مدیریت رویداد در اودو ۲۰: از ساختن رویداد تا پذیرش شرکت‌کنندگان

رویدادهای اودو؛ رویداد، بلیت، شرکت‌کننده و مرحله

رویداد (Event)

کارگاه، همایش، وبینار یا هر برنامه‌ای با تاریخ و مکان؛ حضوری یا آنلاین.

بلیت (Ticket)

نوع ثبت‌نام با قیمت و ظرفیت خودش؛ مثلاً «عادی»، «دانشجویی» یا «ویژه».

شرکت‌کننده (Attendee)

هر نفری که ثبت‌نام کرده؛ با وضعیت تأییدنشده، ثبت‌نام‌شده یا حاضر.

داشبورد اپ رویدادها، رویدادها را در نمای کانبان با مرحله‌های جدید، رزروشده، اعلام‌شده و پایان‌یافته نشان می‌دهد. کارت‌ها را بین مرحله‌ها بکشید. روی هر کارت نام، تاریخ، مکان، تعداد شرکت‌کننده‌ی مورد انتظار و مسئول رویداد آمده است. برای مرحله‌ی تازه، «افزودن مرحله» را در انتهای ستون‌ها بزنید.

ساختن رویداد

1. در اپ رویدادها «جدید» را بزنید.
2. نام رویداد، تاریخ یا بازه‌ی تاریخ و «منطقه‌ی زمانی نمایش» را پر کنید. برای ایران منطقه‌ی زمانی را Asia/Tehran بگذارید تا ساعت روی سایت درست دیده شود. زبان ارتباطات رویداد را هم انتخاب کنید.
3. اگر قالب رویداد دارید، از فیلد «قالب» انتخابش کنید تا فرم خودکار پر شود.
4. برگزارکننده، مسئول و مکان (از مخاطبان یا دستی) را مشخص کنید. در پایگاه داده‌ی چندشرکتی، شرکت را هم؛ و اگر چند وب‌سایت دارید، وب‌سایتی که رویداد در آن منتشر می‌شود.
5. برای سقف ظرفیت، «محدود کردن ثبت‌نام» (Limit Registrations) را بزنید و تعداد را بنویسید.
6. برچسب بزنید، مثلاً «کارگاه» یا «آنلاین». برای نمایش برچسب در سایت، در دسته‌بندی برچسب‌ها «نمایش در وب‌سایت» را روشن کنید.

قالب رویداد برای رویدادهای تکراری

اگر هر ماه یک کارگاه با همان بلیت‌ها و ایمیل‌ها دارید، در رویدادها ‣ پیکربندی ‣ قالب‌های رویداد Events ‣ Configuration ‣ Event Templates یک قالب بسازید. روی قالب، زیرمنوی سایت رویداد، منطقه‌ی زمانی، سقف ثبت‌نام و همان زبانه‌های بلیت، ارتباطات، غرفه‌ها، پرسش‌ها و یادداشت را تنظیم می‌کنید. ترتیب قالب‌ها در همین صفحه با کشیدن عوض می‌شود.

بلیت‌ها: رایگان، پولی و ترکیبی

1. در زبانه‌ی بلیت‌ها (Tickets) «افزودن سطر» را بزنید.
2. در «محصول»، محصول آماده‌ی Event Registration را انتخاب کنید یا محصول تازه بسازید. محصول بلیت باید نوعش «خدمت» باشد و «ساختن هنگام سفارش» (Create on Order) روی «ثبت‌نام رویداد» باشد، وگرنه در این فهرست نمی‌آید.
3. نام بلیت را بنویسید، مثلاً «عادی» یا «دانشجویی»، و قیمت را. قیمت این‌جا قیمت فروش محصول را برای همین رویداد کنار می‌گذارد.
4. شروع و پایان فروش و در صورت نیاز سقف تعداد هر بلیت را بگذارید. ستون ثبت‌نام خودش با فروش پر می‌شود.

بلیت ترکیبی (تازه‌ی اودو ۲۰): از منوی ستون‌های اختیاری، «محصولات اضافه» (Additional Products) را روشن کنید و محصولاتی مثل ناهار یا کیف همایش را کنار بلیت بگذارید. خریدار در سایت، پیش از تأیید سفارش، این محصولات را در خلاصه‌ی سفارش می‌بیند. طبق یادداشت‌های انتشار، اجزای ترکیب می‌توانند نرخ مالیات جدا داشته باشند.

کجا بفروشیم؟

در رویدادها ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات Events ‣ Configuration ‣ Settings، بخش ثبت‌نام، یک یا چند گزینه را روشن کنید:

• بلیت با فروش (Tickets with Sale): فروشنده در اپ فروش پیش‌فاکتور می‌سازد، محصول بلیت را اضافه می‌کند و در پنجره‌ی «انتخاب رویداد» رویداد و نوع بلیت را انتخاب می‌کند؛ مناسب سازمان‌هایی که برای کارمندانشان چند بلیت می‌خرند.
• بلیت با صندوق (Tickets with PoS): روی محصول بلیت گزینه‌ی «صندوق فروشگاهی» را بزنید؛ صندوق رویدادهای باز و بلیت‌هایشان را نشان می‌دهد. برای فروش دم در.
• فروش آنلاین بلیت (Online Ticketing): بازدیدکننده در صفحه‌ی رویداد «ثبت‌نام» را می‌زند، بلیت و تعداد را انتخاب می‌کند و به پرداخت می‌رود.

پرسش‌های ثبت‌نام

هر رویداد به‌طور پیش‌فرض نام، ایمیل و تلفن (اختیاری) را می‌پرسد. در زبانه‌ی پرسش‌ها (Questions) «افزودن سطر» را بزنید و یک پرسش موجود را انتخاب کنید یا «ساختن جدید» را بزنید.

1. متن پرسش را بنویسید و اگر جوابش لازم است «پاسخ اجباری» را بزنید.
2. نوع پرسش را انتخاب کنید: انتخابی (با گزینه‌هایی که در زبانه‌ی پاسخ‌ها می‌نویسید)، متن آزاد، نام، ایمیل، تلفن یا شرکت.
3. «یک بار برای هر سفارش» یعنی اگر کسی چند بلیت با هم خرید، این پرسش فقط یک بار پرسیده شود؛ مثلاً «نام سازمان». «پرسش پیش‌فرض» آن را به همه‌ی رویدادهای تازه اضافه می‌کند و «قابل استفاده‌ی دوباره» آن را برای رویدادهای دیگر نگه می‌دارد.

جواب‌ها روی رکورد هر شرکت‌کننده ثبت می‌شوند. کنار پرسش‌های انتخابی و متنی دکمه‌ی «آمار» هست که خلاصه‌ی جواب‌ها را نشان می‌دهد.

ایمیل تأیید و یادآوری‌ها

زبانه‌ی ارتباطات (Communication) از اول سه ردیف دارد: ایمیل تأیید بعد از هر ثبت‌نام و دو ایمیل یادآوری پیش از رویداد. برای ردیف تازه «افزودن سطر» را بزنید:

1. نوع را انتخاب کنید: ایمیل، پیامک، پست شبکه‌ی اجتماعی یا واتس‌اپ. دو گزینه‌ی آخر فقط با نصب اپ‌های مربوط دیده می‌شوند.
2. قالب را انتخاب کنید. با فلش کنار نام قالب، متن آن را ویرایش کنید؛ تغییر قالب روی همه‌ی جاهایی که از آن استفاده می‌کنند اثر دارد.
3. فاصله و واحد را بگذارید: فوری، ساعت، روز، هفته یا ماه.
4. محرک را انتخاب کنید: بعد از هر ثبت‌نام، پیش از شروع، بعد از شروع، پیش از پایان یا بعد از پایان رویداد.

ستون ارسال‌شده نشان می‌دهد هر ردیف در حال اجراست، ارسال شده یا زمان‌بندی شده. یک ایمیل «بعد از پایان رویداد» با لینک نظرسنجی در اودو بگذارید تا بازخورد همان روز گرفته شود.

صفحه‌ی رویداد در سایت و انتشار

وقتی فرم کامل شد، کلید «منتشرشده» (Published) را روی فرم بزنید، یا با دکمه‌ی «رفتن به وب‌سایت» صفحه‌ی رویداد را باز کنید و آنجا منتشرش کنید. صفحه را با بلوک‌های کشیدنی وب‌سایت ویرایش کنید: معرفی سخنران‌ها، برنامه‌ی روز، نقشه و پرسش‌های پرتکرار.

زیرمنوی سایت رویداد (برنامه‌ی ارائه‌ها، فرم پیشنهاد ارائه، غرفه‌ها، غرفه‌داران، اتاق‌های گفت‌وگو و دکمه‌ی ثبت‌نام) روی قالب رویداد تنظیم می‌شود. برای برنامه‌ی ارائه‌ها، «برنامه و ارائه‌ها» (Schedule & Tracks) را در تنظیمات رویدادها روشن کنید.

در زبانه‌ی یادداشت‌ها و اسناد، برای رویداد حضوری نقشه‌ی سالن، اندازه‌ی کارت ورود (A4 تاشو، A6 یا ۴ عدد در صفحه) و تصویر زمینه‌ی کارت را بگذارید. «راهنمای بلیت» روی بلیت شرکت‌کننده چاپ می‌شود؛ مثلاً «ورود از درِ شرقی، کارت ملی همراه داشته باشید».

روز رویداد: میز پذیرش و ثبت حضور

روی گوشی یا تبلت (در اپ اودو یا مرورگر) به رویدادها ‣ میز پذیرش Events ‣ Registration Desk بروید. دو راه دارید:

• اسکن کارت ورود: «اسکن» را بزنید و به اودو اجازه‌ی دوربین بدهید. کد کارت را وسط کادر بگیرید؛ شرکت‌کننده «حاضر» ثبت می‌شود. اگر کد نامعتبر باشد، پیام خطا می‌آید.
• انتخاب شرکت‌کننده: فهرست همه‌ی ثبت‌نام‌شده‌ها باز می‌شود. در نمای کانبان روی کارت شخص بزنید و «ادامه» را بزنید؛ در نمای فهرست، «علامت‌گذاری حاضر» (Mark as Attending) را بزنید. با جست‌وجو و فیلتر، شخص را سریع پیدا کنید.

گزارش حاضران، درآمد و سرنخ از رویداد

• رویدادها ‣ گزارش‌ها ‣ حاضران Events ‣ Reporting ‣ Attendees: نمودار، پیوت، کانبان، فهرست و کوهورت ثبت‌نام‌ها. با فیلترهای «ثبت‌نام‌شده»، «تأییدنشده» و «تاریخ حضور» ببینید چند نفر ثبت‌نام کردند و چند نفر آمدند.
• رویدادها ‣ گزارش‌ها ‣ درآمد Events ‣ Reporting ‣ Revenues: درآمد و درآمد بدون مالیات بلیت‌های پولی، به‌طور پیش‌فرض برای رویدادهای سال جاری.

اگر CRM نصب است، در رویدادها ‣ پیکربندی ‣ تولید سرنخ Events ‣ Configuration ‣ Lead Generation قاعده بسازید تا برای هر شرکت‌کننده یا هر سفارش سرنخ ساخته شود: وقتی شرکت‌کننده ساخته شد، ثبت‌نام کرد یا حاضر شد. مثلاً «برای هر حاضر کارگاه، یک سرنخ برای تیم فروش».

یک مثال ایرانی

یک آموزشگاه حسابداری در تهران را در نظر بگیرید که هر ماه یک کارگاه یک‌روزه‌ی «حسابداری شرکت‌های کوچک» برگزار می‌کند. یک قالب رویداد دارد با سه بلیت: «عادی»، «دانشجویی» با بازه‌ی فروش تا یک هفته قبل، و «عادی با ناهار» که بلیت ترکیبی است. سقف ثبت‌نام ۴۰ نفر است. پرسش «نام سازمان» یک بار برای هر سفارش پرسیده می‌شود، چون بعضی شرکت‌ها برای سه کارمند با هم ثبت‌نام می‌کنند.

ایمیل تأیید بلافاصله بعد از ثبت‌نام می‌رود و یادآوری‌ها یک روز و دو ساعت پیش از شروع. روز کارگاه، یک نفر با تبلت پشت میز پذیرش کارت‌های ورود را اسکن می‌کند. ایمیل «بعد از پایان» لینک نظرسنجی رضایت را دارد. قاعده‌ی تولید سرنخ برای هر حاضر یک سرنخ می‌سازد تا تیم فروش دوره‌ی کامل را پیشنهاد دهد. آخر ماه گزارش حاضران نشان می‌دهد نرخ نیامدن بلیت‌های دانشجویی بیشتر است، پس ظرفیت آن بلیت کمی بیشتر از صندلی‌ها گرفته می‌شود.

پرسش‌های رایج درباره‌ی مدیریت رویداد در اودو