تنظیم ایمیل در اودو ۲۰: سرور خروجی و ورودی، نام مستعار و دامنه

ایمیل در اودو چطور کار می‌کند

هر رکورد اودو، مثل فرصت فروش، سفارش یا فاکتور، یک چتر دارد. از چتر ایمیل می‌فرستید و اودو بر اساس دنبال‌کننده‌ها (Followers) تصمیم می‌گیرد چه کسی خبردار شود. جواب مشتری به همان چتر برمی‌گردد و برای دنبال‌کننده‌ها پخش می‌شود. همه‌ی ایمیل‌های رفت و برگشت در یک جا می‌مانند.

نام مستعار (Alias)

نشانی‌ای مثل sales@ روی یک تیم یا پروژه که ایمیل رسیده به آن رکورد می‌سازد یا جواب را به رکورد درست می‌برد.

Catchall

نشانی پاسخ پیش‌فرض برای مدل‌هایی که نام مستعار ندارند؛ فقط جواب ایمیل‌های قبلی را می‌پذیرد.

Bounce

نشانی برگشت (return-path) که خطاهای تحویل به آن می‌رسد و پاکت قرمز روی پیام را می‌سازد.

Default From

فرستنده‌ی پیش‌فرض، معمولاً notifications@.

سه حالت میزبانی: آنلاین، Odoo.sh و سرور خودتان

اگر روی سرور خودتان هستید، مستندات اودو برای ایمیل ورودی سرور ایمیل ورودی را به‌خاطر سادگی پیشنهاد می‌کند. فاصله‌ی دریافت را طوری بگذارید که ایمیل‌ها زود برسند ولی سرور و ارائه‌دهنده زیر فشار نروند.

نام‌های مستعار و دامنه‌ی نام مستعار

اپ‌هایی مثل CRM، هلپ‌دسک و پروژه نام مستعار خودشان را دارند. مثلاً تیم فروشی که نام مستعارش info است، از هر ایمیلی که به info@ برسد سرنخ می‌سازد، و جواب ایمیل‌های فرصت‌های همان تیم هم به info@ برمی‌گردد. ایمیلی که از اپ مخاطبان برود، جوابش به catchall@ می‌رود، چون مدل مخاطب نام مستعار ندارد.

1. دامنه‌ی شرکت را در تنظیمات ‣ تنظیمات عمومی Settings ‣ General Settings، فیلد «دامنه‌ی نام مستعار» (Alias Domain) بگذارید. در پایگاه داده‌ی چندشرکتی هر شرکت را جدا تنظیم کنید.
2. در حالت توسعه‌دهنده، مقدارهای bounce، catchall و Default From را در تنظیمات ‣ فنی ‣ ایمیل: دامنه‌های نام مستعار Settings ‣ Technical ‣ Email: Alias Domains می‌بینید.
3. فهرست همه‌ی نام‌های مستعار در تنظیمات ‣ فنی ‣ نام‌های مستعار Settings ‣ Technical ‣ Aliases است.

اگر فرستنده‌ی همه‌ی ایمیل‌ها باید یک نشانی ثابت باشد، در همان دامنه‌ی نام مستعار، «Default From Alias» را یک نشانی کامل بگذارید؛ در این صورت همه‌ی ایمیل‌های خروجی با همین نشانی می‌روند.

سرور ایمیل خروجی (SMTP)

سرور خروجی خودتان باید با دامنه‌ی خودتان باشد؛ DNS زیردامنه‌ی اودو را نمی‌شود عوض کرد.

1. در تنظیمات ‣ تنظیمات عمومی Settings ‣ General Settings، بخش ایمیل‌ها، «استفاده از سرورهای ایمیل سفارشی» (Use Custom Email Servers) را روشن و ذخیره کنید.
2. روی «سرورهای ایمیل خروجی» (Outgoing Email Servers) بزنید و «جدید» را بزنید.
3. میزبان، درگاه، امنیت اتصال، نام کاربری و رمز را از ارائه‌دهنده‌ی ایمیل بگیرید و وارد کنید.
4. «فیلتر FROM» (FROM Filtering) را طبق دستور ارائه‌دهنده بگذارید: یک دامنه یا یک نشانی کامل که ارائه‌دهنده به آن اعتماد دارد.
5. «آزمون اتصال» (Test Connection) را بزنید.

اودو کدام سرور را انتخاب می‌کند

1. سروری که فیلتر FROM آن با نشانی فرستنده یا دامنه‌اش یکی باشد.
2. اگر نبود، اولین سرور بدون فیلتر FROM؛ فرستنده با نشانی اعلان جایگزین می‌شود.
3. اگر نبود، اولین سرور؛ باز هم با نشانی اعلان.

«اولین» یعنی کمترین عدد اولویت (Priority)، و اگر برابر بود، به ترتیب الفبایی نام.

سرور جدا برای ایمیل انبوه

ایمیل‌های روزمره (پیش‌فاکتور، فاکتور) و ایمیل انبوه را می‌شود از دو سرور فرستاد. در حالت توسعه‌دهنده در تنظیمات ‣ فنی ‣ ایمیل: سرورهای ایمیل خروجی Settings ‣ Technical ‣ Email: Outgoing Mail Servers دو سرور بسازید و به سرور تراکنشی اولویت ۱ و به سرور انبوه اولویت ۲ بدهید. بعد در ایمیل مارکتینگ ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Email Marketing ‣ Configuration ‣ Settings «سرور اختصاصی» (Dedicated Server) را روشن کنید و سرور انبوه را انتخاب کنید. کمپین‌ها را در ایمیل مارکتینگ با اودو توضیح داده‌ایم.

دامنه‌ی خودتان: SPF، DKIM و DMARC

این سه رکورد DNS ثابت می‌کنند ایمیل واقعاً از طرف دامنه‌ی شماست. بدون آن‌ها شانس رسیدن ایمیل به صندوق ورودی خیلی کم می‌شود. مهم: رکوردهای زیر برای وقتی است که از سرور ایمیل اودو با دامنه‌ی خودتان می‌فرستید. اگر سرور خروجی دیگری دارید، رکوردهای همان ارائه‌دهنده را بگذارید.

SPF

یک رکورد TXT که می‌گوید کدام سرورها حق ارسال از دامنه را دارند. اودو SPF را روی نشانی bounce آزمایش می‌کند. اگر رکورد ندارید: v=spf1 include:_spf.odoo.com ~all. اگر دارید، رکورد تازه نسازید؛ include:_spf.odoo.com را به همان رکورد اضافه کنید، چون هر دامنه فقط یک SPF دارد.

DKIM

امضای دیجیتال ایمیل. برای ارسال از دامنه‌ی خودتان با سرور اودو اجباری است: یک رکورد CNAME با نام odoo._domainkey و مقدار odoo._domainkey.odoo.com. بسازید.

DMARC

به سرور گیرنده می‌گوید با ایمیلی که SPF یا DKIM را رد کرده چه کند: p=none فقط گزارش می‌خواهد، p=quarantine قرنطینه می‌کند و p=reject رد می‌کند. برای قبولی DMARC، دست‌کم یکی از SPF یا DKIM باید قبول شود و دامنه‌ها هم‌راستا باشند.

بعد از تنظیم، با ابزارهایی مثل MXToolbox رکوردها را بررسی کنید و با Mail-Tester یک ایمیل آزمایشی بفرستید تا نمای کامل پیکربندی و محتوا را ببینید. حتی با قبولی همه‌ی آزمون‌ها، فیلتر هرزنامه‌ی گیرنده هنوز ممکن است ایمیل را کنار بگذارد.

برگرداندن ایمیل ورودی به اودو

با دامنه‌ی خودتان، جواب‌ها و ایمیل‌های نام‌های مستعار به سرور ایمیل دامنه (رکورد MX) می‌رسند، نه به اودو. برای آوردنشان به اودو سه راه هست:

هدایت

catchall و bounce و هر نام مستعار دیگر را به زیردامنه‌ی اودوی خودتان هدایت کنید؛ مثلاً catchall@company-name.com به catchall@company-name.odoo.com. هدایت فرستنده‌ی اصلی را نگه می‌دارد؛ «ارسال مجدد» (forwarding) فرستنده را عوض می‌کند. مستندات هشدار می‌دهد Microsoft 365 گاهی فقط forwarding را پشتیبانی می‌کند. روی سرور خودتان، هدایت و روش DNS به اسکریپت mail gateway هم نیاز دارند.

سرور ایمیل ورودی

1. در حالت توسعه‌دهنده به تنظیمات ‣ فنی ‣ ایمیل: سرورهای ایمیل ورودی Settings ‣ Technical ‣ Emails: Incoming Mail Servers بروید.
2. برای هر صندوق یک سرور بسازید: catchall، bounce و هر نام مستعار. پروتکل را IMAP بگذارید، نه POP.
3. اگر می‌خواهید ایمیل‌های این صندوق رکورد بسازند، مدل را انتخاب کنید؛ مثلاً task@ برای کار پروژه.

ایمیل‌ها با کار زمان‌بندی‌شده‌ی «Mail: Fetchmail Service» خوانده می‌شوند. صندوق را با Gmail یا Outlook از راه OAuth هم می‌شود وصل کرد.

Gmail و Outlook با OAuth

مستندات اودو استفاده از سرور ایمیل خود اودو را ساده‌تر می‌داند، ولی Gmail و Outlook را هم پشتیبانی می‌کند. هر دو اول در کنسول خود ارائه‌دهنده یک اپ OAuth می‌خواهند (Google Cloud برای Gmail و Microsoft Azure برای Outlook) تا Client ID و Client Secret بگیرید.

1. در اپ‌ها، فیلتر «Apps» را بردارید و ماژول «Google Gmail» یا «Microsoft Outlook» را نصب کنید.
2. در تنظیمات ‣ تنظیمات عمومی Settings ‣ General Settings، سرورهای ایمیل سفارشی را روشن کنید و در «Gmail Credentials» یا «Outlook Credentials» شناسه و رمز اپ را بگذارید و ذخیره کنید.
3. یک سرور ایمیل خروجی تازه بسازید، روش اتصال را Gmail یا Outlook بگذارید و «Connect your Gmail Account» یا «Connect your Outlook account» را بزنید.
4. در پنجره‌ی ارائه‌دهنده حساب را انتخاب و اجازه را تأیید کنید. برای Gmail برچسب سبز «Gmail Token Valid» می‌آید. بعد اتصال را آزمایش کنید.

قالب‌های ایمیل

قالب ایمیل متن آماده‌ای است که بارها استفاده می‌شود، مثل ایمیل پیش‌فاکتور یا یادآوری پرداخت. در حالت توسعه‌دهنده همه‌ی قالب‌ها در تنظیمات ‣ فنی ‣ ایمیل ‣ قالب‌های ایمیل Settings ‣ Technical ‣ Email ‣ Email Templates هستند.

• پاوِرباکس: در متن قالب / بزنید تا فهرست، جدول، ستون، تیتر، تصویر، دکمه، لینک، امضا و «جای‌نگهدار پویا» (Dynamic Placeholders) را اضافه کنید. گزینه‌ی «Switch direction» جهت متن را عوض می‌کند که برای متن فارسی به کار می‌آید.
• جای‌نگهدار پویا: داده‌ی رکورد را در متن، موضوع و زبانه‌ی تنظیمات ایمیل می‌گذارد؛ مثلاً نام مشتری سفارش فروش با {{ object.partner_id }}.
• ویرایشگر کد: در حالت توسعه‌دهنده آیکن </> کد XML و HTML قالب را باز می‌کند؛ با احتیاط، چون قالب ممکن است همان‌جا یا در ارتقا خراب شود.
• بازنشانی: اگر قالب خراب شد، «Reset Template» آن را به حالت پیش‌فرض برمی‌گرداند.
• پاسخ به (Reply To): در زبانه‌ی تنظیمات ایمیل قالب، فقط برای ارسال انبوه به کار می‌رود؛ مثلاً وقتی در نمای فهرست چند رکورد را انتخاب می‌کنید و از منوی «اقدام» ایمیل می‌فرستید.

قالب‌ها برای همه‌ی زبان‌های نصب‌شده خودکار ترجمه می‌شوند و در حالت توسعه‌دهنده، دکمه‌ی زبان روی قالب ترجمه‌ها را نشان می‌دهد. لینک‌های داخل ایمیل‌ها از پارامتر سیستمی web.base.url ساخته می‌شوند؛ آن را روی نشانی درست اودو بگذارید.

سقف ارسال، صف ایمیل و رفع اشکال

سقف روزانه

اودو تعداد ایمیل‌های یک پایگاه Odoo Online را محدود می‌کند؛ سقف پیش‌فرض بین ۵ تا ۲۰۰ ایمیل در روز است و به نوع اشتراک، اپ‌های نصب‌شده و مهاجرت در حال انجام بستگی دارد. هر ایمیلی که از پایگاه بیرون برود حساب می‌شود، حتی اعلان‌ها و یادداشت‌هایی که با ایمیل خبر می‌دهند. برای مستقل شدن از این سقف، سرور خروجی خودتان را بگذارید، یا اعلان کاربران را روی «در اودو» بگذارید.

ایمیل ناموفق

• کنار هر پیام چتر یک پاکت هست؛ اگر قرمز شد، رویش بزنید تا دلیل را ببینید و با «Send & close» دوباره بفرستید یا با «Ignore all» نادیده بگیرید.
• صف ایمیل در تنظیمات ‣ فنی ‣ ایمیل: ایمیل‌ها Settings ‣ Technical ‣ Email: Emails است: «Retry» ایمیل ناموفق را دوباره در صف می‌گذارد و «Send Now» فوراً می‌فرستد.
• رایج‌ترین دلیل شکست بدون پیام خطا، تنظیم نادرست SPF یا DKIM است.
• نشانی ایمیل کاربر مدیر را بعد از ساختن پایگاه داده به یک نشانی واقعی تغییر دهید تا ایمیل‌های خروجی مشکل پیدا نکنند.

زمان ارسال

ایمیل فردبه‌فرد (سفارش، فاکتور) فوراً می‌رود. ایمیل‌های غیرفوری با کار زمان‌بندی‌شده‌ی «Mail: Email Queue Manager» می‌روند که پیش‌فرض هر ۶۰ دقیقه اجرا می‌شود؛ اودو فاصله‌ی ۱۵ دقیقه را توصیه می‌کند و کمتر از ۵ دقیقه ممکن نیست.

جلوگیری از حلقه

یک فرستنده به‌طور پیش‌فرض در ۱۲۰ دقیقه حداکثر ۲۰ ایمیلی می‌تواند بفرستد که رکورد بسازد. این را با پارامترهای سیستمی mail.gateway.loop.minutes و mail.gateway.loop.threshold عوض کنید. برای اینکه ایمیل‌هایی با پیشوند مشابه ولی دامنه‌ی دیگر اشتباهی رکورد نسازند، دامنه‌های مجاز را در پارامتر mail.catchall.domain.allowed بنویسید.

یک مثال ایرانی

یک شرکت پخش مواد غذایی در تبریز را در نظر بگیرید که اودو را روی سرور خودش در یک دیتاسنتر داخلی نصب کرده و دامنه‌ی company.ir دارد. سرور ایمیل شرکت را به‌عنوان سرور خروجی تعریف می‌کنند و فیلتر FROM را company.ir می‌گذارند. دامنه‌ی نام مستعار company.ir است؛ تیم فروش نام مستعار sales و هلپ‌دسک نام مستعار support دارد. برای catchall، bounce، sales و support روی سرور ایمیل چهار صندوق می‌سازند و برای هر کدام در اودو یک سرور ورودی IMAP تعریف می‌کنند. SPF و DKIM را طبق دستور ارائه‌دهنده‌ی ایمیلشان می‌گذارند و DMARC را اول روی p=none. پیش از اعلام به تیم، یک فاکتور آزمایشی به یک صندوق Gmail، یک صندوق Outlook و دو صندوق داخلی می‌فرستند و نتیجه را با Mail-Tester هم می‌سنجند.

پرسش‌های رایج درباره‌ی تنظیم ایمیل در اودو