FIFO در انبار اودو ۲۰: راهبرد خروج کالا، FEFO و تاریخ انقضا

راهبرد خروج چیست و چه فرقی با روش بهای FIFO دارد

طبق مستندات اودو ۲۰، راهبرد خروج (Removal Strategy) تعیین می‌کند کدام کالا و کِی از انبار برداشته شود. اودو با آن، هنگام رزرو حواله، خودش سری ساخت، شماره‌ی سریال، مکان یا بسته‌ای را که باید برداشت شود انتخاب می‌کند.

اودو ۲۰ پنج راهبرد خروج دارد:

اگر روی مکان یا دسته‌ی محصول راهبردی نگذارید، اودو FIFO را به کار می‌برد؛ FIFO راهبرد پیش‌فرض است.

تنظیم راهبرد خروج روی مکان یا دسته‌ی محصول

راهبرد خروج در دو جا تنظیم می‌شود:

1. روی مکان: به انبار ‣ پیکربندی ‣ مکان‌ها Inventory ‣ Configuration ‣ Locations بروید، مکان را باز کنید و در بخش «لجستیک» (Logistics) فیلد «راهبرد خروج» (Removal Strategy) را انتخاب کنید. برای این کار، طبق مستندات، «مکان‌های نگهداری» (Storage Locations) و «مسیرهای چندمرحله‌ای» (Multi-Step Routes) باید در انبار ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Inventory ‣ Configuration ‣ Settings روشن باشند.
2. روی دسته‌ی محصول: به انبار ‣ پیکربندی ‣ دسته‌ها Inventory ‣ Configuration ‣ Categories بروید، دسته را باز کنید و فیلد «راهبرد خروج اجباری» (Force Removal Strategy) را بگذارید. این راه به مکان‌های نگهداری نیاز ندارد.

تنظیم‌های پیش‌نیاز

• سری ساخت و شماره‌ی سریال: در تنظیمات انبار، بخش ردیابی (Traceability)، «سری ساخت و شماره‌ی سریال» (Lots & Serial Numbers) را روشن کنید. بعد روی فرم محصول، زبانه‌ی اطلاعات عمومی، فیلد «پیگیری» (Tracking) را «بر اساس سری ساخت» (By Lots) یا «بر اساس شماره‌ی سریال یکتا» (By Unique Serial Number) بگذارید. سری‌ها را با تعدیل موجودی یا هنگام رسید ثبت کنید.
• تاریخ‌های انقضا: بعد از روشن شدن سری ساخت، گزینه‌ی «تاریخ‌های انقضا» (Expiration Dates) در همان بخش ردیابی ظاهر می‌شود. برای FEFO لازم است.
• بسته‌ها: برای کمترین بسته، «بسته‌ها» (Packages) را در بخش عملیات (Operations) تنظیمات روشن کنید. بسته‌ها در بسته بندی در اودو آمده‌اند.

FIFO و LIFO در انبار اودو

FIFO: اول وارده، اول صادره

FIFO کالایی را انتخاب می‌کند که زودتر از همه به انبار رسیده است. مستندات آن را برای کالاهایی با چرخه‌ی تقاضای کوتاه، مثل پوشاک، مناسب می‌داند تا مدلی مدت طولانی در انبار نماند. برای انتخاب در فرم مکان «اول وارده اول صادره (FIFO)» (First In First Out) و در فرم دسته همین گزینه را در «راهبرد خروج اجباری» بگذارید.

تاریخ ورود از کجا می‌آید؟ اودو تاریخ ساخت رکورد سری ساخت یا شماره‌ی سریال را تاریخ ورود می‌داند. آن را در انبار ‣ محصولات ‣ سری ساخت/شماره‌ی سریال Inventory ‣ Products ‣ Lots/Serial Numbers ببینید: فهرست به‌طور پیش‌فرض بر اساس مکان گروه شده است؛ اگر لازم است، گروه‌بندی را بر اساس محصول کنید، ردیف محصول را باز کنید و ستون «ایجادشده در» (Created on) را نگاه کنید.

مثال مستندات: سه سری پیراهن سفید با موجودی ۵، ۳ و ۲ که به ترتیب و هر کدام یک ماه بعد از قبلی رسیده‌اند. برای سفارش شش پیراهن، با تأیید سفارش فروش، حواله هر پنج عدد سری اول و یک عدد از سری دوم را رزرو می‌کند. این را در زبانه‌ی عملیات حواله، با پیوند «جزئیات» (Details) کنار ردیف و ستون «برداشت از» (Pick From) پنجره‌ی «عملیات تفصیلی» (Detailed Operations) ببینید.

LIFO: آخر وارده، اول صادره

LIFO تازه‌ترین سری یا سریالی را که وارد موجودی شده انتخاب می‌کند. تنظیمش مثل FIFO است، با گزینه‌ی «آخر وارده اول صادره (LIFO)» (Last In First Out). در مثال مستندات، از سه سری بلوک سیمانی با ده عدد موجودی در هر کدام، سفارش هفت‌تایی کاملاً از تازه‌ترین سری برداشته می‌شود.

FEFO و تاریخ انقضا در اودو

FEFO کالا را بر اساس «تاریخ خروج» (Removal Date) بیرون می‌فرستد: کالا باید پیش از این تاریخ از انبار خارج شود. تاریخ خروج چند روز پیش از تاریخ انقضا است. طبق مستندات، فقط کالایی که با سری ساخت یا شماره‌ی سریال پیگیری می‌شود می‌تواند اطلاعات انقضا داشته باشد.

تنظیم تاریخ‌ها روی کالا

1. در انبار ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Inventory ‣ Configuration ‣ Settings، بخش ردیابی، «سری ساخت و شماره‌ی سریال» و بعد «تاریخ‌های انقضا» را روشن و ذخیره کنید.
2. محصول را در انبار ‣ محصولات ‣ محصولات Inventory ‣ Products ‣ Products باز کنید. نوع محصول باید «کالا» (Goods) و پیگیری بر اساس سری ساخت یا شماره‌ی سریال باشد.
3. در زبانه‌ی «انبار» (Inventory)، بخش ردیابی، گزینه‌ی «تاریخ انقضا» (Expiration Date) را بزنید تا بخش «تاریخ‌ها» (Dates) ظاهر شود.
4. این چهار عدد را، همه به روز، بنویسید.

تاریخ انقضا (Expiration Date)

چند روز بعد از دریافت کالا (از تأمین‌کننده یا از تولید) کالا ممکن است خطرناک شود و نباید مصرف شود.

تاریخ مصرف بهینه (Best Before Date)

چند روز پیش از تاریخ انقضا کیفیت کالا افت می‌کند، بی‌آنکه هنوز خطرناک باشد.

تاریخ خروج (Removal Date)

چند روز پیش از تاریخ انقضا کالا باید از موجودی بیرون برود. FEFO بر اساس همین تاریخ کار می‌کند.

تاریخ هشدار (Alert Date)

چند روز پیش از تاریخ انقضا برای سری یا سریال هشدار ساخته شود.

مثال مستندات: برای تخم‌مرغ، تاریخ انقضا ۳۰ روز بعد از دریافت و تاریخ خروج ۱۵ روز پیش از انقضا است. باری که اول فروردین برسد، ۳۱ فروردین منقضی می‌شود و تاریخ خروجش ۱۶ فروردین است. اودو این تاریخ‌ها را برای کالای خریده‌شده یا تولیدشده خودش حساب می‌کند. اگر این عددها را خالی بگذارید، می‌توانید تاریخ را هنگام رسید و حواله دستی وارد کنید، و تاریخ حساب‌شده را هم می‌شود دستی عوض کرد.

تاریخ انقضا روی رسید و دستور تولید

1. رسید را از انبار ‣ عملیات ‣ رسیدها Inventory ‣ Operations ‣ Receipts باز کنید و پیوند «جزئیات» ردیف کالا را بزنید.
2. در پنجره‌ی «عملیات تفصیلی»، تاریخ انقضا از روی تنظیم محصول پر شده است. شماره‌ی سری یا سریال را بنویسید، «ذخیره» و بعد «تأیید» (Validate) را بزنید. بدون سری یا سریال، اودو پیام «عملیات نامعتبر» می‌دهد و رسید تأیید نمی‌شود.
3. برای کالای تولیدی، در تولید ‣ عملیات ‣ دستورهای تولید Manufacturing ‣ Operations ‣ Manufacturing Orders دستور تولید را تأیید کنید. سری‌ها خودکار پر می‌شوند و پیوند «جزئیات» اطلاعات انقضای هر سری را نشان می‌دهد.

فروش کالای تاریخ‌دار

فروش این کالا مثل هر کالای دیگر است. ولی طبق مستندات، راهبرد خروج مکانی که کالا در آن نگه‌داری می‌شود (یا دسته‌ی محصول) باید FEFO باشد. اگر یک سری کافی نباشد، اودو باقی را از سری‌ای برمی‌دارد که بعد از آن زودتر منقضی می‌شود. در مثال مستندات، برای شش کارتن تخم‌مرغ، هر پنج کارتن سری اول (زودترین تاریخ خروج) و یک کارتن از سری دوم رزرو می‌شود.

دیدن تاریخ‌ها، هشدار و اعلان انقضا

• فهرست تاریخ‌ها: در انبار ‣ محصولات ‣ سری ساخت/شماره‌ی سریال Inventory ‣ Products ‣ Lots/Serial Numbers فیلترها را بردارید و با «گروه‌بندی» (Group By) و «افزودن گروه سفارشی» (Add Custom Group) بر اساس «تاریخ انقضا» گروه کنید. ستون‌های تاریخ انقضا و تاریخ خروج را از آیکن تنظیم ستون‌ها نمایان کنید. دکمه‌ی هوشمند «سری ساخت/شماره‌ی سریال» روی فرم محصول هم همین را برای یک کالا نشان می‌دهد.
• هشدار انقضا: روی فرم هر سری، زبانه‌ی «تاریخ‌ها» همه‌ی اطلاعات انقضا را دارد. اگر تاریخ انقضا گذشته باشد، بالای فرم «هشدار انقضا» (Expiration Alert) قرمز دیده می‌شود. برای فهرست همه، در صفحه‌ی سری‌ها فیلتر «هشدارهای انقضا» (Expiration Alerts) را بزنید.
• اعلان به مسئول: روی فرم محصول، زبانه‌ی انبار، بخش لجستیک، یک کاربر را در فیلد «مسئول» (Responsible) بگذارید. وقتی تاریخ انقضای یک سری این کالا بگذرد، به او اعلان فرستاده می‌شود.

نزدیک‌ترین مکان و کمترین بسته

نزدیک‌ترین مکان (Closest Location)

این راهبرد کالا را بر اساس ترتیب الفبایی‌عددی نام مکان‌ها برمی‌دارد تا انباردار برای کالایی که نزدیک‌تر هم هست تا قفسه‌ی دور نرود. پس نام‌گذاری مکان‌ها خودش بخشی از تنظیم است: مکانی که دسترسی‌اش آسان‌تر است یا به منطقه‌ی خروجی و بسته‌بندی نزدیک‌تر است، باید در ترتیب نام جلوتر باشد.

1. در تنظیمات انبار، بخش انبار (Warehouse)، «مکان‌های نگهداری» و «مسیرهای چندمرحله‌ای» را روشن و ذخیره کنید.
2. در انبار ‣ پیکربندی ‣ مکان‌ها Inventory ‣ Configuration ‣ Locations نام مکان‌ها را به ترتیب نزدیکی بگذارید؛ مثلاً در مستندات «Shelf A/Pallet» روی زمین است و پیش از «Rack 1» و «Rack 2» می‌آید که لیفتراک می‌خواهند.
3. راهبرد را روی مکان مادر بگذارید، مثلاً WH/Stock. این راهبرد فقط روی مکان تنظیم می‌شود.

در مثال مستندات، از ۱۵، ۵ و ۳۰ عدد شارژر در سه مکان، سفارش ۱۸تایی هر ۱۵ عدد نزدیک‌ترین مکان و ۳ عدد از مکان بعدی را برمی‌دارد. موجودی هر مکان را در انبار ‣ گزارش‌ها ‣ مکان‌ها Inventory ‣ Reporting ‣ Locations با فیلتر «موجود» (On Hand) ببینید.

کمترین بسته (Least Packages)

این راهبرد سفارش را با باز کردن کمترین تعداد بسته پر می‌کند. مثال مستندات آرد در کیسه‌های ۱۰۰ کیلویی است: کیسه‌ای که به ۵۴ کیلو رسیده، برای سفارش ۱۴ کیلویی انتخاب می‌شود، ولی برای سفارش ۸۰ کیلویی یک کیسه‌ی باز‌نشده‌ی ۱۰۰ کیلویی. بسته‌های نیمه‌باز بعداً برای سفارش‌هایی هم‌اندازه یا کوچک‌تر از خودشان اولویت می‌گیرند.

1. در تنظیمات انبار، بخش عملیات، «بسته‌ها» را روشن کنید.
2. کالا را در بسته تحویل بگیرید یا هنگام انتقال در بسته بگذارید.
3. راهبرد «کمترین بسته» را روی مکان (با مکان‌های نگهداری و مسیرهای چندمرحله‌ای) یا در «راهبرد خروج اجباری» دسته بگذارید.

سری ساخت برای موجودی‌ای که قبلاً بدون سری ثبت شده

اگر کالا مدتی بدون سری ساخت در اودو بوده و حالا می‌خواهید FIFO یا FEFO را روی آن به کار ببرید، طبق مستندات تغییر پیگیری به‌تنهایی سوابق را ناهماهنگ می‌کند. راه مستندات دو تعدیل موجودی است: یکی برای صفر کردن موجودی بدون سری، یکی برای ثبت دوباره‌ی همان مقدار با سری.

1. محصول را باز کنید و «پیگیری» را «بر اساس سری ساخت» یا «بر اساس شماره‌ی سریال یکتا» بگذارید.
2. روی عدد «موجودی» (Quantity On Hand) بزنید تا صفحه‌ی مکان‌های موجودی کالا باز شود.
3. ستون «مقدار شمارش‌شده» (Inventoried Quantity) را صفر کنید. اگر کالا در چند مکان است، جمع موجودی در همه‌ی مکان‌ها باید صفر شود.
4. «جدید» را بزنید و سری یا سریال و مقدار شمارش‌شده را بنویسید.
5. اگر مقدار اصلی را یادتان نیست، دکمه‌ی «تاریخچه» (History) همان تعدیلی را نشان می‌دهد که موجودی را صفر کرد.

این صفحه‌ی مستندات گام اعمال تعدیل را جدا نشان نمی‌دهد؛ روش اعمال تعدیل موجودی در آموزش انبارداری اودو، بخش انبارگردانی، آمده است. تاریخ ساخت این سری‌ها همان روز ثبت است؛ پس برای FIFO، اودو همه‌ی این موجودی را هم‌سن می‌بیند.

روش‌های رزرو کالا: هنگام تأیید، دستی، پیش از تاریخ

راهبرد خروج می‌گوید کدام کالا برداشته شود؛ روش رزرو (Reservation Method) می‌گوید کِی برای حواله کنار گذاشته شود. در مثال‌های مستندات، همان لحظه‌ای که حواله رزرو می‌شود، سری‌ها طبق راهبرد خروج انتخاب می‌شوند. روش رزرو روی هر نوع عملیات جدا تنظیم می‌شود: در انبار ‣ پیکربندی ‣ انواع عملیات Inventory ‣ Configuration ‣ Operations Types نوع عملیات را باز کنید و در زبانه‌ی «عمومی» (General) فیلد «روش رزرو» را انتخاب کنید.

هنگام تأیید

بعد از تأیید سفارش فروش، آیکن نمودار کنار ردیف کالا پنجره‌ی «موجودی» (Availability) را باز می‌کند که مقدار رزروشده را نشان می‌دهد؛ اگر موجودی کافی نباشد، آیکن قرمز است. با پیوند «دیدن پیش‌بینی» (View Forecast) به «گزارش پیش‌بینی» (Forecasted Report) می‌روید: موجودی پیش‌بینی‌شده برابر موجودی به‌اضافه‌ی ورودی منهای خروجی است، و اگر سفارشی باید جلوتر از سفارش دیگر باشد، دکمه‌ی «لغو رزرو» (Unreserve) را روی سفارش دیگر بزنید. طبق مستندات، ستاره زدن حواله در این روش آن را در رزرو جلو نمی‌اندازد؛ فقط در نمایش فهرست حواله‌ها اولویت می‌گیرد.

دستی

1. سفارش فروش را تأیید کنید. مقدار رزروشده صفر است، حتی اگر زیرش «موجود در انبار» (Available in stock) نوشته باشد.
2. در صفحه‌ی نمای کلی انبار (انبار ‣ نمای کلی Inventory ‣ Overview)، روی کارت «حواله‌های تحویل» (Delivery Orders) دکمه‌ی «در انتظار» (Waiting) را بزنید. وضعیت «موجودی کالا» در این حواله‌ها زرد است: موجودی هست، ولی رزرو نشده.
3. حواله را باز کنید و «رزرو» را بزنید، یا چند حواله را در فهرست انتخاب کنید و «رزرو» بالای صفحه را بزنید.
4. حواله‌ای که موجودی کافی دارد «آماده» (Ready) می‌شود و از فهرست انتظار بیرون می‌رود؛ بقیه در همان وضعیت می‌مانند.

پیش از تاریخ برنامه‌ریزی‌شده

با انتخاب این روش، فیلد «رزرو پیش از تاریخ برنامه‌ریزی‌شده» ظاهر می‌شود با دو عدد: «روزهای قبل» (days before) و «روزهای قبل برای ستاره‌دارها» (days before when starred)، که پیش‌فرض هر دو صفر است. برای حواله‌ی ستاره‌دار (علاقه‌مندی) عدد دوم به کار می‌رود. مستندات یادآوری می‌کند که کالا باید «زمان تحویل» (Delivery Time) داشته باشد: روی فرم محصول، زبانه‌ی انبار، بخش لجستیک. اودو در تاریخ رسیدن نوبت خودش رزرو می‌کند؛ اگر زودتر لازم شد، «رزرو» روی حواله این را دستی جلو می‌اندازد.

رویه‌ی رایج در ایران: انقضا در غذا، دارو و بهداشتی

از اینجا به بعد درباره‌ی رویه‌ی کاری انبارهای ایرانی است، نه امکانات اودو، و مقررات رسمی را بازگو نمی‌کند. برای کالای غذایی، دارویی، آرایشی و بهداشتی، ضابطه‌های رسمی انبارداری، برچسب و ردیابی را از مرجع رسمی همان صنف و مسئول فنی خودتان بگیرید؛ این بخش فقط نکته‌های عمومی است:

• تاریخ روی بسته را مبنا بگیرید: اودو تاریخ انقضا را از روز دریافت حساب می‌کند. ولی در پخش، کالا ممکن است ماه‌ها پس از تولید به انبار شما برسد. برای کالایی که تاریخ تولید و انقضا روی بسته‌اش چاپ شده، عدد پیش‌فرض را کنار بگذارید و تاریخ انقضای همان سری را هنگام رسید از روی بسته وارد کنید؛ مستندات این ورود دستی را مجاز می‌داند.
• شماره‌ی سری را همان سری تولیدکننده بگذارید: اگر سری ساخت اودو همان شماره‌ای باشد که روی کارتن چاپ شده، فراخوان و پاسخ به شکایت مشتری با یک جست‌وجو تمام می‌شود.
• تاریخ خروج را با شرط خریداران یکی کنید: بعضی خریداران، مثل فروشگاه‌های زنجیره‌ای، ممکن است کالایی را که کمتر از مدت معینی به انقضایش مانده نپذیرند. اگر چنین شرطی دارید، همان مدت را در «تاریخ خروج» بنویسید تا FEFO کالا را پیش از آن بیرون بفرستد.
• کالای منقضی را از موجودی فروش جدا کنید: فهرست «هشدارهای انقضا» را روزانه ببینید و کالای منقضی را به مکان جدایی ببرید یا ضایعات ثبت کنید، تا برای حواله رزرو نشود.
• LIFO را برای کالای تاریخ‌دار نگذارید: خود مستندات اودو درباره‌ی رسیدن کالای قدیمی یا منقضی به مشتری با LIFO هشدار می‌دهد.
• کدها و شناسه‌های رسمی: اگر کالای شما کد یا شناسه‌ی رهگیری رسمی دارد، مستندات اودو ۲۰ فیلدی به این نام برای آن ندارد. اینکه کدام کد لازم است و کجا باید ثبت شود را از مرجع رسمی بپرسید؛ نگه‌داری‌اش کنار سری ساخت کار بومی‌سازی است.

یک مثال ایرانی

یک پخش‌کننده‌ی کیک و بیسکویت در اصفهان را در نظر بگیرید که کالا را با تاریخ‌های چاپ‌شده‌ی کارخانه تحویل می‌گیرد و به فروشگاه‌های زنجیره‌ای و سوپرمارکت‌ها می‌فرستد. همه‌ی کالاها بر اساس سری ساخت پیگیری می‌شوند و شماره‌ی سری همان شماره‌ی چاپ‌شده روی کارتن است. دسته‌ی «کیک و کلوچه» راهبرد خروج اجباری FEFO دارد. انباردار هنگام رسید، تاریخ انقضای هر سری را از روی کارتن وارد می‌کند و «تاریخ خروج» ۶۰ روز پیش از انقضا گذاشته شده، چون قرارداد این شرکت با فروشگاه‌های زنجیره‌ای همین را می‌خواهد.

قفسه‌ها از «A-01» نزدیک درِ بارگیری تا «C-12» ته سالن نام‌گذاری شده‌اند و مکان مادر راهبرد نزدیک‌ترین مکان دارد؛ برای کالای بی‌تاریخ مثل لیوان و ظرف یک‌بارمصرف، که دسته‌شان راهبردی ندارد، همین راهبرد مکان اجرا می‌شود. روش رزرو حواله‌ها «پیش از تاریخ برنامه‌ریزی‌شده» با دو روز است تا کالا زودتر از موعد برای یک سفارش قفل نشود. هر صبح مسئول کنترل فهرست «هشدارهای انقضا» را می‌بیند و کالای منقضی را به مکان «مرجوعی و ضایعات» می‌برد. روش بهای این شرکت میانگین موزون است و FEFO در انبار هیچ تغییری در آن نمی‌دهد.

پرسش‌های رایج درباره‌ی FIFO در انبار اودو