بستن سال مالی در اودو ۲۰: از چک‌لیست تا سود انباشته و تلفیق

بستن سال مالی در اودو یعنی چه

در اودو ۲۰ بستن سال یک دکمه نیست که همه‌ی حساب‌ها را صفر کند. سه کار جدا است: کنترل‌ها و تعدیل‌های پایان سال، تخصیص سود یا زیان سال با یک سند دستی، و بستن سالانه (Annual Closing) در فهرست اظهارنامه‌ها که کارت‌های کنترل را بازبینی و ثبت می‌کند. قفل دوره هم کنار این‌ها می‌آید.

نتیجه‌ی انتقالی (Result Brought Forward)

ردیف پویایی که سود یا زیان سال N را در تراز آزمایشی و دفتر کل سال N+1 نشان می‌دهد؛ سند واقعی نیست.

حساب تخصیص (Appropriation / Current Year Earnings)

حساب‌هایی از نوع «سود سال جاری» که سود یا زیان سال را به اندوخته، سود سهام یا مقصد دیگر تخصیص می‌دهند.

بستن سالانه (Annual Closing)

ردیفی در فهرست اظهارنامه‌ها با دو گام «بازبینی» (Review) و «ارسال» (Submit).

چنددفتری (Multi-Ledger)

دفتر کلی برای تلفیق که سندهای تعدیل تلفیق شرکت‌های گروه را هم می‌بیند.

چک‌لیست پایان سال در اودو

پیش از بستن

1. همه‌ی حساب‌های بانک تا پایان سال تطبیق شده باشند و مانده‌ی دفتر با مانده‌ی صورت‌حساب بانک یکی باشد.
2. همه‌ی فاکتورها و قبض‌ها ساخته شده باشند و هر سند پیش‌نویس یا تأیید شده باشد یا لغو.
3. هزینه‌های کارمندان درست باشند و تأیید شده باشند.
4. همه‌ی دریافت‌ها وارد و تأیید شده باشند.
5. همه‌ی حساب‌های معلق (Suspense) بسته شده باشند.
6. وام‌ها برای محاسبه‌ی خودکار اقساط درست ثبت شده باشند.
7. طلب و بدهی معوق بیش از ۶۰ روز را مرور کنید و ببینید ذخیره‌ی مطالبات مشکوک‌الوصول یا ذخیره‌ی بدهی‌های نامطمئن لازم است یا نه.
8. همه‌ی سندهای استهلاک و درآمد انتقالی ثبت شده باشند (دارایی ثابت و استهلاک در اودو و هزینه پیش پرداخت در اودو).

بستن

1. گزارش مالیات را بگیرید و درستی همه‌ی اطلاعات مالیاتی را بسنجید.
2. همه‌ی حساب‌های ترازنامه را تطبیق دهید: مانده‌ی بانک را در اودو با صورت‌حساب‌ها یکی کنید؛ تراکنش‌های نقد و بانک را با گزارش سنی طلب‌ها و سنی بدهی‌ها بسنجید؛ همه‌ی حساب‌ها، از جمله وام‌ها و دارایی‌های ثابت، را حسابرسی کنید تا ماهیت هر تراکنش روشن باشد.
3. اختیاری: پرداخت‌ها را با فاکتورها و قبض‌های باز جفت کنید. مستندات می‌گوید این گام لازم نیست ولی ممکن است خطاهای سیستم را پیدا کند.
4. حسابدار معمولاً ردیف‌های ترازنامه و سندها را برای تعدیل‌های دستی پایان سال، کار در جریان، استهلاک، وام‌ها و تعدیل‌های مالیاتی مرور می‌کند. در حسابرسی پایان سال ممکن است نسخه‌ی کاغذی ردیف‌هایی مثل وام، بانک، پیش‌پرداخت‌ها و صورت مالیات فروش را با مانده‌های اودو مقایسه کند.
5. تاریخ «قفل همه» را روی آخرین روز سال قبل بگذارید تا در دوره‌ی حسابرسی سندی در آن سال ساخته یا عوض نشود. جزئیات قفل و استثنای آن در سال مالی و تاریخ قفل آمده است.

دو ابزار کمکی برای حسابرسی

• خلاصه‌ی تطبیق بانک (Bank Reconciliation Summary): در داشبورد حسابداری روی سه‌نقطه‌ی عمودی کارت دفتر بانک بزنید و «گزارش» (Report) را انتخاب کنید. تراکنش‌های تطبیق‌شده و نشده را تا یک تاریخ پایان نشان می‌دهد، با وضعیتی که در آن تاریخ داشتند، نه وضعیت امروز.
• رد ممیزی (Audit Trail): در حسابداری ‣ بازبینی ‣ رد ممیزی Accounting ‣ Review ‣ Audit Trail تغییرات رکوردها را ببینید. در تنظیمات حسابداری، بخش گزارش‌ها (Reporting)، گزینه‌ی «رد ممیزی سخت‌گیرانه» (Restrictive Audit Trail) جلوی حذف رکوردهای ردگیری‌شده را می‌گیرد؛ آن‌ها فقط لغو یا بایگانی می‌شوند.

سود سال جاری و ردیف «نتیجه‌ی انتقالی»

آخر هر سال تقریباً همیشه سود یا زیان خالصی هست. اودو این نتیجه را برای سال N به‌صورت یک ردیف پویا به نام «نتیجه‌ی انتقالی» در تراز آزمایشی و دفتر کل سال N+1 نشان می‌دهد. دلیلش رفتار متفاوت حساب‌هاست:

• حساب‌های ترازنامه (دارایی، بدهی، حقوق صاحبان سهام) مانده‌شان را از سال‌های قبل می‌آورند.
• حساب‌های سود و زیان (درآمد، هزینه و حساب‌های تخصیص) اول هر سال مالی از صفر شروع می‌کنند.

اگر ردیف پویا نبود، این تفاوت تراز آزمایشی سال بعد را نامتوازن می‌کرد. ردیف پویا این فاصله را موقتاً پر می‌کند تا یک سند دستی سود یا زیان را تخصیص دهد. لازم نیست این سند بلافاصله بعد از پایان سال زده شود؛ هر وقت تخصیص سود آماده بود، سند جای ردیف پویا را می‌گیرد.

حساب‌های تخصیص (سود سال جاری)

• صفر شدن سالانه: مثل درآمد و هزینه، مانده‌ی اول سالشان صفر می‌شود.
• جای نمایش: پایین صورت سود و زیان می‌آیند.
• بی‌اثر بر سود: برخلاف درآمد و هزینه، در محاسبه‌ی سود خالص اثر ندارند.
• طرف مقابل در ترازنامه: فقط طرف مقابل سندشان، مثل اندوخته یا سود سهام پرداختنی، در ترازنامه دیده می‌شود.

سند تخصیص سود یا زیان

1. به حسابداری ‣ حسابداری ‣ سندها Accounting ‣ Accounting ‣ Journal Entries بروید و «جدید» (New) را بزنید.
2. یک «مرجع» (Reference) مثل «بستن سالانه ۱۴۰۴» بگذارید.
3. «تاریخ حسابداری» را آخرین روز همان سالی بگذارید که سود یا زیان در آن ایجاد شده است.
4. در زبانه‌ی «ردیف‌های سند» (Journal Items)، برای سود یک یا چند حساب تخصیص را بدهکار کنید و برای زیان بستانکار. جمع آن باید با ردیف «نتیجه‌ی انتقالی» در تراز آزمایشی سالِ بعد از همان سال برابر باشد.
5. یک یا چند ردیف مقابل اضافه کنید: برای سود بستانکار و برای زیان بدهکار. مقصد بسته به بومی‌سازی و وضعیت فرق می‌کند: حساب تخصیص دیگر، حقوق صاحبان سهام، بدهی جاری یا ترکیبی از آن‌ها.
6. «ثبت» (Post) را بزنید.

مستندات نمونه‌ای از سرفصل بلژیک می‌آورد؛ ساختارش این است:

بستن سالانه: بازبینی و ارسال

از داشبورد حسابداری روی کارت دفتر اظهارنامه‌ها (Tax Returns) «اظهارنامه‌ها» را بزنید، یا به حسابداری ‣ حسابداری ‣ اظهارنامه‌های مالیاتی Accounting ‣ Accounting ‣ Tax Returns بروید. این فهرست همه‌ی کارهای در انتظار را به ترتیب زمان نشان می‌دهد: اظهارنامه‌های مالیاتی، پیش‌پرداخت‌های مالیات (بسته به بومی‌سازی) و بستن‌های سالانه. هر ردیف بستن سالانه یک دوره (سال)، یک مهلت، شرکت و شعبه‌های مربوط، گام‌های «بازبینی» و «ارسال» که با انجام سبز می‌شوند، و دکمه‌های اقدام دارد. پیش از بازبینی، تعداد کنترل‌های «در انتظار» قرمز و «گذشته» سبز نشان داده می‌شود؛ اگر مهلت گذشته باشد، تاریخ آن قرمز می‌شود.

بازبینی

روی ردیف بستن سالانه بزنید. بسته به بومی‌سازی، این کارت‌های کنترل را می‌بینید:

بعضی کنترل‌ها خودکارند و بعضی فقط یادآوری. هر کارت یکی از این برچسب‌ها را دارد:

• بازبینی‌شده (Reviewed)، سبز: کنترل گذشته است.
• برای بازبینی (To review)، خاکستری: باید کاری انجام دهید و بعد آن را دستی «بازبینی‌شده» یا «نظارت‌شده» (Supervised) علامت بزنید.
• ناهنجاری (Anomaly)، قرمز: کنترل خودکار مشکلی پیدا کرده است. یا روی کارت بزنید و مشکل را رفع کنید، یا روی «ناهنجاری» بزنید و آگاهانه «بازبینی‌شده» یا «نظارت‌شده» را انتخاب کنید.

وقتی همه‌ی کارت‌ها «بازبینی‌شده» یا «نظارت‌شده» شدند، «تأیید» (Validate) را بزنید تا گام بازبینی تمام شود. همه‌ی تغییر وضعیت‌ها در گفت‌وگوی رکورد (چتر) ثبت می‌شود.

ارسال

بعد از بازبینی، «ارسال» (Submit) را بزنید. اگر بسته به بومی‌سازی پنجره‌ی «دستورالعمل ارسال» (Submission Instructions) باز شد، دستورالعمل محلی را دنبال کنید و «علامت‌گذاری به‌عنوان ارسال‌شده» (Mark as Submitted) را بزنید. برای برگشتن به کنترل‌ها پیش از ارسال، روی سه‌نقطه‌ی ردیف بستن سالانه بزنید و «بازنشانی» (Reset) را انتخاب کنید.

گزارش سالانه و سفارشی کردن ترازنامه و سود و زیان

اودو گزارش سالانه (Annual/Audit Report) را از قالب‌های آماده می‌سازد. ویرایش آن با رابط اپ دانش (Knowledge) و از داخل حسابداری انجام می‌شود.

1. به حسابداری ‣ بازبینی ‣ گزارش سالانه Accounting ‣ Review ‣ Annual Report بروید و «جدید» را بزنید. «عنوان» را بنویسید، اگر لازم است تاریخ شروع و پایان دوره را عوض کنید و در «مسئولان» (Responsibles) کاربرانی را بگذارید که باید گزارش را ببینند و ویرایش کنند. «ذخیره» را بزنید.
2. یک کارت «پیش‌نویس» ساخته می‌شود. گزارش در اپ دانش، زیر دسته‌ی «خصوصی» (Private) ذخیره می‌شود و فقط سازنده آن را می‌بیند؛ با افزودن مسئولان به دسته‌ی «اشتراکی» (Shared) می‌رود.
3. کارت را باز کنید و بخش‌ها را ویرایش کنید: «گواهی‌ها» (Attestation) با متن پویا که با کلید روشن و خاموش می‌شوند و امضای الکترونیکی می‌پذیرند؛ «ترازنامه» و «سود و زیان» که با «سفارشی‌سازی» (Customize) فیلتر و گزینه می‌گیرند و همان تنظیم در PDF می‌آید؛ «پیوست‌ها» (Annexes) با «بارگذاری قالب» یا «افزودن مقاله»؛ و «مدارک پشتیبان» (Supporting Documents) برای بارگذاری فایل PDF.
4. برای خروجی، بالاترین سطح گزارش را در درخت کناری انتخاب کنید، از سه‌نقطه‌ی بالا «دانلود گزارش سالانه» را بزنید، هر بخشی را که نمی‌خواهید خاموش کنید و «دانلود PDF» را بزنید. «چاپ» روی کارت هم همه‌چیز را با هم می‌آورد. لوگوی شرکت روی جلد می‌آید.
5. در آخر، از سه‌نقطه‌ی کارت «تنظیم به‌عنوان انجام‌شده» (Set to Done) را بزنید.

سفارشی کردن گزارش‌های مالی

اگر ترازنامه یا سود و زیان باید چیدمان دیگری داشته باشد، حالت توسعه‌دهنده را روشن کنید و به حسابداری ‣ پیکربندی ‣ گزارش‌های حسابداری Accounting ‣ Configuration ‣ Accounting Reports بروید. دو راه هست:

• گونه (Variant): نسخه‌ی کشوری یک گزارش ریشه؛ در فیلد «گزارش ریشه» (Root Report) گزارش عمومی را انتخاب کنید. گونه‌ها در انتخابگر بالای همان گزارش ریشه دیده می‌شوند.
• گزارش ریشه (Root Report): طبق مستندات به‌ندرت لازم است؛ بعد از ساختن باید از «اقدام‌ها» «ساخت آیتم منو» (Create Menu Item) را بزنید تا زیر گزارش‌ها بیاید.

هر گزارش ردیف (Line) دارد و هر ردیف یک یا چند عبارت (Expression) با یک موتور محاسبه. برای سرفصل ایرانی دو موتور مهم‌ترند: «پیشوند کد حساب‌ها» (Prefix of Account Codes) که مثلاً با پیشوند کد حساب‌های کل جمع می‌زند، و برچسب حساب با tag(…) که مستندات آن را برای کشوری توصیه می‌کند که سرفصل استاندارد ندارد و یک پیشوند ممکن است در شرکت‌های مختلف معنای دیگری داشته باشد. مقدارها به‌طور پیش‌فرض فقط از بازه‌ی انتخاب‌شده‌ی گزارش می‌آیند؛ این را با فیلد «دامنه‌ی تاریخ» (Date Scope) هر عبارت عوض می‌کنید.

تلفیق صورت‌های مالی در اودو

تلفیق داده‌های مالی چند شرکت جدا، هر کدام با دفترهای خودش، را در یک نمای واحد جمع می‌کند تا تصویر مالی کل گروه دیده شود. طبق مستندات، تلفیق برای شخصیت‌های حقوقی جداست؛ شعبه‌ها (Branches) زیرمجموعه‌ی یک شخصیت حقوقی‌اند، منابع دفتر مرکزی را شریک‌اند و این‌طور تلفیق نمی‌شوند. تنظیم چند شرکت در چند شرکتی در اودو آمده است. ابزارهای تلفیق این‌ها هستند:

1. نگاشت حساب‌ها (Account Mapping): در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ سرفصل حساب‌ها Accounting ‣ Configuration ‣ Chart of Accounts روی ردیف حساب «نمایش» (View) را بزنید و در زبانه‌ی «نگاشت» (Mapping) کد هر شرکت را بنویسید. اگر چند حساب یک شرکت به یک حساب شرکت دیگر نگاشت شوند، با گروه‌بندی ردیف‌های گزارش بر اساس کد حساب (account_code) در یک ردیف جمع می‌شوند.
2. چنددفتری (Multi-Ledgers): هر شرکت دفتر کل عادی خودش را دارد، بدون دفترهای تعدیل تلفیق. شرکتی که تلفیق می‌کند یک چنددفتری دارد که دفترهای تعدیل تلفیق شرکت‌های دیگر را هم می‌بیند. آن را در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ چنددفتری Accounting ‣ Configuration ‣ Multi-Ledgers با «جدید»، نام و شرکت بسازید و دفترها را تعیین کنید. صفحه‌ی مستندات هنوز از «مستثنا کردن» دفترها حرف می‌زند، ولی طبق یادداشت انتشار اودو ۲۰ دفترها حالا «شامل» می‌شوند.
3. انتخابگر شرکت: شرکت تلفیق‌کننده را شرکت جاری کنید و شرکت‌های دیگر را در انتخابگر قابل‌مشاهده کنید تا همه‌ی ردیف‌های سند از نگاه آن شرکت دیده شوند.
4. گروه‌های افقی (Horizontal Groups): با حالت توسعه‌دهنده در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ گروه‌های افقی Accounting ‣ Configuration ‣ Horizontal Groups گروهی بسازید، گزارش‌هایی را که آن را به کار می‌برند انتخاب کنید و قاعده‌ی فیلد و دامنه بگذارید. ترازنامه و سود و زیان تلفیقی، سهم هر شرکت را هم نشان می‌دهند.
5. تسعیر ارز: اگر شرکت‌ها ارز متفاوت دارند، اودو تسعیر را انجام می‌دهد: حقوق صاحبان سهام با نرخ تاریخی، حساب‌های سود و زیان (با حساب‌های تخصیص) با نرخ میانگین موزون، و باقی حساب‌های ترازنامه با نرخ پایان دوره. نرخ‌ها، نرخ‌های شرکت جاری‌اند. جزئیات ارز در چند ارزی در اودو آمده است.

ادغام حساب‌ها و ورود نگاشت

• ادغام (Merge accounts): اختیاری است و تلفیق بدون آن هم کار می‌کند. شرکت‌ها را در انتخابگر انتخاب کنید، در سرفصل حساب‌ها حساب‌ها را انتخاب کنید و از «اقدام‌ها» «ادغام حساب‌ها» را بزنید؛ نتیجه یک حساب مشترک برای همه‌ی آن شرکت‌هاست.
• جدا کردن (Unmerge accounts): برای هر شرکت دوباره یک حساب می‌سازد، ولی تاریخچه‌ی گفت‌وگوی رکورد جدا نمی‌شود و برای همیشه ادغام می‌ماند.
• ورود نگاشت با فایل: حساب‌ها را با فیلدهای Code mapping/Code، Code Mapping/Company و External ID خروجی بگیرید، کد هر شرکت را در صفحه‌گسترده بنویسید و از «ایمپورت»، بخش «ایمپورت سرفصل حساب‌ها» (Import CoA)، فایل xlsx یا csv را برگردانید.

مستندات تلفیق نمی‌گوید این امکانات در کدام ویرایش اودو هستند و روش محاسبه‌ی حذف معاملات درون‌گروهی را هم شرح نمی‌دهد؛ فقط از دفترهای تعدیل تلفیق نام می‌برد.

سند بستن، اختتامیه و افتتاحیه در رویه‌ی ایران

از اینجا به بعد درباره‌ی رویه‌ی حسابداری ایران است، نه امکانات اودو. در بیشتر نرم‌افزارهای حسابداری ایرانی پایان سال با چند سند پشت سر هم بسته می‌شود:

سند بستن حساب‌های موقت

مانده‌ی حساب‌های درآمد و هزینه به «خلاصه‌ی سود و زیان» می‌رود و حاصل آن به «سود و زیان انباشته». بعد از آن حساب‌های موقت صفرند.

سند تخصیص سود

معمولاً بعد از تصویب مجمع، سود انباشته به اندوخته‌ها و سود سهام پرداختنی تقسیم می‌شود.

سند اختتامیه

همه‌ی حساب‌های دائمی (ترازنامه) با یک سند بسته می‌شوند: مانده‌ی بدهکار بستانکار و مانده‌ی بستانکار بدهکار، تا همه صفر شوند.

سند افتتاحیه

عکس سند اختتامیه در روز اول سال بعد؛ مانده‌ها دوباره باز می‌شوند.

اودو بر پایه‌ی دیگری کار می‌کند. جدول زیر هر سند را با جای آن در اودو کنار هم می‌گذارد:

یک مثال ایرانی

یک شرکت تولید قطعات پلاستیکی در اصفهان با یک شرکت پخش وابسته را در نظر بگیرید. اواخر اسفند حسابدار چک‌لیست را مرور می‌کند: بانک‌ها تا آخر سال تطبیق شده‌اند، پیش‌نویسی نمانده، استهلاک و پیش‌پرداخت اجاره ثبت شده و طلب‌های بیش از ۶۰ روز برای ذخیره بررسی شده‌اند. اول فروردین، تراز آزمایشی سال تازه یک ردیف «نتیجه‌ی انتقالی» دارد که سود سال قبل است؛ نه سند بستن حساب‌های موقتی زده شده و نه سند اختتامیه و افتتاحیه‌ای.

در فهرست اظهارنامه‌ها، ردیف بستن سالانه‌ی ۱۴۰۴ کارت‌هایش را نشان می‌دهد. کارت «جمع طلب‌ها» قرمز است؛ یک دریافت بدون طرف‌حساب ثبت شده بود. حسابدار آن را اصلاح می‌کند، بقیه را بازبینی و «تأیید» می‌کند، و «قفل همه» را روی آخرین روز سال می‌گذارد تا حسابرس روی داده‌ی ثابت کار کند.

بعد از تصویب صورت‌های مالی، سندی با تاریخ آخر اسفند ۱۴۰۴ ثبت می‌شود: بدهکار «انتقال به سود و زیان انباشته» از نوع سود سال جاری، بستانکار «سود و زیان انباشته». ردیف پویا از تراز سال ۱۴۰۵ کنار می‌رود. برای جلسه‌ی هیئت‌مدیره، گزارش سالانه با ترازنامه، سود و زیان و پیوست‌ها از همان اودو PDF می‌شود، و ترازنامه‌ی تلفیقی دو شرکت با چنددفتری و گروه افقی سهم هر شرکت را نشان می‌دهد. چون حسابرس نسخه‌ی چاپی اختتامیه خواسته، آن را از مانده‌های تراز آزمایشی پایان سال به‌صورت گزارش می‌گیرند، نه سند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی بستن سال مالی در اودو