حاشیه سود در اودو ۲۰: پیش‌فاکتور PDF، پورسانت فروش و فاکتور مرحله‌ای

این آموزش چه چیزهایی را پوشش می‌دهد؛ دو نیمه

چهار ابزار این صفحه به هم وصل‌اند: حاشیه نشان می‌دهد هر فروش چقدر سود دارد، پیش‌فاکتور PDF همان فروش را بهتر عرضه می‌کند، پورسانت فروشنده را برای آن پاداش می‌دهد و فاکتور مرحله‌ای پول قراردادهای طولانی را مرحله‌به‌مرحله وصول می‌کند.

حاشیه سود (Margin)

قیمت فروش منهای بهای تمام‌شده (Cost) محصول؛ درصدش یعنی همین عدد تقسیم بر قیمت فروش، ضرب در ۱۰۰.

سازنده‌ی پیش‌فاکتور PDF (PDF Quote Builder)

پیش‌فاکتور اودو را بین صفحه‌های PDF طراحی‌شده‌ی شما، مثل جلد و کاتالوگ، می‌گذارد.

طرح پورسانت (Commission Plan)

قاعده‌ای که می‌گوید فروشنده یا تیم بر اساس چه عددی و هر چند وقت یک‌بار پورسانت می‌گیرد.

مایل‌استون (Milestone)

یک مرحله‌ی مشخص از پروژه که با رسیدنش درصدی از سفارش «تحویل‌شده» و آماده‌ی فاکتور می‌شود.

بخش‌های بعدی تا «رویه‌ی ایران» فقط از مستندات اودو ۲۰ است. هر جا مستندات با یادداشت‌های رسمی انتشار اودو ۲۰ نمی‌خواند، از یادداشت انتشار پیروی کرده‌ایم و همان‌جا گفته‌ایم.

حاشیه سود روی پیش‌فاکتور و سطر سفارش

1. به فروش ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Sales ‣ Configuration ‣ Settings بروید و در بخش قیمت‌گذاری (Pricing) گزینه‌ی «حاشیه‌ها» (Margins) را بزنید و ذخیره کنید.
2. در فروش ‣ محصولات ‣ محصولات Sales ‣ Products ‣ Products روی فرم هر محصول، در زبانه‌ی اطلاعات عمومی، «قیمت فروش» (Sales Price) و «بها» (Cost) را پر کنید. حاشیه از همین دو عدد حساب می‌شود.
3. یک پیش‌فاکتور بسازید. با اضافه شدن محصول، فیلد «حاشیه» (Margin) پایین پیش‌فاکتور پیدا می‌شود و جمع حاشیه‌ی سفارش را هم به مبلغ و هم به درصد نشان می‌دهد.

حاشیه‌ی هر سطر

حاشیه‌ی هر سطر، حاشیه‌ی یک واحد ضرب در تعداد است. مستندات می‌گوید «حاشیه» و «حاشیه (٪)» را از آیکن تنظیم ستون‌ها در زبانه‌ی سطرهای سفارش روشن کنید؛ اما طبق یادداشت انتشار اودو ۲۰ این دو، همراه «تحویل‌شده (٪)» و قیمت با مالیات و بدون مالیات، حالا زیر هم در خود سطر نشان داده می‌شوند. ما از یادداشت انتشار پیروی می‌کنیم؛ جای دقیق نمایششان را روی نسخه‌ی خودتان ببینید.

مستندات درباره‌ی ویرایش حاشیه دو حرف دارد: یک جا می‌گوید با ویرایش حاشیه، «قیمت واحد» (Unit Price) خودکار دوباره حساب می‌شود و تا پیش از ساختن فاکتور قابل ویرایش است، و در یک نکته می‌گوید این ستون‌ها ویرایش‌پذیر نیستند. یادداشت انتشار اودو ۲۰ روشن است: حاشیه را روی سطر سفارش ویرایش کنید تا قیمت فروش دوباره حساب شود. پس اگر مشتری می‌گوید «با ۱۵ درصد سود برایم ببند»، می‌توانید حاشیه را بنویسید و قیمت را از اودو بگیرید.

حاشیه با لیست قیمت

1. در فروش ‣ محصولات ‣ لیست‌های قیمت Sales ‣ Products ‣ Pricelists لیست قیمت و قاعده‌اش را بسازید (روش کامل در آموزش فروش اودو).
2. روی پیش‌فاکتور، فیلد لیست قیمت (Pricelist) را روی همان لیست بگذارید.
3. «به‌روزرسانی قیمت‌ها» (Update Prices) را بزنید تا قیمت، حاشیه، درصد حاشیه و مبلغ با قیمت تازه دوباره حساب شوند.

قاعده‌ی تخفیف فقط وقتی اثر می‌کند که سفارش هم در بازه‌ی تاریخ قاعده باشد و هم به حداقل تعدادش برسد. برای دیدن حاشیه‌ی همه‌ی سفارش‌ها کنار هم، در فروش ‣ سفارش‌ها ‣ پیش‌فاکتورها Sales ‣ Orders ‣ Quotations نمای نمودار یا پیوت را باز کنید، از «معیارها» (Measures) «جمع» را بردارید و «حاشیه» را بزنید.

پیش‌فاکتور PDF با سربرگ و پاورقی

سازنده‌ی پیش‌فاکتور PDF، جدول محصولات و قیمت اودو را بین صفحه‌هایی می‌گذارد که خودتان طراحی کرده‌اید: جلد با نشان شرکت، معرفی و سوابق، برگه‌ی فنی محصول و شرایط. اسناد محصول را هم می‌شود در صفحه‌ی محصول فروشگاه اینترنتی گذاشت.

1. در فروش ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Sales ‣ Configuration ‣ Settings، بخش پیش‌فاکتور و سفارش، «سازنده‌ی پیش‌فاکتور PDF» (PDF Quote builder) را بزنید و ذخیره کنید.
2. به فروش ‣ پیکربندی ‣ سربرگ‌ها و پاورقی‌ها Sales ‣ Configuration ‣ Headers/Footers بروید و «بارگذاری» (Upload) را بزنید، یا «جدید» را بزنید و در «محتوای فایل» (File Content) فایل را بارگذاری کنید. نام سند از نام فایل گرفته می‌شود و بعد قابل تغییر است.
3. «نوع سند» (Document Type) را بگذارید: «سربرگ» (Header) پیش از پیش‌فاکتور می‌آید و «پاورقی» (Footer) بعد از آن. ویرایش بیشتر از منوی سه‌نقطه‌ی کارت سند و گزینه‌ی «ویرایش» است.
4. اگر سند را فقط برای یک قالب پیش‌فاکتور می‌خواهید، قالب را در فیلد قالب پیش‌فاکتور همان سند انتخاب کنید. روی فرم قالب پیش‌فاکتور هم زبانه‌ی «سازنده‌ی پیش‌فاکتور» (Quote Builder) هست که با «افزودن سربرگ و پاورقی» سند را به قالب اضافه می‌کند.

انتخاب سربرگ و پاورقی روی پیش‌فاکتور

پیش‌فاکتور را باز کنید و به زبانه‌ی «سازنده‌ی پیش‌فاکتور» (Quote Builder) بروید. سربرگ‌ها و پاورقی‌ها هر کدام در بخش خودشان آمده‌اند و اگر محصولی سند داشته باشد، بخش «محصول» هم دیده می‌شود. هر چند سربرگ و پاورقی که بخواهید انتخاب کنید؛ به ترتیب انتخاب کنار هم می‌نشینند و جزئیات پیش‌فاکتور بینشان می‌آید. برای چاپ، روی پیش‌فاکتور تأییدشده از اقدامات ‣ چاپ ‣ پیش‌فاکتور PDF Actions ‣ Print ‣ PDF Quote را بزنید و پیش از چاپ فایل را باز کنید و ببینید.

سند PDF یا لینک روی محصول

برگه‌ی فنی، دفترچه‌ی راهنما یا گارانتی هر محصول را یک‌بار روی خود محصول بگذارید تا هر بار آن محصول در پیش‌فاکتور آمد، سندش هم در دسترس باشد.

1. محصول را از فروش ‣ محصولات ‣ محصولات Sales ‣ Products ‣ Products باز کنید و دکمه‌ی هوشمند «اسناد» (Documents) را بزنید.
2. «بارگذاری» را بزنید. سند با «نمایش در فروش» روی «پنهان» و انتشار در سایت خاموش ساخته می‌شود. از سه‌نقطه‌ی کارت و «ویرایش» فرمش را کامل کنید. نوع سند «فایل» (File) یا «لینک» (URL) است و فرم بدون فایل یا لینک ذخیره نمی‌شود.
3. «نمایش در فروش» (Sale: Visible at) را انتخاب کنید (جدول پایین).
4. اگر فروشگاه اینترنتی دارید، «انتشار در سایت» (Publish on Website) لینک دانلود سند را در صفحه‌ی محصول می‌گذارد.

اگر اپ تولید نصب باشد، بخش تولید هم دیده می‌شود: با «فهرست مواد» (Bill of Materials) سند هنگام تولید به فهرست مواد وصل می‌شود، مثلاً دستور مونتاژ. سند را روی گونه‌ی محصول (Product Variant) هم می‌شود گذاشت، از فروش ‣ محصولات ‣ گونه‌های محصول Sales ‣ Products ‣ Product Variants؛ ولی اگر هم محصول و هم گونه سند داشته باشند، در پیش‌فاکتور فقط سند گونه نشان داده می‌شود و سند گونه در سایت منتشر نمی‌شود.

فیلد پویا در PDF؛ نام مشتری و مبلغ خودکار

فیلد پویا (Dynamic form field) یک فیلد فرم در فایل PDF است که اودو آن را با داده‌ی سفارش پر می‌کند، مثل نام مشتری، شماره‌ی پیش‌فاکتور یا مبلغ کل. پس جلد پیش‌فاکتور را یک‌بار طراحی می‌کنید و برای هر مشتری خودش پر می‌شود.

1. فایل را در یک ویرایشگر PDF به فرم تبدیل کنید و جای هر داده یک فیلد متنی بگذارید. مستندات Adobe Acrobat Pro را ساده‌ترین می‌داند و چند ویرایشگر رایگان متن‌باز هم مثال می‌زند: Scribus، BentoPDF و EmbedPDF (فقط مثال، نه توصیه).
2. در ویژگی‌های (Properties) هر فیلد، «نام» (Name) را نام فیلد اودو بگذارید. نام فیلد فاصله نمی‌پذیرد؛ فقط حرف، عدد، خط تیره و زیرخط. اندازه، قلم و رنگ را با طرح فایل یکی کنید.
3. فایل را در فروش ‣ پیکربندی ‣ سربرگ‌ها و پاورقی‌ها Sales ‣ Configuration ‣ Headers/Footers بارگذاری کنید. اودو فیلدها را خودش پیدا می‌کند و پیوند «پیکربندی فیلدهای پویا» (Configure dynamic fields) را نشان می‌دهد.
4. در صفحه‌ی «فیلدهای فرم» (Form Fields)، ستون «نام فیلد فرم» از PDF پر شده است. در ستون «مسیر» (Path) نام فیلد اودو را بنویسید. نام‌های رایج پایین آمده‌اند و خودشان نگاشت می‌شوند.

فیلد دلخواه و یادداشت آزاد

برای داده‌ای که در این فهرست نیست، فیلدی با نام یکتا بسازید و مسیرش را با نقطه بنویسید. مسیر سربرگ و پاورقی از سفارش فروش شروع می‌شود و مسیر سند محصول از سطر سفارش. مثلاً کشور مشتری: در سربرگ partner_invoice_id.country_id.name و در سند محصول order_id.partner_invoice_id.country_id.name. نام فنی فیلدها را در حالت توسعه‌دهنده با بردن نشانگر روی فیلد ببینید.

فیلدی به نام custom_note با مسیر خالی، روی پیش‌فاکتور در زبانه‌ی سازنده‌ی پیش‌فاکتور به یک کادر متن تبدیل می‌شود تا فروشنده هر بار یادداشت خودش را بنویسد؛ مثلاً «شرایط ویژه‌ی این پروژه».

امضای ایمیل فروشنده‌ی پیگیر، نه فروشنده‌ی سفارش

قالب‌های ایمیل به‌طور پیش‌فرض امضای فروشنده‌ی ثبت‌شده روی سفارش را می‌گذارند. وقتی پورسانت مال یک نفر است ولی پیگیری مشتری با دیگری، مشتری باید امضای کسی را ببیند که واقعاً جوابش را می‌دهد. مستندات این را با قالب «تأیید سفارش» (Sales: Order Confirmation) نشان می‌دهد:

1. حالت توسعه‌دهنده را روشن کنید و به تنظیمات ‣ فنی ‣ قالب‌های ایمیل Settings ‣ Technical ‣ Email Templates بروید و قالب را باز کنید.
2. در زبانه‌ی «پیکربندی ایمیل» (Email Configuration) متن فیلد «از» (From) را پاک کنید و به‌جایش {{ (user.email_formatted) }} بگذارید.
3. در زبانه‌ی «محتوا» (Content) بخشی از متن را انتخاب کنید تا نوار ابزار بیاید، «نمای کد» (Code view) را بزنید، دنبال signature بگردید و هر دو object.user_id.signature را با User.signature عوض کنید.

اگر کاربری امضا نگذاشته است، می‌توانید در همان کد، نام پیش‌فرض نمایشی را با نام شرکت عوض کنید تا ایمیل بی‌امضا نرود.

طرح پورسانت فروش در اودو

1. در فروش ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Sales ‣ Configuration ‣ Settings، بخش فاکتور (Invoicing)، «پورسانت‌ها» (Commissions) را بزنید و ذخیره کنید. منوی تازه‌ی «پورسانت‌ها» پیدا می‌شود.
2. به فروش ‣ پورسانت‌ها ‣ طرح‌های پورسانت Sales ‣ Commissions ‣ Commission Plans بروید و «جدید» را بزنید.
3. «بر اساس» (Based on) را «هدف‌ها» (Targets) یا «دستاوردها» (Achievements) بگذارید و در «برای» (per) بگویید طرح برای هر فروشنده است یا برای کل تیم.
4. «دوره‌ی اعتبار» (Effective Period) و «تناوب هدف» (Target Frequency) را بگذارید: ماهانه، فصلی یا سالانه.
5. در زبانه‌ی «دستاوردها» با «افزودن دستاورد تازه» معیار را اضافه کنید (جدول پایین). هر طرح، هر چه پایه‌اش باشد، هم دستاورد می‌خواهد و هم هدف.
6. در زبانه‌ی «فروشنده‌ها» (Sales People) با «افزودن فروشنده» افراد را اضافه کنید. دکمه‌ی افزودن گروهی (Add Multiple Salespersons) فقط در حالت توسعه‌دهنده دیده می‌شود.
7. «تأیید» (Approve) را بزنید تا طرح از «پیش‌نویس» به «تأییدشده» برود. از این به بعد اودو عملکرد را دنبال و پورسانت را حساب می‌کند.

معیارهای دستاورد

• مبلغ فروخته‌شده (Amount Sold): جمع ارزش سفارش‌های فروش.
• مبلغ فاکتورشده (Amount Invoiced): جمع فاکتورهای تأییدشده.
• تعداد فروخته‌شده / فاکتورشده (Quantity Sold / Invoiced): تعداد واحدها.
• حاشیه (Margin): قیمت فروش منهای بها؛ همان حاشیه‌ی بخش اول.
• MRR: درآمد ماهانه‌ی تکرارشونده‌ی تازه از اشتراک‌ها؛ فقط اگر اپ اشتراک نصب باشد.

دستاورد را می‌شود به همه‌ی محصولات، محصولات خاص یا یک دسته‌ی محصول محدود کرد. طبق یادداشت انتشار اودو ۲۰، پورسانت را بر اساس مبلغ پرداخت‌شده هم می‌شود حساب کرد؛ این گزینه هنوز در فهرست مستندات نیامده و نام دقیقش را روی نسخه‌ی خودتان ببینید. پورسانت مدیر و پورسانت تقسیمی هم فقط در یادداشت انتشار آمده و مستندات گامی برایش ندارد.

سطح‌های پورسانت

در طرح هدف‌محور، سطح‌ها را از زبانه‌ی «پورسانت‌ها» بگذارید. سطح می‌تواند از ۰٪ شروع شود، پس فروشنده‌ای که به ۱۰۰٪ نرسیده هم سهمی می‌برد. اگر سطحی بالای ۱۰۰٪ نگذارید، کسی بیش از پورسانت اعلام‌شده نمی‌گیرد؛ مثلاً با سطح‌هایی تا ۳۰۰٪، فروشنده‌ی پرکار تا سه برابر پورسانت هدف می‌گیرد.

فاکتور مرحله‌ای با مایل‌استون پروژه

فاکتور مرحله‌ای برای کاری است که در مرحله‌های مشخص تحویل می‌شود: به‌جای یک فاکتور اول یا آخر کار، با تمام شدن هر مرحله همان سهم را فاکتور می‌کنید. تنظیمش در اپ فروش روی محصول است و پیشرفت مرحله‌ها در اپ پروژه. دو سیاست صدور فاکتور دیگر (بر اساس سفارش و تحویل) در آموزش فروش اودو آمده است.

1. در فروش ‣ محصولات ‣ محصولات Sales ‣ Products ‣ Products یک محصول تازه بسازید، نام و قیمت فروش را بنویسید و «نوع محصول» (Product Type) را «خدمت» (Service) بگذارید.
2. در «ساختن هنگام سفارش» (Create on Order) یکی را انتخاب کنید: «پروژه» (Project)، «پروژه و تسک» (Project and Task) یا «تسک» (Task). می‌توانید قالب پروژه (Project Template) هم بگذارید.
3. «سیاست صدور فاکتور» (Invoicing Policy) را «بر اساس مایل‌استون» (Based on Milestones) بگذارید. این گزینه فقط وقتی دیده می‌شود که دست‌کم یک پروژه مایل‌استون‌هایش روشن باشد.
4. سفارش فروش را با این محصول بسازید و تأیید کنید. دکمه‌ی هوشمند «مایل‌استون‌ها» (Milestones) روی سفارش پیدا می‌شود.
5. مایل‌استون‌ها را از همین دکمه ببینید، ویرایش کنید یا بسازید و «تحویل‌شده ٪» (Delivered %) هر کدام را بگذارید؛ یعنی چند درصد سفارش با رسیدن این مرحله فاکتور می‌شود.
6. وقتی مرحله تمام شد، در اپ پروژه یا از همین دکمه، تیک ستون «رسیده» (Reached) را بزنید. با «دیدن سفارش فروش» (View Sales Order) برگردید؛ ستون «تحویل‌شده» به‌روز شده است.
7. «ساخت فاکتور» (Create Invoice) را بزنید. برای هر مرحله‌ی بعدی همین را تکرار کنید تا سفارش کامل شود.

رویه‌ی ایران: پورسانت فروش و حقوق و دستمزد

از اینجا به بعد درباره‌ی رویه‌ی معمول در ایران است، نه امکانات اودو. طرح پورسانت در اپ فروش فقط عدد پورسانت را حساب می‌کند؛ پرداختش جای دیگری است و به این بستگی دارد که فروشنده کیست:

• فروشنده‌ی کارمند: پورسانت معمولاً جزو پرداختی‌های همان ماه در فیش حقوقی می‌آید تا مالیات حقوق و بیمه‌اش کنار بقیه‌ی حقوق حساب شود. در اودو این کار با «نوع ورودی حقوق» انجام می‌شود (ورودی‌های حقوق در آموزش حقوق و دستمزد اودو). نحوه‌ی محاسبه‌ی مالیات و بیمه‌ی پورسانت را با حسابدار حقوق خودتان بسنجید.
• نماینده یا بازاریاب مستقل: کارمند نیست و پورسانتش در فیش حقوقی نمی‌آید؛ معمولاً با صورتحساب خود او به‌عنوان هزینه ثبت و پرداخت می‌شود.

دوره‌ی پورسانت را با دوره‌ی حقوق یکی بگیرید. اگر حقوق ماه شمسی است، «تناوب هدف» ماهانه هم باید ماه شمسی باشد و هدف فصلی باید با فصل‌های سال شمسی (از فروردین) بخواند. اودوی خام ماه و فصل را میلادی حساب می‌کند، پس هدف «فصل بهار» با هیچ فصل میلادی یکی نمی‌شود.

در بیشتر شرکت‌های ایرانی پورسانت به وصول پول بسته است، نه به امضای سفارش؛ به‌خصوص وقتی فروش نسیه یا با چک است. دستاورد «مبلغ فاکتورشده» یک قدم نزدیک‌تر است و پورسانت بر اساس مبلغ پرداخت‌شده، که در یادداشت انتشار اودو ۲۰ آمده، به این رویه نزدیک‌تر؛ پیش از تصمیم، رفتارش را با چک‌های وصول‌نشده روی نسخه‌ی خودتان بیازمایید (چک در اودو).

رویه‌ی ایران: فاکتور مرحله‌ای قرارداد و سامانه مودیان

در قراردادهای پیمانکاری و خدماتی ایران، پرداخت معمولاً با «صورت‌وضعیت» است: پیمانکار کار انجام‌شده‌ی هر دوره یا مرحله را صورت می‌کند، کارفرما تأیید می‌کند و فاکتور همان مرحله صادر می‌شود. مایل‌استون اودو با «تحویل‌شده ٪» به این شیوه نزدیک است: هر مرحله یک درصد از قرارداد.

• پیش‌پرداخت قرارداد: مستندات فاکتور مرحله‌ای درباره‌ی کسر پیش‌پرداخت از صورت‌وضعیت‌ها چیزی نمی‌گوید. فاکتور پیش‌پرداخت خود اپ فروش در آموزش فروش اودو آمده است؛ اینکه با مایل‌استون‌ها چطور تسویه شود را روی قرارداد نمونه‌ی خودتان بیازمایید.
• سپرده‌ی حسن انجام کار: نگه داشتن بخشی از هر صورت‌وضعیت تا پایان کار رویه‌ی رایج قراردادهای ایرانی است و در مستندات اودو نیست؛ باید در بومی‌سازی یا با تنظیم حسابداری جداگانه حل شود.
• سامانه‌ی مودیان: سفارش فروش، مایل‌استون و تیک «رسیده» به سامانه‌ی مودیان نمی‌روند؛ آنچه فرستاده می‌شود فاکتور هر مرحله است. پس هر مرحله یک صورتحساب جدا است با تاریخ خودش، و اگر مبلغ مرحله‌ای اشتباه فاکتور شد، اصلاحش هم مسیر صورتحساب اصلاحی را دارد. مسیرها و داده‌های لازم در اودو و سامانه مودیان آمده است.

یک مثال ایرانی

یک شرکت تأسیسات ساختمانی در مشهد را در نظر بگیرید که هواساز و چیلر می‌فروشد و نصب می‌کند. پیش‌فاکتورش سه تکه دارد: جلد با نشان شرکت و فیلدهای پویای نام کارفرما و مبلغ کل، جدول اودو، و پاورقی سوابق کاری. برگه‌ی فنی هر دستگاه روی خود محصول با گزینه‌ی «روی پیش‌فاکتور» گذاشته شده تا کارفرما در پرتال دانلودش کند. مدیر فروش پیش از ارسال، حاشیه‌ی سفارش را با لیست قیمت «پیمانکاران» می‌بیند و اگر زیر حد شرکت بود، حاشیه را روی سطر بالا می‌برد تا قیمت از اودو دربیاید.

نصب، خدمتی با «بر اساس مایل‌استون» است و سه مرحله دارد: تحویل تجهیزات ۴۰٪، نصب و کانال‌کشی ۴۰٪، راه‌اندازی و تحویل ۲۰٪. هر بار سرپرست پروژه تیک «رسیده» را می‌زند، حسابدار فاکتور همان مرحله را می‌سازد و به سامانه‌ی مودیان می‌فرستد. فروشنده‌ها طرح پورسانت دستاوردمحور بر اساس حاشیه دارند، ماهانه و هم‌دوره با حقوق؛ عدد پورسانت هر ماه به‌عنوان ورودی در فیش حقوقی می‌نشیند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی حاشیه سود در اودو