مهاجرت به اودو کی منطقی است؟
مهاجرت کار کمی نیست؛ پس اول مطمئن شوید لازم است. این‌ها نشانه‌های رایج‌اند:
- فاکتور فروش، رسید انبار یا سفارش خرید را در دو جا تایپ می‌کنید، چون حسابداری و بقیه‌ی فرایندها در سیستم‌های جدا هستند.
- چند شرکت یا شعبه دارید و گزارش جمعی را با اکسل می‌سازید.
- می‌خواهید فروش، خرید، انبار، CRM یا تولید را کنار حسابداری روی یک پایگاه داده داشته باشید.
اما اگر نرمافزار حسابداری فعلی‌تان خوب کار میکند و فقط بقیه‌ی فرایندها را می‌خواهید، لازم نیست حسابداری را جابه‌جا کنید: اودوی وستا به نرمافزار فعلی شما (مثلاً حسابداری) وصل میشود و لازم نیست کنارش بگذارید. اگر هنوز بین اودو و نرم‌افزارهای ایرانی مرددید، از راهنمای نیازسنجی نرمافزار یا نیازسنجی رایگان شروع کنید.
این راهنما درباره‌ی آمدن از نرمافزار دیگری به اودوست. اگر از نسخه‌ی قدیمی‌تر خود اودو می‌آیید، راهنمای ارتقای نسخه‌ی اودو را ببینید.
چه چیزی منتقل میشود؛ ماندهی افتتاحیه یا کل تاریخچه؟
اولین تصمیم این است که تاریخچهی سندها هم بیاید یا فقط وضعیت روز شروع:
| ماندهی افتتاحیه و اقلام باز | کل تاریخچه | |
|---|---|---|
| چه چیزی می‌آید | تراز افتتاحیه، فاکتورها و قبضهای باز، چکهای در جریان، موجودی اول دوره | همهی سندهای سالهای قبل، بهعلاوهی همهی این‌ها |
| حجم کار | کم؛ چند فایل و یک سند افتتاحیه | زیاد؛ هر نوع سند نگاشت و آزمون جدا می‌خواهد |
| خطر | کم، اگر جمع‌ها کنترل شوند | بیشتر؛ اختلاف کوچک در هر سال، ماندهی روز شروع را عوض میکند |
| تاریخچه کجاست | در نرمافزار قبلی، برای مراجعه | در اودو |
مستندات اودو می‌گوید مناسبترین زمان کوچ پایان سال مالی است، چون کمترین داده باید منتقل شود. برای بیشتر کسبوکارها، ماندهی افتتاحیه بهعلاوهی اقلام باز کافی است و نرمافزار قبلی معمولاً برای دیدن سالهای گذشته نگه داشته میشود. پیش از تصمیم، از حسابدار و حسابرس بپرسید سندهای کدام سال‌ها را باید در دسترس داشته باشید.
در جلسه‌ی مشاوره، نرمافزار فعلی، داده‌هایی که باید منتقل شوند و تاریخ شروع را مرور می‌کنیم؛ و اینکه کدام بخش‌ها بهتر است فعلاً به نرمافزار فعلی وصل بمانند.
چک‌لیست داده‌ها برای انتقال اطلاعات حسابداری به اودو
| داده | از نرمافزار قبلی چه بگیرید | در اودو |
|---|---|---|
| سرفصل حساب‌ها | کدینگ کامل گروه، کل، معین و تفصیلی با نام و کد | یک جدول نگاشت بسازید: هر حساب قدیم به کدام حساب اودو. در اودو ۲۰ سطح‌ها با «حساب مادر» ساخته می‌شوند و سطح تفصیلی معمولاً با طرف‌حساب یا حساب تحلیلی (حسابداری اودو) |
| طرف‌حساب‌ها | نام، کد ملی یا شناسه‌ی ملی، کد اقتصادی، کد پستی، نشانی، تلفن | اول شرکت‌ها، بعد افراد؛ هر ردیف با شناسه‌ی خارجی یکتا |
| کالا و خدمات | دسته‌ها، کد و نام کالا، واحد اندازه‌گیری، بهای تمام‌شده | اول دسته‌ها، بعد کالاها (انبارداری اودو) |
| فاکتورها و قبضهای باز | فاکتورهای فروش و اعلامیه‌های بستانکار پرداخت‌نشده، قبضهای خرید و برگشت‌های باز، با مبلغ مانده | هر کدام فقط با مبلغ مانده و روی حساب واسط، نه با سطرهای کالا، تا مالیات دو بار اثر نگیرد |
| چکهای در جریان | چکهای دریافتی در صندوق و نزد بانک، و چکهای پرداختی سررسیدنشده: شماره، شناسه‌ی صیادی، بانک، صادرکننده یا گیرنده، مبلغ و سررسید | گردش چک به سبک ایران در اودوی خام نیست؛ پیش از مهاجرت معلوم کنید چک‌ها در کدام ماژول ثبت می‌شوند (چک در اودو) |
| موجودی انبار | شمارش هر کالا در هر انبار در روز شروع، با بهای هر کالا | بها روی محصول، شمارش در انبار؛ جمع «تعداد × بها» باید با حساب موجودی در تراز برابر باشد |
| دارایی ثابت | فهرست دارایی‌ها با بهای تمام‌شده، استهلاک انباشته، تاریخ شروع و روش استهلاک | مدیریت دارایی در اپ حسابداری اودوست؛ در اودو ۲۰ «مدل‌های استهلاک» جای «مدل‌های دارایی» را گرفته‌اند |
| بانک و صندوق | ماندهی واقعی هر حساب بانکی و صندوق در روز شروع | ماندهی آغاز اولین صورتحساب هر دفتر بانک برابر همین مانده |
| حقوق (اگر منتقل میشود) | حکم و اجزای حقوق هر نفر، وام‌ها و اقساط باقی‌مانده | اپ حقوق فقط در اینترپرایز است و قواعد ایران باید رویش ساخته شود (حقوق و دستمزد اودو) |
دو تصمیم را هم پیش از اولین فایل بگیرید، چون بعداً به‌سختی عوض می‌شوند: ریال یا تومان و روش گرد کردن مبالغ، و ساختار کدینگ در اودو. جزئیات هر دو در راهنمای بومی‌سازی اودو آمده است.
خروجی گرفتن از نرمافزار فعلی؛ سپیدار، راهکاران، محک، هلو و حسابفا
این مقایسه بر پایه‌ی سایت رسمی هر شرکت در تاریخ ۹ آبان ۱۴۰۵ است؛ اگر نکته‌ای تغییر کرده، خبرمان کنید.
در سایت رسمی هیچ‌کدام از این پنج نرمافزار، ابزار رسمی برای انتقال داده به نرمافزار دیگری پیدا نکردیم. این به معنای «ندارد» نیست؛ از پشتیبانی همان نرمافزار بپرسید. آنچه سایت رسمی هر کدام درباره‌ی خروجی گرفتن می‌گوید:
- سپیدار: خروجی اکسل در سیستم گزارش‌های مدیریتی سپیدار آمده است. ابزار مهاجرت رسمی پیدا نشد؛ معمولاً از گزارش‌های اکسل استفاده میشود.
- راهکاران: صورت‌های مالی قابل ویرایش در اکسل‌اند و سیستم خرید خروجی اکسل دارد. ابزار مهاجرت رسمی پیدا نشد؛ معمولاً از گزارش‌های اکسل استفاده میشود.
- محک: خروجی Excel، PDF، JPG و Word در صفحه‌ی حسابداری شرکتی آمده است. ابزار مهاجرت رسمی پیدا نشد؛ معمولاً از گزارش‌های اکسل استفاده میشود.
- هلو: خروجی Text، Excel و HTML در فهرست «امکانات افزودنی» هلو است؛ پس ببینید روی نسخه‌ی شما فعال است یا نه. ابزار مهاجرت رسمی پیدا نشد؛ معمولاً از گزارش‌های اکسل استفاده میشود.
- حسابفا: خروجی اکسل و PDF از همهی بخش‌های نرمافزار، و REST API با مستندات عمومی. ابزار مهاجرت رسمی پیدا نشد؛ معمولاً از گزارش‌های اکسل استفاده میشود.
چند نکته که برای همه صدق میکند:
- پیش از هر خروجی، یک نسخه‌ی پشتیبان کامل از نرمافزار قبلی بگیرید و نگه دارید.
- همهی خروجی‌ها را برای یک تاریخ بگیرید: روز آخر سال مالی قبل از شروع اودو.
- برای هر فایل یک عدد کنترلی کنارش بنویسید: تعداد ردیف و جمع مبلغ. بعد از ورود به اودو همین دو عدد را مقایسه می‌کنید.
ورود داده به اودو؛ ترتیب فایل‌ها و نکته‌های فایل فارسی
اودو برای همهی اپ‌ها یک ابزار ورود و خروج مشترک دارد که با xlsx و csv کار میکند. مراحلش، از دانلود قالب تا تطبیق ستون‌ها، در آموزش ایمپورت اکسل در اودو آمده است. برای مهاجرت، ترتیب مهم است، چون هر فایل به رکوردهای فایل قبلی اشاره میکند:
- تنظیمات پایه: شرکت، ارز، سال مالی و دوره‌های شمسی، مالیات‌ها.
- سرفصل حساب‌ها بر اساس جدول نگاشت.
- طرف‌حساب‌ها: اول شرکت‌ها، بعد افراد با ستون شرکت مرتبط.
- دسته‌های کالا، بعد کالاها با بها.
- فاکتورها و قبضهای باز با مبلغ مانده روی حساب‌های واسط.
- سند افتتاحیه در دفتر متفرقه، با حساب واسط دریافتنی و پرداختنی به‌جای خود حساب‌ها.
- شمارش موجودی در انبار، و ماندهی آغاز بانک‌ها.
- شناسه‌ی خارجی با پیشوند: کد هر رکورد در نرمافزار قبلی را با پیشوند نام جدول در ستون شناسه‌ی خارجی بگذارید؛ مثل customer_77 و product_1040. رابطه‌ها با همین شناسه درست وصل می‌شوند.
- اول «آزمایش»: ورود داده در اودو برگشت ندارد. هر فایل را اول آزمایش کنید و فایلهای بزرگ را چند تکه وارد کنید.
- تاریخ شمسی: ابزار ورود اودوی خام تاریخ را میلادی میخواند. ستونهای تاریخ را پیش از ورود به میلادی و شکل YYYY-MM-DD تبدیل کنید، یا از ابزار ورودی استفاده کنید که تاریخ شمسی را میشناسد.
- رقم فارسی: رقم‌های فارسی و عربی را در ستونهای عدد، مبلغ، کد و شناسه به رقم لاتین تبدیل کنید.
- ی و ک عربی: «ي» و «ك» را به «ی» و «ک» تبدیل و نیم‌فاصله‌ها را یکدست کنید؛ وگرنه نام‌ها در رابطه‌ها با هم نمی‌خوانند.
- کدگذاری: CSV را با UTF-8 ذخیره کنید، یا از xlsx استفاده کنید.
زمان مهاجرت؛ شروع سال مالی شمسی
مستندات اودو پایان سال مالی را برای کوچ پیشنهاد میکند و پایان دورهی مالیاتی را هم شدنی می‌داند، اما وسط دورهی مالیاتی را نه، چون اظهارنامه‌ی آن دوره باید از دو سیستم جمع شود. برای کسبوکار ایرانی یعنی اول فروردین:
- سال مالی شمسی با تاریخ دقیق: «آخرین روز» سال مالی در اودو یک روز و ماه میلادی ثابت است، ولی پایان اسفند در تقویم میلادی ثابت نیست. سال‌ها و دوره‌ها را با تاریخ شروع و پایان دقیق بسازید (آموزش حسابداری اودو).
- سند افتتاحیه با تاریخ اول فروردین ثبت شود.
- قفل سال قبل: «قفل همه» (Lock Everything) را روی آخرین روز اسفند سال قبل بگذارید تا سندی در آن دوره ساخته یا عوض نشود.
- مانده‌های قطعی: اگر بستن سال قبل در نرمافزار قبلی چند هفته طول می‌کشد، معمولاً با مانده‌های موقت شروع می‌کنند و بعد از قطعی شدن، اختلاف را با یک سند اصلاحی در سال جدید ثبت می‌کنند. این روش را پیش از شروع با حسابدار و حسابرس هماهنگ کنید.
- سامانه‌ی مودیان: روشن کنید از روز شروع، صورتحساب‌ها از کدام سیستم به سامانه می‌رود، تا یک صورتحساب از دو جا فرستاده نشود (اودو و سامانه مودیان).
اجرای موازی و آزمون پیش از کنار گذاشتن نرمافزار قبلی
پیش از اینکه نرمافزار قبلی فقط‌خواندنی شود، یک ماه کامل از اسناد واقعی را در اودو هم ثبت کنید و گزارش‌ها را با سیستم قبلی مقایسه کنید. هر اختلافی در این ماه پیدا شود، ارزان‌تر از وقتی است که بعد از بستن ماه پیدا شود. این کنترل‌ها را روی سند افتتاحیه انجام دهید:
- جمع حساب‌های دریافتنی در تراز افتتاحیه برابر جمع فاکتورهای باز منهای اعلامیه‌های بستانکار باشد.
- جمع حساب‌های پرداختنی برابر قبضهای باز منهای برگشت‌ها باشد.
- جمع حساب‌های موجودی برابر ارزش موجودی (تعداد × بها) باشد.
- خود تراز افتتاحیه متوازن باشد و تراز آزمایشی اودو در روز شروع با تراز نرمافزار قبلی بخواند.
- حساب‌های واسط آخر کار صفر شده باشند؛ بعد نوعشان را به «خارج از ترازنامه» تغییر دهید.
- ماندهی اول بانک‌ها با صورتحساب واقعی بانک یکی باشد.
- تعداد ردیف و جمع مبلغ هر فایل با عدد کنترلی که هنگام خروجی نوشتید یکی باشد.
طلب مشتریان هم در تراز افتتاحیه بیاید و هم با فاکتورهای باز؛ حساب دریافتنی دو برابر میشود. راه‌حل اودو همان حساب واسط است که در چک‌لیست بالا آمد.
مهاجرت به اودو با وستا
- زمان: فاز اول معمولاً کمتر از یک ماه از جلسه‌ی اول تا اجرای واقعی طول می‌کشد.
- لازم نیست همه‌چیز را یک‌جا ببرید: اودوی وستا به نرمافزار فعلی شما (مثلاً حسابداری) وصل میشود؛ میشود حسابداری فعلی را نگه داشت و فرایندهای دیگر را اول به اودو برد.
- بومی از روز اول: تقویم شمسی در همهی ماژولها، رابط فارسی و راست‌چین، حسابداری متناسب با ایران، مالیات بر ارزش افزوده و مودیان.
- مالکیت: سورس‌کد، ماژول‌های سفارشی، تنظیمات و داده‌ها مال شماست، بدون قفل و لایسنس پنهان.
- هزینه: خود اودو رایگان است و نصب اودو و ماژول‌های اولیه‌ی نسخه‌ی بومی هم رایگان؛ هزینه نفر-ساعت و فقط برای استقرار و ماژول‌های خاص کسبوکار شماست (تعرفه‌ی اودو).
اگر می‌خواهید دامنه‌ی مهاجرت خودتان را بسنجید، جلسه‌ی مشاوره‌ی اودو را رزرو کنید؛ معرفی کامل استقرار در صفحه‌ی اودو فارسی وستا آمده است.
پرسش‌های رایج درباره‌ی مهاجرت به اودو
انتقال اطلاعات از سپیدار به اودو چطور انجام میشود؟
در بررسی سایت رسمی سپیدار (۹ آبان ۱۴۰۵) ابزار رسمی مهاجرت پیدا نشد؛ معمولاً از گزارش‌های اکسل استفاده میشود و سیستم گزارش‌های مدیریتی سپیدار خروجی اکسل دارد. فایل‌ها پاک‌سازی می‌شوند (تاریخ میلادی، رقم لاتین، ی و ک فارسی) و به ترتیب سرفصل حساب‌ها، طرف‌حساب‌ها، کالاها، اقلام باز و سند افتتاحیه با ابزار ورود اودو وارد می‌شوند.
انتقال از هلو به اودو چه نکته‌ای دارد؟
خروجی Text، Excel و HTML در هلو جزو «امکانات افزودنی» است؛ پس اول ببینید روی نسخه‌ی شما فعال است. ابزار رسمی مهاجرت در سایت هلو پیدا نشد؛ معمولاً از گزارش‌های اکسل استفاده میشود. بقیه‌ی مراحل مثل هر مهاجرت دیگری است.
کل تاریخچهی سندها را به اودو ببریم یا فقط ماندهها را؟
برای بیشتر کسبوکارها ماندهی افتتاحیه بهعلاوهی اقلام باز (فاکتورها و قبضهای باز، چکهای در جریان، موجودی اول دوره) کافی است و نرمافزار قبلی برای دیدن سالهای گذشته نگه داشته میشود. انتقال کل تاریخچه کار و خطر بیشتری دارد.
مناسبترین زمان مهاجرت به اودو کی است؟
مستندات اودو پایان سال مالی را پیشنهاد میکند، چون کمترین داده باید منتقل شود؛ وسط دورهی مالیاتی را نه. برای کسبوکار ایرانی یعنی شروع از اول فروردین، با سند افتتاحیه به همان تاریخ و قفل سال قبل روی آخرین روز اسفند.
تاریخ شمسی فایلهای نرمافزار قبلی را چطور وارد اودو کنیم؟
ابزار ورود اودوی خام تاریخ را میلادی میخواند. ستونهای تاریخ را پیش از ورود به میلادی و شکل YYYY-MM-DD تبدیل کنید، یا از ابزار ورودی استفاده کنید که تاریخ شمسی را میشناسد. در اودوی بومیشدهی وستا تقویم شمسی در همهی ماژولها هست.
برای رفتن به اودو باید نرمافزار حسابداری فعلی را کنار بگذاریم؟
نه. اودوی وستا به نرمافزار فعلی شما، مثلاً حسابداری، وصل میشود؛ میشود حسابداری را نگه داشت و فرایندهای دیگر را به اودو برد.
منابع
- Odoo 20: Export and import data
- Odoo 20: Get started (Accounting)
- Odoo 20: Year-end closing
- یادداشت‌های رسمی انتشار اودو ۲۰
- سیستم گزارش‌های مدیریتی سپیدار، سپیدار سیستم
- حسابداری راهکاران، همکاران سیستم
- سیستم خرید راهکاران، همکاران سیستم
- حسابداری شرکتی محک
- امکانات افزودنی هلو
- حسابفا، امکانات ویژه
- حسابفا، مستندات API
- آموزش ایمپورت اکسل در اودو، وستا
- آموزش حسابداری اودو، وستا
در جلسه‌ی مشاوره، نرمافزار فعلی، داده‌هایی که باید منتقل شوند و تاریخ شروع را مرور می‌کنیم؛ و اینکه کدام بخش‌ها بهتر است فعلاً به نرمافزار فعلی وصل بمانند.