخته، مثل «جدید»، «در حال انجام»، «تحویل». مرحله‌ها را خودتان می‌سازید.

وضعیت (Status)

حال تسک درون مرحله: در حال انجام، تغییر لازم است، تأییدشده، لغوشده، انجام‌شده. این پنج تا ثابت‌اند.

زیرتسک (Sub-task)

تکه‌ای از یک تسک بزرگ؛ تسک اصلی «تسک والد» نام دارد.

مایل‌استون (Milestone)

نقطه‌ی کلیدی پروژه که چند تسک به آن وصل‌اند؛ می‌تواند مبنای فاکتور به مشتری هم باشد.

ساختن پروژه و تنظیمات آن

1. اپ پروژه را باز کنید، «جدید» را بزنید، نام پروژه را بنویسید و «ساختن پروژه» (Create Project) را بزنید.
2. روی کارت پروژه، دکمه‌ی سه‌نقطه (⋮) را بزنید و «تنظیمات» (Settings) را انتخاب کنید. اینجا نام پروژه، نامی که تسک‌ها با آن صدا زده می‌شوند (مثلاً «درخواست» یا «بند کار»)، مشتری، برچسب‌ها، شرکت، مدیر پروژه، تاریخ برنامه‌ریزی‌شده و ساعت تخصیص‌یافته‌ی کل را پر کنید.
3. در زبانه‌ی «تنظیمات»، بخش مدیریت تسک‌ها (Tasks Management)، امکاناتی را که لازم دارید روشن کنید: مایل‌استون، تسک تکرارشونده و وابستگی تسک‌ها. در بخش مدیریت زمان (Time management) هم تایم‌شیت را روشن کنید اگر قرار است کارکرد روی این پروژه ثبت شود.
4. «دسترسی» (Visibility) را انتخاب کنید: «کاربران داخلی دعوت‌شده (خصوصی)»، «همه‌ی کاربران داخلی»، یا «کاربران پورتال دعوت‌شده و همه‌ی کاربران داخلی (عمومی)» که پیش‌فرض است.

پروژه از روی الگو

اگر پروژه‌هایتان شبیه هم‌اند، یک پروژه را کامل بچینید و از چرخ‌دنده‌ی تنظیمات «تبدیل به الگو» (Convert to Template) را بزنید. مرحله‌ها، تسک‌ها، زیرتسک‌ها و تنظیماتشان به الگو می‌روند. از این به بعد در پروژه ‣ جدید Projects ‣ New روی نام الگو بزنید، نام و مشتری و تاریخ را بدهید و «ساختن پروژه» را بزنید.

• نقش‌ها در الگو: روی تسک‌های الگو «نقش‌های پروژه» بگذارید (مثلاً «طراح» یا «ناظر»). هنگام ساختن پروژه از الگو برای هر نقش آدم انتخاب می‌کنید و تسک‌ها خودکار به همان آدم‌ها می‌رسند.
• زمان‌بندی در الگو: اگر روی الگو برای پروژه و تسک‌ها تاریخ برنامه‌ریزی‌شده بگذارید، اودو فاصله‌ی هر تسک از شروع پروژه را نگه می‌دارد و در پروژه‌ی تازه تاریخ‌ها را از روی تاریخ شروع می‌چیند؛ پایان هر تسک هم با در نظر گرفتن وابستگی‌ها، برنامه‌ی کاری، مرخصی و تعطیلات رسمی حساب می‌شود.

مرحله‌ها و وضعیت تسک‌ها

اودو برای پروژه مرحله‌ی پیش‌فرض نمی‌گذارد و درست بعد از ساختن پروژه از شما می‌خواهد مرحله بسازید. نام مرحله را در کادر «مرحله...» بنویسید و «افزودن» را بزنید؛ «دیدن نمونه‌ها» (See examples) برای هر نوع کسب‌وکار پیشنهاد دارد.

1. روی چرخ‌دنده‌ی کنار نام مرحله بزنید و «ویرایش» را انتخاب کنید.
2. اگر می‌خواهید مشتری با رسیدن تسک به این مرحله خبردار شود، قالب ایمیل یا پیامک بگذارید.
3. «جمع‌شده در کانبان» را فقط برای مرحله‌های پایانی بزنید. در فیلد «پروژه‌ها» می‌توانید همین مرحله را با پروژه‌های هم‌شکل شریک کنید.
4. «خودکارسازی‌ها» (Automations) قاعده‌ای می‌سازد که مثلاً با رسیدن تسک به مرحله فعالیت بگذارد یا دنبال‌کننده اضافه کند. این کار استودیو را در پایگاه داده فعال می‌کند و ممکن است روی طرح اشتراک اودو اثر بگذارد.

وضعیت‌ها جدا از مرحله‌اند: «در حال انجام» پیش‌فرض است، «تغییر لازم است» (Changes Requested) و «تأییدشده» (Approved) با رفتن تسک به مرحله‌ی بعد پاک می‌شوند، و «انجام‌شده» و «لغوشده» تسک را می‌بندند، در هر مرحله‌ای که باشد.

ساختن تسک: دستی، از ایمیل و از فرم سایت

تسک دستی

در پروژه، دکمه‌ی + بالای صفحه تسک را در مرحله‌ی اول می‌سازد و + کنار نام هر ستون در همان ستون. عنوان و مسئول را بنویسید و «افزودن» را بزنید. در فرم تسک، مسئول‌ها، برچسب‌ها، زمان تخصیص‌یافته و موعد را پر کنید؛ در پروژه‌ی قابل‌فاکتور مشتری و قلم سفارش فروش هم دیده می‌شوند. ستاره اولویت بالا می‌دهد.

میان‌بر عنوان تسک وقت زیادی ذخیره می‌کند. به همین ترتیب بنویسید: نام، زمان، برچسب، مسئول، اولویت. مثلاً نقشه‌ی تأسیسات 5h #طراحی @Sara ! تسکی می‌سازد با پنج ساعت، برچسب «طراحی»، مسئول سارا و اولویت بالا.

تسک از ایمیل

1. در تنظیمات پروژه، زبانه‌ی «تنظیمات»، فیلد «ساختن تسک با ارسال ایمیل به» را پر کنید، مثلاً support، و بگویید ایمیل چه کسانی پذیرفته شود.
2. از این به بعد هر ایمیل به این نشانی یک تسک می‌شود: فرستنده در «مشتری»، موضوع در عنوان، متن در توضیحات و کل پیام در گفت‌وگوی رکورد (چتر). گیرنده‌هایی که کاربر اودو هستند دنبال‌کننده‌ی تسک می‌شوند.

تسک از فرم سایت

اگر اپ وب‌سایت نصب است، بلوک «فرم» را به صفحه اضافه کنید، در ویرایشگر «اقدام» (Action) را «ساختن تسک» (Create a Task) بگذارید و پروژه را انتخاب کنید. هر فرم ارسال‌شده یک تسک در آن پروژه می‌سازد.

تسک تکرارشونده

برای جلسه‌ی هفتگی یا گزارش ماهانه، «تسک‌های تکرارشونده» را در تنظیمات پروژه روشن کنید و روی تسک، دکمه‌ی تکرار کنار موعد را بزنید و «تکرار هر» را بچینید. تسک بعدی وقتی ساخته می‌شود که قبلی «انجام‌شده» یا «لغوشده» شود؛ موعدش جلو می‌رود و کارکرد، فعالیت‌ها و زیرتسک‌ها کپی نمی‌شوند.

زیرتسک و وابستگی تسک‌ها

زیرتسک

1. تسک را باز کنید، به زبانه‌ی «زیرتسک‌ها» بروید، «افزودن یک خط» را بزنید و عنوان را بنویسید.
2. با آیکن ذخیره (ابر) تسک را ذخیره کنید. مسئول، اولویت و وضعیت هر زیرتسک را می‌شود از همین زبانه عوض کرد.

حالا روی تسک والد یک دکمه‌ی هوشمند تعداد زیرتسک‌ها و بسته‌شده‌ها را نشان می‌دهد، «زمان تخصیص‌یافته» زمان زیرتسک‌ها را هم کنار زمان خود تسک می‌آورد و زبانه‌ی کارکرد، زمان صرف‌شده روی همه را جدا نشان می‌دهد. اگر برای زیرتسک پروژه‌ی دیگری انتخاب کنید، در کانبان آن پروژه هم دیده می‌شود.

وابستگی تسک‌ها

1. در تنظیمات پروژه، بخش مدیریت تسک‌ها، «وابستگی تسک‌ها» (Task Dependencies) را روشن کنید.
2. در تسکی که باید منتظر بماند، زبانه‌ی «مسدودشده توسط» (Blocked by) را باز کنید و تسک‌های پیش‌نیاز را با «افزودن یک خط» اضافه کنید.
3. یا در نمای گانت، موس را روی تسک پیش‌نیاز ببرید، یکی از نقطه‌های دورش را بگیرید و روی تسک بعدی رها کنید تا فلش وابستگی کشیده شود.

تسک بعدی وضعیت «در انتظار» (Waiting) می‌گیرد و تا وقتی پیش‌نیازهایش «تأییدشده»، «لغوشده» یا «انجام‌شده» نشوند، به «در حال انجام» نمی‌رود. برای برداشتن وابستگی، در فرم تسک × کنار خط را بزنید یا در گانت × قرمز وسط فلش را.

مایل‌استون و نمای گانت

1. در تنظیمات پروژه، بخش مدیریت تسک‌ها، «مایل‌استون‌ها» را روشن کنید.
2. از سه‌نقطه‌ی کارت پروژه «مایل‌استون‌ها» را بزنید، «جدید» را بزنید، نام و موعد را بنویسید و ذخیره کنید. مثلاً «تحویل نقشه‌های اولیه» یا «پایان نصب کانال‌کشی».
3. هر تسک را از فیلد «مایل‌استون» به یکی از آن‌ها وصل کنید.

وقتی همه‌ی تسک‌های یک مایل‌استون انجام یا لغو شوند، مایل‌استون خودکار «رسیده» (Reached) می‌شود. خودتان هم می‌توانید تیکش را بزنید؛ این کار روی تسک‌ها اثری ندارد. پروژه‌ای که از سفارش فروشِ خدمت «فاکتور بر اساس مایل‌استون» ساخته شود، مایل‌استون‌هایش خودکار روشن است و با رسیدن هر مایل‌استون درصد مشخصی از سفارش تحویل‌شده حساب می‌شود (فاکتورش در صدور فاکتور در اودو).

نمای گانت

در نمای گانت پروژه، هر تسک یک نوار روی محور زمان است و مایل‌استون یک خط عمودی با علامت لوزی روز موعدش. خط آبی یعنی هنوز موعدش نرسیده یا رسیده‌شده علامت خورده؛ قرمز یعنی موعد گذشته و نرسیده. در اودو ۲۰ برنامه‌ی تسک‌ها را از همین نما چاپ هم می‌کنید و می‌شود بافر شروع و پایان نشان داد.

پورتال مشتری و همکاران بیرونی

مشتری لازم نیست برای دیدن پیشرفت کار تلفن بزند. او را با پورتال در پروژه شریک کنید:

1. دسترسی پروژه را «کاربران پورتال دعوت‌شده و همه‌ی کاربران داخلی (عمومی)» بگذارید.
2. در تنظیمات پروژه «اشتراک پروژه» (Share Project) را بزنید.
3. یا لینک عمومی را کپی کنید (هر کس لینک را داشته باشد پروژه را فقط می‌بیند)، یا با «افزودن یک خط» یک همکار انتخاب کنید، حالت دسترسی را بدهید و تیک دعوت با ایمیل را بزنید.

در اودو ۲۰ همکار از دنبال‌کننده جداست، پس مشتری بدون دنبال‌کننده شدن به پورتال دسترسی می‌گیرد؛ کاربر پورتالی که دنبال‌کننده‌ی پروژه است می‌تواند مسئول تسک هم بشود، و تغییرات ثبت‌شده در چتر تسک در پورتال دیده می‌شود. برای پس گرفتن دسترسی، دوباره «اشتراک پروژه» و آیکن سطل را بزنید.

داشبورد پروژه و به‌روزرسانی پروژه

داخل پروژه، دکمه‌ی لغزنده‌ها (sliders) نوار بالای پروژه را باز می‌کند؛ از آنجا «داشبورد» و سوابق مرتبط مثل کارکرد، سفارش فروش، فاکتور و اسناد را به نوار اضافه کنید. داشبورد از سه‌نقطه‌ی کارت پروژه هم باز می‌شود.

• تسک‌ها: تعداد بسته‌شده از کل و درصد تخمینی تکمیل پروژه.
• کارکرد: ساعت یا روز ثبت‌شده، تأییدشده یا نه.
• برنامه‌ریزی‌شده: ساعت شیفت‌های اپ برنامه‌ریزی برای این پروژه، حتی شیفت‌های منتشرنشده.
• نمودار برن‌داون (Burndown): وضعیت تسک‌ها در طول زمان.
• کارکرد و برنامه‌ریزی: مقایسه‌ی ساعت برنامه‌ریزی‌شده با ساعت واقعی.

به‌روزرسانی پروژه (Project Update)

1. در داشبورد «جدید» را بزنید.
2. وضعیت را انتخاب کنید: «در مسیر»، «در خطر»، «خارج از مسیر»، «متوقف» یا «انجام‌شده». رنگ همین وضعیت روی کارت پروژه می‌نشیند.
3. درصد پیشرفت را دستی بنویسید و در توضیحات، یادداشت جلسه را بگذارید. در پروژه‌ی قابل‌فاکتور این متن با سود، بودجه و مایل‌استون‌ها پیش‌پر می‌شود.

سودآوری پروژه

طبق صفحه‌ی سودآوری مستندات اودو ۲۰، برای هر پروژه‌ی قابل‌فاکتور، سمت راست داشبورد درآمدها و هزینه‌های پروژه را کنار هم می‌گذارد. شرط اصلی این است که هر سند هم به پروژه وصل باشد و هم به حساب تحلیلی آن.

مبلغ‌ها در سه ستون می‌آیند: «مورد انتظار» از سفارش‌ها، «برای فاکتور» یا «برای قبض» بعد از تحویل کار یا کالا، و «فاکتورشده» یا «قبض‌شده» بعد از تأیید سند. هزینه‌ی کالای خروجی از انبار فقط وقتی دیده می‌شود که «هزینه‌های تحلیلی» در انبار ‣ پیکربندی ‣ انواع عملیات Inventory ‣ Configuration ‣ Operations Types برای آن عملیات روشن باشد.

بسته‌های صنعتی پروژه‌محور در اودو ۲۰

چند امکانی که در معرفی اودو ۲۰ کنار کلمه‌ی «پروژه» آمده، مال خود اپ پروژه نیست؛ مال بسته‌های صنعتی (Industries) است که روی اپ‌های استاندارد سوار می‌شوند:

• Property Developer (نام تازه‌ی Construction Developer): ساختار «بند کار» قبلی را با فهرست مواد، دستور تولید، مسیر استاندارد و مکان‌های انبار عوض کرده است. امکانات تازه‌اش طبق یادداشت انتشار: پیش‌فاکتور بر اساس بها با ابزار به‌روزرسانی بها، نمای ساختار شکست کار (WBS) از سفارش فروش و پروژه برای زمان‌بندی ساده‌تر، مکان‌های انبار ویژه‌ی کارگاه برای موجودی و تحویل در محل و ارسال مستقیم، نمای مدیریت پیشرفت که درصد تکمیل را پویا بالا می‌برد، و گزارش داشبورد قابل تنظیم با اشتراک یادداشت روی تسک‌های پروژه با تأمین‌کننده‌ها.
• Custom Industrial Equipment: بسته‌ی تازه برای «ساخت بر اساس طراحی» و پروژه‌های EPC و کلید در دست، از طراحی و نمونه‌سازی تا ساخت، خرید، نصب در محل و نگهداری.

پس اگر در یک ارائه دیدید «اودو ۲۰ نمای WBS دارد»، بپرسید با کدام بسته. این آموزش فقط اپ پروژه را پوشش می‌دهد و این بسته‌ها را جدا نیازموده است.

یک مثال ایرانی

یک شرکت مشاوره‌ی مهندسی تأسیسات در شیراز را در نظر بگیرید که طراحی تأسیسات مکانیکی ساختمان‌ها را انجام می‌دهد. هر قرارداد یک پروژه است که از الگوی «طراحی تأسیسات» ساخته می‌شود؛ الگو مرحله‌های «دریافت نقشه‌ی معماری»، «طراحی»، «بازبینی مشتری» و «تحویل» را دارد و نقش‌های «طراح مکانیکال»، «طراح برق» و «ناظر» روی تسک‌هایش نشسته‌اند. با ساختن پروژه، تسک‌ها به همان آدم‌ها می‌رسند و تاریخ‌ها از روز شروع چیده می‌شوند.

قرارداد سه مایل‌استون دارد و فاکتور هر قسط با رسیدن مایل‌استون صادر می‌شود. «محاسبه‌ی بار حرارتی» پیش‌نیاز «طراحی کانال‌کشی» است و تا تمام نشود، تسک بعدی در انتظار می‌ماند. کارفرما با حالت «خواندن» از پورتال پیشرفت را می‌بیند و برای اصلاحیه پیام می‌گذارد. مدیر پروژه هر شنبه یک به‌روزرسانی می‌نویسد و آخر کار، هزینه‌ی کارکرد طراحان را با مبلغ قرارداد مقایسه می‌کند تا قیمت پروژه‌ی بعدی را درست‌تر بدهد.

پرسش‌های رایج درباره‌ی مدیریت پروژه در اودو