چند ارزی در اودو ۲۰: از فعال کردن ارز تا تسعیر پایان دوره

چند ارزی در اودو؛ چند اصطلاح

در اودو هر تراکنش به ارز اصلی شرکت ثبت می‌شود و همه‌ی گزارش‌ها بر پایه‌ی همین ارزند. برای تراکنش ارزی، اودو هر دو مبلغ را نگه می‌دارد: به ارز شرکت و به ارز تراکنش. سود و زیان ارزی هم بعد از تطبیق ردیف‌های سند ساخته می‌شود.

ارز اصلی (Main Currency)

ارزی که دفاتر و گزارش‌های شرکت به آن است؛ پیش‌فرضش از کشور شرکت می‌آید.

نرخ ارز (Rate)

نسبت هر ارز به ارز اصلی در یک تاریخ؛ هر ارز فهرستی از نرخ‌های تاریخ‌دار دارد.

تفاوت تسعیر (Exchange Difference)

سود یا زیانی که از تفاوت نرخ روز سند و نرخ روز پرداخت پیش می‌آید و اودو در دفتر جدایی ثبت می‌کند.

سود و زیان تحقق‌نیافته (Unrealized)

تفاوت مانده‌های ارزیِ هنوز باز در ترازنامه با نرخ تازه، پیش از آنکه پرداخت یا دریافتی انجام شود.

ارز اصلی، فعال کردن ارز و نرخ

1. ارز اصلی: از روی کشور شرکت تعیین می‌شود. برای دیدن یا تغییرش به حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات ‣ ارزها Accounting ‣ Configuration ‣ Settings ‣ Currencies بروید و «ارز اصلی» (Main Currency) را ببینید.
2. فعال کردن ارزها: در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ ارزها Accounting ‣ Configuration ‣ Currencies کلید «فعال» (Active) هر ارزی را که لازم دارید روشن کنید.
3. نرخ دستی: در همان منو روی ارز بزنید و در زبانه‌ی «نرخ‌ها» (Rates) با «افزودن سطر» (Add a line) نرخ تازه را با تاریخش بسازید.

به‌روزرسانی خودکار نرخ

وقتی برای اولین بار یک ارز دوم را فعال می‌کنید، گزینه‌ی «نرخ‌های خودکار ارز» (Automatic Currency Rates) در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Accounting ‣ Configuration ‣ Settings، بخش ارزها، ظاهر می‌شود. با آیکن «به‌روزرسانی» (Update now) نرخ‌ها همان لحظه گرفته می‌شوند. برای به‌روزرسانی منظم، «بازه» (Interval) را از «دستی» به روزانه، هفتگی یا ماهانه تغییر دهید و در فیلد «سرویس» (Service) منبع نرخ را انتخاب کنید. این گزینه ماژولی را نصب می‌کند که در کامیونیتی نیست.

ارز روی حساب و دفتر

• حساب: در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ سرفصل حساب‌ها Accounting ‣ Configuration ‣ Chart of Accounts اگر روی حسابی ارز بگذارید، همه‌ی ردیف‌های آن حساب باید به همان ارز باشند. خالی یعنی همه‌ی ارزهای فعال.
• دفتر: در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ دفترها Accounting ‣ Configuration ‣ Journals اگر روی دفتری ارز بگذارید، آن دفتر فقط تراکنش همان ارز را می‌پذیرد.

فاکتور، قبض و پرداخت ارزی

روی هر سند، از فاکتور فروش و قبض خرید تا سندهای دیگر، ارز و دفتر را روی خود سند انتخاب می‌کنید. اگر ارز فاکتور با ارز شرکت فرق کند، نرخ تبدیل خودکار روی آن نمایش داده می‌شود. ثبت فاکتور و قبض در صدور فاکتور در اودو و ثبت قبض خرید در اودو آمده است.

برای ثبت پرداخت به ارزی غیر از ارز اصلی، روی سند «ثبت پرداخت» (Register Payment) را بزنید و در پنجره، ارز را در فیلد «مبلغ» (Amount) انتخاب کنید. در اودو ۲۰ نرخ تبدیل در همین پنجره روشن نمایش داده می‌شود.

تفاوت تسعیر

فرض کنید فاکتور ارزی را امروز صادر می‌کنید و مشتری یک ماه بعد می‌پردازد. نرخ در این فاصله احتمالاً عوض شده و همین سود یا زیان ارزی است. اودو این تفاوت را هنگام تطبیق خودکار در دفتر «تفاوت تسعیر» (Exchange Difference) و روی حساب‌های جدا ثبت می‌کند. دفتر و حساب‌ها را در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Accounting ‣ Configuration ‣ Settings، بخش حساب‌های پیش‌فرض (Default Accounts)، با فیلدهای «دفتر» (Journal)، «حساب سود» (Gain) و «حساب زیان» (Loss) تعیین کنید.

سندهای تفاوت تسعیر را در حسابداری ‣ بازبینی ‣ ردیف‌های سند Accounting ‣ Review ‣ Journal Items می‌بینید؛ مستندات می‌گوید از فلش کنار نوار جست‌وجو، در ستون «گروه‌بندی» (Group By)، گزینه‌ی «متفرقه» (Miscellaneous) را بزنید. در اودو ۲۰ سود و زیان ارزی هر فاکتور در یک سطر جمع می‌شود که با باز کردنش جزئیات محاسبه دیده می‌شود.

حساب بانکی ارزی

با حساب بانکی ارزی، اودو برای هر تراکنش دو مبلغ نگه می‌دارد: بدهکار یا بستانکار به ارز شرکت، و به ارز حساب بانکی. برای ساختنش، اول ارز را فعال کنید و بعد:

1. در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ دفترها Accounting ‣ Configuration ‣ Journals یک دفتر بانک تازه بسازید و ارز دفتر را ارز خارجی بگذارید.
2. در فیلد «حساب بانکی» (Bank Account) دفتر، نام حساب را همان‌طور که باید در سرفصل بیاید بنویسید و «ایجاد و ویرایش» (Create and edit) را بزنید.
3. در پنجره‌ی «ساخت حساب پیش‌فرض» (Create Default Account) حساب را تنظیم کنید.
4. اختیاری: «ارز» (Currency) را روی خود حساب هم بگذارید. مستندات خالی گذاشتنش را برای انعطاف بیشتر توصیه می‌کند؛ ردیف‌های این دفتر به‌هرحال به ارز دفتر محدودند.
5. «ذخیره» (Save) را بزنید و در صورت نیاز شماره‌ی حساب بانکی و بانک را روی دفتر اضافه کنید.

هنگام ساختن یا وارد کردن تراکنش بانکی، مبلغ به ارز اصلی شرکت است. برای تراکنش ارزی، در فیلد «ارز خارجی» (Foreign Currency) ارز را انتخاب کنید و «مبلغ» (Amount) را به ارز اصلی وارد کنید تا خودکار به ارز خارجی در «مبلغ به ارز» (Amount in Currency) تبدیل شود. هنگام تطبیق، اودو هر دو مبلغ را نشان می‌دهد.

سود و زیان ارزی تحقق‌نیافته و تسعیر پایان دوره

گزارش «ارزهای تحقق‌نیافته» (Unrealized Currencies) همه‌ی مبالغ ارزیِ تحقق‌نیافته در ترازنامه را نشان می‌دهد و اجازه می‌دهد نرخ را دستی بگذارید یا سند تعدیل بزنید. این گزارش در حسابداری ‣ بازبینی ‣ ارزهای تحقق‌نیافته Accounting ‣ Review ‣ Unrealized Currencies است:

1. تاریخ گزارش را در فیلد «تاریخ» (Date) بگذارید؛ معمولاً پایان دوره.
2. اگر می‌خواهید نرخی غیر از نرخ ثبت‌شده در منوی ارزها به کار ببرید، «نرخ‌های ارز» (Exchange Rates) را بزنید و نرخ را در خود گزارش عوض کنید. نوار زرد می‌آید و با «برگشت به نرخ اودو» (Reset to Odoo's Rate) نرخ قبلی برمی‌گردد.
3. برای بردن ستون «تعدیل» (Adjustment) به ترازنامه، «سند تعدیل» (Adjustment Entry) را بالا سمت چپ بزنید و در پنجره «دفتر»، «حساب هزینه» (Expense Account) و «حساب درآمد» (Income Account) را انتخاب کنید.
4. اودو سند را در «تاریخ برگشت» (Reversal Date) خودکار برمی‌گرداند. بعد از ثبت، ستون تعدیل باید 0.00 شود؛ یعنی همه‌ی سود و زیان تحقق‌نیافته تعدیل شده است.

یک مثال ایرانی

یک صادرکننده‌ی پسته در کرمان را در نظر بگیرید که به خریداری در اروپا به یورو می‌فروشد و بسته‌بندی را از یک تأمین‌کننده‌ی خارجی به یورو می‌خرد. ارز شرکت ریال است و یورو فعال شده است. مدیر مالی در یک دستورالعمل کوتاه می‌نویسد هر نوع تراکنش با کدام نرخ و از کدام منبع ثبت شود، و حسابدار هر روز کاری نرخ را از همان منبع، به ریال و با تاریخ درست، در زبانه‌ی نرخ‌های یورو وارد می‌کند.

فاکتور صادراتی به یورو صادر می‌شود و اودو نرخ همان روز را رویش نشان می‌دهد. پول چند هفته بعد به حساب ارزی شرکت می‌رسد که در اودو یک دفتر بانک با ارز یورو دارد. حسابدار تراکنش را با ارز خارجی یورو وارد و با فاکتور تطبیق می‌کند، و اودو تفاوت نرخ را در یک سطر در دفتر تفاوت تسعیر ثبت می‌کند. پایان ماه، او گزارش ارزهای تحقق‌نیافته را برای طلب‌های یورویی باز و قبض‌های پرداخت‌نشده‌ی تأمین‌کننده می‌گیرد، سند تعدیل می‌زند و اودو آن را اول ماه بعد برمی‌گرداند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی چند ارزی در اودو