نوبت دهی آنلاین با اودو ۲۰: از تعریف نوع نوبت تا صفحه‌ی رزرو

نوبت‌دهی اودو چیست؛ نوع نوبت، کاربر و منبع

نوع نوبت (Appointment Type)

یک خدمت رزروکردنی: چه چیزی، چه زمانی، با چه کسی یا روی کدام منبع، و چه اطلاعاتی از مشتری.

کاربر (User)

کارشناسی که وقت تقویمش تعیین می‌کند کدام ساعت‌ها آزاد است؛ مثلاً مشاور فروش یا پزشک.

منبع (Resource)

جا یا وسیله‌ای با ظرفیت مشخص؛ مثلاً اتاق جلسه، میز رستوران یا زمین ورزشی.

داشبورد اپ نوع نوبت‌ها را در نمای کانبان نشان می‌دهد: عنوان، مدت، کاربران یا منبع‌ها، و شمارنده‌ی نوبت‌های پیش‌رو و کل. نوع‌های کاربرمحور شمارنده را «جلسه‌ها» و نوع‌های منبع‌محور «رزروها» می‌نامند. نوع منتشرشده نوار «منتشرشده» دارد؛ نوع منتشرنشده در سایت دیده نمی‌شود. هر کارت دو دکمه دارد: «اشتراک» برای کپی لینک رزرو و «پیکربندی» برای باز کردن فرم.

تعریف منبع‌ها

1. به نوبت‌دهی ‣ پیکربندی ‣ منبع‌ها Appointments ‣ Configuration ‣ Resources بروید و «جدید» را بزنید.
2. نام منبع (مثلاً «اتاق درمان ۱») و در «ظرفیت» بیشترین تعداد نفری که جا می‌گیرد را بنویسید.
3. «ساعت کاری» (Opening Hours) تقویم کاری این منبع است و فقط در حالت توسعه‌دهنده دیده می‌شود. اگر ساعت منبع با ساعت نوع نوبت فرق دارد، تقویم دیگری انتخاب کنید.
4. در «منبع پیوسته» (Linked Resource) تعیین کنید این منبع با منبع‌های دیگر ترکیب شود یا نه؛ مثلاً دو میز کنار هم برای گروه بزرگ. ترکیب فقط وقتی کار می‌کند که «تخصیص» نوع نوبت «خودکار» باشد.
5. در زبانه‌ی «توضیح»، امکانات منبع را برای مشتری بنویسید؛ این متن در صفحه‌ی رزرو دیده می‌شود.

ساختن نوع نوبت

1. در داشبورد نوبت‌دهی «جدید» را بزنید و پیش‌تنظیمی را که به کارتان نزدیک‌تر است انتخاب کنید؛ همه‌ی گزینه‌ها بعداً هم در دسترس‌اند.
2. «عنوان نوبت» و «مدت» (مثلاً ۴۵ دقیقه) را بنویسید.
3. «مکان» را انتخاب کنید. برای نوع کاربرمحور پیش‌فرض «جلسه‌ی آنلاین» است؛ برای مراجعه‌ی حضوری، نشانی را بگذارید. «لینک ویدیو» تعیین می‌کند جلسه‌ی آنلاین با کدام سرویس برگزار شود؛ اگر «هیچ» بگذارید، شرکت‌کننده‌ها بدون لینک از پیش ساخته‌شده از راه اپ گفت‌وگوی اودو (Discuss) وارد می‌شوند.
4. در «رزرو» (Book)، «کاربران» یا «منبع‌ها» را انتخاب کنید و افراد یا منبع‌ها را اضافه کنید.
5. «تخصیص» (Assignment) را بگذارید: «خودکار» یعنی اودو بر اساس وقت آزاد یک نفر یا منبع را انتخاب می‌کند؛ «با بازدیدکننده» یعنی مشتری خودش انتخاب می‌کند. در حالت دوم، با «شروع با» (Starts with) تعیین کنید مشتری اول تاریخ را انتخاب کند یا اول فرد و منبع را.
6. اگر هر کاربر می‌تواند هم‌زمان چند نوبت در یک بازه داشته باشد (مثلاً کلاس گروهی)، «مدیریت ظرفیت» (Manage Capacities) را بزنید.

زمان‌های آزاد

در زبانه‌ی «زمان‌های آزاد» (Availabilities) هر سطر یک بازه‌ی تکرارشونده‌ی هفتگی است. «افزودن سطر» را بزنید، روز هفته را در «هر» انتخاب کنید و ساعت «از» و «تا» را بنویسید. با ستون «محدود به کاربران» یک بازه را فقط برای بعضی کاربران بگذارید؛ اگر خالی بماند، برای همه است.

پرسش‌های رزرو

1. در زبانه‌ی «پرسش‌ها» (Questions) «افزودن سطر» و بعد «ساختن تازه» را بزنید.
2. متن پرسش را بنویسید و «نوع پاسخ» را انتخاب کنید؛ مثلاً متن، شماره‌ی تلفن یا ایمیل. اگر نوع پاسخ گزینه‌ای است، پاسخ‌ها را بنویسید.
3. اگر پاسخ لازم است، «اجباری» (Mandatory) را تیک بزنید تا مشتری بدون پاسخ نتواند رزرو را تأیید کند.

کم بپرسید. هر پرسش اضافه چند مشتری را پیش از تأیید رزرو منصرف می‌کند؛ دو یا سه پرسش که واقعاً برای آماده شدن لازم است، کافی است.

صفحه‌ی معرفی، تأیید و یادآوری

زبانه‌ی «ارتباط» (Communication) پیام‌های صفحه‌ی رزرو و اعلان‌های خودکار را تنظیم می‌کند. متن دو فیلد اول را مشتری و بازدیدکننده‌ی سایت می‌بینند.

• صفحه‌ی معرفی (Introduction Page): توضیح کوتاه پیش از انتخاب وقت؛ موضوع جلسه، برنامه یا معرفی تیم.
• صفحه‌ی تأیید (Confirmation Page): بعد از رزرو نمایش داده می‌شود؛ جای پارک، آمادگی لازم یا قاعده‌های محل.
• یادآوری‌ها (Reminders): یک یا چند یادآوری با کانال (ایمیل یا پیامک) و فاصله تا نوبت، مثلاً «۳ ساعت».
• ایمیل رزرو و ایمیل لغو: قالب ایمیلی که هنگام تأیید و هنگام لغو رزرو برای شرکت‌کننده می‌رود.

گزینه‌ها: تأیید، پیش‌پرداخت، بازه‌ی رزرو و لغو

زبانه‌ی «گزینه‌ها» (Options) تنظیم‌های پیشرفته را دارد:

• اجازه‌ی دعوت: کاربران مستقیم برای مخاطبان دعوت نوبت بفرستند.
• تأیید خودکار (Auto Confirm): رزروها تا درصد مشخصی از ظرفیت خودکار پذیرفته می‌شوند؛ با ۱۰۰٪ همه، با ۵۰٪ نیمی، و بقیه تأیید دستی می‌خواهند. اگر خاموش باشد هر رزرو تأیید دستی می‌خواهد. وقتِ در انتظار تأیید برای مشتری‌های دیگر رزروشده حساب می‌شود.
• نمایش تصویر: عکس کاربران یا منبع‌ها در صفحه‌ی رزرو.
• پیش‌پرداخت (Up-front Payment): مشتری هنگام رزرو پرداخت کند.
• ساختن فرصت فروش: برای هر نوبت یک فرصت در CRM (بخش بعد).
• وب‌سایت: در حالت چندسایتی، این نوع نوبت در کدام سایت منتشر شود.
• برنامه (Schedule): «هفتگی» برای وقت‌های ثابت تکرارشونده، «انعطاف‌پذیر» برای بازه‌های تاریخ دلخواه.
• اجازه‌ی رزرو (Allow Bookings): تا چند روز آینده و دست‌کم چقدر پیش از شروع؛ مثلاً «در ۱۵ روز آینده، دست‌کم ۱ ساعت پیش از شروع».
• ساختن بازه هر (Create slot every): فاصله‌ی وقت‌های پیشنهادی، مثلاً هر ۱ ساعت.
• لغو (Cancellation): تا چه مدت پیش از نوبت مشتری خودش لغو کند؛ بعد از آن، پیام خطا با اطلاعات تماس می‌بیند.
• منطقه‌ی زمانی: منطقه‌ی زمانی نمایش وقت‌ها؛ برای نوع منبع‌محور از روی منبع پر می‌شود.
• کشورهای مجاز: رزرو فقط از کشورهای مشخص؛ خالی یعنی همه.
• برنامه‌ی کاری کارمند: محدود کردن وقت کاربر به برنامه‌ی کاری‌اش در اپ کارمندان.

انتشار و اشتراک صفحه‌ی رزرو

1. مطمئن شوید در زبانه‌ی «زمان‌های آزاد» دست‌کم یک سطر هست.
2. دکمه‌ی هوشمند «رفتن به سایت» (Go to Website) را بالای فرم بزنید.
3. کلید «منتشرشده» (Published) را روشن کنید. صفحه‌ی رزرو حالا زنده است.
4. لینک را با دکمه‌ی «اشتراک» روی کارت نوع نوبت کپی کنید و در سایت، امضای ایمیل یا پیام‌رسان بگذارید. برای اشتراک چند نوع نوبت با هم، «اشتراک» نوار بالای داشبورد را بزنید.

پیش از اعلام، خودتان یک نوبت از صفحه‌ی رزرو بگیرید: ببینید وقت‌ها درست‌اند، پرسش‌ها پرسیده می‌شوند، ایمیل تأیید می‌رسد و نوبت در تقویم اودو می‌نشیند. بعد همان را لغو کنید تا ایمیل لغو را هم ببینید.

ساختن فرصت فروش از نوبت و رزرو از گوگل

1. نوع نوبت را باز کنید، در زبانه‌ی «گزینه‌ها» «ساختن فرصت فروش» (Create Opportunities) را تیک بزنید. این گزینه فقط وقتی دیده می‌شود که CRM نصب باشد.
2. اگر بخواهید، در «پرسش‌ها» چیزی بپرسید که فروشنده پیش از جلسه لازم دارد. پاسخ‌ها در زبانه‌ی «یادداشت داخلی» فرصت می‌نشینند و خود نوبت در گفت‌وگوی رکورد فرصت دیده و ویرایش می‌شود.

فروشنده‌ی فرصت در نوع کاربرمحور همان کاربری است که نوبت با او گرفته شده، و در نوع منبع‌محور کاربری که نوع نوبت را ساخته است. ادامه‌ی کار با فرصت در آموزش CRM اودو آمده است.

رزرو از جست‌وجو و نقشه‌ی گوگل

ماژول «Appointment Google Reserve» را از اپ‌ها نصب کنید، در نوع نوبت به زبانه‌ی «رزرو گوگل» (Google Bookings) بروید، یک «فروشنده‌ی Google Reserve» بسازید (نشانی کسب‌وکار باید دقیقاً با گوگل‌مپس یکی باشد) و «همگام‌سازی با Google Reserve» را بزنید. همگام‌سازی اول تا ۲۴ ساعت طول می‌کشد. برای کسب‌وکار ایرانی بخش بعد را هم ببینید.

یک مثال ایرانی

یک کلینیک فیزیوتراپی در تبریز را در نظر بگیرید با دو فیزیوتراپ و دو اتاق درمان. یک نوع نوبت کاربرمحور «جلسه‌ی ارزیابی» می‌سازد، ۴۵ دقیقه، با تخصیص «با بازدیدکننده» تا بیمار درمانگرش را خودش انتخاب کند. زمان‌های آزاد شنبه تا چهارشنبه ۹ تا ۱۳ و ۱۶ تا ۲۰ است و پنجشنبه فقط صبح؛ جمعه سطری ندارد. «اجازه‌ی رزرو» را «در ۱۴ روز آینده، دست‌کم ۳ ساعت پیش از شروع» و «لغو» را تا ۲۴ ساعت پیش می‌گذارد. دو پرسش دارد: شماره‌ی همراه (اجباری) و ناحیه‌ی درد. یادآوری ایمیل یک روز پیش می‌رود و یادآوری پیامکی از پنل داخلی. پیش‌پرداخت تا وصل شدن درگاه شاپرکی خاموش است. منشی حالا به‌جای جواب دادن به تلفن برای وقت گرفتن، فقط نوبت‌های در انتظار تأیید را نگاه می‌کند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی نوبت دهی آنلاین با اودو