بودجه در اودو ۲۰: بودجه‌ی تحلیلی، بودجه‌ی مالی و کنترل هزینه با ماه شمسی

بودجه در اودو چیست؛ بودجه‌ی تحلیلی و بودجه‌ی مالی

مستندات اودو ۲۰ دو نوع بودجه را جدا می‌کند:

بودجه‌ی تحلیلی (Analytic Budget)

درآمد و هزینه را به تفکیک پروژه، دپارتمان یا هر گروه دیگری از تراکنش‌ها دنبال می‌کند و روی حساب‌های تحلیلی سوار است.

بودجه‌ی مالی (Financial Budget)

روی حساب‌های درآمد و هزینه‌ی دفتر کل که در صورت سود و زیان می‌آیند ساخته می‌شود و وضعیت اقتصادی کل شرکت را نشان می‌دهد.

چند کلمه‌ی دیگر که در ادامه می‌آیند:

طرح تحلیلی (Analytic Plan)

گروهی از حساب‌های تحلیلی، مثل «دپارتمان» یا «پروژه». در سطرهای بودجه هر طرح یک ستون است.

توزیع تحلیلی (Analytic Distribution)

تقسیم مبلغ هر سطر سند بین یک یا چند حساب تحلیلی با درصد. بودجه از همین توزیع عدد می‌گیرد.

بودجه‌شده (Budgeted)

مبلغی که برای هر سطر بودجه می‌گذارید.

تحقق‌یافته (Achieved)

نتیجه‌ی فعلی از سطرهای سندهای تأییدشده روی همان حساب تحلیلی.

تعهدشده (Committed)

تحقق‌یافته به‌اضافه‌ی سفارش‌های خرید تأییدشده‌ای که هنوز قبضشان نیامده است.

نظری (Theoretical)

مبلغی که بر اساس فاصله‌ی امروز تا تاریخ شروع و پایان بودجه، به‌طور نظری باید خرج یا دریافت شده باشد.

راه‌اندازی بودجه: حسابداری تحلیلی، طرح‌ها و حساب‌ها

1. در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Accounting ‣ Configuration ‣ Settings، بخش «تحلیل» (Analytics)، «حسابداری تحلیلی» (Analytic Accounting) و «مدیریت بودجه» (Budget Management) را روشن کنید و ذخیره کنید.
2. طرح‌ها را در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ طرح‌های تحلیلی Accounting ‣ Configuration ‣ Analytic Plans بسازید؛ مثلاً «دپارتمان». هر طرح دست‌کم یک حساب تحلیلی لازم دارد. اگر «کاربرد پیش‌فرض» (Default Applicability) طرحی «اجباری» (Mandatory) باشد، سند بدون حساب تحلیلی آن طرح تأیید نمی‌شود.
3. حساب‌ها را در حسابداری ‣ پیکربندی ‣ حساب‌های تحلیلی Accounting ‣ Configuration ‣ Analytic Accounts بسازید و هر کدام را به طرحش وصل کنید؛ مثلاً «تولید»، «فروش» و «اداری» زیر «دپارتمان».

ساخت بودجه‌ی تحلیلی، باز کردن و بازنگری

1. به حسابداری ‣ حسابداری ‣ بودجه‌های تحلیلی Accounting ‣ Accounting ‣ Analytic Budgets بروید و «جدید» (New) را بزنید.
2. «نام بودجه» (Budget Name)، «دوره» (Period) و «نوع بودجه» (Budget Type) را پر کنید.
3. در زبانه‌ی «سطرهای بودجه» (Budget Lines) «افزودن سطر» را بزنید. طرح‌های تحلیلی ستون‌ها هستند؛ در هر سطر حساب‌های تحلیلی را انتخاب کنید و مبلغ را در ستون «بودجه‌شده» بنویسید.
4. وقتی همه‌ی سطرها آماده شد، «باز کردن» (Open) را بزنید.

اگر بودجه‌ی باز باید عوض شود، دو راه دارید:

• برگرداندن به پیش‌نویس (Reset to Draft): عددها را روی همان بودجه بازنویسی می‌کنید و دوباره باز می‌کنید.
• بازنگری (Revise): یک بودجه‌ی تازه ساخته می‌شود. وقتی آن را باز کنید، مرجع «Rev» به نامش اضافه می‌شود و بودجه‌ی اول وضعیت «بازنگری‌شده» (Revised) می‌گیرد.

حذف بودجه فقط در وضعیت «پیش‌نویس» و «لغوشده» ممکن است. برای دیدن سطرهای یک یا چند بودجه از نمای لیست، بودجه‌ها را انتخاب کنید و «سطرهای بودجه» را بزنید. مستندات گزینه‌های فیلد «نوع بودجه» را فهرست نمی‌کند؛ آن‌ها را روی پایگاه داده‌ی خودتان ببینید.

کنترل بودجه: تعهدشده، تحقق‌یافته و سفارش خرید

وقتی بودجه «باز» شد، دو ستون «تعهدشده» و «تحقق‌یافته» کنار «بودجه‌شده» می‌آیند. این عددها خودکار از توزیع تحلیلی سطرهای سند حساب می‌شوند؛ اگر توزیع تحلیلی سطری در دوره‌ی بودجه عوض شود، ستون‌های حساب‌های تحلیلی همان توزیع هم به‌روز می‌شوند.

• نظری: ستون «نظری» را، به مبلغ یا درصد، با آیکن تنظیم ستون‌ها (adjust settings) در سرستون سطرهای بودجه نشان دهید. اگر نیمی از دوره گذشته و تحقق‌یافته خیلی بیشتر از نظری است، هزینه از برنامه جلو افتاده است.
• جزئیات: دکمه‌ی «جزئیات» (Details) هر سطر، گزارش بودجه را فقط برای همان سطر باز می‌کند.

بودجه و سفارش خرید

• وقتی سطری از درخواست پیش‌فاکتور یا سفارش خرید توزیع تحلیلی دارد، دکمه‌ی هوشمند «بودجه» (Budget) روی آن می‌آید و به گزارش بودجه می‌رود.
• برای بودجه‌های باز، اگر درخواست پیش‌فاکتور یا سفارش خریدی با همان توزیع تحلیلی از مبلغ بودجه بیشتر شود، سطر آن سفارش قرمز می‌شود.
• سفارش خرید تأییدشده‌ی قبض‌نشده در «تعهدشده» می‌آید؛ پس پیش از رسیدن قبض هم می‌بینید بودجه چقدر جا دارد.

ساخت بودجه‌های ماهانه، فصلی و سالانه یکجا

دکمه‌ی «تولید» (Generate) برای طرح‌های تحلیلی انتخاب‌شده، برای هر دوره بین تاریخ شروع و پایان یک بودجه‌ی جدا می‌سازد؛ دوره ماهانه، فصلی یا سالانه است. اگر یک طرح انتخاب کنید، هر بودجه برای هر حساب آن طرح یک سطر دارد؛ اگر چند طرح، برای هر ترکیب حساب‌ها.

1. در نمای لیست «بودجه‌ها» (Budgets) «تولید» را بزنید.
2. در پنجره‌ی «تولید بودجه» (Generate Budget) تاریخ‌ها را بگذارید و «دوره» و «طرح‌های تحلیلی» را انتخاب کنید.
3. «تقسیم» (Split) را بزنید تا بودجه‌های دوره‌ای ساخته شوند، و از بالای صفحه به لیست «بودجه‌ها» برگردید.
4. بودجه‌های «پیش‌نویس» را یکی‌یکی باز کنید و برای هر حساب تحلیلی مبلغ «بودجه‌شده» را بنویسید.
5. هر بودجه‌ی دوره‌ای را «باز» کنید.

گزارش بودجه در اودو

گزارش را در حسابداری ‣ گزارش‌ها ‣ گزارش بودجه Accounting ‣ Reporting ‣ Budget Report باز کنید. در آن می‌توانید:

• داده‌ی بودجه را دنبال، تحلیل و مقایسه کنید؛
• با آیکن‌های بعلاوه و منها فیلتر و گروه‌بندی کنید؛
• تا مبلغ‌ها و تراکنش‌های واقعی هر عدد پایین بروید؛
• داده را برای تحلیل یا گزارش دیگر خروجی بگیرید.

همین گزارش از دکمه‌ی «جزئیات» هر سطر بودجه و دکمه‌ی هوشمند «بودجه» روی سفارش خرید هم، فیلترشده، باز می‌شود.

بودجه‌ی مالی روی صورت سود و زیان

بودجه‌ی مالی روی حساب‌های درآمد و هزینه‌ی دفتر کل است و در خود گزارش سود و زیان ساخته می‌شود:

1. حسابداری ‣ گزارش‌ها ‣ سود و زیان Accounting ‣ Reporting ‣ Profit and Loss را باز کنید.
2. با دکمه‌ی تقویم (انتخاب‌گر تاریخ) دوره را انتخاب کنید.
3. دکمه‌ی «بودجه» (Budget) را بزنید و برای بودجه نام بگذارید. ستونی با همین نام کنار ستون «مانده» (Balance) می‌آید.
4. برای هر حسابی که می‌خواهید تحلیل کنید مبلغ بگذارید.
5. ستون «٪» سمت راست ستون بودجه وضعیت فعلی را نشان می‌دهد.

برای مقایسه می‌توانید چند بودجه‌ی مالی بسازید، مثلاً «بدبینانه» و «خوش‌بینانه». انتخاب‌گر تاریخ دوره‌ها را تقسیم می‌کند و با جابه‌جایی بین دوره‌ها، مبلغ‌ها خودکار به‌روز می‌شوند.

بودجه‌ی پروژه

طبق صفحه‌ی داشبورد پروژه در مستندات اودو ۲۰، اگر برای پروژه بودجه گذاشته باشید، وضعیت و جزئیاتش در بخش «بودجه‌ها» (Budgets) داشبورد پروژه دیده می‌شود و با «افزودن بودجه» (Add Budget) می‌شود بودجه‌ی تازه ساخت. این بخش فقط وقتی دیده می‌شود که بودجه در اپ حسابداری روشن باشد. طبق یادداشت انتشار اودو ۲۰، گزارش سودآوری داشبورد پروژه حذف شده و بودجه و حاشیه‌ی سود پروژه با گزارش‌های اختصاصی تازه تحلیل می‌شوند.

بودجه با سال مالی و ماه شمسی

از اینجا به بعد درباره‌ی رویه‌ی کار در ایران است، نه امکانات اودو. در بسیاری از شرکت‌های ایرانی سال مالی از ابتدای فروردین تا پایان اسفند است و مدیران بودجه را ماه‌به‌ماه شمسی می‌خوانند. بودجه‌ای که با ماه میلادی بریده شود، با گزارش‌های ماهانه‌ی شرکت جور نیست: «هزینه‌ی مهر» در بودجه با مهر واقعی یکی نمی‌شود.

• یک بودجه برای هر ماه شمسی: در اودوی خام، بودجه‌های ماهانه را دستی بسازید و «دوره»ی هر کدام را از اول تا آخر همان ماه شمسی بگذارید (به تاریخ میلادی معادلش). شش ماه اول سال شمسی ۳۱ روزه‌اند، پنج ماه بعد ۳۰ روزه و اسفند ۲۹ یا ۳۰ روزه. تا «تولید» را نیازموده‌اید، بودجه‌ی سال را با آن نسازید.
• فصل شمسی: بودجه‌ی فصلی را با سه ماه شمسی ببندید (بهار، تابستان، پاییز، زمستان)، نه با فصل میلادی.
• سال مالی شمسی در حسابداری: «آخرین روز» سال مالی در اودو یک روز و ماه میلادی ثابت است و پایان اسفند ثابت نیست؛ جزئیات در آموزش حسابداری اودو. بودجه‌ی سالانه و بودجه‌ی مالی روی سود و زیان باید با همان سال مالی بسته شوند.
• مرکز هزینه با طرح تحلیلی: مراکز هزینه، شعبه‌ها یا پروژه‌ها را طرح تحلیلی کنید و بودجه را روی حساب‌های آن‌ها بگذارید. سرفصل حساب‌ها برای بودجه‌ی مالی به کار می‌آید و حساب تحلیلی برای بودجه‌ی مرکز هزینه.
• جلسه‌ی ماهانه‌ی بودجه: پایان هر ماه شمسی، پیش از جلسه، سندها و قبض‌های آن ماه را ثبت کنید و گزارش بودجه را بگیرید. ستون تعهدشده نشان می‌دهد سفارش‌های خرید باز چقدر از بودجه‌ی باقی‌مانده را گرفته‌اند.

یک مثال ایرانی

یک تولیدی بسته‌بندی مواد غذایی در مشهد را در نظر بگیرید با سه دپارتمان تولید، فروش و اداری. حسابدار در اودو طرح تحلیلی «دپارتمان» را با همین سه حساب ساخته و کاربردش را «اجباری» گذاشته، تا هیچ قبضی بدون دپارتمان ثبت نشود. یک مدل توزیع تحلیلی هم هزینه‌ی برق را خودکار بین سه دپارتمان تقسیم می‌کند.

برای سال مالی ۱۴۰۵، دوازده بودجه‌ی تحلیلی ساخته شده، هر کدام با دوره‌ی یک ماه شمسی، و مبلغ هر دپارتمان از بودجه‌ی مصوب هیئت‌مدیره آمده است. کنارش یک بودجه‌ی مالی روی صورت سود و زیان برای فروش و بهای کالای فروش‌رفته‌ی کل سال هست. وقتی کارشناس خرید سفارش کارتن را برای دپارتمان تولید می‌زند، سطر سفارش قرمز می‌شود چون از بودجه‌ی آبان بیشتر است؛ کارشناس با دکمه‌ی «بودجه» گزارش را باز می‌کند و پیش از تأیید با مدیر مالی هماهنگ می‌کند.

در شهریور قیمت مواد اولیه بالا رفت و هیئت‌مدیره بودجه‌ی تولید نیمه‌ی دوم سال را اصلاح کرد. حسابدار بودجه‌های مهر تا اسفند را «بازنگری» کرد؛ نسخه‌های اول با وضعیت «بازنگری‌شده» ماندند تا در گزارش پایان سال معلوم باشد عدد اول چه بود.

پرسش‌های رایج درباره‌ی بودجه در اودو