پذیرش مهمان در اودو ۲۰: از کیوسک ورود تا ثبت خروج مهمان

پذیرش اودو چیست؛ ایستگاه، کیوسک و مهمان

اپ پذیرش سه کار می‌کند: ورود مهمان را ثبت می‌کند، به کسی که مهمان با او کار دارد خبر می‌دهد و فهرست افراد داخل ساختمان را درست نگه می‌دارد.

ایستگاه (Station)

هر جایی که مهمان وارد می‌شود و منتظر می‌ماند؛ مثل لابی یا اتاق انتظار. دست‌کم یک ایستگاه لازم است و سقفی ندارد.

کیوسک (Kiosk)

صفحه‌ی ورود هر ایستگاه که روی تبلت باز می‌ماند و مهمان خودش با آن ورود می‌زند.

مهمان (Visitor)

هر کسی که کارمند نیست: تعمیرکار، داوطلب استخدام، حسابرس، تأمین‌کننده.

میزبان (Host)

کارمندی که مهمان برای دیدن او آمده و پس از ورود مهمان خبردار می‌شود.

ساختن ایستگاه پذیرش

1. به پذیرش ‣ پیکربندی ‣ ایستگاه‌ها Frontdesk ‣ Configuration ‣ Stations بروید و «جدید» را بزنید.
2. در «نام پذیرش» (Frontdesk Name) یک نام کوتاه بنویسید، مثل «لابی ساختمان مرکزی». این فیلد اجباری است.
3. در «مسئولان» (Responsibles) کسانی را بگذارید که با هر ورود در این ایستگاه خبردار می‌شوند؛ چند نفر هم می‌شود. این فیلد هم اجباری است.
4. فرم را ذخیره کنید. حالا فیلد «نشانی کیوسک» (Kiosk URL) خودش پر می‌شود؛ یکی از راه‌های باز کردن کیوسک همین نشانی است.
5. اگر بخواهید، با آیکن دوربین گوشه‌ی فرم یک عکس بگذارید؛ این عکس پس‌زمینه‌ی کیوسک همین ایستگاه می‌شود، مثلاً لوگو یا عکس ورودی شرکت.

پیام کناری (Side Message)

در زبانه‌ی «پیام کناری» متنی بنویسید که بعد از ورود، سمت راست صفحه‌ی تأیید دیده شود؛ مثلاً «خوش آمدید. لطفاً روی صندلی‌های سمت چپ منتظر بمانید؛ کارت پارکینگ را از نگهبانی بگیرید.»

زبانه‌ی گزینه‌ها: اطلاعات مهمان و اعلان به میزبان

رفتار کیوسک را در زبانه‌ی «گزینه‌ها» (Options) فرم ایستگاه می‌چینید:

• انتخاب میزبان (Host Selection): مهمان از یک فهرست میزبانش را انتخاب می‌کند و او خبردار می‌شود. گزینه‌های اعلان فقط با روشن بودن همین دیده می‌شوند.
• احراز مهمان (Authenticate Guest): برای ایمیل، تلفن و سازمان مهمان جداگانه بگویید «اجباری» (Required)، «اختیاری» (Optional) یا «هیچ» (None).
• پوسته (Theme): روشن (Light) یا تیره (Dark) برای ظاهر کیوسک.
• ورود با موبایل (Self Check-In): یک کد QR روی کیوسک نشان داده می‌شود تا مهمان با گوشی خودش ورود بزند؛ برای ورودی شلوغ که چند نفر با هم می‌رسند مناسب است.
• پذیرایی (Offer Drinks): به مهمان نوشیدنی پیشنهاد می‌شود؛ نوشیدنی‌ها را باید جدا تعریف کنید (بخش بعد).

راه‌های خبر دادن به میزبان

• ایمیل (Notify by email): با قالب پیش‌فرض «Frontdesk Email Template» برای میزبان ایمیل می‌رود. قالب را می‌شود عوض کرد یا با پیکان کنار فیلد ویرایش کرد.
• پیامک (Notify by SMS): با قالب «Frontdesk SMS Template». متن پیامک حداکثر ۲۴۲ نویسه است که در چهار پیامک یونیکد جا می‌شود؛ متن فارسی یونیکد است، پس کوتاه بنویسید.
• گفتگو (Notify by Discuss): با روشن شدن انتخاب میزبان خودش روشن است و یک پنجره‌ی پیام در اپ گفتگو برای میزبان باز می‌کند؛ پیامی به این شکل: «ورود در لابی: نام مهمان (تلفن) (سازمان) برای دیدن فلانی». اپ گفتگو باید نصب بماند (گفتگوی داخلی در اودو).

تعریف نوشیدنی‌های پذیرایی

این مرحله اختیاری است و فقط اگر به مهمان چیزی تعارف می‌کنید لازم می‌شود.

1. به پذیرش ‣ پیکربندی ‣ نوشیدنی‌ها Frontdesk ‣ Configuration ‣ Drinks بروید و «جدید» را بزنید.
2. «نام نوشیدنی» (Drink Name) را بنویسید، مثل «چای» یا «قهوه‌ی ترک». اجباری است.
3. در «افراد برای اعلان» (People to Notify) کسی را بگذارید که نوشیدنی را می‌برد، مثلاً مسئول آبدارخانه. اجباری است و چند نفر هم می‌شود.
4. با «ترتیب» (Sequence) جای نوشیدنی در فهرست را مشخص کنید؛ عدد کمتر بالاتر می‌آید. عکس هم می‌شود گذاشت.
5. به فرم ایستگاه برگردید، «پذیرایی» را روشن کنید و نوشیدنی‌هایی را که این ایستگاه پیشنهاد می‌دهد از فهرست انتخاب کنید.

راه‌اندازی کیوسک روی تبلت

برای هر ایستگاه یک دستگاه جدا، مثلاً یک تبلت، کنار ورودی بگذارید. کیوسک را از یکی از این دو راه باز کنید:

• در داشبورد اپ پذیرش، روی کارت ایستگاه «باز کردن پذیرش» (Open Desk) را بزنید؛ کیوسک در زبانه‌ی تازه‌ی مرورگر باز می‌شود.
• در پذیرش ‣ پیکربندی ‣ ایستگاه‌ها Frontdesk ‣ Configuration ‣ Stations ایستگاه را باز کنید، کنار «نشانی کیوسک» «کپی» (Copy) را بزنید و نشانی را در مرورگر تبلت باز کنید.

ثبت ورود مهمان در اودو

1. مهمان روی کیوسک «ورود» (Check in) را می‌زند.
2. اطلاعاتی را که برای این ایستگاه خواسته‌اید وارد می‌کند؛ فیلدهای اجباری ستاره‌ی قرمز دارند. اگر انتخاب میزبان روشن است، میزبان را هم انتخاب می‌کند.
3. دوباره «ورود» (Check In) را می‌زند. اگر ده ثانیه هیچ انتخابی نشود، کیوسک به صفحه‌ی خوش‌آمد برمی‌گردد.
4. اگر پذیرایی روشن است، می‌پرسد «نوشیدنی میل دارید؟». با «بله، لطفاً» فهرست نوشیدنی‌ها می‌آید و مهمان یکی را انتخاب می‌کند یا «نه، ممنون» را می‌زند.

بعد از ورود، میزبان و مسئولان ایستگاه با همان راه‌هایی که روشن کرده‌اید خبردار می‌شوند. اگر مهمان نوشیدنی خواسته باشد، «افراد برای اعلان» آن نوشیدنی در گفتگو پیامی می‌گیرند: «فلانی وارد شد و چای خواست».

ثبت تحویل نوشیدنی

کسی که نوشیدنی را برده، تحویل را ثبت می‌کند: از پذیرش ‣ ایستگاه‌ها Frontdesk ‣ Stations کارت ایستگاهی را باز کنید که «نوشیدنی برای سرو» (Drinks to serve) دارد و جلوی نام مهمان «نوشیدنی سرو شد» (Drink Served) را بزنید.

مهمان برنامه‌ریزی‌شده و چاپ کارت مهمان

وقتی می‌دانید چه کسی می‌آید، مثلاً داوطلب مصاحبه یا بازرس، اطلاعاتش را از قبل وارد کنید تا لازم نباشد همه‌چیز را روی کیوسک تایپ کند. داوطلب‌های مصاحبه را از اپ استخدام می‌شناسید (استخدام در اودو).

1. به پذیرش ‣ مهمان‌ها Frontdesk ‣ Visitors بروید و «جدید» را بزنید.
2. نام مهمان و ایستگاهی را که به آن می‌رسد وارد کنید؛ فقط همین دو اجباری‌اند. شرکت، تلفن و میزبان را هم اگر می‌دانید بنویسید.
3. روز ورود، روی کیوسک پنلی با عنوان «آیا یکی از این افراد هستید؟» (Quick Check In) فهرست مهمان‌های امروز را نشان می‌دهد.

کارت مهمان (Badge)

در فهرست مهمان‌ها، جلوی مهمان‌های برنامه‌ریزی‌شده دکمه‌ی «چاپ کارت» (Print Badge) هست. یک فایل PDF می‌دهد با تاریخ و ساعت ورود، نام و شرکت مهمان، نام میزبان و لوگوی شرکت شما. آن را روی برچسب چسب‌دار یا کاغذ داخل جاکارتی چاپ کنید.

فهرست مهمان‌ها و ثبت خروج

پذیرش ‣ مهمان‌ها Frontdesk ‣ Visitors فهرست کامل است و به‌طور پیش‌فرض فیلترهای «برنامه‌ریزی‌شده یا واردشده» و «امروز» روی آن است. ستون‌ها: نام، شرکت مهمان، تلفن، میزبان، زمان ورود، مدت حضور، ایستگاه و وضعیت. نوشیدنی، زمان خروج، ایمیل و (در چندشرکتی) شرکت میزبان پنهان‌اند و از آیکن تنظیم ستون‌ها باز می‌شوند.

مهمان خودش خروج نمی‌زند. وقتی رفت، جلوی نامش «خروج» (Check out) را بزنید؛ از همین فهرست یا از کارت ایستگاه در پذیرش ‣ ایستگاه‌ها Frontdesk ‣ Stations. مهمانی هم که بی‌کیوسک وارد شده، از همین فهرست با «ورود» (Check in) ثبت می‌شود.

گزارش‌های پذیرش

در پذیرش ‣ گزارش‌ها Frontdesk ‣ Reporting دو گزارش هست: «مهمان‌ها» (Visitors) تعداد مهمان‌ها را ماه‌به‌ماه برای امسال نشان می‌دهد، و «نوشیدنی‌ها» (Drinks) می‌گوید هر نوشیدنی چند بار درخواست شده است. مثل بقیه‌ی گزارش‌های اودو، فیلتر و گروه‌بندی را می‌شود عوض کرد؛ مثلاً مهمان‌ها را بر اساس ایستگاه یا میزبان گروه کنید (جستجو و فیلتر در اودو).

یک مثال ایرانی

یک شرکت مهندسی مشاور در تهران را در نظر بگیرید که دو طبقه دارد و منشی‌اش نیمه‌وقت است. یک ایستگاه «لابی طبقه‌ی همکف» می‌سازد و تبلتی کنار در می‌گذارد. احراز مهمان را این‌طور می‌چیند: تلفن اجباری، سازمان اختیاری، ایمیل هیچ. اعلان به میزبان با گفتگو و ایمیل است و پیامک خاموش. دو نوشیدنی دارد، «چای» و «آب»، که پیامشان به مسئول آبدارخانه می‌رسد.

داوطلب‌های مصاحبه و بازرس‌های کارفرما را منشی صبح در فهرست مهمان‌ها از پیش ثبت می‌کند و برایشان کارت مهمان چاپ می‌کند. ساعت شش عصر، نگهبان فهرست «واردشده» را نگاه می‌کند و خروج کسانی را که رفته‌اند می‌زند. آخر هر ماه، گزارش مهمان‌ها نشان می‌دهد کدام واحد بیشترین مراجعه را دارد.

پرسش‌های رایج درباره‌ی پذیرش مهمان در اودو