در این آموزش یاد می‌گیرید
- دفتر، حساب‌های انتقالی، روش ساخت سند و مبنای محاسبه را در تنظیمات حسابداری بگذارید
- روی سطر قبض یا فاکتور تاریخ شروع و پایان بگذارید و سندهای انتقالی را ببینید
- فرق ساخت خودکار هنگام تأیید با روش دستی و گروهی آخر ماه را بدانید
- گزارش درآمد و هزینهی انتقالی را بخوانید و پیش از بستن سال کنترل کنید
- پیشپرداخت، پیش‌دریافت و درآمد تحقق‌نیافته‌ی رویه‌ی ایران را با امکانات اودو تطبیق دهید
پیش‌نیاز
اپ حسابداری (Accounting) نصب باشد و کاربر شما به تنظیمات حسابداری دسترسی داشته باشد. این آموزش ثبت قبض و فاکتور را تکرار نمی‌کند؛ اگر با آن‌ها آشنا نیستید، اول ثبت قبض خرید در اودو و صدور فاکتور در اودو را بخوانید. سرفصل حساب‌ها و دفترها در آموزش حسابداری اودو آمده است.
تازه‌های اودو ۲۰ در درآمد و هزینهی انتقالی
- گزینه‌هایی که روی قبض خرید اضافه می‌شوند، مثل مدل استهلاک، خودرو و پرداخت‌های انتقالی (deferred payments)، حالا زیر ستون حساب و به‌صورت عمودی روی هم می‌آیند، نه کنار هم.
از یادداشت‌های رسمی انتشار اودو ۲۰.
هزینه پیش پرداخت و درآمد انتقالی در اودو چیست
طبق مستندات اودو ۲۰، هزینهی انتقالی (Deferred Expense) یا پیشپرداخت (Prepayment) هزینه‌ای است که پولش رفته ولی کالا یا خدمتش هنوز نرسیده یا مصرف نشده است. این مبلغ برای شرکت دارایی است و نباید در سود و زیان همین دوره بیاید. درآمد انتقالی (Deferred Revenue) یا درآمد کسب‌نشده (Unearned Revenue) فاکتوری است که برای کالای تحویل‌نشده یا خدمت انجام‌نشده صادر شده و تا شناسایی، بدهی جاری است.
اودو هر دو را با چند سند جدا پخش میکند که دوره‌به‌دوره ثبت می‌شوند. مثال خود مستندات: بیمه‌ی یک‌ساله‌ای که ۱۲۰۰ واحد یک‌جا پرداخت شده، ماهی ۱۰۰ واحد هزینه میشود؛ لایسنس نرم‌افزار یک‌ساله‌ای که ۱۲۰۰ واحد فاکتور شده، ماهی ۱۰۰ واحد درآمد.
- حساب هزینهی انتقالی (Deferred Expense)
- حساب دارایی جاری که هزینه تا شناسایی روی آن میماند.
- حساب درآمد انتقالی (Deferred Revenue)
- حساب بدهی جاری که درآمد تا شناسایی روی آن میماند.
- تاریخ شروع و پایان (Start Date / End Date)
- دوره‌ی انتقال هر سطر قبض یا فاکتور؛ بدون آن سطر منتقل نمی‌شود.
- سند انتقالی (Deferral Entry)
- سندی که سهم یک دوره را بین حساب انتقالی و حساب درآمد یا هزینه جابه‌جا میکند.
بخش‌های «تنظیمات» تا «گزارش» فقط از مستندات اودو ۲۰ آمده‌اند. بخش «پیشپرداخت و پیش‌دریافت در حسابداری ایران» رویه‌ی حسابداری ایران است، نه امکان اودو.
تنظیمات درآمد و هزینهی انتقالی در اودو
به بروید. بخش هزینهی انتقالی و بخش درآمد انتقالی هر کدام این گزینه‌ها را دارند:
- دفتر (Journal): سندهای انتقالی در این دفتر ثبت می‌شوند.
- حساب هزینهی انتقالی / درآمد انتقالی: برای هزینه یک حساب دارایی جاری، برای درآمد یک حساب بدهی جاری.
- ساخت سندها (Generate Entries): پیش‌فرض «هنگام تأیید قبض یا فاکتور» (On invoice/bill validation) است. گزینه‌ی دیگر «دستی و گروهی» (Manually & Grouped) است.
- بر اساس (Based on): مبنای تقسیم مبلغ بین دوره‌ها؛ سه حالت دارد.
| مبنا | چطور تقسیم میکند | ۱۲۰۰ واحد در ۱۲ ماه |
|---|---|---|
| روز (Days) | کل مبلغ به تعداد روزهای دوره، با روز شروع و پایان، تقسیم میشود | سهم هر ماه با تعداد روزهایش فرق میکند؛ حدود ۱۰۲ برای ژانویه و حدود ۹۲ برای فوریه |
| ماه (Months) | هر ماه کامل سهم برابر دارد، هر چند روز که باشد؛ ماه ناقص به نسبت روز | ماهی ۱۰۰؛ اگر شروع روز ۱۵ باشد، ماه اول ۵۰ و باقی‌مانده در ماه سیزدهم |
| ماه کامل (Full Months) | هر ماهی که شروع شده کامل حساب میشود؛ ماه آخر فقط اگر دوره تا روز آخرش برسد | ماه اول هم ۱۰۰، حتی با شروع از روز ۱۵؛ ماه سیزدهمی لازم نیست |
طبق مستندات، سرور روزی یک بار بررسی میکند که سندی باید ثبت شود یا نه. پس ممکن است تا ۲۴ ساعت طول بکشد تا وضعیت یک سند انتقالی از «پیشنویس» (Draft) به «ثبتشده» (Posted) برود.
تاریخ شروع و پایان روی سطر قبض و فاکتور
انتقال در اودو سطربه‌سطر است، نه روی کل قبض. با حالت پیش‌فرض «هنگام تأیید» این‌طور کار کنید:
- قبض خرید یا فاکتور فروش را بسازید. مستندات توصیه میکند مطمئن شوید فیلد «تاریخ انتقال» (Deferred Date) در زبانه‌ی سطرها دیده میشود.
- برای هر سطری که باید منتقل شود، تاریخ شروع و تاریخ پایان دوره را وارد کنید. سطرهای دیگر همان قبض عادی ثبت می‌شوند.
- قبض یا فاکتور را تأیید کنید. اودو سندهای انتقالی را خودکار می‌سازد.
- دکمهی هوشمند «سندهای انتقالی» (Deferred Entries) را بزنید تا آن‌ها را ببینید.
سندهای ساخته‌شده دو نوع‌اند:
- یک سند هم‌تاریخ با تاریخ حسابداری قبض یا فاکتور: مبلغ را از حساب هزینه یا درآمد به حساب انتقالی میبرد. پس در روز ثبت، اثرش در سود و زیان صفر است.
- سندهای ماهبهماه: هر ماه سهم همان ماه را از حساب انتقالی به حساب هزینه یا درآمد برمی‌گرداند تا شناسایی شود.
مثال مستندات: قبض ژانویه‌ای به مبلغ ۱۲۰۰ واحد با شروع ۱ ژانویه و پایان ۳۱ دسامبر. آخر اوت ۸۰۰ واحد شناسایی شده و ۴۰۰ واحد هنوز روی حساب انتقالی است.
طبق مستندات، سندهای انتقالی از تاریخ فاکتور (برای درآمد) یا تاریخ حسابداری (برای هزینه) ثبت می‌شوند و گزارش هم بر همین پایه است. پس در بیشتر موارد شروع دوره‌ی انتقال باید در همان ماهِ تاریخ فاکتور یا تاریخ حسابداری باشد. اگر دوره‌ی انتقال از ماه دیگری شروع میشود، پیش از تأیید دوباره نگاه کنید که تاریخ قبض یا فاکتور درست است.
روش دستی و گروهی: یک سند در آخر هر ماه
اگر قبض و فاکتور انتقالی زیاد دارید و نمی‌خواهید برای هر کدام چند سند ساخته شود، «ساخت سندها» را روی «دستی و گروهی» بگذارید. اودو مبالغ انتقالی را در یک سند جمع میکند. تاریخ شروع و پایان سطرها همچنان لازم است.
- آخر هر ماه گزارش درآمد انتقالی یا هزینهی انتقالی را باز کنید (مسیرش در بخش بعد آمده است).
- دکمهی «ساخت سندها» (Generate Entries) را بزنید.
- دو سند ساخته میشود: یکی با تاریخ آخر ماه که برای هر حساب همهی مبالغ انتقالی آن ماه را جمع میکند، و برگشت همان سند با تاریخ روز بعد، یعنی اول ماه بعد.
منطقش با مثال مستندات روشن میشود. سه فاکتور با مبنای «ماه» داریم:
| فاکتور | مبلغ | دوره‌ی انتقال | سهم ژانویه |
|---|---|---|---|
| الف | ۱۲۰۰ | ۱ ژانویه تا ۳۱ دسامبر | ۱۰۰ |
| ب | ۶۰۰ | ۱ ژانویه تا ۳۱ دسامبر | ۵۰ |
| ج | ۶۰۰ | دوره‌ای در آینده؛ در ستون «شروع‌نشده» (Not Started) | ۰ |
هر سه فاکتور با کل مبلغ، یعنی ۲۴۰۰، روی حساب درآمد ثبت شده‌اند. سند ۳۱ ژانویه حساب درآمد را ۲۴۰۰ بدهکار و ۱۵۰ بستانکار میکند (سهم ژانویه‌ی الف و ب)، و ۲۲۵۰ باقی‌مانده را به حساب درآمد انتقالی بستانکار میبرد. پس گزارش ژانویه فقط ۱۵۰ درآمد نشان می‌دهد. سند ۱ فوریه همین را برمی‌گرداند. آخر فوریه دوباره سند می‌خورد، این بار با سهم انباشته‌ی ۳۰۰ و انتقالی ۲۱۰۰. این کار تا نوامبر تکرار میشود و در دسامبر لازم نیست. طبق مستندات، به لطف همین برگشت‌ها، فاکتورهای الف و ب در پایان دسامبر فقط یک بار و کامل درآمد شده‌اند. برای هزینهی انتقالی همین منطق با حساب هزینه برقرار است.
در این روش اگر آخر ماه دکمهی «ساخت سندها» را نزنید، سندی ساخته نمی‌شود و کل مبلغ قبض‌ها و فاکتورها در سود و زیان همان ماهِ ثبت میماند. این کار را جزو فهرست بستن ماه بگذارید.
گزارش درآمد و هزینهی انتقالی
این گزارش برای هر حساب، خلاصه‌ای از سندهای انتقالی لازم را حساب میکند. صفحه‌ی درآمد انتقالی مستندات مسیر آن را می‌گوید و صفحه‌ی هزینهی انتقالی . در بخش روش دستی، همان صفحه‌ی درآمد هم از منوی گزارش‌ها نام میبرد. پس اگر گزارش را در یکی از این دو منو ندیدید، در دیگری بگردید.
- برای دیدن ردیف‌های سند هر حساب، روی نام حساب و بعد «ردیف‌های سند» (Journal Items) بزنید.
- فقط قبض‌ها و فاکتورهایی در گزارش می‌آیند که تاریخ حسابداری‌شان پیش از پایان دوره‌ی گزارش باشد.
- قبض و فاکتوری که دوره‌ی انتقالش هنوز شروع نشده، در ستون «شروع‌نشده» (Not Started) می‌آید.
- در روش دستی و گروهی، دکمهی «ساخت سندها» در همین گزارش است.
در بستن سالانه‌ی اودو یکی از کارت‌های کنترل «سندهای انتقالی» (Deferred Entries) است: تاریخ شروع و پایان قبض‌ها و فاکتورها درست گذاشته شده باشد. فهرست کامل کنترل‌ها در بستن سال مالی در اودو آمده است.
پیشپرداخت و پیش‌دریافت در حسابداری ایران
از اینجا به بعد درباره‌ی رویه‌ی حسابداری ایران است، نه امکانات اودو. در ترازنامه‌ی معمول ایرانی این سه اصطلاح جدا از هم به کار می‌روند:
- پیش‌پرداخت‌ها
- دارایی جاری؛ هزینه‌ای که پرداخت شده و سهم دوره‌های بعد است، مثل اجاره، بیمه یا قرارداد نگهداری سالانه. پیشپرداخت خرید کالا به تأمین‌کننده هم معمولاً همین‌جا می‌آید.
- پیش‌دریافت‌ها
- بدهی جاری؛ وجهی که از مشتری پیش از تحویل کالا یا انجام خدمت گرفته شده است.
- درآمد تحقق‌نیافته (درآمد انتقالی به دوره‌های آتی)
- بدهی جاری؛ مبلغی که فاکتور یا دریافت شده ولی خدمتش در دوره‌های بعد انجام میشود.
برای پیشپرداخت هزینه، در رویه‌ی رایج دو روش هست. در «روش دارایی» پرداخت به حساب پیشپرداخت می‌رود و هر ماه یا آخر سال سهم مصرف‌شده به هزینه منتقل میشود. در «روش هزینه» کل مبلغ هزینه ثبت میشود و آخر سال با یک سند تعدیلی، بخش مصرف‌نشده به پیشپرداخت برمی‌گردد. جدول زیر هر حالت را با سند معمولش و نزدیک‌ترین امکان اودو کنار هم می‌گذارد:
| حالت | سند معمول | در اودو طبق مستندات |
|---|---|---|
| اجاره یا بیمه‌ی سالانه، روش دارایی | هنگام پرداخت: بدهکار پیشپرداخت، بستانکار بانک. هر ماه: بدهکار هزینه، بستانکار پیشپرداخت | قبض با تاریخ شروع و پایان روی سطر و ساخت سند «هنگام تأیید»؛ اثر نهایی همین است |
| همان، روش هزینه با سند تعدیلی | هنگام پرداخت: بدهکار هزینه. آخر دوره: بدهکار پیشپرداخت، بستانکار هزینه برای بخش مصرف‌نشده | نزدیک‌ترین طرح، روش «دستی و گروهی» است: سند آخر ماه و برگشت آن در اول ماه بعد |
| قرارداد خدمت یک‌ساله که یک‌جا فاکتور شده | بدهکار دریافتنی، بستانکار درآمد تحقق‌نیافته؛ هر ماه بدهکار درآمد تحقق‌نیافته، بستانکار درآمد | درآمد انتقالی با تاریخ شروع و پایان روی سطر فاکتور |
| وجه دریافتی از مشتری پیش از فاکتور | بدهکار بانک، بستانکار پیش‌دریافت؛ با صدور فاکتور، بدهکار پیش‌دریافت | صفحههای انتقالی آن را پوشش نمیدهند. پرداخت بدون فاکتور، اگر حساب در جریان تنظیم شده باشد، اعتبار باز (Outstanding Credit) مشتری میماند تا به فاکتور وصل شود؛ یا از سفارش فروش فاکتور پیشپرداخت (Down Payment) صادر میشود |
| پیشپرداخت خرید کالا به تأمین‌کننده | بدهکار پیشپرداخت خرید، بستانکار بانک؛ با رسیدن قبض تسویه میشود | هزینهی انتقالی نیست؛ پرداخت بدون قبض است که با حساب در جریان، تا وصل شدن به قبض بدهکاری باز (Outstanding Debit) تأمین‌کننده میماند |
نام حساب‌ها نمونه است و به سرفصل حساب‌های شرکت بستگی دارد. روش دارایی یا هزینه را پیش از هر تنظیمی با حسابدار یا حسابرستان یکی کنید. اینکه مالیات بر ارزش افزوده‌ی پیش‌دریافت در چه زمانی تعلق می‌گیرد و صورتحساب آن کی و چطور به سامانه‌ی مودیان فرستاده شود، موضوع مالیاتی است؛ آن را با مشاور مالیاتی خود بررسی کنید. مسیر ارسال صورتحساب از اودو در اودو و سامانه مودیان آمده است.
بومیسازی درآمد و هزینهی انتقالی اودو برای ایران
درآمد و هزینهی انتقالی در اودوی خام کامل کار میکند، ولی برای شرکت ایرانی چند جای آن باید بومی شود. فهرست کامل بومیسازی حسابداری در بومیسازی اودو آمده است. این‌ها به همین بخش مربوط‌اند:
- ماه شمسی: اودوی خام تقویم شمسی ندارد و مثال‌های مستندات همه با ماه میلادی‌اند. شناسایی ماهانه باید با پایان ماه شمسی بخواند، وگرنه سود و زیان فروردین سهم بخشی از مارس و آوریل را نشان می‌دهد. رفتار مبناهای «ماه» و «ماه کامل» و تاریخ سند آخر ماه در روش گروهی را روی همان نسخه‌ی بومی‌شده بیازمایید. تقویم شمسی در تقویم شمسی در اودو توضیح داده شده است.
- حساب‌ها در کدینگ ایرانی: پیش‌پرداخت‌ها زیر دارایی‌های جاری و پیش‌دریافت‌ها و درآمد تحقق‌نیافته زیر بدهی‌های جاری، با همان کدهایی که حسابرس می‌شناسد. مستندات فقط یک حساب پیش‌فرض در تنظیمات نام میبرد؛ اگر پیشپرداخت اجاره و بیمه را در حساب‌های جدا می‌خواهید، راهش را روی نسخه‌ی خودتان بیازمایید.
- گزارش با دوره‌ی شمسی: گزارش انتقالی و مانده‌ی پیش‌پرداخت‌ها در پایان هر ماه و سال شمسی.
- مالیات و مودیان: زمان مالیات پیش‌دریافت و ارسال صورتحساب را با مشاور مالیاتی روشن کنید و در اودو و سامانه مودیان ببینید صورتحساب از اودو چطور فرستاده میشود.
بومیسازی کامل وستا تقویم شمسی در همهی ماژول‌ها، رابط فارسی و راست‌چین، حسابداری متناسب با ایران، مالیات بر ارزش افزوده و مودیان را دارد. خود اودو رایگان است و سورس‌کدش به شما تحویل میشود؛ نصب اودو و ماژول‌های پایه‌ی نسخه‌ی بومی‌شده هم رایگان است و هزینه بر اساس نفر-ساعت کار حساب میشود. سورس‌کد، تنظیمات و داده‌ها مال شماست، و اگر نرم‌افزار حسابداری فعلی دارید، اودو به آن وصل میشود. فاز اول پیاده‌سازی معمولاً کمتر از یک ماه طول می‌کشد. برای شروع جلسه‌ی پیاده‌سازی اودو را رزرو کنید.
یک مثال ایرانی
یک شرکت خدمات نرم‌افزاری در مشهد را در نظر بگیرید. اول فروردین اجاره‌ی یک‌ساله‌ی دفتر را یک‌جا می‌پردازد: ۱۲۰ میلیون ریال. حسابدار قبض موجر را ثبت میکند، روی سطر اجاره تاریخ شروع ۱ فروردین و پایان ۲۹ اسفند می‌گذارد و قبض را تأیید میکند. مبلغ همان روز به حساب پیشپرداخت اجاره می‌رود و هر ماه ۱۰ میلیون ریال آن به هزینهی اجاره منتقل میشود. سود و زیان فروردین دیگر کل اجاره‌ی سال را نشان نمی‌دهد.
همین شرکت قرارداد پشتیبانی سالانه می‌فروشد و اول قرارداد کل مبلغ را فاکتور میکند. روی سطر خدمت پشتیبانی دوره‌ی قرارداد را می‌گذارد تا درآمد ماهبهماه شناسایی شود و مانده‌ی تحقق‌نیافته در ترازنامه بماند. مشتری‌ای که پیش از قرارداد مبلغی واریز کرده، پرداختش بدون فاکتور ثبت میشود و تا صدور فاکتور به‌صورت اعتبار باز روی حسابش میماند. زمان مالیات آن مبلغ را حسابدار با مشاور مالیاتی شرکت روشن کرده است.
پیش از بستن سال، حسابدار گزارش درآمد و هزینهی انتقالی را می‌گیرد و مانده‌ی هر حساب انتقالی را با جدول قراردادهای باز مقایسه میکند. این کار در اودوی بومی‌شده با ماههای شمسی انجام میشود.
پرسش‌های رایج درباره‌ی هزینه پیش پرداخت در اودو
هزینه پیش پرداخت را در اودو چطور ثبت کنم؟
در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات، دفتر و حساب هزینهی انتقالی (یک دارایی جاری) را بگذارید. بعد قبض خرید را ثبت کنید و روی سطر مربوط تاریخ شروع و پایان دوره را وارد کنید. با تأیید قبض، اودو مبلغ را به حساب انتقالی میبرد و هر ماه سهم همان ماه را هزینه میکند. سندها را با دکمهی «سندهای انتقالی» ببینید.
درآمد پیش دریافت در اودو چطور ثبت میشود؟
اگر فاکتور صادر شده ولی خدمت در ماههای بعد انجام میشود، روی سطر فاکتور تاریخ شروع و پایان بگذارید تا درآمد انتقالی شود و ماهبهماه شناسایی شود. اگر فقط پول گرفتهاید و هنوز فاکتوری نیست، صفحههای انتقالی مستندات آن را پوشش نمیدهند؛ پرداخت بدون فاکتور با حساب در جریان، اعتبار باز مشتری میماند، یا از سفارش فروش فاکتور پیشپرداخت صادر میشود.
فرق «هنگام تأیید» و «دستی و گروهی» در اودو چیست؟
در حالت «هنگام تأیید» برای هر قبض یا فاکتور یک سند انتقال و چند سند ماهانه ساخته میشود. در «دستی و گروهی» آخر هر ماه در گزارش انتقالی دکمهی «ساخت سندها» را می‌زنید و یک سند جمعی با تاریخ آخر ماه و برگشتش با تاریخ اول ماه بعد ساخته میشود. روش دوم سند کمتری می‌سازد ولی اگر فراموش شود، آن ماه شناسایی ندارد.
چرا سند انتقالی من هنوز پیشنویس است؟
طبق مستندات، سرور روزی یک بار بررسی میکند که سند انتقالی باید ثبت شود یا نه. پس ممکن است تا ۲۴ ساعت طول بکشد تا سند از «پیشنویس» به «ثبتشده» برود.
آیا درآمد و هزینه انتقالی اودو با ماه شمسی کار میکند؟
اودوی خام تقویم شمسی ندارد و مستندات همهی مثالها را با ماه میلادی آورده است. برای اینکه شناسایی ماهانه با پایان ماه شمسی بخواند، تقویم شمسی بومیسازی لازم است و رفتار مبناهای «ماه» و «ماه کامل» باید روی همان نسخه آزموده شود.
منبع و مجوز
ترجمه، ویرایش و بومیسازی غیررسمی وستا از مستندات Odoo 20؛ تغییرات: ترجمه‌ی فارسی، مثالها و بخش بومیسازی برای ایران. این صفحه مانند منبع با مجوز CC BY-SA 4.0 منتشر میشود. Odoo نشان تجاری Odoo S.A. است و این صفحه وابسته به آن نیست. صفحه‌ی اصلی: درآمد و هزینهی انتقالی در مستندات Odoo 20 · متن مجوز