بخش اول: کسب‌وکار شما دقیقاً چیست؟
- نوع اصلی کسب‌وکار چیست و نوع فرعی دارید؟ مغازه، تولیدی، خدماتی و بازرگانی، کافه و رستوران یا پیمانکاری هر کدام نیازهای متفاوتی دارند: تولیدی با فرمول ساخت و برنامه‌ی تولید درگیر است، رستوران با منو و رسپی و صندوق، پیمانکار با صورت‌وضعیت و کنترل پروژه. اگر تولیدی هستید و فروشگاه هم دارید، هر دو را بنویسید.
- کدام واحدها درگیرند؟ مالی، فروش، بازاریابی، خرید، انبار، تولید، کیفیت و نت، منابع انسانی، پروژه، خدمات مشتری، فناوری اطلاعات. همه‌ی واحدها لازم نیستند در فاز اول باشند، اما باید بدانید کدام‌ها بعداً اضافه می‌شوند.
بخش دوم: اندازه، با عددهایی که روی نرمافزار اثر دارند
- چند نفر کارکن دارید و چند نفرشان ستادی‌اند؟ در ایران تعریف واحدی از اندازه‌ی بنگاه وجود ندارد؛ برای نمونه دسته‌بندی بانک مرکزی کمتر از ۱۰ نفر را خرد، ۱۰ تا ۴۹ را کوچک، ۵۰ تا ۹۹ را متوسط و ۱۰۰ نفر و بیشتر را بزرگ می‌داند. برای نرمافزار، تفکیک «کارگر و نیروی میدانی» از «کارکنان ستادی» مهم‌تر است: حقوق و حضور و غیاب همه را در بر می‌گیرد، ولی کاربر نرمافزار معمولاً فقط ستادی‌هاست.
- چند نفر واقعاً پشت سیستم می‌نشینند؟ تعداد کاربر، هم قیمت را تعیین میکند و هم انتخاب بین ابری و نصب روی سرور خودتان را.
- چند شعبه، انبار، کارگاه یا پروژه‌ی همزمان دارید؟ چندشعبه بودن یعنی انبار چندگانه، تلفیق گزارش و سطح دسترسی برای هر شعبه.
- چند شیفت کار می‌کنید و پیمانکار یا نیروی تأمین‌شده دارید؟ این دو مستقیم روی حضور و غیاب، برنامه‌ی تولید و محاسبه‌ی حقوق و بیمه اثر دارند.
ابزار «ایجاد استراتژی» همین پرسش‌ها را می‌پرسد و خروجی را به‌صورت نقشهی نیاز، پیش‌نیازها و راهکارها رسم میکند. رایگان است.
بخش سوم: امروز با چه کار می‌کنید و چقدر راضی هستید؟
- برای هر واحد الان از چه نرمافزاری استفاده می‌کنید؟ حسابداری (مثلاً هلو، سپیدار، همکاران سیستم، محک)، انبار، حقوق، CRM، صندوق، یا اکسل و دفتر کاغذی. نرمافزاری که از آن راضی هستید را لازم نیست عوض کنید؛ گاهی اتصال از جایگزینی ارزان‌تر و کم‌خطرتر است.
- بزرگ‌ترین شکایت از سیستم فعلی چیست؟ ورود دوباره‌ی داده، گزارش‌گیری کند، نبود اتصال بین واحدها، هزینه‌ی تمدید و به‌روزرسانی قوانین، یا خطا در اتصال به سامانه‌ی مودیان. این فهرست، معیار سنجش دموهای بعدی است.
بخش چهارم: الزام‌های قانونی که نرمافزار باید پوشش دهد
- مشمول سامانه‌ی مودیان هستید و صورتحساب را از چه مسیری می‌فرستید؟ ارسال صورتحساب الکترونیکی یا مستقیم از نرمافزار انجام میشود یا از طریق شرکت معتمد. طبق گزارش‌های خبری، از ۱ دی ۱۴۰۴ فقط اعتبار مالیات بر ارزش افزوده‌ای پذیرفته میشود که به صورتحساب ثبت‌شده در سامانه‌ی مودیان مستند باشد؛ یعنی مشتریان شرکتی هم از شما صورتحساب مودیان می‌خواهند. (راهنمای سامانه‌ی مودیان)
- ۵۰ نفر کارگر یا بیشتر دارید؟ طبق مواد ۴۸ و ۴۹ قانون کار، کارگاه‌های مشمول باید طرح طبقه‌بندی مشاغل داشته باشند. اگر دارید، نرمافزار حقوق باید مزد شغل و گروه را از طرح بخواند، نه از عددی که دستی تایپ میشود. (راهنمای طرح طبقه‌بندی مشاغل)
بخش پنجم: داده و آینده
- بهای تمام‌شده‌ی محصول یا خدمت را می‌دانید؟ اگر نه، پیش‌نیازهایش را بنویسید: ثبت دقیق مصرف مواد (فرمول یا رسپی)، ثبت کارکرد و دستمزد به تفکیک محصول، و تسهیم سربار. نرمافزاری که این سه را به هم وصل نکند، بهای تمام‌شده را حدسی میدهد. (راهنمای بهای تمام‌شده)
- برای هوش مصنوعی آماده‌اید؟ پیش‌بینی فروش، پیشنهاد خرید یا تحلیل مشتری فقط روی داده‌ی تمیز و یکپارچه کار میکند. اگر امروز داده در اکسل‌های پراکنده است، قدم اول یکپارچه‌کردن آن است، نه خرید ابزار هوش مصنوعی.
بعد از جواب‌ها: اولویت را از «اهمیت × شکاف» بسازید
همه‌ی نیازها هم‌وزن نیستند. شاخص آمادگی صنعت هوشمند سنگاپور (SIRI) ایده‌ی ساده‌ای دارد: اولویت از ضرب «اهمیت آن حوزه برای کسب‌وکار» در «فاصله‌ی وضع فعلی تا وضع مطلوب» به دست می‌آید. حوزه‌ای که هم مهم است و هم عقب مانده، فاز اول پروژه است.
| حوزه | اهمیت | شکاف | اولویت |
|---|---|---|---|
| انطباق با سامانه‌ی مودیان | بالا | بالا | فاز اول |
| بهای تمام‌شده | بالا | متوسط | فاز اول یا دوم |
| CRM و باشگاه مشتریان | متوسط | بالا | فاز دوم |
| هوش مصنوعی | متوسط | بالا، ولی پیش‌نیاز دارد | بعد از یکپارچگی داده |
جدول بالا نمونه است؛ اعداد هر کسب‌وکار از جواب‌های خودش می‌آید.
پرسش‌های رایج درباره‌ی نیازسنجی نرمافزار سازمانی
نیازسنجی نرمافزار چه زمانی باید انجام شود؟
پیش از دیدن دمو و گرفتن پیشفاکتور. وقتی فهرست نیازها آماده باشد، دموها را با معیار خودتان میسنجید، نه با امکاناتی که فروشنده نشان میدهد.
آیا برای نیازسنجی حتماً به مشاور نیاز داریم؟
نه برای شروع. با این چکلیست یا ابزار رایگان «ایجاد استراتژی» وستا میتوانید نقشهی اولیهی نیازها را خودتان بسازید و بعد آن را با یک کارشناس مرور کنید.
اگر از نرمافزار فعلیمان راضی باشیم، باید عوضش کنیم؟
نه. نرمافزاری که خوب کار میکند را میشود نگه داشت و سیستم جدید را به آن وصل کرد. جایگزینی فقط وقتی منطقی است که شکاف بزرگی پوشش داده نشود.
منابع
ابزار «ایجاد استراتژی» همین پرسش‌ها را می‌پرسد و خروجی را به‌صورت نقشهی نیاز، پیش‌نیازها و راهکارها رسم میکند. رایگان است.