چک در اودو ۲۰: پرداخت با چک، چک مشتری و گردش چک ایرانی

چک در اودو چیست؛ دو نیمه‌ی این آموزش

در مستندات اودو ۲۰ چک دو چهره دارد. برای پرداخت به تأمین‌کننده، یک روش پرداخت خروجی ویژه به نام «چک‌ها» (Checks) هست که شماره‌ی چک را نگه می‌دارد و چاپ چک را از خود اودو ممکن می‌کند. برای چک مشتری، روش ویژه‌ای نیست؛ مستندات می‌گوید از روش «پرداخت دستی» (Manual Payment) استفاده کنید یا یک روش دستی به نام «چک» بسازید تا این پرداخت‌ها زود پیدا شوند.

بخش‌های بعدی را با این چند کلمه بخوانید:

روش پرداخت (Payment Method)

در زبانه‌های «پرداخت‌های ورودی» و «پرداخت‌های خروجی» هر دفتر بانک یا صندوق تعریف می‌شود؛ نقد، چک و فایل‌های پرداخت گروهی هر کدام یک روش‌اند.

حساب دریافت‌ها و پرداخت‌های در جریان (Outstanding Accounts)

پرداخت ثبت‌شده تا وقتی با تراکنش بانک جفت نشده روی این حساب‌ها می‌ماند. اگر برای یک روش پرداخت خالی بماند، پرداخت با آن روش سندی نمی‌سازد.

پرداخت گروهی (Batch Payment)

چند پرداخت با یک روش پرداخت در یک گروه؛ برای چک مشتری همان برگه‌ی واریز به بانک است.

تطبیق (Reconciliation)

جفت کردن تراکنش صورتحساب بانک با پرداخت، گروه یا فاکتور. فاکتور یا قبض فقط بعد از تطبیق «پرداخت‌شده» می‌شود.

پرداخت قبض خرید با چک در اودو

روشن کردن روش پرداخت چک

1. به حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Accounting ‣ Configuration ‣ Settings بروید، در بخش «پرداخت‌های تأمین‌کننده» (Vendor Payments) گزینه‌ی «چک‌ها» (Checks) را روشن کنید و «ذخیره» را بزنید.
2. یک «قالب چک» (Check Layout) انتخاب کنید و دوباره «ذخیره» را بزنید.
3. اگر لازم است این‌ها را هم تنظیم کنید: «ته‌برگ چندصفحه‌ای» (Multi-Pages Check Stub) برای وقتی که فاکتورها یا پرداخت‌های یک چک در یک صفحه جا نمی‌شوند، و «حاشیه‌ی بالا» (Check Top Margin) و «حاشیه‌ی چپ» (Check Left Margin) برای جای دقیق چاپ.

با روشن شدن این گزینه، روش پرداخت «چک‌ها» خودکار به زبانه‌ی «پرداخت‌های خروجی» دفترهای بانک اضافه می‌شود. طبق مستندات، بعضی کشورها قالب چک خاص خودشان را دارند که گاهی به نصب ماژول جدا نیاز دارد.

پرداخت قبض

1. به حسابداری ‣ تأمین‌کنندگان ‣ قبض‌ها Accounting ‣ Vendors ‣ Bills بروید و قبض را باز کنید. قبض تأییدشده را با «پرداخت» (Pay) باز کنید، «روش پرداخت» را «چک‌ها» بگذارید و «ساخت پرداخت» (Create Payment) را بزنید.
2. دکمه‌ی هوشمند «پرداخت‌ها» (Payments) را بزنید تا پرداخت چکی باز شود، و «چاپ چک» (Print Check) را بزنید.
3. وقتی برداشت چک در بانک دیده شد، تراکنش آن را در دفتر بانک بسازید یا وارد کنید و با همان قبض یا همان چک تطبیق دهید تا قبض «پرداخت‌شده» شود. روش تطبیق در تطبیق بانکی در اودو آمده است.

چاپ چک، شماره‌ی چک، ابطال و رد

• شماره‌ی چک: در پنجره‌ای که با «چاپ چک» باز می‌شود، شماره‌ی برگ چک پیش‌چاپی را وارد کنید تا همان شماره روی پرداخت ثبت شود.
• چک‌های در انتظار چاپ: در داشبورد حسابداری، زیر کارت دفتر بانک «چک‌های در انتظار چاپ» (Checks to print) را بزنید، چک را باز کنید و «چاپ چک» را بزنید.
• چاپ گروهی: در نمای لیست، پرداخت‌های چکی را انتخاب کنید، آیکن چرخ‌دنده‌ی «اقدام‌ها» (Actions) را بزنید و «چاپ» (Print) را انتخاب کنید.
• ابطال چک (Void Check): بعد از چاپ، این دکمه پرداخت چکی را لغو می‌کند.
• رد (Reject): اگر چک رد شد این دکمه را بزنید. وضعیت پرداخت «ردشده» (Rejected) می‌شود و قبض مربوط دیگر «پرداخت‌شده» نیست.

کاغذ چک

مستندات دو نوع قالب را نام می‌برد. بعضی بومی‌سازی‌ها قالب کاغذ سفید دارند که اطلاعات چک، نام شرکت، حساب بانکی و شماره‌ی چک را روی کاغذ مخصوص چک چاپ می‌کنند؛ این روش جوهر یا تونر MICR (حروف مغناطیسی) و کاغذ استاندارد چک می‌خواهد. قالب‌های پیش‌چاپی (non-blank) هم کاغذ پیش‌چاپی از یک تأمین‌کننده‌ی بیرونی لازم دارند.

ثبت چک دریافتی از مشتری در اودو

مستندات پیشنهاد می‌کند برای چک مشتری یک روش پرداخت جدا بسازید تا این پرداخت‌ها از نقد و حواله جدا شوند:

1. به حسابداری ‣ پیکربندی ‣ دفترها Accounting ‣ Configuration ‣ Journals بروید و دفتر «بانک» را باز کنید.
2. در زبانه‌ی «پرداخت‌های ورودی» (Incoming Payments) «افزودن سطر» (Add a line) را بزنید.
3. «روش پرداخت» را «دستی» (Manual) بگذارید و در «نام» بنویسید «چک».
4. از این به بعد، چه پرداخت روی فاکتور ثبت شود چه بدون فاکتور از حسابداری ‣ مشتریان ‣ پرداخت‌ها Accounting ‣ Customers ‣ Payments، روش «چک» را انتخاب کنید. مستندات توصیه می‌کند شماره‌ی چک را در «یادداشت» (Memo) بنویسید.

طبق مستندات، ثبت پرداخت چکی در اودو پولی جابه‌جا نمی‌کند. چک باید به بانک سپرده شود؛ وقتی به حساب نشست، به‌صورت تراکنش بانکی دیده می‌شود و با همان پرداخت ثبت‌شده تطبیق داده می‌شود. پرداخت‌های ثبت‌شده‌ی بدون فاکتور هم بعداً با نوار آبی بالای فاکتور به آن وصل می‌شوند.

دقت کنید که مستندات اودو ۲۰ برای چک دریافتی جز شماره‌ی چک در یادداشت، فیلد دیگری مثل تاریخ سررسید یا بانک صادرکننده نام نمی‌برد (به‌جز ماژول آرژانتین که پایین‌تر آمده است).

واریز چک‌ها به بانک با پرداخت گروهی و تطبیق

پرداخت گروهی چند پرداخت را در یک گروه جمع می‌کند تا برگه‌ی واریز بسازید و وقتی جمع آن‌ها یک‌جا در صورتحساب بانک آمد، همه با یک قدم تطبیق شوند. مستندات آن را صریحاً برای واریز چک و نقد به بانک مناسب می‌داند.

1. در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Accounting ‣ Configuration ‣ Settings، بخش «پرداخت‌های مشتری»، «پرداخت‌های گروهی» (Batch Payments) را روشن کنید. این گزینه برای مشتری و تأمین‌کننده با هم روشن می‌شود.
2. مطمئن شوید همه‌ی چک‌ها به‌صورت پرداخت ثبت شده‌اند. بعد به حسابداری ‣ مشتریان ‣ پرداخت‌های گروهی Accounting ‣ Customers ‣ Batch Payments بروید و «جدید» را بزنید.
3. «نوع گروه» (Batch Type) را «ورودی» (Inbound) بگذارید، دفتر «بانک» را انتخاب کنید و «روش پرداخت» را «چک». فقط پرداخت‌های همین روش نشان داده می‌شوند. «تاریخ» را بگذارید و «مرجع» را خالی بگذارید تا خودکار ساخته شود.
4. با «افزودن سطر» چک‌هایی را که امروز به بانک می‌برید اضافه کنید و «تأیید» (Validate) را بزنید. با «چاپ» (Print) فهرست پرداخت‌های گروه را بگیرید.

راه دیگر: در حسابداری ‣ مشتریان ‣ پرداخت‌ها Accounting ‣ Customers ‣ Payments پرداخت‌ها را انتخاب کنید و «ساخت گروه» (Create Batch) را بزنید. وقتی تراکنش واریز در دفتر بانک آمد، در نمای تطبیق دکمه‌ی «گروه‌ها» (Batches) را بزنید و همین گروه را انتخاب کنید تا برای هر چک یک قلم طرف مقابل ساخته شود.

مدیریت چک در بومی‌سازی آرژانتین؛ نزدیک‌ترین طرح خود اودو

تنها جایی که مستندات اودو ۲۰ چک آینده‌دار و چک اشخاص ثالث را توضیح می‌دهد، صفحه‌ی بومی‌سازی آرژانتین است، با ماژول «مدیریت چک اشخاص ثالث و چک‌های مدت‌دار/الکترونیکی» (l10n_latam_check). آن را می‌آوریم چون نشان می‌دهد خود اودو چنین گردشی را چطور طراحی کرده است:

• چک خودی (Own Checks): روی روش «چک‌ها» در دفتر بانک، گزینه‌ی «استفاده از چک الکترونیکی و مدت‌دار» روشن می‌شود. چاپ از کار می‌افتد، شماره‌ی چک دستی وارد می‌شود و فیلد «تاریخ وصول چک» (Check Cash-In Date) می‌آید؛ تاریخ آینده یعنی چک مدت‌دار. فهرست در حسابداری ‣ تأمین‌کنندگان ‣ چک‌های خودی Accounting ‣ Vendors ‣ Own Checks است و به‌طور پیش‌فرض چک‌هایی را نشان می‌دهد که هنوز از بانک برداشت نشده‌اند.
• چک اشخاص ثالث: دو دفتر از نوع «نقد» ساخته می‌شود، یکی برای چک‌های اشخاص ثالث و یکی برای چک‌های برگشتی. چک تازه‌ی مشتری با روش «چک تازه‌ی شخص ثالث» و شماره، تاریخ پرداخت و بانک چک ثبت می‌شود، و همان چک بعداً با روش «چک موجود شخص ثالث» برای پرداخت قبض تأمین‌کننده یا انتقال داخلی خرج می‌شود. تاریخچه‌ی هر چک در حسابداری ‣ مشتریان ‣ چک‌های اشخاص ثالث Accounting ‣ Customers ‣ Third Party Checks دیده می‌شود.

گردش چک در ایران: اسناد دریافتنی و پرداختنی

از اینجا به بعد درباره‌ی رویه‌ی حسابداری ایران است، نه امکانات اودو. در حسابداری ایرانی چک دریافتی تا وصول نشده «اسناد دریافتنی» است و چک صادره تا پاس نشده «اسناد پرداختنی». هر چک دریافتی در طول عمرش یکی از این وضعیت‌ها را دارد:

در صندوق

چک گرفته شده و نزد شرکت است؛ معمولاً تا سررسید.

واگذار به بانک

چک برای وصول به بانک سپرده شده و هنوز به حساب ننشسته است.

وصول‌شده

مبلغ به حساب بانک آمده است.

برگشتی

بانک چک را پرداخت نکرده و گواهی عدم پرداخت صادر شده است.

خرج‌شده (واگذار به شخص ثالث)

چک مشتری به‌جای پول به تأمین‌کننده یا شخص دیگری داده شده است.

عودت‌شده

چک به صادرکننده برگشته است؛ مثلاً با فسخ معامله یا تعویض با چک دیگر.

چک صادره هم در دسته‌چک شرکت یک برگ با شماره است، برای تأمین‌کننده صادر می‌شود، اغلب با تاریخ آینده (چک آینده‌دار)، و در سررسید پاس یا برگشت می‌خورد. جدول زیر هر مرحله را با سند حسابداری معمولش، کاری که اودوی خام طبق مستندات می‌کند، و چیزی که بومی‌سازی باید اضافه کند کنار هم می‌گذارد:

سامانه صیاد و قانون صدور چک: آنچه حسابدار باید بداند

طبق صفحه‌های رسمی بانک مرکزی، «قانون اصلاح قانون صدور چک» از ابتدای سال ۱۴۰۰ اجرایی شده است و چک‌های جدید (بنفش‌رنگ) باید در سامانه‌ی صیاد ثبت شوند. صیاد سامانه‌ی یکپارچه‌ی بانک مرکزی است که چک در آن ثبت، تأیید و منتقل می‌شود. این‌ها کارهایی است که مستقیم به ثبت چک در حسابداری مربوط است:

1. ثبت صدور، با صادرکننده: صادرکننده بعد از نوشتن برگ چک، با شناسه‌ی صیادی آن، تاریخ سررسید، مبلغ و اطلاعات هویتی ذینفع را در صیاد ثبت می‌کند. دسترسی از اینترنت‌بانک، موبایل‌بانک، برنامک‌های پرداخت، شعبه‌ها، خودپردازها و کیوسک‌های بانک‌ها است.
2. تأیید، با گیرنده: گیرنده با برگ چک در دست، آن را در صیاد استعلام می‌کند و تاریخ، مبلغ و هویت ذینفع را با برگ تطبیق می‌دهد. اگر تأیید کند، چک «ثبت نهایی» است و در سررسید قابل نقد شدن. اگر رد کند، باید دست‌کم یک دلیل از فهرست سامانه انتخاب و برگ چک را به صادرکننده یا انتقال‌دهنده عودت دهد.
3. انتقال (خرج کردن چک): پشت‌نویسی دیگر لازم نیست. دارنده بعد از تأیید، هویت ذینفع تازه را برای همان شناسه‌ی صیادی در صیاد ثبت می‌کند و گیرنده‌ی تازه هم باید آن را تأیید کند. طبق پرسش‌های متداول بانک مرکزی، انتقالی که در سامانه ثبت نشده، اساساً انتقال نیست؛ و انتقال‌دهنده هم از مسئولان پرداخت چک است.
4. چک ثبت‌نشده: طبق تبصره‌ی ۱ ماده‌ی ۲۱ مکرر قانون، چک جدیدی که مالکیتش در صیاد ثبت نشده، مشمول قانون صدور چک نیست و بانک از پرداخت آن خودداری می‌کند. صدور چک جدید در وجه حامل هم ممنوع است و تسویه بر اساس مبلغ و تاریخ ثبت‌شده در سامانه انجام می‌شود.
5. سررسید: طبق ماده‌ی ۳ مکرر، چک فقط در تاریخ مندرج در آن یا بعد از آن از بانک قابل وصول است. پس چک آینده‌دار تا سررسید پول نقد نیست.
6. برگشت: طبق ماده‌ی ۴، اگر چک پرداخت نشود، بانک به درخواست دارنده غیرقابل‌پرداخت بودن آن را در سامانه‌ی یکپارچه‌ی بانک مرکزی ثبت می‌کند و گواهی عدم پرداخت با کد رهگیری می‌دهد. اگر موجودی کمتر از مبلغ چک باشد، طبق ماده‌ی ۵ به درخواست دارنده همان موجودی پرداخت و کسری ثبت می‌شود؛ یعنی یک چک می‌تواند بخشی وصول و بخشی برگشتی باشد.
7. دسته‌چک و ابطال: طبق ماده‌ی ۶، بانک‌ها دسته‌چک را فقط از راه صیاد می‌دهند و به هر برگ شناسه‌ی یکتا تعلق می‌گیرد. اگر معامله پیش از سررسید فسخ شود، طبق پرسش‌های متداول، صادرکننده با لاشه‌ی چک می‌تواند در شعبه درخواست ابطال بدهد.

چک‌های آینده‌دار و صورت سررسید چک‌ها

چک آینده‌دار روی گزارش‌ها اثر جدی دارد. وقتی چک مشتری را می‌گیرید، دریافتنی مشتری بسته می‌شود، ولی ریسک تا وصول باقی است و پول تا سررسید در دسترس نیست. برای همین در حسابداری ایرانی این گزارش‌ها کنار هم خوانده می‌شوند:

• صورت سررسید چک‌های دریافتنی: چک‌های وصول‌نشده به تفکیک روز، هفته یا ماه سررسید، با بانک و صادرکننده. پایه‌ی برنامه‌ی واریز به بانک و پیش‌بینی نقدینگی است.
• صورت سررسید چک‌های پرداختنی: چک‌های صادره‌ی پاس‌نشده به تفکیک سررسید، تا مانده‌ی حساب بانک پیش از هر سررسید کافی باشد. طبق ماده‌ی ۳ قانون، صادرکننده باید در تاریخ چک معادل مبلغ آن در بانک وجه نقد داشته باشد.
• ریسک واقعی هر مشتری: مانده‌ی دریافتنی به‌اضافه‌ی چک‌های وصول‌نشده‌ی او. مشتری‌ای که مانده‌اش صفر است ولی ده چک وصول‌نشده دارد، هنوز پولی به شما نداده است.
• ترازنامه: اسناد دریافتنی و پرداختنی معمولاً جدا از حساب‌های دریافتنی و پرداختنی نشان داده می‌شوند.

در اودوی خام، مانده‌ی حساب‌های دریافت‌ها و پرداخت‌های در جریان در دفتر کل جمع پرداخت‌های تطبیق‌نشده است، ولی مستندات گزارشی بر اساس سررسید چک ندارد و برای چک مشتری فیلد سررسیدی هم نام نمی‌برد. سررسید چک ایرانی هم شمسی است و این گزارش‌ها با ماه شمسی معنا دارند.

یک مثال ایرانی

یک شرکت پخش مواد غذایی در تبریز را در نظر بگیرید که ماهی حدود ۶۰ چک آینده‌دار از فروشگاه‌ها می‌گیرد، با سررسیدهای یک تا چند ماهه. ویزیتور هنگام تحویل چک، شناسه‌ی صیادی را می‌گیرد و حسابدار پیش از ثبت در سیستم، چک را در صیاد استعلام و تأیید می‌کند. هر چک با سررسید شمسی و شناسه‌ی صیادی ثبت می‌شود و دریافتنی فروشگاه بسته می‌شود، ولی در گزارش ریسک مشتری هنوز دیده می‌شود.

هر شنبه حسابدار صورت سررسید هفته را می‌گیرد. چک‌های سررسیدشده با یک برگه‌ی واریز به بانک سپرده می‌شوند و وضعیتشان «واگذار به بانک» می‌شود. چند چک که سررسیدشان با قبض یک تأمین‌کننده جور است، در صیاد به نام او منتقل و در سیستم «خرج‌شده» می‌شوند. وقتی صورتحساب بانک می‌آید، واریزها با گروه تطبیق می‌شوند. یک چک برگشت می‌خورد: سطرش از تطبیق کنار می‌رود، با شماره‌ی گواهی عدم پرداخت «برگشتی» می‌شود و بدهی آن فروشگاه دوباره در پیگیری بدهی‌ها می‌نشیند.

در اودوی خام از این گردش فقط روش پرداخت «چک»، پرداخت گروهی و تطبیق هست؛ سررسید، وضعیت‌ها، صیاد و صورت سررسید را بومی‌سازی باید بیاورد.

پرسش‌های رایج درباره‌ی چک در اودو