در این آموزش یاد می‌گیرید
- نُه نوع آماده‌ی درخواست را بشناسید و برای هر کار نوع درست را انتخاب کنید
- درخواست تأیید را با فیلدهای همان نوع، کالاها و پیوست ثبت کنید
- تأییدکنندهها را بگذارید و مشخص کنید تأیید چه کسی اجباری است
- درخواست‌ها را تأیید، رد یا به حالت ارسالشده برگردانید
- فرق اپ تأییدها با قاعدهی تأیید استودیو را بدانید
پیش‌نیاز
اپ تأییدها (Approvals) نصب باشد. این اپ در کد نسخهی کامیونیتی اودو ۲۰ نیست؛ فرق ویرایشها را در اودو کامیونیتی یا اینترپرایز ببینید. تأییدکنندهها باید کاربر اودو باشند (توضیح در سطح دسترسی در اودو) و برای نوع‌هایی که کالا دارند، کالاها از قبل در پایگاه داده تعریف شده باشند. اگر کارمندان را هنوز وارد نکرده‌اید، از کارمندان در اودو شروع کنید.
گردش کار تأیید در اودو؛ چند اصطلاح پایه
اپ تأییدها برای درخواست‌هایی است که در اپ دیگری فرم خودشان را ندارند. همهی درخواست‌ها یک‌جا می‌مانند و معلوم است چه کسی چه چیزی خواسته، چه کسی تأیید کرده و چه کسی رد.
- نوع تأیید (Approval Type)
- دسته‌ی درخواست، مثل مأموریت یا خرید؛ می‌گوید فرم چه فیلدهایی داشته باشد.
- درخواست تأیید (Approval Request)
- یک فرم پرشده از یک نوع که برای تأیید فرستاده میشود.
- صاحب درخواست (Request Owner)
- کسی که درخواست به نام اوست؛ به‌طور پیش‌فرض کاربری که فرم را باز کرده.
- تأییدکننده (Approver)
- کاربری که باید درخواست را تأیید یا رد کند؛ اگر «اجباری» باشد، بی‌تأیید او درخواست جلو نمی‌رود.
نُه نوع آماده‌ی درخواست
اپ تأییدها با نُه نوع آماده نصب میشود. هر نوع روی داشبورد اپ یک کارت دارد:
| نوع | برای چه | مثال ایرانی |
|---|---|---|
| سفر کاری (Business Trip) | سفر مرتبط با کار | مأموریت سه‌روزه به کارخانه‌ی اراک |
| امانت کالا (Borrow Items) | امانت گرفتن چیزی که شرکت دارد یا می‌فروشد، برای مدتی مشخص | امانت دوربین برای نمایشگاه |
| تأیید عمومی (General Approval) | هر درخواستی که در هشت نوع دیگر نمی‌گنجد | درخواست کار از منزل در یک روز خاص |
| تأیید قرارداد (Contract Approval) | قراردادهای بیرونی؛ نه قرارداد کارمندان | قرارداد نگهداری آسانسور |
| درخواست پرداخت (Payment Application) | تأیید پیشاپیش هزینهای که شرکت مستقیم میپردازد | پیش‌پرداخت به پیمانکار نقاشی |
| اجاره‌ی خودرو (Car Rental Application) | درخواست خودروی اجاره‌ای | خودرو برای بازدید از پروژه |
| جایزه‌ی معرفی (Job Referral Award) | جایزه‌ی معرفی نیرو که در اپ معرفی کامل نشده | جایزه‌ی معرفی یک حسابدار |
| تدارکات (Procurement) | اقلام کاری مثل لوازم‌التحریر و ابزار | ده بسته کاغذ A4 |
| ساخت درخواست پیش‌فاکتور (Create RFQ's) | درخواست قیمت کالا از یک فروشنده | استعلام قیمت دو دستگاه پرینتر |
«درخواست پرداخت» برای هزینهای است که شرکت پیش از خرج کردن تأییدش می‌کند و خودش میپردازد. اگر کارمند از جیب خودش خرج کرده و پولش را میخواهد، آن کار اپ هزینه‌هاست (ثبت هزینه در اودو)، نه این اپ. جایزه‌ی معرفی هم از معرفی نیرو در اودو می‌آید.
ثبت درخواست تأیید در اودو
- اپ تأییدها را باز کنید و روی کارت نوعی که به درخواستتان می‌خورد «درخواست جدید» (New Request) را بزنید.
- «موضوع» (Approval Subject) خودش با نام نوع پر میشود؛ آن را دقیق‌تر کنید، مثلاً «مأموریت اراک، بازدید خط تولید».
- «صاحب درخواست» (Request Owner) را اگر به نام کس دیگری درخواست می‌دهید عوض کنید. «دسته» (Category) همان نوع است و از همین‌جا هم عوض میشود.
- فیلدهای همان نوع را پر کنید (جدول پایین) و در زبانهی «شرح» (Description) هر توضیحی که تصمیم را ساده می‌کند بنویسید.
- تأییدکنندهها را در زبانهی «تأییدکنندهها» بگذارید (بخش بعد) و «ارسال» (Submit) را بزنید.
فیلدهای هر نوع
هر نوع فیلدهای خودش را نشان می‌دهد. تأیید عمومی همه را دارد:
| فیلد | در کدام نوع‌ها دیده میشود |
|---|---|
| تاریخ (Date) | درخواست پرداخت، تأیید عمومی |
| بازه (Period) | سفر کاری، امانت کالا، اجاره‌ی خودرو، تأیید عمومی |
| محل (Location) | سفر کاری، تأیید عمومی |
| مخاطب (Contact) | تأیید قرارداد، درخواست پرداخت، جایزه‌ی معرفی، تأیید عمومی |
| تعداد (Quantity) | تدارکات |
| مبلغ (Amount) | تأیید قرارداد، درخواست پرداخت، تدارکات، تأیید عمومی |
| مرجع (Reference) | تأیید قرارداد، تأیید عمومی |
اگر نمی‌دانید درخواستتان کدام نوع است، «درخواست جدید» بالای صفحه را بزنید تا یک فرم عمومی باز شود؛ با انتخاب «دسته»، فیلدهای همان نوع پیدا می‌شوند. مخاطب از اپ مخاطبین می‌آید (مخاطبین در اودو).
درخواست کالا و خرید
زبانهی «کالاها» (Products) فقط در سه نوع امانت کالا، تأیید عمومی و ساخت درخواست پیش‌فاکتور دیده میشود و برای کالاهایی است که در پایگاه داده تعریف شده‌اند.
- در زبانهی کالاها «افزودن سطر» (Add a line) را بزنید.
- کالا را از فهرست انتخاب کنید؛ «شرح» (Description) کالا خودش پر میشود.
- «تعداد» به‌طور پیش‌فرض ۱ است؛ اگر لازم است عوضش کنید.
نوع تدارکات زبانهی کالا ندارد و به‌جایش «تعداد» و «مبلغ» را در بالای فرم می‌گیرد؛ برای اقلام ساده‌ای که کالای تعریف‌شده ندارند مناسب است. برای استعلام قیمت از فروشنده نوع «ساخت درخواست پیش‌فاکتور» را بزنید. اینکه بعد از تأیید در اپ خرید چه ساخته میشود در مستندات این صفحه نیامده؛ روی پایگاه داده‌ی خودتان امتحان کنید. خود چرخه‌ی خرید در آموزش خرید اودو آمده است.
تأییدکنندهها و تأیید اجباری
تأییدکنندهها در زبانهی «تأییدکنندهها» (Approver(s)) همان درخواست مشخص می‌شوند:
- «افزودن سطر» (Add a line) را بزنید و کاربر را انتخاب کنید. برای هر تأییدکننده‌ی دیگر تکرار کنید؛ سقفی برای تعداد نیست.
- اگر تأیید کسی حتماً لازم است، تیک ستون «اجباری» (Required) را برای او بزنید.
- وضعیت هر تأییدکننده تا وقتی کاری نکرده «جدید» (New) می‌ماند.
مستندات اودو ۲۰ فقط همین زبانه را توضیح می‌دهد. تنظیم‌های خود نوع تأیید، مثل تأییدکنندههای پیش‌فرض، حداقل تعداد تأیید یا ترتیب تأییدکنندهها، در مستندات نیامده است. پیش از اینکه روی ترتیب یا حداقل تأیید حساب کنید، فرم نوع را در پایگاه داده‌ی خودتان باز کنید و با یک درخواست آزمایشی ببینید درخواست کِی «تأییدشده» میشود.
هر کسی را که «باید در جریان باشد» تأییدکننده نکنید. برای در جریان گذاشتن، او را دنبال‌کننده‌ی درخواست کنید؛ تأییدکننده‌ی اضافه فقط درخواست را معطل می‌کند.
پیوست کردن مدرک
هر درخواستی می‌تواند پیوست داشته باشد: پیش‌فاکتور فروشنده، نامه‌ی دعوت به جلسه یا متن قرارداد. بالای فرم «پیوست مدرک» (Attach Document) را بزنید و یک یا چند فایل را با هم انتخاب کنید. دکمهی هوشمند «مدارک» (Documents) تعداد پیوست‌ها را نشان می‌دهد و فایل‌ها در گفت‌وگوی رکورد (چتر) هم دیده می‌شوند.
تأیید، رد و برگرداندن درخواست
تأییدکننده درخواستهای منتظر خودش را در می‌بیند. اینجا فقط درخواستهای ارسال‌شده‌ای می‌آیند که او تأییدکننده‌ی آن‌هاست.
- درخواست را باز کنید؛ تأیید یا رد فقط از داخل فرم هر درخواست ممکن است، نه گروهی از فهرست.
- «تأیید» (Approve) را بزنید تا وضعیت شما «تأییدشده» (Approved) و سبز شود؛ یا «رد» (Refuse) را بزنید تا «ردشده» (Refused) و قرمز شود.
- اگر تصمیم عوض شد، «پس گرفتن» (Withdraw) درخواست تأییدشده یا ردشده را به مرحله‌ی «ارسالشده» (Submitted) برمیگرداند و وضعیت همهی تأییدکنندهها «در انتظار تأیید» (To Approve) و نارنجی میشود.
برای پیدا کردن درخواستهای مانده، فهرست را بر اساس نوع یا صاحب درخواست گروه کنید (جستجو و فیلتر در اودو)، و اگر می‌خواهید تأییدکننده یادش بماند، روی درخواست یک فعالیت با موعد بگذارید (فعالیت در اودو).
اپ تأییدها یا قاعدهی تأیید استودیو؟
اودو دو راه برای تأیید دارد. اپ تأییدها برای درخواستی است که خودش رکورد مستقل است. قاعدهی تأیید استودیو (Approval Rules) روی یک دکمه در یک رکورد موجود مینشیند؛ مثلاً اینکه دکمهی تأیید سفارش خرید بالای یک مبلغ فقط با تأیید مدیر مالی کار کند.
| اپ تأییدها | قاعدهی تأیید استودیو | |
|---|---|---|
| روی چه چیزی | درخواست مستقل (مأموریت، امانت، تدارکات) | یک دکمه در فرم هر اپ (مثلاً تأیید سفارش) |
| تأییدکننده | سطرهای زبانهی تأییدکنندهها، با تیک «اجباری» | چند کاربر یا یک گروه کاربری برای هر مرحله |
| چندمرحله‌ای | چند تأییدکننده روی یک درخواست | مرحله‌ها با «ترتیب تأیید» و «تأیید انحصاری»؛ شرط با فیلتر |
| واگذاری | در مستندات نیامده | تأییدکننده اختیارش را تا تاریخی به دیگری می‌سپارد |
| کجا دیده میشود | داشبورد اپ و «تأییدهای در انتظار بررسی» | آیکن آواتار کنار دکمه، فعالیت و گفت‌وگوی رکورد |
قاعدهی تأیید را در استودیو با انتخاب دکمه و «افزودن مرحله‌ی تأیید» (Add an approval step) در زبانهی ویژگی‌ها می‌سازید. جزئیاتش در استودیو اودو آمده است.
قاعدهی کلی: اگر کار در یک اپ دیگر فرم خودش را دارد، تأیید را با استودیو روی همان فرم بگذارید. اگر ندارد و فقط «اجازه» می‌خواهید، اپ تأییدها.
بومی‌سازی تأییدها اودو برای ایران
گردش کار تأیید در اودو به قانون خاصی بسته نیست، اما چند جای آن در ایران دقت میخواهد. فهرست کامل بومی‌سازی در راهنمای بومی‌سازی اودو آمده است؛ این‌ها مخصوص تأییدهاست:
- تاریخ و بازه: تاریخ و بازه‌ی مأموریت، امانت و اجاره در اودوی خام با تقویم میلادی انتخاب می‌شوند. در اودوی بومی‌شده‌ی وستا تقویم شمسی در همهی ماژول‌ها هست، با رابط فارسی و راست‌چین (تقویم شمسی در اودو).
- مبلغ: مبلغ درخواست را با واحد پول شرکت، یعنی ریال، وارد کنید و با همه توافق کنید که کسی تومان ننویسد؛ یک صفر کم و زیاد، تصمیم تأییدکننده را عوض می‌کند.
- مأموریت و فوق‌العاده‌ی آن: اپ تأییدها فقط اجازه‌ی مأموریت را ثبت می‌کند. فوق‌العاده‌ی مأموریت و اثرش روی حقوق جزو کار حقوق است و طبق قانون کار و آیین‌نامه‌ی داخلی تنظیم میشود (آموزش حقوق و دستمزد اودو).
- امضا و اعتبار حقوقی: تأیید در اودو با نام کاربر و زمان در گفت‌وگوی رکورد ثبت میشود، اما امضای سند نیست. اگر قراردادی باید امضا شود، از اپ امضا استفاده کنید؛ اینکه سابقه‌ی تأیید یا امضای الکترونیکی در یک موضوع مشخص چه اعتبار حقوقی دارد را با مشاور حقوقی بررسی کنید.
- نام‌ها و متن‌ها: موضوع درخواست را فارسی و روشن بنویسید، مثل «مأموریت اراک ۱۲ تا ۱۴ آبان». اگر نام نوع‌ها در رابط انگلیسی یا با ترجمه‌ی ناقص آمده، پیش از راه‌اندازی برای کارمندان یک راهنمای یک‌صفحه‌ای بنویسید که کدام کار در کدام نوع ثبت شود.
یک مثال ایرانی
یک شرکت پیمانکاری ساختمانی در شیراز را در نظر بگیرید که کارگاه‌هایش در چند شهر است. سرپرست کارگاه برای مأموریت از نوع «سفر کاری» استفاده می‌کند، با بازه و محل؛ مدیر پروژه تأییدکننده‌ی اجباری است و مدیر اداری تأییدکننده‌ی دوم. خرید اقلام کوچک کارگاه، مثل دستکش و کلاه ایمنی، با «تدارکات» و مبلغ به ریال ثبت میشود. پیش‌پرداخت به پیمانکار جزء با «درخواست پرداخت» و پیوست پیش‌فاکتور او می‌آید و مدیر مالی تأییدش می‌کند.
برای سفارش‌های خرید بزرگ، شرکت سراغ اپ تأییدها نمی‌رود: با استودیو روی دکمهی تأیید سفارش خرید یک قاعدهی تأیید گذاشته که بالای یک مبلغ، تأیید مدیرعامل را میخواهد. هر هفته، مدیر اداری فهرست «تأییدهای در انتظار بررسی» را بر اساس تأییدکننده گروه می‌کند تا ببیند درخواست‌ها کجا مانده‌اند.
پرسش‌های رایج درباره‌ی گردش کار تأیید در اودو
درخواست تأیید در اودو چطور ثبت میشود؟
در اپ تأییدها روی کارت نوع مناسب «New Request» را بزنید، فیلدهای همان نوع را پر کنید، تأییدکنندهها را در زبانهی Approver(s) بگذارید و «Submit» را بزنید.
در اپ تأییدهای اودو چطور تأیید یک نفر را اجباری کنم؟
در زبانهی تأییدکنندههای درخواست، برای آن کاربر تیک ستون «Required» را بزنید. تعداد تأییدکنندهها سقفی ندارد.
فرق اپ تأییدها با قاعدهی تأیید استودیو چیست؟
اپ تأییدها برای درخواستهای مستقل است، مثل مأموریت یا امانت کالا. قاعدهی تأیید استودیو روی یک دکمه در فرم یک اپ دیگر مینشیند، مثلاً تأیید سفارش خرید، و مرحله، ترتیب، شرط و واگذاری دارد.
تأییدها در اودو کامیونیتی هست؟
اپ Approvals در کد نسخهی کامیونیتی اودو ۲۰ نیست. فرق ویرایشها را در راهنمای اودو کامیونیتی یا اینترپرایز ببینید.
درخواست تأییدشده در اودو را میشود پس گرفت؟
بله. دکمهی «Withdraw» درخواست تأییدشده یا ردشده را به حالت ارسالشده برمیگرداند و وضعیت همهی تأییدکنندهها دوباره «To Approve» میشود.
درخواست پرداخت در اپ تأییدها با ثبت هزینه چه فرقی دارد؟
درخواست پرداخت برای تأیید پیشاپیش هزینهای است که شرکت مستقیم میپردازد. هزینهای که کارمند خودش داده و بازپرداختش را میخواهد در اپ هزینهها ثبت میشود.
منبع و مجوز
ترجمه، ویرایش و بومی‌سازی غیررسمی وستا از مستندات Odoo 20؛ تغییرات: ترجمه‌ی فارسی، مثال‌ها و بخش بومی‌سازی برای ایران. این صفحه مانند منبع با مجوز CC BY-SA 4.0 منتشر میشود. Odoo نشان تجاری Odoo S.A. است و این صفحه وابسته به آن نیست. صفحه‌ی اصلی: تأییدها در مستندات Odoo 20 · متن مجوز