استهلاک در اودو ۲۰: از قبض خرید دارایی تا فروش یا اسقاط آن

دارایی ثابت و استهلاک در اودو؛ چند اصطلاح

دارایی غیرجاری دارایی‌ای است که انتظار می‌رود بیش از یک سال بماند. چنین خریدی به هزینه نمی‌رود؛ در ترازنامه می‌نشیند و بسته به نوعش مستهلک می‌شود. دارایی ثابت نوعی دارایی غیرجاری است که برای تولید و کار خریده می‌شود، مثل ساختمان، خودرو، تجهیزات، زمین و نرم‌افزار.

استهلاک (Depreciation)

بخشی از بهای دارایی که در هر دوره به هزینه می‌رود.

استهلاک انباشته (Accumulated Depreciation)

جمع استهلاک‌هایی که تا امروز ثبت شده و در ترازنامه از بهای دارایی کم می‌شود.

ارزش غیرقابل‌استهلاک (Not Depreciable Value)

مبلغی که در پایان عمر دارایی می‌ماند؛ همان ارزش اسقاط.

جدول استهلاک (Depreciation Board)

فهرست همه‌ی سندهایی که اودو برای استهلاک یک دارایی ثبت خواهد کرد، با تاریخ هر کدام.

مثال خود مستندات: خودرویی به بهای ۲۷٬۰۰۰ واحد پول می‌خرید، می‌خواهید آن را پنج‌ساله مستهلک کنید و بعد ۷٬۰۰۰ واحد بفروشید. با روش خط مستقیم هر سال ۴٬۰۰۰ واحد هزینه‌ی استهلاک ثبت می‌شود. بعد از پنج سال، استهلاک انباشته ۲۰٬۰۰۰ است و ۷٬۰۰۰ واحد ارزش غیرقابل‌استهلاک می‌ماند.

اودو همه‌ی سندهای استهلاک را از اول به‌صورت پیش‌نویس می‌سازد و هر کدام را سر موعدش ثبت می‌کند. سرور روزی یک بار بررسی می‌کند که سندی باید ثبت شود یا نه؛ پس ممکن است تا ۲۴ ساعت طول بکشد تا سندی از پیش‌نویس به ثبت‌شده برود.

پیش‌نیاز: حساب دارایی و نشاندن خرید روی آن

خرید دارایی باید روی یک حساب دارایی ثبت شود، نه روی حساب هزینه‌ی پیش‌فرض. حساب را در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ سرفصل حساب‌ها Accounting ‣ Configuration ‣ Chart of Accounts بسازید. نوع (Type) این حساب باید «دارایی ثابت» (Fixed Assets) یا «دارایی غیرجاری» (Non-current Assets) باشد.

سه راه برای اینکه خرید روی همین حساب بنشیند:

1. روی قبض پیش‌نویس: برای هر سطری که دارایی است، حساب دارایی را انتخاب کنید.
2. روی محصول: محصول را باز کنید، در زبانه‌ی حسابداری (Accounting) «حساب هزینه» (Expense Account) را حساب دارایی بگذارید و ذخیره کنید. این برای چیزهایی است که مرتب می‌خرید و همیشه دارایی‌اند.
3. بعد از ثبت: اگر قبض با حساب اشتباه ثبت شده، دفتر خرید را در حسابداری ‣ حسابداری ‣ خریدها Accounting ‣ Accounting ‣ Purchases باز کنید، ردیف سند را انتخاب کنید، روی حساب بزنید و حساب درست را بگذارید.

ساختن دارایی و جدول استهلاک

هر دارایی همه‌ی سندهای استهلاک خودش را پیش‌نویس می‌سازد و یکی‌یکی سر موعد ثبت می‌کند. برای ساختن دستی:

1. به حسابداری ‣ حسابداری ‣ دارایی‌ها Accounting ‣ Accounting ‣ Assets بروید و «ایجاد» (Create) را بزنید.
2. با «انتخاب خریدهای مرتبط» (select related purchases) ردیف سند خرید را به دارایی وصل کنید. چند فیلد خودکار پر می‌شود و ردیف در زبانه‌ی «خرید مرتبط» (Related Purchase) می‌آید.
3. بقیه‌ی فرم را پر کنید: روش استهلاک، و در صورت نیاز تناسب زمانی (توضیح در ادامه).
4. «محاسبه‌ی استهلاک» (Compute Depreciation) را که کنار دکمه‌ی «تأیید» (Confirm) است بزنید. جدول استهلاک ساخته می‌شود و نشان می‌دهد اودو چه سندهایی را در چه تاریخی ثبت خواهد کرد. بعد دارایی را تأیید کنید.

از دفتر خرید

اگر خرید قبلاً ثبت شده، به حسابداری ‣ حسابداری ‣ خریدها Accounting ‣ Accounting ‣ Purchases بروید و ردیفی را که دارایی است انتخاب کنید؛ مطمئن شوید روی حساب درست ثبت شده است. از منوی «اقدام» (Action) گزینه‌ی «ساخت دارایی» (Create Asset) را بزنید و فرم را مثل بالا پر کنید.

روش‌های استهلاک و تناسب زمانی

اودو سه روش استهلاک دارد:

طبق یادداشت‌های انتشار اودو ۲۰، در استهلاک دارایی حالا می‌شود نرخ و عدد اعشاری به کار برد.

تناسب زمانی (Prorata Temporis)

دارایی معمولاً وسط دوره خریده می‌شود. با روشن کردن تناسب زمانی، اولین سند جدول از روی فاصله‌ی «تاریخ تناسب» (Prorata Date) تا «تاریخ اولین استهلاک» (First Depreciation Date) حساب می‌شود، نه از روی طول کامل یک دوره. در مثال مستندات، اولین سند به‌جای ۴٬۰۰۰ واحد فقط ۲۴۱٫۱۰ واحد است و سند آخر هم کمتر از ۴٬۰۰۰ است (۳٬۷۵۸٫۹۰)؛ جمع این دو همان ۴٬۰۰۰ واحد یک دوره‌ی کامل است.

مدل استهلاک و ساخت خودکار دارایی

اگر یک نوع دارایی را مرتب می‌خرید، مثلاً لپ‌تاپ یا خودرو، مدل بسازید تا فرم دارایی هر بار با همان تنظیم پر شود. طبق یادداشت‌های انتشار اودو ۲۰، «مدل دارایی» جای خود را به «مدل استهلاک» داده که فقط منطق محاسبه را نگه می‌دارد، و تنظیم‌ها و رفتار خودکار دارایی روی خود حساب دارایی آمده است. صفحه‌ی دارایی‌ها در مستندات هنوز با نام قبلی نوشته شده؛ گام‌ها را از آنجا می‌آوریم، ولی برچسب منو را روی نسخه‌ای که مستقر می‌کنید ببینید:

• ساختن مدل: در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ مدل‌های دارایی Accounting ‣ Configuration ‣ Assets Models «ایجاد» را بزنید و فرم را مثل خود دارایی پر کنید. یک دارایی تأییدشده را هم می‌شود با دکمه‌ی «ذخیره به‌عنوان مدل» (Save Model) به مدل تبدیل کرد.
• به کار بردن مدل: در دارایی تازه، «حساب دارایی ثابت» (Fixed Asset Account) را پر کنید. بالای فرم برای هر مدلی که به آن حساب وصل است یک دکمه می‌آید؛ با زدنش فرم از روی مدل پر می‌شود.

ساخت خودکار دارایی از روی حساب

روی حسابی از نوع «دارایی ثابت» یا «دارایی غیرجاری» می‌شود تعیین کرد که با هر ثبت روی آن، دارایی خودکار ساخته شود. صفحه‌ی سرفصل حساب‌ها این تنظیم را در زبانه‌ی خودکارسازی (Automation) حساب نشان می‌دهد و سه گزینه دارد:

اگر همین حساب را «حساب هزینه»ی یک محصول بگذارید، خرید آن محصول از قبض تا دارایی تأییدشده کاملاً خودکار می‌شود. در اودو ۲۰ گزینه‌ی مدل استهلاک روی قبض خرید هم زیر حساب سطر دیده می‌شود.

تغییر ارزش دارایی و افزایش ناخالص

دارایی را باز کنید و «تغییر استهلاک» (Modify Depreciation) را بزنید. مقدارهای تازه را وارد کنید و «تغییر» (Modify) را بزنید. دو حالت پیش می‌آید:

• کاهش ارزش: یک سند تازه برای «کاهش ارزش» (Value Decrease) ثبت می‌شود و همه‌ی سندهای ثبت‌نشده‌ی آینده در جدول استهلاک بازمحاسبه می‌شوند.
• افزایش ارزش: باید چند فیلد درباره‌ی حساب‌های این جابه‌جایی را هم پر کنید. اودو یک دارایی تازه با مبلغ «افزایش ارزش» (Value Increase) می‌سازد که از دکمه‌ی هوشمند «افزایش ناخالص» (Gross Increase) روی دارایی اصلی در دسترس است.

فروش یا اسقاط دارایی

فروش یا اسقاط یعنی دارایی باید از ترازنامه بیرون برود:

1. اگر می‌فروشید، اول فاکتور فروش آن را ثبت کنید؛ فروش دارایی به همین فاکتور وصل می‌شود.
2. دارایی را باز کنید و «فروش یا اسقاط» (Sell or Dispose) را بزنید.
3. فرم را پر کنید و تأیید کنید.

اودو همه‌ی سندهای لازم برای خارج کردن دارایی را می‌سازد، از جمله سود یا زیان فروش: تفاوت ارزش دفتری دارایی در روز فروش با مبلغی که فروخته شده است.

گزارش استهلاک و بستن سال

فهرست همه‌ی دارایی‌ها در حسابداری ‣ حسابداری ‣ دارایی‌ها Accounting ‣ Accounting ‣ Assets است. مستندات اودو در فهرست گزارش‌های مالی، زیر گزارش‌های مدیریتی (Management)، گزارش «جدول زمانی استهلاک» (Depreciation schedule) را هم نام برده است.

در فهرست کنترل پایان سال مستندات، دو بند به دارایی برمی‌گردد: همه‌ی سندهای استهلاک ثبت شده باشند، و همه‌ی حساب‌ها، از جمله دارایی‌های ثابت، با شناخت کامل تراکنش‌هایشان بازبینی شوند. باقی گام‌های بستن سال در آموزش حسابداری اودو آمده است.

یک مثال ایرانی

یک کارخانه‌ی بسته‌بندی مواد غذایی در قزوین را در نظر بگیرید که امسال یک دستگاه پرکن، یک وانت و چند لپ‌تاپ خریده است. حسابدار برای هر گروه دارایی جدول استهلاکات یک حساب دارایی با حساب استهلاک انباشته‌ی خودش در کدینگ شرکت می‌سازد و روش و نرخ یا مدت هر گروه را از جدول در مدلش می‌گذارد. روی حساب لپ‌تاپ‌ها «ساخت و تأیید» با مدل لپ‌تاپ روشن است، چون هر لپ‌تاپ همان قاعده را دارد؛ روی حساب ماشین‌آلات «ساخت پیش‌نویس»، چون هر دستگاه بررسی جدا می‌خواهد.

قبض دستگاه پرکن ثبت می‌شود و یک دارایی پیش‌نویس می‌سازد. حسابدار تاریخ تناسب را طبق ضوابط جدول استهلاکات می‌گذارد، «محاسبه‌ی استهلاک» را می‌زند و ردیف اول و آخر جدول را با محاسبه‌ی خودش مقایسه می‌کند، بعد تأیید می‌کند. قبض لپ‌تاپ‌ها یک سطر با چند عدد است؛ سطر را تفکیک می‌کند تا هر لپ‌تاپ دارایی خودش را داشته باشد. دو سال بعد وانت فروخته می‌شود: اول فاکتور فروش ثبت می‌شود، بعد «فروش یا اسقاط» روی دارایی، و اودو سود یا زیان فروش را از تفاوت ارزش دفتری و مبلغ فروش ثبت می‌کند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی استهلاک در اودو